Zakup części zamiennych do pojazdów służbowych – umowa ramowa

Krótki opis

Zakup i dostawa części zamiennych do pojazdów służbowych (z wyłączeniem opon i akumulatorów) użytkowanych przez KWP w Katowicach oraz jednostki terenowe i komórki organizacyjne podległe KWP w Katowicach. Zamawiający zawrze umowę ramową maksymalnie z pięcioma (5) Wykonawcami, których oferty spełniają wszystkie wymagania SWZ oraz ustawy Pzp oraz otrzymają najwyższą liczbę punktów na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w sekcji XX SWZ. W przypadku, gdy zostanie złożonych mniej ofert, ale nie mniej niż dwie (2) oferty nie podlegające odrzuceniu, Zamawiający zawrze umowę ramową ze wszystkimi Wykonawcami, którzy spełniają wszystkie wymagania SWZ oraz ustawy Pzp. Jeżeli wpłynie mniej niż dwie oferty niepodlegające odrzuceniu Zamawiający unieważni postępowanie na podstawie art. 258 ust. 4 ustawy Pzp. Zamawiający informuje, że zamówień cząstkowych (wykonawczych) po zawarciu umowy ramowej będzie udzielał sukcesywnie w miarę potrzeb oraz pozyskanych środków finansowych na realizację, zgodnie z warunkami zamówienia określonymi w umowie ramowej, po przeprowadzeniu procedury konkurencyjnej na podstawie art. 314 ust. 1 pkt 3 Pzp. Po podpisaniu umowy ramowej Zamawiający będzie każdorazowo zamawiał części u tego wykonawcy, u którego na internetowej platformie sprzedażowej Wykonawcy dana część będzie posiadała status „dostępna” lub „w magazynie” itp. oraz najtańsza. Zamawiający udzieli zamówienia zawierając umowę wykonawczą jeżeli wartość zamawianych części będzie równa lub przekroczy wartość 10000 złotych brutto, natomiast do wartości 10000 złotych brutto Zamawiający zawrze zamówienie wykonawcze. W celu zawarcia umowy wykonawczej/zamówienia wykonawczego, Zamawiający zobowiązany jest sprawdzić dostępność danej części u wszystkich wykonawców, z którymi zawarto umowę ramową. W przypadku gdy dla danej części u wykonawców, z którymi została zawarta umowa ramowa na internetowej platformie sprzedażowej Wykonawcy dana część będzie miała status „dostępna” tylko u jednego wykonawcy, Zamawiający udzieli zamówienia zawierając umowę wykonawczą/zamówienie wykonawcze u wykonawcy u którego dana część będzie miała status „dostępna” lub „w magazynie” z zastrzeżeniem, że cena za tę część nie odbiega więcej niż o 5% od cen rynkowych tej części posiadającej status „dostępna” lub w „magazynie” itp. u innego wykonawcy z którym nie została zawarta umowa ramowa. W przypadku braku dostępności potrzebnej części na internetowej platformie sprzedażowej u każdego z wykonawców, z którymi została zawarta umowa ramowa, zamawiający dopuszcza możliwość z wykorzystaniem komunikacji mailowej dokonania rozpytania każdego z wykonawców o cenę i czas dostępności danej części i po uzyskaniu odpowiedzi, podjęta zostanie decyzja o złożeniu ewentualnego zamówienia. Zamawiający zobowiązany będzie do dokumentowania wszystkich cen dla danej części/danych części z internetowych platform sprzedażowych wykonawców, z którymi zostanie zawarta umowa ramowa celem udowodnienia, że umowa wykonawcza/zamówienie wykonawcze została zawarta z wykonawcą, który ma najtańszą cenę na część/części na które w danym momencie Zamawiający ma zapotrzebowanie, z zastrzeżeniem, że cena za część nie odbiega więcej niż o 5% od cen rynkowych. W przypadku gdy u wykonawców, z którymi zostanie zawarta umowa ramowa cena za część o statusie „dostępna” lub „w magazynie” będzie wyższa o ponad 5% od cen rynkowych, Zamawiający zakupi część dostępną na rynku u najtańszego sprzedawcy na rynku z pominięciem wykonawców, z którymi została zawarta umowa ramowa. W przypadku gdy u jednego wykonawcy, z którym została zawarta umowa ramowa cena za część o statusie „dostępna” lub „w magazynie” będzie wyższa o ponad 5% od cen rynkowych w trzech (3) postępowaniach wykonawczych w jednym miesiącu, Zamawiający wypowie umowę ramową z tym wykonawcą, a zawrze umowę ramową z wykonawcą, który w postępowaniu o zawarcie umowy ramowej był na szóstym miejscu wśród ofert najkorzystniejszych. Jeżeli nie będzie więcej niż pięciu wykonawców których oferty zostały ocenione najwyżej to umowa ramowa będzie realizowana z pozostałymi czterema wykonawcami. W przypadku gdy u jednego wykonawcy, z którym została zawarta umowa ramowa cena za część o statusie „dostępna” lub „w magazynie” będzie wyższa o ponad 5% od ceny za tą samą części dla klienta niezalogowanego w trzech (3) postępowaniach wykonawczych w jednym miesiącu, Zamawiający wypowie umowę ramową z tym wykonawcą, a zawrze umowę ramową z wykonawcą, który w postępowaniu o zawarcie umowy ramowej był na szóstym miejscu wśród ofert najwyżej ocenionych. Jeżeli nie będzie więcej niż pięciu wykonawców, których oferty zostały ocenione najwyżej to umowa ramowa będzie realizowana z pozostałymi wykonawcami. Zakupy będą dokonywane na podstawie zamówień Zamawiającego składanych sukcesywnie według bieżących potrzeb, a ceny jednostkowe tych części będą ustalane z wykorzystaniem internetowej platformy sprzedażowej Wykonawców w oparciu o umowę ramową zgodnie z powyższymi zasadami.

