Zakup kompleksowej usługi organizacji i przeprowadzenia jednodniowej konferencji dla maksymalnie 150 osób w Warszawie realizowanej w ramach projektu „EURES w regionie Warszawskim stołecznym 1”.

Krótki opis

Celem zakupu kompleksowej usługi organizacji i przeprowadzenia jednodniowej konferencji dla maksymalnie 150 osób w Warszawie pt. „Handel ludźmi – dawny problem, współczesna walka”, realizowanej w ramach projektu „EURES w regionie Warszawskim stołecznym 1” współfinansowanego z programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021-2027, jest zwiększenie świadomości na temat współczesnego problemu handlu ludźmi oraz wymiana doświadczeń związanych z przeciwdziałaniem temu zjawisku. Wydarzenie ma także na celu omówienie aktualnych działań i strategii UE/EFTA, wspierających ochronę praw pracowników oraz zapobiegania wyzyskowi w kontekście mobilności zawodowej na europejskim rynku pracy.
Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników maksymalnie o 20%, co daje minimum 120 uczestników.

Opis zamówienia

Celem zakupu kompleksowej usługi organizacji i przeprowadzenia jednodniowej konferencji dla maksymalnie 150 osób w Warszawie pt. „Handel ludźmi – dawny problem, współczesna walka”, realizowanej w ramach projektu „EURES w regionie Warszawskim stołecznym 1” współfinansowanego z programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021-2027, jest zwiększenie świadomości na temat współczesnego problemu handlu ludźmi oraz wymiana doświadczeń związanych z przeciwdziałaniem temu zjawisku. Wydarzenie ma także na celu omówienie aktualnych działań i strategii UE/EFTA, wspierających ochronę praw pracowników oraz zapobiegania wyzyskowi w kontekście mobilności zawodowej na europejskim rynku pracy.
Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników maksymalnie o 20%, co daje minimum 120 uczestników.

Informacje dodatkowe

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
1) Doświadczenie wykonawcy. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, przeprowadził minimum 3 konferencje, każdą z udziałem co najmniej 100 uczestników, każda o wartości
minimum 75 000,00 zł brutto.
Przeprowadzone konferencje powinny obejmować swoim zakresem, zakres podobny do przedmiotu zamówienia Zamawiającego, w szczególności zapewnienie przestrzeni konferencyjnej wraz z wyposażeniem, zapewnienie usługi gastronomicznej i obsługi cateringowej.
2. Oceniając zdolność zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
5. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, może polegać na zdolnościach zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych, na zasadach określonych w art. 118 uPzp.
6. W odniesieniu do warunków dotyczących kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
7. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności zawodowe pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w ust. 1, a także bada, czy nie zachodzą, wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy, określone w § 7 ust. 1 i 2 SWZ.
8. Jeżeli zdolności zawodowe podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzą spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub będą zachodzić wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, określone w § 7 ust. 1 i 2 SWZ, Zamawiający będzie żądał, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu.
9. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby.
10. Jeżeli w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału Wykonawca powoła się na doświadczenie uzyskane w ramach realizacji zamówienia wykonywanego wspólnie z innymi Wykonawcami, zobowiązany jest wskazać zakres usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.
11.W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Zamawiający będzie żądał złożenia Wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, liczonym wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości(PLN BRUTTO), ilości uczestników oraz dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane. Wykonawca złoży wraz z wykazem dowody określające, czy te usługi zostały wykonane należycie.
12.W usłudze będącej przedmiotem zamówienia są czynności polegające na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, dlatego ma zastosowania art. 95 ust. 1 uPzp. W celu realizacji zamówienia, Wykonawca/Podwykonawca jest zobowiązany zapewnić koordynatora realizacji umowy. Koordynator ma być zatrudniony nieprzerwanie przez cały okres trwania umowy. Zamawiającemu lub podmiotowi działającemu w jego imieniu przysługiwać będzie prawo do kontroli Wykonawcy w zakresie zatrudnienia przez niego osoby do wykonywania czynności, o których mowa wyżej, na zasadach opisanych we wzorze Umowy (załącznik nr 3a do SWZ)

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert. Otwarcie ofert nastąpi na platformie zakupowej- pod adresem https://platformazakupowa.pl/transakcja/1178716

