Zakup biletów lotniczych na międzynarodowe przewozy wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby Instytutu Badań Edukacyjnych

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdów służbowych dla Instytutu Badań Edukacyjnych
w poniższym zakresie:
a) rezerwacja, zakup i dostarczanie Zamawiającemu biletów komunikacyjnych, w szczególności lotniczych, kolejowych, autobusowych na użytek wyjazdów zagranicznych;
b) zakup polis ubezpieczeniowych w zakresie określonym w niniejszym przedmiocie zamówienia;
c) rezerwacja i zakup miejsc hotelowych za granicą;
d) zakup wiz wjazdowych,
e) weryfikacja aktualnych zasad podróżowania - przekazanie szczegółowych informacji nt. warunków i zasad wjazdu do poszczególnych państw (konieczność wykonania, testu, szczepienia itp).

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdów służbowych dla Instytutu Badań Edukacyjnych
w poniższym zakresie:
a) rezerwacja, zakup i dostarczanie Zamawiającemu biletów komunikacyjnych, w szczególności lotniczych, kolejowych, autobusowych na użytek wyjazdów zagranicznych;
b) zakup polis ubezpieczeniowych w zakresie określonym w niniejszym przedmiocie zamówienia;
c) rezerwacja i zakup miejsc hotelowych za granicą;
d) zakup wiz wjazdowych,
e) weryfikacja aktualnych zasad podróżowania - przekazanie szczegółowych informacji nt. warunków
i zasad wjazdu do poszczególnych państw (konieczność wykonania, testu, szczepienia itp).

Opis opcji

Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego (podobnego/dodatkowego - zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy pzp). Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia uzupełniającego
w wysokości do 100% wartości szacowanego zamówienia podstawowego.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

3) sytuacji ekonomicznej i finansowej tj.
Zamawiający uzna warunek sytuacji finansowej lub ekonomicznej za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
a) posiada środki finansowe lub zdolność kredytową na kwotę nie mniejszą niż 300 000,00 zł.
W przypadku wskazania kwot w innej walucie niż PLN, przeliczenie na PLN będzie odbywać się wg. średniego kursu NBP z dnia wystawienia dokumentów potwierdzających w/w wymogi.
Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału Zamawiający wymaga:
8) informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 3 miesiące przed jej złożeniem;

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

4) zdolności technicznej lub zawodowej tj. w odniesieniu do posiadania doświadczenia tj.:
Na potwierdzenie spełnienia niniejszego warunku Zamawiający żąda od Wykonawcy ubiegającego się o udzielenie zamówienia wykazania się wykonaniem, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywaniem z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert – a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie usług, które obejmują lub obejmowały:
Zakup biletów lotniczych na międzynarodowe przewozu wraz z usługami dodatkowymi, o wartości dla każdej z usług nie mniejszej niż 300 000,00 zł brutto każda (a w przypadku, jeżeli wartość usługi została w umowie wyrażona w walucie obcej – równowartość 300 000,00 złotych brutto wg średniego kursu NBP z dnia zawarcia umowy o wykonanie zamówienia).
W przypadku wskazania kwot w innej walucie niż PLN, przeliczenie na PLN będzie odbywać się wg. średniego kursu NBP z dnia wystawienia dokumentów potwierdzających w/w wymogi.
Na potwierdzenie spełnienia warunku udziału Zamawiający wymaga:
7) wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do SWZ wraz z załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;
W przypadku gdy zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego dostawy lub usługi wskazane w wykazie były wykonywane, o którym mowa wcześniej, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania dowodów, o których mowa powyżej.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych) przed upływem terminu składania ofert określonego w SWZ.
2. Wadium może być wnoszone w jednej lub w kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz.U. z 2020 r., poz. 299)
3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy nr 18 1500 1012 1210 1000 1077 0000 z dopiskiem:
Zakup biletów lotniczych na międzynarodowe przewozy wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby Instytutu Badań Edukacyjnych Znak sprawy: IBE/65/2024

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

Z tytułu realizacji Zamówienia Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w kwocie nie większej niż ___ złotych brutto (słownie: ___), z uwzględnieniem poniższych postanowień.
2. Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację każdego zlecenia będzie sumą ceny zakupu każdej usługi przez Wykonawcę oraz opłaty transakcyjnej za zakup usługi określonej w § 1 Umowy w wysokości zgodnej z kwotami zaproponowanymi przez Wykonawcę w Cenniku Szczegółowym swojej oferty stanowiącej Załącznik nr 2 do Umowy.
3. Niezależnie od ust. 2 Wykonawca uprawniony będzie do zwrotu kosztów poniesionych w związku z anulowanymi przez Zamawiającego rezerwacjami, biletami i miejscami hotelowymi na zasadach określonych w niniejszej Umowie.
4. Wykonawca jest uprawniony do wynagrodzenia wyłącznie za faktycznie wykorzystane przez Zamawiającego usługi. Wykonawcy nie przysługuje uprawnienie do żądania wynagrodzenia lub odszkodowania za niezamówione usługi, które wyczerpywałyby kwotę określoną w ust.