Opis zamówienia

Wykonawca zobowiązany jest przez cały okres realizacji umowy do posiadania własnej ogólnodostępnej internetowej platformy sprzedażowej z jednostkowymi cenami, którą zobowiązany jest podać w formularzu ofertowym. Zamawiający wymaga, aby ogólnodostępna platforma sprzedażowa Wykonawcy, służąca Zamawiającemu do realizacji umowy posiadała przynajmniej następujące funkcje: możliwość wyszukania odpowiedniej części wg. numeru katalogowego części; możliwość wyszukania odpowiedniej części po numerze VIN – Zamawiający wymaga by ogólnodostępna internetowa platforma sprzedażowa Wykonawcy posiadał taka funkcjonalność, jednakże dopuszcza brak możliwości rozkodowania niektórych numerów VIN; możliwość podglądu parametrów technicznych odpowiedniej części, tj. danych podstawowych, katalogowych numerów zamiennych oraz zastosowania w różnych markach pojazdów. możliwość założenia indywidualnych kont/profili, na internetowej platformie sprzedażowej wykonawcy, dla każdego użytkownika (wskazanych pracowników zamawiającego) umożliwiających realizacje zamówień. możliwość bezpośredniego złożenia przez zamawiającego zamówienia potrzebnych części z wykorzystaniem dostępnych funkcjonalności internetowej platformy sprzedażowej wykonawcy (np. „koszyka”), co zostanie potwierdzone wygenerowaniem potwierdzenia tego zamówienia posiadającego indywidualny i niepowtarzalny numer, które będzie udostępnione do podglądu minimum na koncie/profilu osoby (użytkownika) zamawiającej; możliwość dostępu dla każdego indywidualnego użytkownika do historii składanych zamówień. Zamawiający wymaga by ogólnodostępna internetowa platforma sprzedażowa Wykonawcy nie była rozwiązaniem prototypowym, stworzonym wyłącznie na potrzeby przedmiotowego zamówienia. Wykonawca jest zobligowany do złożenia oświadczenia w tym zakresie, jak również, do złożenia oświadczenia, że ogólnodostępna internetowa platforma sprzedażowa jest wykorzystywana przez Wykonawcę oraz udostępniana innym Zamawiającym/klientom. Zamawiający uzna warunek zamówienia w zakresie dysponowania przez Wykonawcę odpowiednią ogólnodostępną internetową platformą sprzedażową za spełniony, jeżeli wszystkie wymienione funkcje będą spełniane bezpośrednio przez wskazaną przez Wykonawcę w formularzu ofertowym platformę sprzedażową. Zamawiający dla celów oceny oferty pod względem spełnienia warunku zamówienia, przedstawia zamknięty katalog producentów części samochodowych uznanych w opinii ogólnej za renomowanych producentów części samochodowych (tj. rekomendowanych przez Zmawiającego). Katalog ten obejmuje następujących producentów części samochodowych: OE, TRW, Brembo, Vesrah, K&N, SBS, EBC, DID, JT, HIFLOFILTRO, SUNSTAR, NISSIN, Denso, NGK, MOTOFILTER, CONTINENTAL, FILTRON, HENGST, KNECHT, PURFLUX, SOFIMA, MANN, Aisin, Ajusa, ATE, Beru, Behr, Blue