Kompleksowa organizacja dwudniowych posiedzeń gremiów na terenie miasta Krakowa lub województwa małopolskiego z prawem opcji.

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja od 1 do 3 dwudniowych posiedzeń gremiów na terenie miasta Krakowa lub województwa małopolskiego wraz z prawem opcji. W każdym posiedzeniu będzie uczestniczyło od 20 do 75 osób.
2. Zakres zamówienia podstawowego (obowiązkowy dla każdego posiedzenia) składa się z sali konferencyjnej z wyposażeniem w jeden z dwóch dni posiedzenia wraz z przygotowaniem recepcji obsługi posiedzenia, przestrzeni biurowej dla Zamawiającego oraz oznaczenia miejsca posiedzenia, obiadu, przerwy kawowej ciągłej, noclegów ze śniadaniem, miejsc postojowych oraz koordynatora ds. kontaktów z Zamawiającym.
3. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji polegającego na zleceniu dodatkowych elementów kompleksowej organizacji posiedzenia (prawo opcji nr 1 – 5). Wykonawca, zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego, będzie zobowiązany do zapewnienia w ramach tych opcji:
Opcja nr 1 – zapewnienie sali konferencyjnej z wyposażeniem technicznym również w drugim dniu posiedzenia + przygotowanie: recepcji / rejestracji uczestników, dedykowanej przestrzeni biurowej dla Zamawiającego, oznakowania miejsca posiedzenia (tablice, kierunki, identyfikacja sali itp.)
Opcja nr 2 – dodatkowy obiad (drugi dzień)
Opcja nr 3 – kolacja
Opcja nr 4 – dodatkowa przerwa kawowa ciągła (drugi dzień)
Opcja nr 5 – zimna płyta do kolacji
4. Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi załącznik nr 1D do swz i będzie on wprowadzony jako załącznik do umowy.
5. Warunki realizacji zamówienia zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego - wzorze umowy i stanowią załącznik nr 1C do swz (zwane są dalej wzorem umowy).
6. Zamawiający stosownie do dyspozycji wynikającej z art. 95 ustawy określa, że nie wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja od 1 do 3 dwudniowych posiedzeń gremiów na terenie miasta Krakowa lub województwa małopolskiego wraz z prawem opcji. W każdym posiedzeniu będzie uczestniczyło od 20 do 75 osób.
2. Zakres zamówienia podstawowego (obowiązkowy dla każdego posiedzenia) składa się z sali konferencyjnej z wyposażeniem w jeden z dwóch dni posiedzenia wraz z przygotowaniem recepcji obsługi posiedzenia, przestrzeni biurowej dla Zamawiającego oraz oznaczenia miejsca posiedzenia, obiadu, przerwy kawowej ciągłej, noclegów ze śniadaniem, miejsc postojowych oraz koordynatora ds. kontaktów z Zamawiającym.
3. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji polegającego na zleceniu dodatkowych elementów kompleksowej organizacji posiedzenia (prawo opcji nr 1 – 5). Wykonawca, zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego, będzie zobowiązany do zapewnienia w ramach tych opcji:
Opcja nr 1 – zapewnienie sali konferencyjnej z wyposażeniem technicznym również w drugim dniu posiedzenia + przygotowanie: recepcji / rejestracji uczestników, dedykowanej przestrzeni biurowej dla Zamawiającego, oznakowania miejsca posiedzenia (tablice, kierunki, identyfikacja sali itp.)
Opcja nr 2 – dodatkowy obiad (drugi dzień)
Opcja nr 3 – kolacja
Opcja nr 4 – dodatkowa przerwa kawowa ciągła (drugi dzień)
Opcja nr 5 – zimna płyta do kolacji
4.Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi załącznik nr 1D do swz i będzie on wprowadzony jako załącznik do umowy.
5. Warunki realizacji zamówienia zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego - wzorze umowy i stanowią załącznik nr 1C do swz (zwane są dalej wzorem umowy).
6. Zamawiający stosownie do dyspozycji wynikającej z art. 95 ustawy określa, że nie wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia.
u pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia.

Opis opcji

3. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji polegającego na zleceniu dodatkowych elementów kompleksowej organizacji posiedzenia (prawo opcji nr 1 – 5). Wykonawca, zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego, będzie zobowiązany do zapewnienia w ramach tych opcji:
• Opcja nr 1 – zapewnienie sali konferencyjnej z wyposażeniem technicznym również w drugim dniu posiedzenia + przygotowanie: recepcji / rejestracji uczestników, dedykowanej przestrzeni biurowej dla Zamawiającego, oznakowania miejsca posiedzenia (tablice, kierunki, identyfikacja sali itp.)
• Opcja nr 2 – dodatkowy obiad (drugi dzień)
• Opcja nr 3 – kolacja
• Opcja nr 4 – dodatkowa przerwa kawowa ciągła (drugi dzień)
• Opcja nr 5 – zimna płyta do kolacji
4. Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi załącznik nr 1D do swz i będzie on wprowadzony jako załącznik do umowy.

Główne aspekty procedury

Zamówienie publiczne udzielane jest w trybie przetargu nieograniczonego z uwzględnieniem przepisów stosowanych przy udzielaniu zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi zgodnie z art. 132 w związku z art. 359 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo Zamówień Publicznych (t j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 z póżń.zm.)