Warunki realizacji zamówienia

1. Zamawiający każdorazowo składa zlecenie na wykupienie poszczególnych usług określonych w § 1 Umowy za pośrednictwem poczty elektronicznej wysłanej przez osoby wskazane w § 12 Umowy lub osoby odrębnie przez Zamawiającego notyfikowane Wykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany do potwierdzenia otrzymania zlecenia niezwłocznie po jego otrzymaniu, przy czym zlecenie uważa się za złożone w chwili gdy doszło ono do Wykonawcy w taki sposób, że mógł on zapoznać się z jego treścią, a w przypadku złożenia go w postaci elektronicznej uważa się je za złożone z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby Wykonawca mógł zapoznać się z jego treścią.
2. Zamawiający w każdym zleceniu wskazuje, w szczególności zakres zlecanej usługi, ilość osób korzystających z danej usługi oraz termin realizacji usługi.
3. Sposoby realizacji poszczególnego rodzaju zleceń na dane usługi objęte Umową zostały szczegółowo opisane w OPZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie
przysługuje na: (1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w
postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy; (2)
zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był
obowiązany na podstawie ustawy; (3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o
udzielenie zamówienia, mimo że zamawiający był do tego obowiązany. 2. Szczegółowe
informacje na temat środków ochrony prawnej określone są Dziale IX ustawy. Art. 515.
(Termin wniesienia odwołania) 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień, których
wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania
informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja
została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia
przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia,
jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 2) w przypadku
zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, w terminie: a) 5 dni od dnia
przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia,
jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, b) 10 dni
od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego
wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a. 2.
Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia
lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia
publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia
dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest
równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie
Zamówień Publicznych lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku
zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne. 3. Odwołanie w przypadkach innych
niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy
zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach
stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa
albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu
należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących
podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi
unijne. 4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub
mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej
oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu
zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: 1) 15 dni od
dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania
albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o
udzieleniu zamówienia, a w przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez
ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki - ogłoszenia o wyniku postępowania albo ogłoszenia
o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie
negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia
umowy, jeżeli zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej
ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii
Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia
zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od
dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień
Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień
Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie zawiera uzasadnienia

Dla ułatwienia Wykonawcom poniżej zamieszczamy cytat z SWZ dotyczące dokumentów potwierdzających niepodleganiu wykluczenia z postępowania:
Wykaz wymaganych podmiotowych środków dowodowych.
1. W celu wstępnego potwierdzenia spełniania warunków udziału, o których mowa w § 7 oraz w celu wstępnego wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania określonych w § 6), wykonawca ma obowiązek złożyć wraz z ofertą oświadczenie
o braku podstaw do wykluczenia z postępowania oraz o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu:
1) Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składa się na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, sporządzonym zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz. Urz. UE L 3 z 06.01.2016, str. 16), (patrz załącznik nr 1 do SWZ) dalej „JEDZ”,
2) Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu, odpowiednio na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
3) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji.
4) Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ust. 1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby.
5) Wykonawca może wykorzystać jednolity dokument złożony w odrębnym postępowaniu o udzielenie zamówienia, jeżeli potwierdzi, że informacje w nim zawarte pozostają prawidłowe.
6) Wykonawca może ograniczyć się do wypełnienia sekcji  w części IV JEDZ-a i nie musi wypełniać żadnej z pozostałych sekcji w części IV.
2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia wymaganych podmiotowych środków dowodowych, tj .
1) informacji z KRK w zakresie określonym w art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2, 4, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem - (w odniesieniu do os. fiz., a w przypadku firm – w odniesieniu do firmy (podmiotu zbiorowego) oraz członka jej organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta);
2) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej; wg. załącznika nr 2 do SWZ.
3) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
4) zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;
5) odpisu lub informacji z KRS lub z CEiDG, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
6) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do SWZ. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich;
7) wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, /.../
dalej patrz par. 8 SWZ.