Print, Bosch, Bosal, Brembo, Bilstein, Corteco, Champion, Contitech, Dayco, Delphi, Denso, Elring, FAG, Febi, Ferodo, Gates, Goetze, GKN, Hepu, Hella, INA, KYB, LÖBRO, Lemforder, Lesjofors, Linex, LUK, Magneti Marelli, Mahle, Monroe, Moog, NRF, Nissens, Pierburg, REINZ, Romix, Ruville, Sachs, Sasic, SKF, SNR, SWAG, Siemens, Spidan, Textar, Wahler, Walker, VDO, Valeo, Vernet, Vemo, Zimmermann, Quick Brake. Zamawiający dokona oceny na podstawie nazw producentów oferowanych części podanych przez Wykonawcę w tabeli w kolumnie „Nazwa producenta lub marka zaoferowanego produktu”. Zaoferowanie części zamiennych producentów/marki spoza katalogu wskazanego wyżej będzie skutkować odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 jako niezgodnej z warunkami zamówienia. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca realizował dostawy na własny koszt do Stacji Obsługi (SO) w Katowicach przy ul. J. Lompy 19, SO w Częstochowie przy ul. Popiełuszki 5 oraz SO w Bielsku Białej przy ul. Wapienna 45 w dniach roboczych od godziny 7.30 do godziny 14.30. Zamawiający wymaga aby Wykonawca w ramach umowy wykonawczej/zamówienia wykonawczego dostarczał części zakupione na podstawie ogólnodostępnej platformie sprzedażowej Wykonawcy w terminie wskazanym w formularzu ofertowym /załącznik nr 1 do SWZ jednakże nie dłuższym niż 3 dni robocze liczonym od przekazania Wykonawcy ostatecznie zatwierdzonego zamówienia. Zaoferowanie terminu realizacji dostawy powyżej 3 dni roboczych skutkuje odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 jako, że jej treść będzie niezgodna z warunkami zamówienia. Dotyczy dostawy części zakupionych z wykorzystaniem ogólnodostępnej platformy sprzedażowej Wykonawcy, dla których widnieje status „DOSTĘPNY”, W MAGAZYNIE”, itp.. Zamawiający wymaga, aby dostarczany asortyment był produkowany jako fabrycznie nowy, wolny od wad technicznych i prawnych, dopuszczony do obrotu oraz gatunku I-go i posiadały gwarancję zaoferowaną w formularzu ofertowym lecz nie niższą niż gwarancja producenta liczoną od daty danej dostawy. Wyboru jakości i rodzaju części zakupywanych z wykorzystaniem ogólnodostępnej platformy sprzedażowej Wykonawcy dokona Zamawiający. Maksymalna wartość umowy ramowej będzie opiewać na kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia tj. na kwotę 5.000.000,00 złotych brutto, a rozliczenie za zrealizowane dostawy będzie następować według cen jednostkowych na ogólnodostępnej platformie sprzedażowej Wykonawcy. Cena oferty brutto obliczona zgodnie dyspozycją sekcji XVII SWZ na podstawie formularza cenowego i wpisana do załącznika nr 1 do SWZ - formularza ofertowego posłuży Zamawiającemu do wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawca zapewni ochronę przekazywanych danych osobowych, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych i Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (dalej RODO).

