Zawarcie umowy ramowej z dwiema Agencjami Kreatywnymi (ATL/BTL)

Krótki opis

1. Przedmiotem Zamówienia jest zawarcie umów ramowych z dwiema agencjami reklamowymi do realizacji długofalowych działań marketingowych oraz w zakresie kompleksowej obsługi kampanii ATL i BTL.
Przedmiotem i celem umowy ramowej jest określenie zasad i warunków udzielania zamówień wykonawczych, jakie mogą zostać udzielone w okresie obowiązywania umowy ramowej. Umowa ramowa opisuje ogólne warunki współpracy bez zaciągania zobowiązania dla żadnej ze stron.
2. W ramach bieżącej współpracy, agencja będzie realizowała m.in. następujące rodzaje zadań:
2.1. Kompleksowa obsługa kampanii ATL i BTL w zakresie opracowania strategii, kreacji oraz produkcji wszystkich materiałów kampanijnych;
2.2. Przygotowywanie key visual (dalej KV) kampanijnych wraz z opracowaniem tekstu do materiału, według opisanej specyfiki w briefie. W ramach przygotowania KV, w zależności od koncepcji prace uwzględniają: ewentualny zakup zdjęcia, rysunek, grafikę, przygotowanie plików produkcyjnych oraz wersji elektronicznych, przeformatowania (m.in. prasa, banery na stronę www.gkpge.pl, outdoor);
2.3. Przygotowywanie oraz produkcja materiałów BTL;
2.4. Opracowanie linii kreatywnej oraz produkcja materiałów reklamowych do wszelkich działań promocyjnych np. wspierających projekty sponsorskie PGE związane z mecenatem kultury i sportu, wsparcie działalności CSR, wizerunkowa i/lub edukacyjna komunikacja projektów strategicznych realizowanych w Grupie PGE, projekty z zakresu employer brandingu;
2.5. Obsługa Client Service w pełnym zakresie;
2.6. Prace kreatywne: przygotowania projektów graficznych, scenariuszy filmowych wraz ze storyboardami, scenariuszy radiowych oraz nadzór kreatywny nad procesem produkcyjnym (produkcja filmów, spotów radiowych, materiałów printowych);
2.7. Kompleksowy nadzór Agencji nad realizacją przez podwykonawców obsługiwanych projektów.
3. Szczegółowy opis przedmiotu Zamówienia został opisany w Załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ), Załączniku nr 2 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy.

Główne aspekty procedury

Postępowanie w celu zawarcia umowy ramowej/umów ramowych prowadzone jest na podstawie Ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.) w trybie przetargu nieograniczonego – art. 132 oraz art. 389 ust. 1 w zw. z art. 376 ust. 1 pkt 1 i 378 ust. 1 Ustawy PZP.
Zgodnie z art. 389 ust. 1 Ustawy PZP, zamawiający może zawrzeć umowę ramową po przeprowadzeniu postępowania w jednym z trybów udzielenia zamówienia sektorowego przewidzianych w Ustawie PZP.
Szczegółowe aspekty procedury zostały zawarte w SWZ dostępnej pod adresem: https:// swpp2.gkpge.pl. Pod tym adresem będą udostępniane SWZ, zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem.

Miejsce

Otwarcie ofert nastąpi przy użyciu Systemu Zakupowego .W przypadku awarii ww. Systemu, która spowoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert nastąpi niezwłocznie po usunięciu awarii. W takim przypadku Zamawiający poinformuje o zmianie terminu otwarcia ofert na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

O zawarcie Umowy ramowej mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w Postępowaniu, określone w art. 112 ust. 2 pkt 1)-4) Ustawy PZP, dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, tj.:
1) W okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania Ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca należycie wykonał co najmniej 5 usług polegających na realizacji kampanii reklamowych o zasięgu ogólnopolskim (tj. wykorzystujących media ogólnokrajowe), z których:
a) każda kampania obejmowała opracowanie koncepcji kreatywnej i strategii oraz jej wdrożenie;
b) co najmniej 2 kampanie obejmowały produkcję materiałów kreatywnych na potrzeby emisji w kampanii. Wartość materiałów kreatywnych w ramach każdej kampanii musi wynosić minimum 800 000,00 zł brutto. Za materiały kreatywne na potrzeby emisji w kampanii Zamawiający uzna spoty telewizyjne, internetowe, banery internetowe, projekty reklam prasowych, materiały do kampanii na nośniki zewnętrzne outdoor;
c) co najmniej 3 kampanie obejmowały produkcję minimum 1 spotu reklamowego do emisji w telewizji;
d) co najmniej 3 kampanie obejmowały produkcję materiałów reklamowych do emisji w internecie (display, spot video).
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zawarcie umowy ramowej, Zamawiający nie określa szczególnego sposobu spełniania warunków udziału w Postępowaniu na podstawie art. 117 ust. 1 Ustawy PZP .
Zamawiający żąda:
1) wykazu usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem informacji wskazanych w wzorze wykazu, w tym: ich rodzaju, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których prace te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te prace zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego prace te zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty.
Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.
Jeżeli Wykonawca powołuje sią na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz, o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