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
1) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.
Z uwagi na wartość zamówienia Zamawiający odstępuje od przesłanki wykluczania wykonawcy z postępowania, o której mowa w art. 108 ust. 2 ustawy, ponieważ nie ma ona zastosowania w niniejszym postępowaniu.
2) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
3) nie podlegają zakazowi udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych na podstawie artykułu 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) Nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1, z późn. zm.).
4) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
a) warunek udziału w postępowaniu zostanie uznany za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, że należycie wykonał (lub wykonuje – w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie: co najmniej dwie usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością usłudze, stanowiącej przedmiot zamówienia.
Za usługę odpowiadającą swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia, uważa się usługę polegającą na zorganizowaniu spotkania* dla co najmniej 50 osób obejmującego co najmniej nocleg i pełne wyżywienie (minimalnie śniadanie i obiadokolacja) i zapewnienie sali konferencyjnej, o wartości nie mniejszej, niż 40 000,00 zł brutto.
*Przez spotkanie Zamawiający rozumie: konferencję i/lub warsztaty i/lub szkolenie i/lub event i/lub posiedzenie i/lub seminarium.
Przez usługę Zamawiający rozumie jedno spotkanie, przy czym w ramach jednej umowy/zlecenia/zamówienia może być organizowane więcej niż jedno spotkanie.
Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu.
b) warunek udziału w postępowaniu zostanie uznany za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, że dysponuje osobą zdolną do wykonania zamówienia, tj. 1 (jedną) osobą, przeznaczoną do pełnienia funkcji koordynatora ds. kontaktów z Zamawiającym, posiadającą doświadczenie w organizacji, co najmniej 2 spotkań obejmujących, co najmniej nocleg i pełne wyżywienie (minimalnie śniadanie i obiadokolacja) i zapewnienie sali konferencyjnej w ramach każdego spotkania*.
*Przez spotkanie Zamawiający rozumie: konferencję i/lub warsztaty i/lub szkolenie i/lub event i/lub posiedzenie i/lub seminarium.
2. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy.
3. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji, których te zdolności są wymagane.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2A do swz).
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (do oferty należy załączyć odpowiednie pełnomocnictwo) chyba, że w przypadku spółki cywilnej, z umowy tej spółki wynika sposób jej reprezentowania (do stwierdzenia, czego niezbędne jest załączenie do oferty umowy spółki cywilnej). Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym, jako pełnomocnik pozostałych. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkie podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

Warunki realizacji zamówienia

1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego – wzór umowy zawarte są w załączniku nr 1C do swz.
2. Zamawiający może dokonać zmian umowy bez przeprowadzania nowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przesłanek, o których mowa w art. 455 ustawy i ponadto dopuszcza zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, na zasadach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 1C do swz.

Informacje dodatkowe

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
1) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.
Z uwagi na wartość zamówienia Zamawiający odstępuje od przesłanki wykluczania wykonawcy z postępowania, o której mowa w art. 108 ust. 2 ustawy, ponieważ nie ma ona zastosowania w niniejszym postępowaniu.
2) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
3) nie podlegają zakazowi udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych na podstawie artykułu 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) Nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1, z późn. zm.).
4) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
a) warunek udziału w postępowaniu zostanie uznany za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, że należycie wykonał (lub wykonuje – w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie: co najmniej dwie usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością usłudze, stanowiącej przedmiot zamówienia.
Za usługę odpowiadającą swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia, uważa się usługę polegającą na zorganizowaniu spotkania* dla co najmniej 50 osób obejmującego co najmniej nocleg i pełne wyżywienie (minimalnie śniadanie i obiadokolacja) i zapewnienie sali konferencyjnej, o wartości nie mniejszej, niż 40 000,00 zł brutto.
*Przez spotkanie Zamawiający rozumie: konferencję i/lub warsztaty i/lub szkolenie i/lub event i/lub posiedzenie i/lub seminarium.
Przez usługę Zamawiający rozumie jedno spotkanie, przy czym w ramach jednej umowy/zlecenia/zamówienia może być organizowane więcej niż jedno spotkanie.
Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu.
b) warunek udziału w postępowaniu zostanie uznany za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, że dysponuje osobą zdolną do wykonania zamówienia, tj. 1 (jedną) osobą, przeznaczoną do pełnienia funkcji koordynatora ds. kontaktów z Zamawiającym, posiadającą doświadczenie w organizacji, co najmniej 2 spotkań obejmujących, co najmniej nocleg i pełne wyżywienie (minimalnie śniadanie i obiadokolacja) i zapewnienie sali konferencyjnej w ramach każdego spotkania*.
*Przez spotkanie Zamawiający rozumie: konferencję i/lub warsztaty i/lub szkolenie i/lub event i/lub posiedzenie i/lub seminarium.
2. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy.
3. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w odniesieniu do warunków dotyczących doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji, których te zdolności są wymagane.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2A do swz).
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (do oferty należy załączyć odpowiednie pełnomocnictwo) chyba, że w przypadku spółki cywilnej, z umowy tej spółki wynika sposób jej reprezentowania (do stwierdzenia, czego niezbędne jest załączenie do oferty umowy spółki cywilnej). Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym, jako pełnomocnik pozostałych. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkie podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
Przed wyborem najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:
1. w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:
a) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
Wykaz usług wykonanych stanowi załącznik nr 4 do swz.
• Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu.
• Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz usług wykonanych, o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
b) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Wykaz osób stanowi załącznik nr 5 do swz.
2. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.
3. Zamawiający nie wezwie wykonawcy do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile wykonawca wskazał w oświadczeniu o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub formularzu oferty, dane umożliwiające dostęp do tych środków.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której
mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Przepisy dotyczące środków ochrony prawnej są określone w dziale IX ustawy.
4. Odwołanie przysługuje na niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy oraz
zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
5. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.