Informacje dodatkowe

Umowa ramowa obowiązuje od dnia zawarcia przez okres 12 miesięcy z zastrzeżeniem, że może zostać zrealizowana w terminie krótszym jeżeli Zamawiający złoży ostatnie zamówienie w terminie wcześniejszym uwzględniając termin na realizację poszczególnych dostaw cząstkowych w ramach zamówień wykonawczych. Zamawiający przewiduje możliwość przedłużenia terminu realizacji umowy ramowej w stosunku do terminu określonego w pkt 1 w przypadku nie wykorzystania środków przeznaczonych na realizację zamówienia, do czasu wykorzystania tych środków. W takim przypadku wydłużenie terminu realizacji umowy ramowej zostanie wprowadzone aneksem do umowy, z zastrzeżeniem, że wydłużenie terminu realizacji umowy ramowej nie przekroczy 12 miesięcy. Zamawiający wymaga aby Wykonawca dostarczał części zakupione na podstawie ogólnodostępnej platformie sprzedażowej Wykonawcy w terminie wskazanym w formularzu ofertowym /załącznik nr 1 do SWZ jednakże nie dłuższym niż 3 dni robocze liczonym od przekazania Wykonawcy ostatecznie zatwierdzonego zamówienia.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Otwarcie ofert nastąpi poprzez odszyfrowanie, otwarcie, tj. upublicznienie na Platformie Załączników (Ofert). Otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku awarii tego systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii. Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania w zakładce "Ustawienia postępowania" informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Informacja z otwarcia Ofert opublikowana będzie w Systemie w zakładce „Informacja z otwarcia ofert” oraz w zakładce „Załączniki” jako załącznik do postępowania i zawierać będzie informacje określone w art. 222 ust. 5 ustawy Pzp. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie wysłane do Wykonawców za pośrednictwem Platformy po rozstrzygnięciu postępowania, a informacja o powyższym zostanie umieszczona na platformie https://slaska-policja.eb2b.com.pl.

Zamawiający wykluczy Wykonawcę, podwykonawcę: art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporz. (UE) 2022/576 oraz art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2022 (Dz.U. 2024 poz. 507), art. 108 ust. 1, art. 109 ust. 1 pkt. 1, art. 109 ust. 1 pkt. 4 ustawy PZP. Zamawiający na podstawie art. 139 ust. 1 ustawy najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej wykonawców, których oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia. Zamawiający informuje, że zgodnie z art. 139 ust. 2 ustawy, Wykonawca nie jest obowiązany do złożenia wraz z ofertą oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia JEDZ .Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszych ofert tych wykonawców, z którymi zostanie podpisana umowa ramowa, a których oferta została najwyżej oceniona w danym zadaniu (nie więcej niż pięciu nie mniej niż dwóch) wzywa w trybie art. 126 ust. 1 ustawy do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych Podmiotowe środki dowodowe: Informacja z KRK w zakresie: art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2, art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem. Zaświadczenie właściwego naczelnika US potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem. Zaświadczenie lub inny dokument właściwej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej KRUS potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem. Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej wg wzoru zał. nr 5 do SWZ. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia ( spółka cywilna, konsorcjum firm), składając oświadczenie według wzoru Załącznik nr 4 do SWZ, Załącznik nr 4a oraz 4b do SWZ oraz inne oświadczenia i dokumenty wskazane w sekcji VIII punkt 1.2.1 oraz 1.2.2 jeżeli ich oferta zostanie najwyżej oceniona na wezwanie z art. 126 ust. Wykonawca nie może powierzyć wykonania części zamówienia podwykonawcy. Sekcja XIV SWZ Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Sekcja XVI SWZ Opis sposobu przygotowywania oferty. Sekcja XVII SWZ Sposób obliczenia ceny. Sekcja XX SWZ Opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert. Sekcja XXI SWZ Informacje o formalnościach, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Ofertę stanowi wypełniony formularz ofertowy oraz formularz cenowy. Oferta musi zostać złożona w formie elektronicznej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tzn. za pośrednictwem https://slaska-policja.eb2b.com.pl, oraz podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną. Złożenie oferty wymaga od wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania na platformie https://slaska-policja.eb2b.com.pl. Złożenie oferty (formularz ofertowy oraz formularz cenowy) nie podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym skutkuje odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt. 3 w związku z art. 63 ust. 1 ustawy. Do oferty należy załączyć: Formularz ofertowy ( Załącznik nr 1 do SWZ); Formularz cenowy (wypełniony w całości Załącznik nr 3 do SWZ), Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik, Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale IX ustawy Pzp.
2. Wykonawcy, a także innemu podmiotowi jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp przysługuje odwołanie wobec czynności na:
a) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
b) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy;
3. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia —jeżeli zostały przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej albo w terminie 15 dni — jeżeli zostały przesłane w inny sposób.
4. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
5. Odwołanie wobec czynności innych niż określone w pkt 3 i 4 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących postawę jego wniesienia.
6. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
7. Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.