Wyłonienie Wykonawcy w zakresie usług utrzymania Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Uczelnią opartego na oprogramowaniu SAP dla UJ w Krakowie

Krótki opis

1. Przedmiotem postępowania i zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy w zakresie usług utrzymania Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Uczelnią opartego na oprogramowaniu SAP dla Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie (dalej jako: System).
2. Zakres zamówienia obejmuje w szczególności:
2.1. usługi utrzymania, to jest pielęgnację (maintenance) oraz usuwanie usterek (serwis) Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Uczelnią opartego na oprogramowaniu SAP w celu zapewnienia ciągłości poprawnej i bezawaryjnej pracy Systemu oraz niezakłóconego korzystania z Systemu przez użytkowników; przy czym w ramach usługi utrzymania Wykonawca będzie uczestniczył w przekazaniu wiedzy przez poprzedniego Wykonawcę, wskazanego przez Zamawiającego oraz zaznajamiał się z Systemem oraz będzie świadczył usługę przekazania wiedzy na rzecz kolejnego Wykonawcy – w przypadku zamówienia takich usług przez Zamawiającego;
2.2. świadczenie usług dodatkowych, tj. rozwojowych oraz edukacyjnych w łącznej liczbie do 1500 osobodni w przypadku ich zamówienia przez Zamawiającego, w tym 100 osobodni przeznaczonych na świadczenie usług edukacyjnych oraz 1400 osobodni na świadczenie usług rozwojowych;
2.3. wykonanie usług opcjonalnych na żądanie Zamawiającego zgodnie z zestawieniem przedstawionym w projektowanych postanowieniach umowy (wzorze umowy), stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem postępowania i zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy w zakresie usług utrzymania Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Uczelnią opartego na oprogramowaniu SAP dla Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie (dalej jako: System).
2. Zakres zamówienia obejmuje w szczególności:
2.1. usługi utrzymania, to jest pielęgnację (maintenance) oraz usuwanie usterek (serwis) Zintegrowanego Informatycznego Systemu Wspomagania Zarządzania Uczelnią opartego na oprogramowaniu SAP w celu zapewnienia ciągłości poprawnej i bezawaryjnej pracy Systemu oraz niezakłóconego korzystania z Systemu przez użytkowników; przy czym w ramach usługi utrzymania Wykonawca będzie uczestniczył w przekazaniu wiedzy przez poprzedniego Wykonawcę, wskazanego przez Zamawiającego oraz zaznajamiał się z Systemem oraz będzie świadczył usługę przekazania wiedzy na rzecz kolejnego Wykonawcy – w przypadku zamówienia takich usług przez Zamawiającego;
2.2. świadczenie usług dodatkowych, tj. rozwojowych oraz edukacyjnych w łącznej liczbie do 1500 osobodni w przypadku ich zamówienia przez Zamawiającego, w tym 100 osobodni przeznaczonych na świadczenie usług edukacyjnych oraz 1400 osobodni na świadczenie usług rozwojowych;
2.3. wykonanie usług opcjonalnych na żądanie Zamawiającego zgodnie z zestawieniem przedstawionym w projektowanych postanowieniach umowy (wzorze umowy), stanowiącym Załącznik nr 2 do SWZ.

Opis opcji

Nazwa usługi opcjonalnej:
Opcja 1. Integracja z aplikacją mObywatel oraz wdrożenie podpisu elektronicznego dla dokumentów
Opcja 2. SAP RCM (Records and Case Management) – wdrożenie procesów zarządzania obiegiem spraw i dokumentów finansowych
Opcja 3. WKO – wdrożenie Wirtualnej Karty Obiegowej
Opcja 4. WKP – wdrożenie Wirtualnej Karty Przyjęć
Opcja 5. Konwersja do modelu danych Partnera Biznesowego (BP)
Opcja 6. Rozbudowa Uniwersalnego narzędzia do tworzenia workflow i formularzy o dodatkowe funkcjonalności
Opcja 7. Archiwizacja historycznych danych z wykorzystaniem narzędzia SARA
Opcja 8. Zmiana mechanizmu podejmowania decyzji w aplikacjach SAP Fiori
Opcja 9. Aktualizacja biblioteki SAPUI5
Opcja 10. WorkFlow Aneksy UCP
Opcja 11. WorkFlow Wnioski o dodatki z różnych źródeł dla pojedynczego pracownika
Opcja 12. WorkFlow Wnioski o dodatki z różnych źródeł dla listy osób
Opcja 13. WorkFlow Karty czasu pracy w projektach
Opcja 14. WorkFlow Wniosek o zakup
Opcja 15. Usługa podniesienia wersji oprogramowania SAP ERP EHP8 do wersji SAP S/4HANA

