Zakup systemu klasy ERP: Kadry i Płace dla Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki w Krakowie

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu klasy ERP w technologii webowej wraz z dodatkowymi usługami w postaci:
1) Integracji systemu z EOD,
2) Integracji z systemem Księgowo-Finansowym Dynamics365,
3) Integracji z systemem dziekanatowym USOS,
4) Usług serwisowych przez okres 33 miesięcy, jednak nie dłużej niż do 31.12.2029r.
5) Prace rozwojowe (2 000 godzin).
Moduły systemu klasy ERP:
1) Kadry
2) Place
3) Socjalny
4) Umowy cywilno-prawne
5) Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia, warunki realizacji zawiera projekt umowy - załącznik nr 8 do SWZ.

Informacje dodatkowe

Termin realizacji umowy- 48 miesięcy od dnia zawarcia umowy, w tym:
Etap 1 Analiza przedwdrożeniowa
Czas przewidziany na realizację: do 90 dni od dnia podpisania Umowy
Etap 2 Integracja, import oraz migracja danych
Czas przewidziany na realizację: Integracja na 30 dni przed uruchomieniem systemu, a import danych na 21 dni przed uruchomieniem systemu
Etap 3 Uruchomienie systemu
Czas przewidziany na realizację: Do dnia 01.04.2027
Etap 4 Testy i odbiór systemu
Czas przewidziany na realizację: do 40 dni od dnia zakończenia Etapu 3
Etap 5 Szkolenia, dokumentacja
Czas przewidziany na realizację: do 30 dni od dnia zakończenia Etapu 3
Etap 6 Gwarancja, świadczenie usługi Serwisu, Rozwoju
Czas przewidziany na realizację: do 33 miesięcy, jednak nie dłużej niż do 31.12.2029r.
Etap 7 Uruchomienie eTeczki pracownika
Czas przewidziany na realizację: Data uruchomienia eTeczki pracownika to 1.01.2029

