„Kompleksowa organizacja i obsługa techniczna dwudniowych warsztatów dniach 9-10 czerwca 2026 r.”

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa techniczna dwudniowych warsztatów roboczych Zespołu Beneficjenta w ramach zadania pn. „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, realizowanego przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy, w dniach 9 - 10 czerwca 2026 r., zwanych dalej „Warsztatami”. W Warsztatach weźmie udział minimalnie 70 osób a maksymalnie 100 osób z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników Warsztatów zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 3 dni kalendarzowe, liczone przed terminem Warsztatów. Miejsce organizacji Warsztatów oraz usług powiązanych z nimi powinno znajdować się w obiekcie lub ośrodku przeznaczonym do świadczenia usług konferencyjno‑szkoleniowych i cateringowych, wyposażonym w bazę noclegową oraz infrastrukturę rekreacyjną, zwanym dalej “Obiektem”. Obiekt ten musi być położony w odległości do 165 km od adresu ul. Łukowska 2 w Białymstoku oraz do 100 km od adresu ul. Kolska 12 w Warszawie. Odległość będzie mierzona w linii prostej, przy użyciu funkcji ‘Zmierz odległość’ dostępnej w serwisie Google Maps. Standard Obiektu nie może być niższy niż standard trzygwiazdkowy. Wykonawca wskaże dokładne miejsce realizacji Warsztatów w złożonej ofercie w pkt
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
3. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 121 163,15 zł brutto.
4. Termin realizacji zamówienia:
1) Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia. Umowa zostaje zawarta na okres 3 miesięcy, liczonych od dnia zawarcia umowy, chyba że termin realizacji Warsztatów ulegnie zmianie zgodnie z pkt 3 poniżej – w takim przypadku Warsztaty nie mogą jednak odbyć się później niż do upływu 5 miesięcy, liczonych od dnia zawarcia umowy.
2) Wykonawca zobowiązuje się do realizacji i zapewnienia usług, o których mowa w § 1 umowy, odpowiednio w dniach realizacji Warsztatów tj.: w dniach 9 i 10 czerwca 2026 r.
3) Termin realizacji Warsztatów może ulec zmianie w przypadku wystąpienia czynników niezależnych od Zamawiającego, uniemożliwiających realizację Warsztatów w pierwotnie określonym terminie, o czym Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji przedmiotu umowy w nowym terminie, wskazanym przez Zamawiającego, bez dodatkowego wynagrodzenia z tytułu zmiany terminu.
4) Usługi zostaną zrealizowane zgodnie z SOPZ oraz zgodnie z Ofertą Wykonawcy.
5) Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego w formie pisemnej o wszelkich okolicznościach, które mogą mieć wpływ na wykonanie przedmiotu umowy przez Wykonawcę niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni od dnia ich zaistnienia. Jeżeli okoliczności, o których mowa powyżej, uniemożliwią Wykonawcy prawidłowe lub terminowe wykonanie przedmiotu Umowy, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym, niezależnie od innych uprawnień wynikających z umowy.
6) Za datę realizacji umowy uznaje się podpisanie przez Zamawiającego protokołu odbioru bez zastrzeżeń ostatniego z Warsztatów.
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
6. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.
7. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp nie znajduje zastosowania.
8. Zamawiający nie przewiduje wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp.
9. Zamawiający nie przewiduje możliwości skorzystania z prawa opcji.
10. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji ekonomicznej lub finansowej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. Szczegółowe zapisy dot. udostępniania zasobów znajdują się w Rozdziale VII Specyfikacji Warunków Zamówienia, zwanej dalej „SWZ”.
11. Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców w realizacji zamówienia. Powierzenie realizacji części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za prawidłową realizację zamówienia. Szczegółowe zapisy dot. podwykonawstwa znajdują się w Rozdziale IX SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa techniczna dwudniowych warsztatów roboczych Zespołu Beneficjenta w ramach zadania pn. „Rozwój, wdrażanie i upowszechnianie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją w podmiotach publicznych”, realizowanego przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy, w dniach 9 - 10 czerwca 2026 r., zwanych dalej „Warsztatami”. W Warsztatach weźmie udział minimalnie 70 osób a maksymalnie 100 osób z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba uczestników Warsztatów zostanie podana Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż 3 dni kalendarzowe, liczone przed terminem Warsztatów. Miejsce organizacji Warsztatów oraz usług powiązanych z nimi powinno znajdować się w obiekcie lub ośrodku przeznaczonym do świadczenia usług konferencyjno‑szkoleniowych i cateringowych, wyposażonym w bazę noclegową oraz infrastrukturę rekreacyjną, zwanym dalej “Obiektem”. Obiekt ten musi być położony w odległości do 165 km od adresu ul. Łukowska 2 w Białymstoku oraz do 100 km od adresu ul. Kolska 12 w Warszawie. Odległość będzie mierzona w linii prostej, przy użyciu funkcji ‘Zmierz odległość’ dostępnej w serwisie Google Maps. Standard Obiektu nie może być niższy niż standard trzygwiazdkowy. Wykonawca wskaże dokładne miejsce realizacji Warsztatów w złożonej ofercie w pkt
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
3. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 121 163,15 zł brutto.
4. Termin realizacji zamówienia:
1) Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia. Umowa zostaje zawarta na okres 3 miesięcy, liczonych od dnia zawarcia umowy, chyba że termin realizacji Warsztatów ulegnie zmianie zgodnie z pkt 3 poniżej – w takim przypadku Warsztaty nie mogą jednak odbyć się później niż do upływu 5 miesięcy, liczonych od dnia zawarcia umowy.
2) Wykonawca zobowiązuje się do realizacji i zapewnienia usług, o których mowa w § 1 umowy, odpowiednio w dniach realizacji Warsztatów tj.: w dniach 9 i 10 czerwca 2026 r.
3) Termin realizacji Warsztatów może ulec zmianie w przypadku wystąpienia czynników niezależnych od Zamawiającego, uniemożliwiających realizację Warsztatów w pierwotnie określonym terminie, o czym Zamawiający niezwłocznie poinformuje Wykonawcę. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany będzie do realizacji przedmiotu umowy w nowym terminie, wskazanym przez Zamawiającego, bez dodatkowego wynagrodzenia z tytułu zmiany terminu.
4) Usługi zostaną zrealizowane zgodnie z SOPZ oraz zgodnie z Ofertą Wykonawcy.
5) Wykonawca zobowiązuje się poinformować Zamawiającego w formie pisemnej o wszelkich okolicznościach, które mogą mieć wpływ na wykonanie przedmiotu umowy przez Wykonawcę niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni od dnia ich zaistnienia. Jeżeli okoliczności, o których mowa powyżej, uniemożliwią Wykonawcy prawidłowe lub terminowe wykonanie przedmiotu Umowy, Zamawiający ma prawo do odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym, niezależnie od innych uprawnień wynikających z umowy.
6) Za datę realizacji umowy uznaje się podpisanie przez Zamawiającego protokołu odbioru bez zastrzeżeń ostatniego z Warsztatów.
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
6. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.
7. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp nie znajduje zastosowania.
8. Zamawiający nie przewiduje wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp.
9. Zamawiający nie przewiduje możliwości skorzystania z prawa opcji.
10. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji ekonomicznej lub finansowej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. Szczegółowe zapisy dot. udostępniania zasobów znajdują się w Rozdziale VII Specyfikacji Warunków Zamówienia, zwanej dalej „SWZ”.
11. Zamawiający dopuszcza udział podwykonawców w realizacji zamówienia. Powierzenie realizacji części zamówienia podwykonawcom nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za prawidłową realizację zamówienia. Szczegółowe zapisy dot. podwykonawstwa znajdują się w Rozdziale IX SWZ.