PODSTAWY WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA
1. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawców, wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 z późn. zm.). (dalej "uPzp")
2. W związku z ustawą z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514 t. j.) z postępowania wyklucza się również Wykonawców, o których mowa w art. 7 ust. 1 powyższej ustawy oraz art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 z 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str.1) w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.U. UE.L.2022.111.1). Zamawiający dokona wstępnej weryfikacji podstaw wykluczenia na podstawie wstępnego oświadczenia Wykonawcy zgodnie z art. 125 ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
3. Zamawiający dokona wstępnej weryfikacji podstaw wykluczenia, o których mowa w ust. 2 na podstawie wstępnego oświadczenia Wykonawcy składanego na podstawie
art. 125 ust. 1 uPzp - formularza jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia zwanego w skrócie „JEDZ” wypełnionego w Części nr III sekcja D.
4. W przypadku udziału w postępowaniu Wykonawców występujących wspólnie, okoliczności uzasadniające wykluczenie z postępowania w oparciu o przepisy, o których mowa w ust. 1 i 2, zachodzące choćby względem pojedynczego Wykonawcy dyskwalifikują całą grupę Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia.
5. Wykonawca nie podlega wykluczeniu w okolicznościach określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 lub art. 109 ust. 1 pkt 4 uPzp, jeżeli udowodni Zamawiającemu, że spełnił łącznie przesłanki, o których mowa w art. 110 ust. 2 uPzp.
6. Wykonawca może zostać wykluczony przez Zamawiającego na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.
Podstawy wykluczenia zostały szczegółowo opisane w § 7 SWZ- " Podstawy wykluczenia"
PODMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE
1. Wykonawca wraz z ofertą składa JEDZ (formularz Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia)-oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu na dzień składania ofert, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w SWZ (Specyfikacja Warunków Zamówienia). Oświadczenie to tymczasowo zastępuje wymagane przez
Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie JEDZ, składa każdy z Wykonawców.
2. Zamawiający, przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia:
a) informacji z Krajowego Rejestru Karnego,
b) oświadczenia wykonawcy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej,
c) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego,
d) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ.
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do złożenia dokumentów wymienionych w ust. 2 zobowiązany jest każdy z Wykonawców występujących wspólnie (zależnie od statusu podmiotu).
4. Dokumenty składane przez Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zostały określone w SWZ, zamieszczonej na Platformie Zakupowej Zamawiającego.
5. Szczegółowe informacje o podmiotowych i przedmiotowych środkach dowodowych zawarte są w SWZ zamieszczonej na stronie postępowania https://platformazakupowa.pl/transakcja/1178716
6. Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawców, wobec których zachodzą okoliczności określone w art. 108 ust. 1 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 uPzp.
7. W związku z ustawą z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514 t. j.) z postępowania wyklucza się również Wykonawców, o których mowa w art. 7 ust. 1 powyższej ustawy oraz art. 5k rozporządzeni Rady (UE) 833/2014 z 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str.1) w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 8.4.2022, str.1).
8.W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu Zamawiający będzie żądał złożenia Wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, liczonym wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, wartości(PLN BRUTTO), ilości uczestników oraz dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane. Wykonawca złoży wraz z wykazem dowody określające, czy te usługi zostały wykonane należycie.
INFORMACJA O ŚRODKACH KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ
1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.
2. Instrukcje korzystania z Platformy Zakupowej dot. logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, ofert oraz innych czynności podejmowanych w przedmiotowym
postępowaniu przy użyciu Platformy Zakupowej znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców": https://platformazakupowa.pl/strona/instrukcje-wykonawca.
3. Zamawiający, zgodnie z art. 67 uPzp, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;
2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje;
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.;
4) włączona obsługa JavaScript;
5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf;
6) Szyfrowanie na Platformie Zakupowej
odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.;
7) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu
lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
PRZEDMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE
1) Wykonawca w celu uzyskania punktów w kryteriach oceny ofert, opisanych w § 18 SWZ, dołącza do oferty przedmiotowy środek dowodowy- koncepcję scenariusza konferencji i panelu dyskusyjnego. Złożona koncepcja scenariusza powinna uwzględniać wszystkie punkty wskazane w punkcie 2 Opisu Przedmiotu Zamówienia (dalej"OPZ") (z wyjątkiem wystąpienia przedstawiciela sieci EURES) oraz pomysł na realizację konferencji.
2) Koncepcja musi być możliwa do realizacji z zastrzeżeniem, że Zamawiający może wnieść do niej uwagi po podpisaniu umowy, koncepcja powinna być zgodna z OPZ.
3) Przedmiotowe środki dowodowe wymienione w pkt. 1 nie podlegają uzupełnieniu zgodnie z art. 107 ust.3 uPzp.
4) Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowego środka dowodowego wymienionego w pkt. 1, jego oferta podlegać będzie odrzuceniu zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) uPzp.
5) Oferta Wykonawcy podlegać będzie odrzuceniu jako oferta, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia w przypadku gdy Wykonawca dołączy przedmiotowy środek dowodowy który jest niezgodny z OPZ i tym samym potwierdzi że oferowana usługa nie spełnia postawionych wymagań.
TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 90 dni, do dnia 02.02.2026 roku.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów uPzp.
2. Odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy;
3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, mimo że zamawiający był do tego obowiązany.
3. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej przysługujące wykonawcy określone zostały w Dziale IX - Środki ochrony prawnej.