Zakup oprogramowania ABBYY FineReader 16 Corporate lub równoważnego

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest zakup oprogramowania ABBYY FineReader 16 Corporate lub równoważnego, zawierającego jednoczesny dostęp - wieczysta licencja zbiorcza w wersji certyfikowanej dla Instytucji Państwowych, ze wsparciem aktualizacji 3 lata, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ oraz projektowanymi postanowieniami umowy stanowiącymi załącznik nr 2 do SWZ. Zamawiający dopuszcza dostawę oprogramowania równoważnego. Wymogi równoważności opisano w załączniku nr 1 do SWZ (opis przedmiotu zamówienia).

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zakup oprogramowania ABBYY FineReader 16 Corporate lub równoważnego, zawierającego jednoczesny dostęp - wieczysta licencja zbiorcza w wersji certyfikowanej dla Instytucji Państwowych, ze wsparciem aktualizacji 3 lata, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ oraz projektowanymi postanowieniami umowy stanowiącymi załącznik nr 2 do SWZ. Zamawiający dopuszcza dostawę oprogramowania równoważnego. Wymogi równoważności opisano w załączniku nr 1 do SWZ (opis przedmiotu zamówienia).

Główne aspekty procedury

Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 132 i nast. ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.). Zamawiający zgodnie z art. 139 ust. 1 ustawy pzp (tzw. procedura odwrócona) najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Procedura przyspieszona

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, a więc w trybie najbardziej konkurencyjnym spośród przewidzianych w ustawie. Jak stanowi przepis art. 138 ust. 2 pkt 2) ustawy: Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert krótszy niż termin określony w ust. 1, nie krótszy jednak niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione. Zamawiający, po przeanalizowaniu okoliczności faktycznych i prawnych towarzyszących rozpatrywanemu zamówieniu, doszedł do wniosku, iż rozstrzygnięcie w/w postepowania i zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego z zachowaniem dotychczasowego terminu składania ofert nie jest możliwe, co z kolei w istotny sposób zagraża interesom Zamawiającego. W pierwszej kolejności należy wskazać, że w wyniku przeprowadzonych prac związanych z aktualizacją systemów operacyjnych stacji roboczych, pracownicy KPRM zaczęli zgłaszać problemy z funkcjonowaniem oprogramowanie do edytowania tekstu i modyfikowania obrazu Abbyy FineReader w wersji 14. Ilość zgłaszanych problemów przez pracowników z niepoprawną pracą oprogramowania jest na tyle istotna, że Biuro Informatyki podjęło decyzję natychmiastowym o zakupie nowej wersji wspieranej przez producenta. Oprogramowanie Abbyy FineReader wdrożone jest na wszystkich stacjach roboczych użytkowników i jest jedynym oprogramowaniem wykorzystywanym przez parowników do edycji tekstu i modyfikowania obrazu, brak w pełni działającego oprogramowania paraliżuje bieżącą pracę użytkowników. Jednocześnie, skrócenie terminu składania ofert w odnośnym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie pozbawia Wykonawców możliwości udziału w tym postępowaniu. Biorąc pod uwagę charakter przedmiotu zamówienia, przygotowanie przez Wykonawców ofert nie jest czasochłonne. Rynek informatyczny skupia profesjonalne podmioty zajmujące się tą materią, w związku z czym, obiektywnie rzecz biorąc, każdy z tych podmiotów jest w stanie przygotować i złożyć ofertę na realizację przedmiotowego zadania w warunkach, gdy termin składania ofert ulegnie skróceniu. Skrócenie terminu składania ofert zgodnie z uprawnieniem przyznanym Zamawiającym nie musi wynikać z przyczyn niezależnych od Zamawiającego, o czym świadczy wykładnia literalna powołanego przepisu. Przepis ustawy służy jedynie skróceniu terminu składania ofert w postępowaniu konkurencyjnym, a nie udzieleniu zamówienia w trybie niekonkurencyjnym. Potwierdza to druk sejmowy nr 366, w którym wskazano, iż: przyspieszona została przewidziana m. in. na potrzeby sytuacji wynikających ze zwykłych błędów ludzkich, kiedy zamawiający nie dopilnował, aby opublikować ogłoszenie o zamówieniu w terminie umożliwiającym uwzględnienie minimalnych terminów składania ofert. Z powyższym w pełni koreluje stanowisko doktryny.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1. Otwarcie ofert jest niejawne.
2. W przypadku awarii systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii.
3. Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:
3.1 nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;
3.2 cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

Informacje dodatkowe

1. Otwarcie ofert jest niejawne.
2. W przypadku awarii systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii.
3. Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:
3.1 nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;
3.2 cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