Główne aspekty procedury

Zamawiający informuje, że na podstawie art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, dokona w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający informuje, że Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć Jednolity europejski dokument zamówienia – JEDZ.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Wykonawca winien wykazać, że posiada wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia oraz dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że:
w ciągu ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – to w tym okresie, wykonawca zrealizował:
co najmniej 3 wdrożenia systemów ERP wraz ze świadczeniem serwisu powdrożeniowego obejmujących, każde z nich, obszary funkcjonalne: Kadry i Płace, dla co najmniej 25 użytkowników stacji roboczych w organizacji, która zatrudnia na podstawie stosunku pracy i współpracują w ramach umów cywilnoprawnych z co najmniej 1000 osobami, w tym przynajmniej wartość dwóch wdrożeń systemu ERP wynosiła nie mniej niż 2 mln zł brutto (obejmujący koszt samego wdrożenia oraz koszt serwisu powdrożeniowego).
W przypadku podania kwot w walucie obcej, Zamawiający dokona przeliczenia tej wartości na wartość w złotych według średniego kursu NBP dla danej waluty z dnia ogłoszenia przedmiotowego postępowania. Jeżeli w dniu ukazania się przedmiotowego postepowania, NBP nie opublikuje informacji o średnim kursie walut, Zamawiający dokona odpowiednich przeliczeń wg średniego kursu z pierwszego kolejnego dnia, w którym NBP opublikuje ww. informacje.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Wykonawca winien wykazać, że posiada wiedzę i doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia oraz dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że:
dysponuje lub będzie dysponował osobami, które zostaną skierowane do wykonania przedmiotu zamówienia i będą wykonywać je osobiście, tj. potencjałem co najmniej:
a) jednej osoby, która pełnić będzie funkcję Kierownika Projektu i spełnia łącznie poniższe wymagania:
• w okresie ostatnich 5 lat kierował projektem wdrożenia systemu klasy ERP wraz ze świadczeniem serwisu powdrożeniowego, zakończonym odbiorem, obejmującym obszary funkcjonalne: Kadry i Płace, dla organizacji, która zatrudnia na podstawie stosunku pracy i współpracuje w ramach umów cywilnoprawnych z co najmniej 1000 osobami, a wartość wdrożenia opiewała na kwotę nie mniejszą niż 2 mln zł brutto (obejmujący koszt samego wdrożenia oraz koszt serwisu powdrożeniowego).
• posiada co najmniej jeden certyfikat z obszaru zarządzania projektami, np. PRINCE2, CAPM, PMP, AGILE PM, PSM, PSPO lub równoważny, na poziomie wyższym niż podstawowy,
b) co najmniej 1 osobą, która pełnić będzie funkcję Konsultanta wiodącego i spełni poniższe wymagania:
• w okresie ostatnich 5 lat pełnił funkcję konsultanta/eksperta/analityka biznesowego w ramach projektu wdrożenia systemu klasy ERP wraz ze świadczeniem serwisu powdrożeniowego zakończonego odbiorem, obejmującym obszary funkcjonalne: Kadry i Płace, dla organizacji, która zatrudnia na podstawie stosunku pracy i współpracuje w ramach umów cywilnoprawnych z co najmniej 500 osobami, a wartość wdrożenia opiewała na kwotę nie mniejszą niż 1,5 mln zł brutto (obejmujący koszt samego wdrożenia oraz koszt serwisu powdrożeniowego),
c) co najmniej 4 osoby, które pełnić będą funkcję Analityka i spełnią poniższe wymagania:
• w okresie ostatnich 5 lat pełnili funkcję analityka w projekcie wdrożenia systemu klasy ERP zakończonym odbiorem, obejmującym obszary funkcjonalnych: Kadry i Płace, a dodatkowo jedna z tych osób spełni poniższe wymaganie:
• w okresie ostatnich 5 lat pełniła funkcję analityka w projekcie wdrożenia systemu klasy ERP zakończonym odbiorem, w obszarze kadrowo-płacowym w uczelni,
d) co najmniej 2 osoby, które pełnić będą funkcję Programisty i spełnią poniższe wymaganie:
• w okresie ostatnich 5 lat pełnili funkcję programisty, w co najmniej dwóch wdrożeniach systemu klasy ERP, zakończonych odbiorem obejmujących obszary funkcjonalne: Kadry i Place.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości łączenia powyżej wymienionych funkcji w projekcie (tj. jedna osoba nie może pełnić dwóch powyższych funkcji jednocześnie).

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca zobowiązany jest przed zawarciem umowy wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny brutto podanej w ofercie. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
2. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium w wysokości: 190.000,00 zł (słownie: sto dziewięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100).
3. Przed zawarciem umowy Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia kopii polisy ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, na kwotę nie mniejszą niż 5 000 000 złotych (słownie: pięć milionów złotych).