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Sytuacja ekonomiczna lub finansowa - o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że posiadają środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości co najmniej 1 000 000,00 PLN (słownie: jeden milion złotych, 00/100 PLN).
Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:
Dokumenty i oświadczenia aktualne na dzień złożenia, które Wykonawca będzie zobowiązany złożyć na wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni - dotyczy Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona:
- informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 3 miesiące przed jej złożeniem, potwierdzająca spełnianie warunków udziału postępowaniu z Rozdziału VI SWZ.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zdolność techniczna lub zawodowa - o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że:
4.1 dysponują osobami zdolnymi do realizacji zamówienia, tj.:
4.1.1 na potrzeby utrzymania Systemu co najmniej jednego Kierownika utrzymania posiadającego:
4.1.1.1 co najmniej 3-letnie doświadczenie w utrzymaniu systemu SAP ERP,
4.1.1.2 aktualny certyfikat potwierdzający znajomość metodyki zarządzania projektem;
4.1.2 na potrzeby utrzymania grupy Finanse i Księgowość systemu SAP (Moduły: Finanse i Księgowość, Zarządzanie środkami trwałymi, Controling, Budżetowanie, Gospodarka materiałowa, Sprzedaż i dystrybucja, Podatek od towarów i usług, Inwentaryzacja), co najmniej 2 osoby posiadające:
4.1.2.1 co najmniej 3-letnie doświadczenie w utrzymaniu systemu SAP ERP zawierającego co najmniej 3 Moduły z grupy Finanse i Księgowość,
4.1.2.2 certyfikat potwierdzający zdanie Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego Modułu Finanse i Księgowość (FI) lub Controling (CO).
4.1.3 na potrzeby utrzymania grupy Badania Naukowe (Moduły: Badania Naukowe - cz. niefinansowa, Finanse i Księgowość Badań Naukowych), co najmniej 1 osobę posiadającą:
4.1.3.1 co najmniej 3-letnie doświadczenie w utrzymaniu systemu SAP ERP zawierającego co najmniej 1 Moduł z grupy Badania Naukowe,
4.1.3.2 certyfikat potwierdzający zdanie Międzynarodowego Egzaminu certyfikacyjnego SAP dotyczącego Modułu Zarządzania projektem (PS).
4.1.4 na potrzeby utrzymania grupy Kadry i Płace w zakresie kadr co najmniej 1 osobę posiadającą:
4.1.4.1 co najmniej 3-letnie doświadczenie w utrzymaniu systemu SAP ERP zawierającego Moduł Kadry,
4.1.4.2 certyfikat potwierdzający zdanie Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego Modułu Administrowania kadrami (HR-PA lub HCM).
4.1.5 na potrzeby utrzymania grupy Kadry i Płace w zakresie płac co najmniej 1 osobę posiadającą:
4.1.5.1 co najmniej 3-letnie doświadczenie w utrzymaniu systemu SAP ERP zawierającego Moduł Płace,
4.1.5.2 certyfikat potwierdzający zdanie Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego Modułu Lista płac (HR-PY).
4.1.6 na potrzeby utrzymania w obszarze BASIS co najmniej 1 osobę posiadającą:
4.1.6.1 co najmniej 3-letnie doświadczenie w utrzymaniu systemu SAP ERP w Module BASIS SAP,
4.1.6.2 certyfikat potwierdzający zdanie Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego Modułu BASIS.
4.1.7 na potrzeby utrzymania grupy Pozostałe obszary ERP (Moduły: Podróże służbowe, Inwestycje, Zakupy, Zarządzanie nieruchomościami) co najmniej 1 osobę posiadającą:
4.1.7.1 co najmniej 3-letnie doświadczenie w utrzymaniu systemu SAP ERP zawierającego co najmniej 1 Moduł z grupy Pozostałe obszary ERP,
4.1.7.2 certyfikat potwierdzający zdanie Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego Modułu Zarządzanie nieruchomościami (RE) lub Inwestycje (IM) lub Gospodarka materiałowa (Zakupy) (MM) lub Podróże służbowe (FI-TV).
4.1.8 na potrzeby utrzymania grupy Business Object (Moduły: Business Object, Hurtownia danych) co najmniej 1 osobę posiadającą:
4.1.8.1 co najmniej 3-letnie doświadczenie w utrzymaniu systemu SAP ERP zawierającego co najmniej 1 Moduł z grupy Business Object,
4.1.8.2 certyfikat potwierdzający zdanie Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego Modułu Business Object (BOBJ) lub Hurtownia danych (BW);
4.1.9 na potrzeby utrzymania Systemu od strony programistycznej co najmniej 2 osoby posiadające:
4.1.9.1 co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie programowania w języku ABAP,
4.1.9.2 certyfikat potwierdzający zdanie Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego języka ABAP;
4.1.10 na potrzeby utrzymania Systemu w zakresie SAP Fiori co najmniej 1 osobę posiadającą:
4.1.10.1 co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie SAP Fiori,
4.1.10.2 certyfikat potwierdzający zdanie Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego SAP Fiori;
4.1.11 na potrzeby utrzymania Systemu w zakresie SAP Workflow co najmniej 1 osobę posiadającą:
4.1.11.1 co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie SAP Workflow,
4.1.11.2 certyfikat potwierdzający zdanie Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego SAP Workflow;
4.1.12 na potrzeby utrzymania Systemu w zakresie SAP HANA co najmniej 1 osobę posiadającą:
4.1.12.1 co najmniej 3-letnie doświadczenie w zakresie SAP HANA,
4.1.12.2 certyfikat potwierdzający zdanie Międzynarodowego Egzaminu Certyfikacyjnego SAP dotyczącego SAP HANA;
Zamawiający dla potrzeb wykazania spełnienia warunku opisanego w punkcie 4.1 dopuszcza możliwość łączenia przez poszczególne osoby funkcji opisanych