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 01.07.2026 r.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. Zamawiający stosuje warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Wiedza i doświadczenie Wykonawcy
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych wykonuje, należycie, co najmniej: 1 (jedną) usługę, której przedmiotem było zorganizowanie Warsztatów lub Konferencji lub Forum lub Wydarzenia lub Kongresu lub Sympozjum, gdzie usługa ta miała wartość wynoszącą co najmniej: 80 000,00 złotych brutto a w ramach przedmiotowej usługi zapewniony został catering i pokoje hotelowe dla co najmniej 50 uczestników.
Zamawiający pod pojęciem:
„Warsztaty” rozumie interaktywną, praktyczną formę szkolenia lub pracy grupowej, skoncentrowaną na aktywnym zdobywaniu umiejętności, wymianie doświadczeń i rozwiązywaniu problemów, zamiast biernego słuchania wykładów. Charakteryzują się one warsztatowym podejściem (ćwiczenia, warsztaty), pracą w grupie oraz obecnością moderatora.
„Konferencja” rozumie: spotkanie przedstawicieli instytucji lub organizacji w celu omówienia określonych zagadnień;
„Forum” rozumie spotkanie poświęcone omawianiu spraw z określonej dziedziny;
„Wydarzenie” rozumie spotkanie przedstawicieli instytucji, organizacji bądź środowisk w o charakterze rozrywkowym;
„Kongres” rozumie zjazd krajowy lub międzynarodowy przedstawicieli branżowych;
„Sympozjum” rozumie spotkanie specjalistów z jakiejś dziedziny poświęcone omówieniu jakiegoś zagadnienia lub wymianie myśli na określony temat.
UWAGA:
• W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, spełnianie ww. warunków Wykonawcy wykazują łącznie.
• W przypadku, gdy w ramach wskazanych przez Wykonawcę usług, poza zakresem wymaganym przez Zamawiającego, były wykonywane również inne świadczenia, wykazana musi zostać wartość dotycząca tej części usługi, która obejmowała swoim zakresem usługę, o której mowa w wyżej opisanym warunku udziału w postępowaniu.
• W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych nie zakończonych na dzień składania ofert, wykazana przez Wykonawcę usługa musi być zrealizowana, na dzień składania ofert, na kwotę nie mniejszą niż określona w warunku udziału w postępowaniu.
• Zamawiający nie dopuszcza sumowania zakresu usług dla potwierdzenia spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu tj. sumowania zakresu usług realizowanych na podstawie umów z różnymi podmiotami lub tym samym podmiotem, ale jako odrębne umowy).
• Każda z usług wskazanych powyżej musi być świadczona na podstawie odrębnie zawartej umowy, tj. umowy z różnymi podmiotami lub tym samym podmiotem, ale jako odrębne umowy.
2. Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły „spełnia – nie spełnia”.
3. Zamawiający, przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni:
aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
wykazu wykonanych usług, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane należycie, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.
4. Żaden z wykonawców występujących wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania, natomiast spełnienie warunków udziału w postępowaniu w stosunku do wykonawców występujących wspólnie mogą spełniać łącznie.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, mogą zostać zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą ich współpracę.
6. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.
7. Na podstawie art. 117 ust. 3 ustawy Pzp, w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W przypadku, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór tego Oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do SWZ).

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dział IX Ustaw PZP ­ Środki ochrony prawnej Art. 505. 1. Środki ochrony prawnej
określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli
ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia
wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia
przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych
i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509. 1. Terminy oblicza się według przepisów prawa cywilnego. 2. Jeżeli koniec
terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia
następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień,
których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o
czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej
podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 3. Odwołanie
w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy
zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego
wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia, w
którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach
stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie
przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia
oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w
terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania
albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w
przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o
wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia
w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli
zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo
b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera
uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od
dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku
postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych: Prezes Krajowej Izby
Odwoławczej ­