Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia „Zlot OSEhero” oraz zapewnienie kompleksowej dokumentacji fotograficzno-filmowej czterech wydarzeń we wskazanych przez Zamawiającego szkołach na terenie Polski

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest:
-wykonanie usługi polegającej na kompleksowej organizacji i obsłudze wydarzenia „Zlot OSEhero” na terenie Warszawy w terminie 2-3 lipca 2026 r. W wydarzeniu weźmie udział maksymalnie 170 osób – z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba zostanie podana Wykonawcy w terminie nie krótszym niż 14 dni przed wydarzeniem.
- zapewnienie kompleksowej dokumentacji fotograficzno-filmowej czterech wydarzeń pod nazwą „OSEhero Tour” we wskazanych przez Zamawiającego szkołach na terenie Polski. Wykonawca odwiedzi wszystkie szkoły oraz wykona w nich opisane w SOPZ świadczenia – najpóźniej do 15 czerwca 2026 r.
Zamawiający żąda złożenia jako elementu oferty prezentacji oferowanych przez Wykonawcę określonych elementów przedmiotu zamówienia, tj.:
- propozycji trzech zadań teambuildingowych - w celu oceny w ramach kryterium oceny ofert pn. „Teambuilding”,
-propozycji wizualizacji akcesoriów konferencyjnych w formie prezentacji w ramach kryterium oceny ofert pn. „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)”
Zgodnie z zapisami Rozdziału XIV SWZ, a także w celu potwierdzenia, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ. Zamawiający zastrzega, że składane prezentacje na potrzeby oceny w kryteriach „Teambuilding” oraz „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” nie podlegają uzupełnieniu.
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
3. Kod CPV:
79952000-2 – usługi w zakresie organizacji imprez
55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
55120000-7 – usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55110000-4 – hotelarskie usługi noclegowe
60170000-0 – wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą
79960000-1 – usługi fotograficzne i pomocnicze
92000000-1 – usługi rekreacyjne, kulturalne i sportowe
92100000-2 – usługi kinematograficzne oraz wideo
92111220-0 – produkcja reklamowych taśm wideo
22462000-6 – materiały reklamowe
39294100-0 – artykuły informacyjne i promocyjne
39153000-9 - meble konferencyjne
92312200-3 - Usługi świadczone przez autorów, kompozytorów, rzeźbiarzy, animatorów kultury oraz pozostałych artystów
4. Termin realizacji zamówienia: Wydarzenie (Zlot OSEhero) odbędzie się w dwóch osobnych dniach (dzień po dniu), tj. w dniach 2 i 3 lipca 2026 r. Termin usługi - dokumentacji filmowej i fotograficznej Wydarzenia został szczegółowo określony w załączniku 1 do SWZ- SOPZ oraz w załączniku nr 5 do SWZ- wzorze umowy. Za dzień zakończenia realizacji całości Przedmiotu Umowy uznaje się dzień zrealizowania ostatniego ze zobowiązań Wykonawcy – tj. odebranie bez zastrzeżeń przez Zamawiającego świadczeń określonych w § 3 ust. 1 pkt 3-6 (wszystkie te świadczenia będą odbierane jednym, ostatnim protokołem odbioru, o którym mowa w § 7 ust. 2 pkt 3 Umowy).
5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
6. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryteriami i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach kryteriów oceny ofert. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.
7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem 2022/57 oraz 2025/2033, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego na rzecz lub z udziałem:
a) obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;
b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub
c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub b),
w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, w przypadku, gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
8. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 430 000,00 zł brutto.
9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty wariantowej.
10.Zamówienie zostanie współfinansowane ze środków umowy dotacji OSE2026, udzielonej przez Ministra Cyfryzacji.
11.Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostały mu przyznane.
12. Na podstawie z art. 7 ust. 6-7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 514 ze zm.), zwana dalej „ustawa sankcyjna”, osoba lub podmiot podlegające wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 tej ustawy, które w okresie tego wykluczenia ubiegają się o udzielenie zamówienia publicznego lub biorą udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego podlegają karze pieniężnej. Karę pieniężną, o której mowa w ust. 6 tej ustawy, nakłada Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, w drodze decyzji, w wysokości do 20 000 000 zł.
13. Na podstawie art. 7 ust. 5 ustawy sankcyjnej przez ubieganie się o udzielenie zamówienia publicznego rozumie się, złożenie oferty.

Opis opcji

5. Zamawiający przewiduje możliwości skorzystania z prawa opcji.
6. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w zakresie:
-Zapewnienia Gościa specjalnego podczas kolacji zorganizowanej 2 lipca 2026 r. w hotelu dla uczestników „Zlotu OSEhero”,
-Zapewnienia animatora/animatorki prowadzącego/prowadzącej „Zlot OSEhero” w dniu 2 lipca 2026 r.
7. Skorzystanie przez Zamawiającego z całości lub części praw opcji, o których mowa w ust. 6, zależne będzie od rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, w tym od zagwarantowania odpowiedniego dofinansowania, dot. pokrycia wynagrodzenia Wykonawcy w ramach Usługi z prawa opcji. Realizowanie prawa opcji będzie wykonywane na podstawie oświadczenia woli Zamawiającego, a Wykonawca będzie zobligowany podjąć się jego realizacji w przypadku złożenia zamówienia przez Zamawiającego. Realizowanie opcji będzie odbywało się w oparciu o ceny jednostkowe zaproponowane przez Wykonawcę w formularzu ofertowym. Zamówienie w ramach opcji będzie realizowane na tych samych warunkach co zamówienie podstawowe, chyba że coś innego wyraźnie wynika z Umowy.
8. Skorzystanie z prawa opcji nastąpi poprzez złożenie Wykonawcy oświadczenia woli o skorzystaniu z prawa opcji w postaci zamówienia podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez Zamawiającego. Zamówienie zostanie wysłane na adres/adresy e-mail Wykonawcy wskazane w § 14 ust. 2 (wystarczające jest wysłanie zamówienia na jeden adres e-mail Wykonawcy) wzoru Umowy lub też na inny adres e-mail Wykonawcy, wprowadzony do Umowy, zgodnie z § 14 ust. 3 wzoru Umowy.
9. Zamawiający może skorzystać z ww. prawa opcji (tj. złożyć ww. zamówienie) w następujących terminach:
-Zapewnienie Gościa specjalnego podczas kolacji zorganizowanej 2 lipca 2026 r. w hotelu dla uczestników „Zlotu OSEhero” – najpóźniej 14 dni roboczych po dniu zawarcia Umowy,
-Zapewnienie konferansjera/konferansjerki prowadzącego/prowadzącej „Zlot OSEhero” 2 lipca 2026 r. – najpóźniej 14 dni roboczych po dniu zawarcia Umowy.
10. Zamawiający zastrzega, iż część zamówienia określona jako prawo opcji jest uprawnieniem, a nie zobowiązaniem Zamawiającego. Realizacja opcji może, ale nie musi nastąpić, w zależności od zapotrzebowania Zamawiającego i na skutek jego dyspozycji w tym zakresie. Brak realizacji zamówienia w tym zakresie w całości lub w części nie będzie rodzić żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego. W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawca jest jednak zobowiązany do realizacji świadczeń objętych prawem opcji. Prawa opcji objęte Umową są od siebie niezależne – Zamawiający może skorzystać z całości, części albo też w ogóle nie korzystać z praw opcji.
11. Jeśli Zamawiający skorzysta z prawa opcji, odbiór świadczeń w ramach tego prawa nie wymaga zawierania osobnego protokołu odbioru. Świadczenie z prawa opcji zostanie w takim przypadku odebrane protokołem odbioru, o którym mowa w § 7 ust. 2 pkt 2 wzoru Umowy.

Główne aspekty procedury

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia na usługi społeczne i inne szczególne usługi, w którym wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów art. 359 pkt 1) w zw. z art. 132 (przetarg nieograniczony) przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej ustawą Pzp.
2. Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
3. Zamawiający zastosuje procedurę odwróconą badania i oceny ofert, o której mowa w art. 139 ustawy Pzp.
4. Po złożeniu ofert Zamawiający dokona badania i oceny ofert, w tym poprawy omyłek, zgodnie z art. 223 ustawy Pzp.
5. Po dokonaniu badania i oceny ofert, Zamawiający na podstawie art. 126 ustawy Pzp wezwie Wykonawcę, który złożył najwyżej ocenioną ofertę do złożenia podmiotowych środków dowodowych oraz na podstawie art. 139 ust. 2 wezwanie Wykonawcę, który złożył najwyżej ocenioną ofertę do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 tj. JEDZ.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.
4. Żaden z wykonawców występujących wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.
5. W przypadku, gdy najwyżej zostanie oceniona oferta złożona przez wykonawców występujących wspólnie, a także gdy Zamawiający skorzysta z uprawnienia, o którym mowa w art. 126 ust 2 ustawy Pzp, każdy z wykonawców przedstawia podmiotowe środki dowodowe służące potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia. Pozostałe podmiotowe środki dowodowe mogą być złożone wspólnie.
6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, mogą zostać zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą ich współpracę.
7. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Zamawiający żąda zabezpieczenia należytego wykonania umowy. W celu zabezpieczenia roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy Wykonawca wniesie przed zawarciem Umowy zabezpieczenie należytego wykonania Umowy, w formie zgodnej z postanowieniami art. 450 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, w wysokości 5 % ceny całkowitej podanej w ofercie.
2. Zabezpieczenie musi być wniesione w całości przed zawarciem Umowy.
3. Zabezpieczenie w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek 91 1240 6247 1111 0011 4531 8096, w tytule przelewu należy wskazać numer postępowania, tj. Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia „Zlot OSEhero” oraz zapewnienie kompleksowej dokumentacji fotograficzno-filmowej czterech wydarzeń we wskazanych przez Zamawiającego szkołach na terenie Polski lub numer postępowania: ZZOSE.2611.13.2026.197.PKK[OSE2026].
4. Koszty prowizji bankowych z tytułu wpłaty zabezpieczenia ponosi Wykonawca.
5. Jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu Zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym.
6. Dokument gwarancji lub poręczenia powinien zawierać bezwarunkowe i nieodwołalne zobowiązanie gwaranta/poręczyciela do zapłaty wymaganej kwoty zabezpieczenia, na pierwsze, pisemne żądanie Zamawiającego wzywające do zapłaty kwoty zabezpieczenia i zawierające oświadczenie o niespełnieniu przez Wykonawcę zobowiązań wobec Zamawiającego wynikających z zawartej umowy, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od otrzymania żądania. W dokumencie tym, gwarant/poręczyciel nie może uzależniać dokonania zapłaty od spełnienia przez beneficjenta (Zamawiającego) dodatkowych warunków (np. żądania przesłania wezwania zapłaty za pośrednictwem banku prowadzącego rachunek Zamawiającego, bądź żądania przedłożenia dodatkowych dokumentów, poza dokumentami potwierdzającymi umocowanie osób do występowania w imieniu Zamawiającego z żądaniem zapłaty).
7. Szczegółowe informacje dot. zabezpieczenia należytego wykonania umowy określone są w Załączniku nr 5 do SWZ – Wzorze Umowy.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dział IX Ustaw PZP ­ Środki ochrony prawnej Art. 505. 1. Środki ochrony prawnej
określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli
ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia
wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia
przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych
i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509. 1. Terminy oblicza się według przepisów prawa cywilnego. 2. Jeżeli koniec
terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia
następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień,
których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o
czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej
podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 3. Odwołanie
w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy
zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego
wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia, w
którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach
stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie
przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia
oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w
terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania
albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w
przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o
wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia
w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli
zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo
b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera
uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od
dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku
postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych: Prezes Krajowej Izby
Odwoławczej ­