Informacje dodatkowe

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl lub poczty elektronicznej na adres: wzp@kprm.gov.pl, z zastrzeżeniem, że złożenie oferty następuje wyłącznie przy użyciu Platformy e-Zamówienia.
1. Oferta musi zawierać:
1.1. wypełniony Formularz oferty podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zawierający wszystkie informacje zawarte we wzorze stanowiącym załącznik nr 3 do SWZ;
1.2. oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie ustawy sankcyjnej i rozporządzenia 2022/576 (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SWZ);
1.3. odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, chyba że Wykonawca w ofercie wskaże dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, Zamawiający uzyskuje je samodzielnie;
oraz - jeżeli dotyczy:
1.4. pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik (w oryginale tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub elektronicznej kopii opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez mocodawcę lub notariusza);
1.5. pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (w oryginale tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub elektronicznej kopii opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez mocodawcę lub notariusza);
1.6. oświadczenie i/lub dokumenty na podstawie których, Zamawiający dokona oceny skuteczności zastrzeżenia informacji zawartych w ofercie, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (jeżeli Wykonawca składając ofertę zastrzega takie informacje).
2. W celu potwierdzenia na dzień składania ofert, braku podstaw do wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający żąda od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, złożenia jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ), sporządzonego zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz. Urz. UE L 3 z 06.01.2016, str. 16).
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, JEDZ składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
UWAGA:
a) Wykonawca wypełnia JEDZ, tworząc dokument elektroniczny. Może korzystać z narzędzia ESPD stworzonego przez UZP lub innych dostępnych narzędzi lub oprogramowania, które umożliwiają wypełnienie JEDZ i utworzenie dokumentu elektronicznego.
b) Istnieje możliwość wypełnienia formularza JEDZ przy wykorzystaniu systemu dostępnego poprzez stronę internetową, w tym celu należy podjąć następujące kroki:
- pobrać ze strony internetowej postępowania plik w formacie XML o nazwie „JEDZ”, i zapisać go na twardym dysku;
- wejść na stronę internetową http://espd.uzp.gov.pl
- wybrać opcję „Jestem Wykonawcą”. Powyższą opcję należy również zaznaczyć w przypadku, gdy formularz wypełnia podmiot, na którego zasoby powołuje się Wykonawca;
- wybrać odpowiednią wersję językową;
- zaimportować wcześniej pobrany ze strony internetowej postępowania plik o nazwie JEDZ z rozszerzeniem .xml;
- wypełnić formularz;
- przy wypełnianiu formularza JEDZ Wykonawca może skorzystać z instrukcji jego wypełniania zamieszczonej przez Urząd Zamówień Publicznych na stronie internetowej pod tym adresem
Wykonawca składając JEDZ wypełnia:
Cześć II – Informacje dotyczące Wykonawcy;
w Części II Sekcji D JEDZ (Informacje dotyczące podwykonawców, na których zdolności Wykonawca nie polega) Wykonawca oświadcza czy zamierza zlecić osobom trzecim podwykonawstwo jakiejkolwiek części zamówienia (w przypadku twierdzącej odpowiedzi podaje ponadto, o ile jest to wiadome, wykaz proponowanych podwykonawców), natomiast Wykonawca nie jest zobowiązany do przedstawienia w odniesieniu do tych podwykonawców odrębnych JEDZ, zawierających informacje wymagane w Części II Sekcja A i B oraz w Części III;
Część III – Podstawy wykluczenia;
w Części IV Zamawiający żąda jedynie ogólnego oświadczenia dotyczącego wszystkich kryteriów kwalifikacji (sekcja α), bez wypełniania poszczególnych Sekcji A, B, C i D
Część VI – Oświadczenie końcowe.
Dokument może zostać sporządzony w jednym z następujących formatów: .pdf, .doc, .docx.
JEDZ Wykonawca podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne - podpis elektroniczny spełniający wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, zwanym dalej „kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.
3. Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni następujących podmiotowych środków dowodowych:
3.1 informacji z Krajowego Rejestru Karnego sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem w zakresie:
3.1.1 art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy pzp;
3.1.2 art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
3.2 oświadczenia Wykonawcy o braku podstaw wykluczenia w zakresie podstaw wykluczenia, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:
3.2.1 art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy pzp,
3.2.2 art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
3.2.3 art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy pzp dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
3.2.4 art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy pzp,
3.2.5 art. 109 ust. 1 pkt 8-10 ustawy pzp
oraz w ustawie sankcyjnej i rozporządzeniu 2022/576
- wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 6 do SWZ.
3.3 oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę bądź ofertę częściową w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty bądź oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 5 do SWZ.
3.4 odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy lub innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy pzp.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia w konkursie przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy pzp oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Odwołanie przysługuje na:
3.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
3.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołujący przekazuje kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
6. Odwołanie wnosi się w terminie:
6.1 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
6.2 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 6.1
7. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 5 i 6 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia
8. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.