Informacje dodatkowe

1. W niniejszym postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy on-line działającej pod adresem https://pk.ezamawiajacy.pl (dalej jako: ”Platforma”). 2. Zamawiający nie przewiduje obowiązku odbycia przez Wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzenia przez Wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia. 3. Zamawiający informuje, że na podstawie art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, dokona w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. 4. Zgodnie z art. 95 Ustawy Pzp Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeksu Pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.) przynajmniej 3 osoby przez cały okres realizacji Umowy przy wykonaniu prac administracyjnych związanych z realizacją Umowy. Sposób dokumentowania zatrudnienia tych osób i uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę wymagań, o których mowa w art. 95 Ustawy, oraz sankcji z tytułu ich niespełnienia zostały określone w projekcie umowy (Załącznik nr 8 do SWZ). 5. PODSTAWY WYKLUCZENIA WYKONAWCY Z POSTĘPOWANIA: Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, wobec którego zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp; Zamawiający przewiduje podstaw wykluczenia, o których mowa w art.109 pkt 5-10 ustawy Pzp; Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, wobec którego zachodzą podstawy wykluczenia, określone w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1); Zamawiający wykluczy z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, wobec którego zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspierania agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 514). 6. Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć: Jednolity europejski dokument zamówienia – JEDZ; Oświadczenie wykonawcy dotyczące odrębnych przesłanek wykluczenia; Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby - o ile dotyczy; Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - o ile dotyczy. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych: a) w celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu: Wykaz usług; Wykaz osób, b) w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu: Informacja z Krajowego Rejestru Karnego; Oświadczenie wykonawcy w sprawie grupy kapitałowej; Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu o niepodleganiu wykluczeniu; Informacja z odpowiedniego rejestru lub inny równoważny dokument - przypadków dokumentów podmiotów zagranicznych. 7. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych - szczegóły w Roz. 10 SWZ, Przedmiotowe środki dowodowe nie podlegają uzupełnieniu lub poprawieniu. 8. W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy on-line działającej pod adresem https://pk.ezamawiajacy.pl. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.
Na Platformie postępowanie prowadzone jest pod nazwą: Zakup systemu klasy ERP: Kadry i Płace dla Politechniki Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki w Krakowie – znak sprawy: KA-2/084/2025. Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej https://oneplace.marketplanet.pl/regulamin oraz uznaje go za wiążący. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu musi posiadać konto na Platformie. Do złożenia oferty konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy ważnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 9. Przed zawarciem umowy Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego, zobowiązany jest do podania wszelkich informacji niezbędnych do wypełnienia treści umowy oraz do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz przedłożenia kopii polisy ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, na kwotę nie mniejszą niż 5 000 000 złotych (słownie: pięć milionów złotych). Wykonawca zobowiązany jest przed zawarciem umowy wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny brutto podanej w ofercie. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. 10. Wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium w wysokości:
190.000,00 zł (słownie: sto dziewięćdziesiąt tysięcy złotych 00/100). 11. Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
a) Oświadczenie Wykonawcy (w formie Jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia) stanowiące wstępne potwierdzenie spełniania na dzień składania ofert warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw wykluczenia,
b) Wypełniony i podpisany formularz oferty – wg Załącznika nr 2 do SWZ,
c) Wypełniony i podpisany załącznik nr 1 do Formularza oferty – wycena Licencji niezbędnych do realizacji zamówienia;
d) Wypełniony i podpisany załącznik nr 2 do Formularza oferty – wykaz oferowanych dodatkowych funkcjonalności do oceny ofert;
e) Oświadczenie Wykonawcy dotyczące odrębnych przesłanek wykluczenia – wg Załącznika nr 4 do SWZ,
f) jeśli dotyczy - zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia (wg Załącznika nr 9 do SWZ) lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów,
g) jeśli dotyczy - dokument ”Jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia” podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzający brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby
h) jeśli dotyczy - oświadczenie dotyczące odrębnych przesłanek wykluczenia podmiotu udostępniającego zasoby – wg Załącznika nr 4 do SWZ,
i) jeśli dotyczy – oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – wg Załącznika 10 do SWZ,
j) jeśli dotyczy – pełnomocnictwo lub inny dokument, z którego wynika prawo do podpisania oferty oraz innych dokumentów składanych wraz z ofertą, a w przypadku podmiotów występujących wspólnie, pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu, winno być podpisane przez upoważnionych przedstawicieli każdego z podmiotów występujących wspólnie,
k) oświadczenia, że oferowane narzędzie spełnia wymagania Zamawiającego zawarte w punkcie 10.3 SWZ, którego wzór stanowi Załącznik nr 12 do SWZ,
l) w przypadku wadium wnoszonego w innej formie niż pieniężna, oryginał dokumentu podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez jego wystawcę musi zostać złożony wraz z ofertą.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w art. 505 – 590 ustawy Pzp. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, 2) Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne.