Kompleksowa organizacja Kongresu OSE 2026

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na kompleksowej organizacji i obsłudze wydarzenia „Kongres OSE 2026.Wydarzenie organizowane w formule hybrydowej – wydarzenie stacjonarne oraz streaming na kanałach Zamawiającego, tj. YouTube lub/i Facebook lub/i strony www/ W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie odpowiedzialny za kompleksową organizację i obsługę Wydarzenia, w szczególności w zakresie:
1) organizacji i koordynacji wydarzenia;
2) obsługi technicznej wydarzenia;
3) przygotowania i realizacji oprawy wizualnej i dźwiękowej wydarzenia;
4) przygotowania, produkcji, konfekcjonowania i dostawy artykułów konferencyjnych;
5) zapewnienia obsługi cateringowej;
6) przygotowania i realizacji transmisji online;
7) zapewnienia personelu do obsługi wydarzenia;
8) przygotowania dokumentacji fotograficznej i filmowej wydarzenia.
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
3. Termin realizacji zamówienia: wydarzenie odbędzie się 1 grudnia 2026 r. w centrum konferencyjnym (sala audytoryjna) Centrum Nauki Kopernik – w Warszawie (zakup przestrzeni nie jest częścią zamówienia). Zamawiający na wypadek wystąpienia okoliczności nieznanych w okresie prowadzenia postępowania i w dniu zawarcia Umowy zastrzega również możliwość zmiany terminu wydarzenia, jednak informacja odnośnie zmiany terminu nastąpi nie później niż do dnia 12 listopada, a na wypadek zawarcia Umowy po tej dacie w terminie 1 dnia roboczego od zawarcia Umowy, ale nie później niż na 14 dni przed 1 grudnia 2026 r.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na kompleksowej organizacji i obsłudze wydarzenia „Kongres OSE 2026.Wydarzenie organizowane w formule hybrydowej – wydarzenie stacjonarne oraz streaming na kanałach Zamawiającego, tj. YouTube lub/i Facebook lub/i strony www/ W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie odpowiedzialny za kompleksową organizację i obsługę Wydarzenia, w szczególności w zakresie:
1) organizacji i koordynacji wydarzenia;
2) obsługi technicznej wydarzenia;
3) przygotowania i realizacji oprawy wizualnej i dźwiękowej wydarzenia;
4) przygotowania, produkcji, konfekcjonowania i dostawy artykułów konferencyjnych;
5) zapewnienia obsługi cateringowej;
6) przygotowania i realizacji transmisji online;
7) zapewnienia personelu do obsługi wydarzenia;
8) przygotowania dokumentacji fotograficznej i filmowej wydarzenia.
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.

Informacje dodatkowe

Termin realizacji zamówienia: wydarzenie odbędzie się 1 grudnia 2026 r. w centrum konferencyjnym (sala audytoryjna) Centrum Nauki Kopernik – w Warszawie (zakup przestrzeni nie jest częścią zamówienia). Zamawiający na wypadek wystąpienia okoliczności nieznanych w okresie prowadzenia postępowania i w dniu zawarcia Umowy zastrzega również możliwość zmiany terminu wydarzenia, jednak informacja odnośnie zmiany terminu nastąpi nie później niż do dnia 12 listopada, a na wypadek zawarcia Umowy po tej dacie w terminie 1 dnia roboczego od zawarcia Umowy, ale nie później niż na 14 dni przed 1 grudnia 2026 r.

Główne aspekty procedury

Postępowanie jest na usługi społeczne i inne szczególne usługi, w którym wartość zamówienia wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro na podstawie art. 359 pkt 1) przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2026 r., poz. 793), zwanej dalej ustawą Pzp.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. Zamawiający stosuje warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, wykonuje należycie:
- co najmniej 2 (dwie) usługi polegające na organizacji wydarzenia, przy czym każda z nich:
a) obejmuje/obejmowała organizację wydarzenia z udziałem minimum 260 uczestników;
b) obejmuje/obejmowała kompleksową obsługę całego wydarzenia, w tym obsługę techniczną, obsługę wizualną i dźwiękową, zapewnienie dokumentacji fotograficznej i filmowej wydarzenia, zapewnienie usług cateringu, zapewnienie usługi rejestracji uczestników oraz przeprowadzenie streamingu z wydarzenia;
c) została zrealizowana na minimum 150 000,00 zł brutto.
Przez „wydarzenie” Zamawiający rozumie: konferencje, targi, warsztaty, konferencje prasowe, gale.,
UWAGA:
•W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, spełnianie ww. warunków Wykonawcy wykazują łącznie.
•W przypadku, gdy w ramach wskazanych przez Wykonawcę usługi dostaw, poza zakresem wymaganym przez Zamawiającego, były wykonywane również inne świadczenia, wykazana musi zostać wartość dotycząca tej części ustawy, która obejmowała swoim zakresem usługę dostawę, o której mowa w wyżej opisanym warunku udziału w postępowaniu.
•W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych nie zakończonych na dzień składania ofert, wykazana przez Wykonawcę usługa musi być zrealizowana, na dzień składania ofert, na kwotę nie mniejszą niż określona w warunku udziału w postępowaniu.
• Zamawiający nie dopuszcza sumowania zakresu usług dla potwierdzenia spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu tj. sumowania zakresu dostaw realizowanych na podstawie umów z różnymi podmiotami lub tym samym podmiotem, ale jako odrębne umowy).
• Każda z usług wskazanych powyżej musi być świadczona na podstawie odrębnie zawartej umowy, tj. umowy z różnymi podmiotami lub tym samym podmiotem, ale jako odrębne umowy.
2. Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły „spełnia – nie spełnia”.
3. Zamawiający, przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni:
A.W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
a) wykazu wykonanych usług, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane należycie, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 11 do SWZ;

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.
4. Żaden z wykonawców występujących wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania, natomiast spełnienie warunków udziału w postępowaniu w stosunku do wykonawców występujących wspólnie mogą spełniać łącznie.
5. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie o spełnianiu warunków w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokumenty te powinny potwierdzać brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
6. W przypadku, gdy najwyżej zostanie oceniona oferta złożona przez wykonawców występujących wspólnie, a także gdy Zamawiający skorzysta z uprawnienia, o którym mowa w art. 126 ust 2 ustawy Pzp, każdy z wykonawców przedstawia podmiotowe środki dowodowe służące potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia. Pozostałe podmiotowe środki dowodowe mogą być złożone wspólnie.
7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, mogą zostać zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą ich współpracę.
8. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.
9. Na podstawie art. 117 ust. 3 ustawy Pzp, w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W przypadku, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór tego Oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ).

Informacje dodatkowe

1. Wykonawca może, zamiast podmiotowych środków dowodowych wskazanych w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 2) A. lit. a), c), d), e) oraz pkt B. SWZ złożyć albo powołać się na certyfikat, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, w zakresie certyfikacji niepodlegania wykluczeniu lub certyfikacji zdolności wykonawcy.
2. Certyfikat wywołuje skutek wyłącznie w zakresie, w jakim potwierdza brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu wskazanych przez Zamawiającego w niniejszej SWZ.
3.W zakresie objętym ważnym certyfikatem Zamawiający nie będzie żądał od Wykonawcy innych podmiotowych środków dowodowych, z zastrzeżeniem przypadków przewidzianych w ustawie Pzp oraz ustawie z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1235 z późn. zm.), w szczególności:
1)okoliczności nieobjętych certyfikatem;
2)zawieszenia albo utraty ważności certyfikacji;
3)konieczności udostępnienia danych niejawnych lub nieogólnodostępnych w bazie certyfikacji (art. 31 ust. 6 ustawy o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych).
4. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia nie będzie żądał podmiotowych środków dowodowych od wykonawcy, który złożył certyfikat na potwierdzenie braku podstawy wykluczenia z postępowania,
o której mowa w art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp.
5. Jeżeli Wykonawca wskaże, że posługuje się certyfikatem, Zamawiający w pierwszej kolejności zweryfikuje ważność i zakres certyfikatu w Bazie Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych, zwaną dalej “bazą certyfikacji”.
6. Jeżeli certyfikat nie obejmuje wszystkich podstaw wykluczenia lub warunków udziału w postępowaniu wskazanych w niniejszej SWZ, Wykonawca wykazuje pozostałe okoliczności przez złożenie odpowiednich podmiotowych środków dowodowych na wezwanie Zamawiającego.
7. Jeżeli Wykonawca wskazał, że będzie posługiwał się certyfikatem, ale nie podał danych umożliwiających jego jednoznaczną identyfikację, Zamawiający wezwie Wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych na zasadach ogólnych. Po wezwaniu Wykonawca może powołać się na certyfikat, podając dane jednoznacznie identyfikujące certyfikat.
8.Wykonawca ponosi odpowiedzialność za jednoznaczne wskazanie zakresu, w jakim posługuje się certyfikatem. Jeżeli z oświadczenia Wykonawcy, certyfikatu albo danych ujawnionych w bazie certyfikacji nie wynika, że certyfikat obejmuje daną podstawę wykluczenia lub dany warunek udziału
w postępowaniu, Zamawiający wezwie w tym zakresie do złożenia podmiotowych środków dowodowych.
9.Jeżeli Zamawiający poweźmie wątpliwości co do prawdziwości domniemania wynikającego
z certyfikatu, w szczególności co do tego, czy Wykonawca nie wprowadził podmiotu certyfikującego
w błąd albo czy Wykonawca nadal spełnia warunki udzielenia certyfikacji, Zamawiający zastosuje procedurę określoną w art. 128a ustawy Pzp.
10.W przypadku zawieszenia ważności certyfikacji Zamawiający wezwie Wykonawcę do złożenia,
w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych w zakresie,
w jakim certyfikat miał potwierdzać brak podstaw wykluczenia.
11.Jeżeli certyfikacja utraciła ważność w całości albo w części, Wykonawca nie może skutecznie posługiwać się certyfikatem w zakresie objętym utratą ważności i jest zobowiązany wykazać brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu na zasadach określonych w niniejszej SWZ i ustawie Pzp, tj. przez złożenie podmiotowych środków dowodowych.
12.W celu umożliwienia Zamawiającemu weryfikacji certyfikatu w bazie certyfikacji Wykonawca wskazuje
w Formularzu oferty, czy zamierza posługiwać się certyfikatem.
13.Wskazanie informacji dotyczących certyfikatu w Formularzu oferty, umożliwia Zamawiającemu wstępne ustalenie czy Wykonawca zamierza posługiwać się certyfikatem przy kwalifikacji podmiotowej.
14.W przypadku braku wskazania certyfikatu w Formularzu oferty, Zamawiający dokonuje kwalifikacji podmiotowej na zasadach ogólnych, w szczególności przez wezwanie Wykonawcy do złożenia podmiotowych środków dowodowych. Wykonawca może również skutecznie powołać się na certyfikat po wezwaniu do złożenia podmiotowych środków dowodowych.
15.Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą posługiwać się wspólnym certyfikatem w zakresie certyfikacji zdolności wykonawców.
16.Wspólny certyfikat zdolności wykonawcy może zostać wykorzystany wyłącznie przez wykonawców, którym wspólnie udzielono certyfikacji, i wyłącznie w przypadku, gdy ci sami wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia.
17.Wspólny certyfikat zdolności wykonawcy potwierdza spełnianie warunku udziału w postępowaniu wyłącznie w zakresie zdolności objętych certyfikacją.
18.Jeżeli wspólny certyfikat zdolności wykonawcy nie obejmuje całości warunku udziału w postępowaniu wymaganego w SWZ, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wykazują spełnianie warunku w pozostałym zakresie przez złożenie odpowiednich podmiotowych środków dowodowych na wezwanie Zamawiającego.
19.W zakresie niepodlegania wykluczeniu każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wykazuje brak podstaw wykluczenia odrębnie, przez powołanie się na własny certyfikat niepodlegania wykluczeniu albo przez złożenie podmiotowych środków dowodowych wymaganych w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 2) A.
20.Oświadczenie o przynależności albo braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, niezależnie od posługiwania się certyfikatem.
21.Jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach podmiotu udostępniającego zasoby, podmiot ten może, na zasadach określonych powyżej dla Wykonawcy, wykazać odpowiednio brak podstaw wykluczenia za pomocą certyfikatu, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp – analogicznie jak w przypadku Wykonawcy.
22. Zamawiający wymaga żąda złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych tj. propozycji wizualizacji akcesoriów konferencyjnych w formie prezentacji na potwierdzenie, że oferowane akcesoria spełniają określone przez Zamawiającego wymagania określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ oraz na potrzeby oceny ofert w ramach kryterium określonego w Rozdziale XV SWZ „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)”.
23.Ofertę stanowi:
1) Formularz Ofertowy (Załącznik nr 2 do SWZ),
2) Formularz cenowy (Załącznik nr 2a do SWZ)
3) Wizualizacja w postaci prezentacji Wykonawcy na potrzeby oceny w ramach kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)”, uwzględniającej elementy określone w Rozdziale XV ust. 3 SWZ
UWAGA!
Zamawiający informuje, że żąda złożenia wizualizacji akcesoriów konferencyjnych o której mowa powyżej wraz z ofertą. W przypadku, gdy Wykonawca nie złoży wizualizacji lub gdy wizualizacja nie będzie kompletna, Zamawiający nie będzie wzywał do jej złożenia, a w przypadku braku wizualizacji przyzna w kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” 0 pkt. Zamawiający zastrzega, że wizualizacja akcesoriów która nie będzie spełniała wymogów określonych w SOPZ tj. przykładowo będzie zawierać kalendarz biurowy, który nie będzie w formie zeszytu w formacie A5, skutkować będzie odrzuceniem na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5) ustawy Pzp. Wizualizację opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentacji.
24. Wraz z ofertą należy złożyć:
1) Pełnomocnictwo wskazujące pełnomocnika Wykonawców występujących wspólnie (w przypadku złożenia oferty przez konsorcjum / spółkę cywilną),
2) Pełnomocnictwo do podpisania oferty (w przypadku posługiwania się pełnomocnikiem),
3) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji zasobów niezbędnych do realizacji zamówienia, o ile Wykonawca polega na takich zasobach w celu wykazania spełnienia warunków. Wzór zobowiązania stanowi Załącznik nr 9 do SWZ,
4) Oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale VI ust. 7 SWZ (w przypadku wykonawców występujących wspólnie) – według wzoru stanowiącego Załącznik nr 8 do SWZ.
5) Przedmiotowy środek dowodowy, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 10 SWZ tj. wizualizacji akcesoriów konferencyjnych w formie prezentacji. UWAGA! Zamawiający informuje, że żąda złożenia wizualizacji akcesoriów konferencyjnych o której mowa powyżej wraz z ofertą. W przypadku, gdy Wykonawca nie złoży wizualizacji lub gdy wizualizacja nie będzie kompletna, Zamawiający nie będzie wzywał do jej złożenia, a w przypadku braku wizualizacji przyzna w kryterium oceny ofert „Wizualizacje akcesoriów konferencyjnych (W)” 0 pkt. Zamawiający zastrzega, że wizualizacja akcesoriów która nie będzie spełniała wymogów określonych w SOPZ tj. przykładowo będzie zawierać kalendarz biurowy, który nie będzie w formie zeszytu w formacie A5, skutkować będzie odrzuceniem na podstawie art. 226 ust. 1 lit. c) ustawy Pzp. Wizualizację opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentacji.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. W toku postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcom przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w przepisach Działu IX ustawy Prawo zamówień publicznych – odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej i skarga do sądu okręgowego wnoszone w sposób i w terminach określonych w ustawie Pzp.
2. Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy Pzp czynności Zamawiającego, podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy Pzp.
3. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy Pzp, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej (ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa)
5. Szczegółowe uregulowanie środków ochrony prawnej zawarte jest w Dziale IX Ustawy Pzp.
6. Źródło, gdzie można uzyskać informacje na temat składania odwołań:
Urząd Zamówień Publicznych Departament Odwołań
ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa
e-mail: odwolania@uzp.gov.pl, tel. +48 22 458 78 01, Internet: www.uzp.gov.pl, faks +48 22 458 78 00