O zawarcie umowy ramowej mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w Postępowaniu, określone w art. 112 ust. 2 pkt 1)-4) Ustawy PZP, dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej, tj.:
1) Wykonawca dysponuje osobami, które będą skierowane do realizacji umowy ramowej, posiadającymi kwalifikacje zawodowe, doświadczenie i wykształcenie odpowiednie do pełnionej funkcji (specjalności). Wykonawca musi wykazać, iż dysponuje osobami w następujących specjalnościach:
a) Dyrektor kreatywny - wykazywana osoba w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, koordynowała prace działu kreatywnego agencji reklamowej przy realizacji co najmniej pięciu ogólnopolskich (tj. wykorzystujących media ogólnokrajowe) kampanii reklamowych, z których każda miała wartość nie mniejszą niż 800 000 zł brutto.
b) Strateg - wykazywana osoba w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, była odpowiedzialna za opracowanie strategii dla co najmniej pięciu ogólnopolskich (tj. wykorzystujących media ogólnokrajowe) kampanii reklamowych, z których każda miała wartość nie mniejszą niż 800 000 zł brutto.
c) Art. Director – wykazana osoba w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, była odpowiedzialna za stworzenie koncepcji kreatywnej dla co najmniej pięciu ogólnopolskich ( tj. wykorzystujących media ogólnokrajowe ) kampanii reklamowych, z których każda miała wartość nie mniejszą niż 800 000 zł brutto.
d) Copywriter (kreatywny) - wykazywana osoba w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, była odpowiedzialna za stworzenie motywu przewodniego do co najmniej pięciu ogólnopolskich (tj. wykorzystujących media ogólnokrajowe) kampanii reklamowych, z których każda miała wartość nie mniejszą niż 800 000 zł brutto.
e) Account Director - wykazywana osoba w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, była odpowiedzialna za nadzór i koordynację pod względem organizacyjnym (harmonogram, finanse, kreacja) co najmniej pięciu ogólnopolskich (tj. wykorzystujących media ogólnokrajowe) kampanii reklamowych, z których każda miała wartość nie mniejszą niż 800 000 zł brutto.
f) Account Manager - wykazywana osoba w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu, była odpowiedzialna za kompleksową obsługę klienta przy realizacji co najmniej pięciu ogólnopolskich (tj. wykorzystujących media ogólnokrajowe) kampanii reklamowych, z których każda miała wartość nie mniejszą niż 800 000 zł brutto.
g) Producent - wykazywana osoba w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, była odpowiedzialna za produkcję co najmniej pięciu ogólnopolskich (tj. wykorzystujących media ogólnokrajowe) kampanii reklamowych, z których każda miała wartość nie mniejszą niż 800 000 zł brutto.
h) Graphic Designer - wykazywana osoba w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, była odpowiedzialna za opracowanie materiałów graficznych w ramach co najmniej pięciu ogólnopolskich (tj. wykorzystujących media ogólnokrajowe) kampanii reklamowych, z których każda miała wartość nie mniejszą niż 800 000 zł brutto.
Wykazywana osoba nie może pełnić więcej niż jednej funkcji w ramach specjalności wskazanych powyżej.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zawarcie umowy ramowej, Zamawiający nie określa szczególnego sposobu spełniania warunków udziału w Postępowaniu na podstawie art. 117 ust. 1 Ustawy PZP .
Zamawiający żąda:
1) wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji Zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania Zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Wzór wykazu osób skierowanych do realizacji zamówienia stanowi Załącznik nr 6 do SWZ.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

1.Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o zawarcie umowy ramowej.
2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zawarcie umowy ramowej:
2.1. ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu albo do reprezentowania w Postępowaniu i zawarcia umowy ramowej, zgodnie z art. 58 ust. 2 Ustawy PZP; fakt ustanowienia pełnomocnika musi wynikać z załączonych do Oferty dokumentów – wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem;
pełnomocnictwo powinno jednoznacznie wskazywać jakiego Postępowania dotyczy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o Zamówienie, dane pełnomocnika, czynności jakie w Postępowaniu ma prawo wykonywać pełnomocnik;
2.2. ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy ramowej.
2.3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zawarcie umowy ramowej mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
2.4. W przypadku, o którym mowa w pkt 2.3 SWZ, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zawarcie umowy ramowej dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 11 do SWZ.
2.5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zawarcie umowy ramowej, oświadczenie JEDZ składane jest przez każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zawarcie umowy ramowej.
2.6. W przypadku wspólnego ubiegania się o zawarcie umowy ramowej, oświadczenia, o których mowa w pkt 15.1.1 (JEDZ) i 15.1.2 SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zawarcie umowy ramowej.