w punktach od 4.1.2 do 4.1.13, zatem funkcja Kierownika utrzymania winna być pełniona przez osobę nie pełniącą żadnych innych funkcji w zamówieniu.
Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:
Dokumenty i oświadczenia aktualne na dzień złożenia, które Wykonawca będzie zobowiązany złożyć na wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni - dotyczy Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona:
- Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia potwierdzający spełnienie warunku udziału w postępowaniu z Rozdziału VI SWZ podpunkt 4.1.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zdolność techniczna lub zawodowa - o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy wykażą, że:
4.2 posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie, tzn.: w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie co najmniej jedną usługę o wartości nie mniejszej niż 1 000 000,00 zł brutto, której przedmiotem jest utrzymanie wdrożonego systemu SAP ERP 6.0 w wersji nie niższej niż EHP 7 dla minimum 500 nazwanych użytkowników systemu produkcyjnego, przez okres nie krótszy niż 12 miesięcy.
Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:
Dokumenty i oświadczenia aktualne na dzień złożenia, które Wykonawca będzie zobowiązany złożyć na wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni - dotyczy Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona:
- Wykaz usług potwierdzający spełnienie warunku w postępowaniu z Rozdziału VI SWZ podpunkt 4.2.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca, najpóźniej w dniu składania ofert a przed upływem terminu składania ofert, winien wnieść wadium w wysokości wynoszącej kwotę: 300 000,00 zł i utrzymać go nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 5 pkt 2 lub 3 lub w ust. 6.
2. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 310, 836 i 1572).
3. Wadium wniesione w pieniądzu należy złożyć przelewem bankowym na konto Zamawiającego IBAN: PL nr 98 1240 2294 1111 0010 3561 9764, SWIFT: PKO PP LPW. Za termin wniesienia wadium w formie pieniężnej uznaje się datę uznania środków na koncie Zamawiającego (dzień, godzina).
4. W przypadku złożenia wadium w innej formie niż pieniężna, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.
5. Zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia jednej z okoliczności:
1) upływu terminu związania ofertą;
2) zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
3) unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, z wyjątkiem sytuacji, gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.
6. Zamawiający, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku zwraca wadium wykonawcy:
1) który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert;
2) którego oferta została odrzucona;
3) po wyborze najkorzystniejszej oferty, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza;
4) po unieważnieniu postępowania, w przypadku, gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.
7. Złożenie wniosku o zwrot wadium, o którym mowa w ust. 6, powoduje rozwiązanie stosunku prawnego z wykonawcą wraz z utratą przez niego prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w Rozdziale XIX SWZ.
8. Zamawiający zwraca wadium wniesione w pieniądzu wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę.
9. Zamawiający zwraca wadium wniesione w innej formie niż w pieniądzu poprzez złożenie gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium.
10. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, występuje odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, w okolicznościach wskazanych w art. 98 ust. 6 ustawy PZP.

Celem potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia, wykonawca składa: 1) JEDZ, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do formularza oferty; 2) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ złożonym do oferty; 3) informację z KRK w zakresach podanych przez zamawiającego; 4) zaświadczenie właściwego naczelnika US w zakresach podanych przez zamawiającego: 5) zaświadczenie albo inny dokument właściwej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej KRUS; 6) odpis lub informację z KRS lub z CEiDG (o ile dotyczy); 7) oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej.
Wykaz oświadczeń i dokumentów na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia zawiera SWZ z załącznikami.
Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenie zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy PZP.
Zamawiający przewiduje zabezpieczenie należytego wykonania umowy zgodnie z Rozdziałem XVII SWZ.
Stosownie do zapisów art. 139 ust. 1 ustawy PZP, zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokonana kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dokładne informacje na temat terminów składania odwołań: 1. Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy PZP. 2. Odwołanie przysługuje na: 2.1niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy; 2.2 zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy PZP. 3. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym. 4. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy PZP, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sadu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. 5. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określone są w Dziale IX „Środki ochrony prawnej” ustawy PZP.