Warunki realizacji zamówienia

1.Warunki realizacji umowy ramowej zostały określone w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ.2.Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartych w Projektowanych postanowieniach umowy, w stosunku do treści oferty, na warunkach określonych w SWZ.

Informacje dodatkowe

1.Z postępowania wyklucza się Wykonawcę/ Wykonawców wspólnie ubiegających się o zawarcie umowy ramowej, jeżeli w stosunku do niego, zachodzi którakolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 507), zwaną dalej ustawą sankcyjną oraz art. 5k rozporządzenia Rady UE 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r., dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), zaktualizowanego rozporządzeniem Rady (UE) 2025/2033 (Dz.U. L, 2025/2033 z 23.10.2025), /zwanego dalej „rozporządzeniem 833/2014”/.
2.W celu potwierdzenia, że Wykonawca/każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zawarcie umowy ramowej (jeśli dotyczy), nie podlega wykluczeniu, składa wraz z ofertą oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej oraz art. 5k rozporządzenia 833 /2014. Na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia, Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą oświadczenia o braku zaistnienia przesłanek, o których mowa w pkt 1 powyżej – wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 10 do SWZ dla Wykonawcy/Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o zawarcie umowy ramowej.
3.Wykonawca, który powołuje się na zasoby podmiotów udostępniających zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia przedstawia oświadczenie, o którym mowa w pkt 2, dotyczące podmiotu udostępniającego zasoby sporządzone przez ten podmiot – wzór oświadczenia dla podmiotu udostępniającego zasoby stanowi Załącznik nr 10A do SWZ.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w pkt 2 powyżej składa odrębnie każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zawarcie umowy ramowej.
4. Na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia, o których mowa powyżej, od Wykonawców/ Wykonawców wspólnie ubiegającego się o zawarcie umowy ramowej, których oferty zostaną najwyżej ocenione, Zamawiający w przypadku wątpliwości może żądać dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów odnoszących się do podmiotów, którym przysługują bezpośrednio lub pośrednio prawa własności do Wykonawcy/ Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o zawarcie umowy ramowej, a w przypadku podwykonawcy lub dostawcy – na których przypada ponad 10% wartości zamówienia, także w stosunku do tych podmiotów, obejmujących:-dokumenty rejestrowe poszczególnych podmiotów, w tym odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;-informacji z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych – jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do tego rejestru;- W przypadku podmiotów mających miejsce zamieszkania lub siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, zamiast informacji z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie do złożenia informacji z odpowiedniego rejestru zawierającego informacje o beneficjentach rzeczywistych albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym dany podmiot ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, określający jego beneficjentów rzeczywistych, a zamiast odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej - dokument lub dokumenty rejestrowe wystawione w kraju, w którym dany podmiot ma siedzibę lub miejsce zamieszkania;- o ile nie będzie możliwe uzyskanie tych dokumentów za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych - jeżeli wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych środków.
5. Wykonawca jest związany ofertą do 15.04.2026, przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert.
6. Stosownie do postanowień art. 438 Ustawy PZP, w związku z art. 95 ust. 1 Ustawy PZP, Zamawiający określa wymagania związane z realizacją Zamówienia w zakresie zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465).
Wykonawca lub jego Podwykonawca ma obowiązek zatrudnienia na podstawie stosunku pracy co najmniej 1 osoby, wykonującej czynności związane z koordynacją realizacji Umowy.
Sposób udokumentowania zatrudniania pracowników, o których mowa powyżej, oraz szczegółowe uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę ww. wymagań określają Projektowane postanowienia Umowy.
7. Zamawiający skorzysta z możliwości przewidzianej w art. 139 ust.1 Ustawy PZP, tj. najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawców, których oferty zostały najwyżej ocenione, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
8. Zamawiający wymaga złożenia wraz z Ofertą niżej wymienionych przedmiotowych środków dowodowych:
a. Rozwiązania zadania przetargowego, o którym mowa w Załączniku nr 12 do SWZ podpisanego przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy.
9. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych.
10. W przypadku, gdy Wykonawca:
a. nie załączy do Oferty wskazanych przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt 8. powyżej wymaganych w celu dokonania oceny Ofert w pozacenowych kryteriach oceny Ofert wskazanych w pkt 22 SWZ;
b. załączy do Oferty przedmiotowe środki dowodowe o których mowa w w pkt 8.powyżej , które nie będą podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy;
jego Oferta otrzyma 0 punktów w pozacenowych kryteriach oceny ofert.