„Organizacja konferencji dot. wdrożenia i użytkowania systemu EZD-RP"

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest: usługa polegająca na kompleksowej organizacji konferencji oraz zapewnieniu cateringu podczas wydarzenia zatytułowanego “Konferencja dot. wdrożenia i użytkowania systemu EZD RP. Lokalizacja realizacji przedmiotu zamówienia: Budynek EC1 w Łodzi - Hala Maszyn EC1 (w ramach kompleksu dawnej elektrociepłowni), ul. Targowa 1/3 90-022 Łódź. Termin: 9 czerwca 2026 r. Liczba uczestników Wydarzenia: maksymalnie 600 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników: 500. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni roboczych, liczonych przed dniem Wydarzenia tj. przed 9.06.2026 r. Szczegółowe informacje w zakresie obowiązków Wykonawcy zawarte zostały w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ.
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
3. Kod CPV:
79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów;
79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez;
64224000-2 - Usługi telekonferencyjne
39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne
79960000-1 - Usługi fotograficzne i pomocnicze
32353000-2 – Nagranie dźwiękowe
55520000-1 – Usługi dostarczania posiłków
79540000-1 – Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych.
4. Termin realizacji zamówienia: wydarzenie odbędzie się w dniu 9.06.2026 r. Umowa wygasa z upływem 5 dni roboczych, liczonych od dnia 9 czerwca 2026 r. w związku ze świadczeniami określonymi w Rozdziale III ust. 4 Załącznika nr 1 do SWZ- SOPZ.
5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
6. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryterium i jego znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach kryterium oceny ofert. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.
7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem 2022/57 oraz 2025/2033, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego na rzecz lub z udziałem:
a) obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;
b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50% należą do osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub
c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub b),
w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, w przypadku, gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
8.Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 503 070.00 zł brutto, w tym prawo opcji 20 295,00 zł brutto.
9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty wariantowej.
10. Przedmiot zamówienia jest finansowany w ramach Przedsięwzięcia pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”, realizowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, finansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększenia Odporności oraz Unii Europejskiej – NextGenerationEU [akronim: EZD-KPO].
11. Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostały mu przyznane.
12. Na podstawie z art. 7 ust. 6-7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 514 ze zm.), zwana dalej „ustawa sankcyjna”, osoba lub podmiot podlegające wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 tej ustawy, które w okresie tego wykluczenia ubiegają się o udzielenie zamówienia publicznego lub biorą udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego podlegają karze pieniężnej. Karę pieniężną, o której mowa w ust. 6 tej ustawy, nakłada Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, w drodze decyzji, w wysokości do 20 000 000 zł.
13. Na podstawie art. 7 ust. 5 ustawy sankcyjnej przez ubieganie się o udzielenie zamówienia publicznego rozumie się, złożenie oferty.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest: usługa polegająca na kompleksowej organizacji konferencji oraz zapewnieniu cateringu podczas wydarzenia zatytułowanego “Konferencja dot. wdrożenia i użytkowania systemu EZD RP. Lokalizacja realizacji przedmiotu zamówienia: Budynek EC1 w Łodzi - Hala Maszyn EC1 (w ramach kompleksu dawnej elektrociepłowni), ul. Targowa 1/3 90-022 Łódź. Termin: 9 czerwca 2026 r. Liczba uczestników Wydarzenia: maksymalnie 600 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników: 500. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni roboczych, liczonych przed dniem Wydarzenia tj. przed 9.06.2026 r. Szczegółowe informacje w zakresie obowiązków Wykonawcy zawarte zostały w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ.
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
3. Kod CPV:
79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów;
79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez;
64224000-2 - Usługi telekonferencyjne
39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne
79960000-1 - Usługi fotograficzne i pomocnicze
32353000-2 – Nagranie dźwiękowe
55520000-1 – Usługi dostarczania posiłków
79540000-1 – Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych.
4. Termin realizacji zamówienia: wydarzenie odbędzie się w dniu 9.06.2026 r. Umowa wygasa z upływem 5 dni roboczych, liczonych od dnia 9 czerwca 2026 r. w związku ze świadczeniami określonymi w Rozdziale III ust. 4 Załącznika nr 1 do SWZ- SOPZ.
5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
6. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryterium i jego znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach kryterium oceny ofert. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.
7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem 2022/57 oraz 2025/2033, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego na rzecz lub z udziałem:
a) obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;
b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50% należą do osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub
c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub b),
w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, w przypadku, gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
8.Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 503 070.00 zł brutto, w tym prawo opcji 20 295,00 zł brutto.
9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty wariantowej.
10. Przedmiot zamówienia jest finansowany w ramach Przedsięwzięcia pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”, realizowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, finansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększenia Odporności oraz Unii Europejskiej – NextGenerationEU [akronim: EZD-KPO].
11. Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostały mu przyznane.
12. Na podstawie z art. 7 ust. 6-7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 514 ze zm.), zwana dalej „ustawa sankcyjna”, osoba lub podmiot podlegające wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 tej ustawy, które w okresie tego wykluczenia ubiegają się o udzielenie zamówienia publicznego lub biorą udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego podlegają karze pieniężnej. Karę pieniężną, o której mowa w ust. 6 tej ustawy, nakłada Prezes Urzędu Zamówień Publicznych, w drodze decyzji, w wysokości do 20 000 000 zł.
13. Na podstawie art. 7 ust. 5 ustawy sankcyjnej przez ubieganie się o udzielenie zamówienia publicznego rozumie się, złożenie oferty.

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 25.07.2026 r.

Opis opcji

5. Zamawiający przewiduje możliwości skorzystania z prawa opcji. Zamawiający może skorzystać z dwóch poniższych opcji:
1) w zakresie realizacji Prawa Opcji nr 1 Zamawiający może zlecić Wykonawcy następujące usługi tj.: usługę tłumacza migowego oraz dostosowanie przestrzeni na potrzeby tej usługi, o których mowa w Rozdziale IX SOPZ.
2) w zakresie realizacji Prawa Opcji nr 2 Zamawiający może zlecić Wykonawcy następujące usługi tj.: transmisji online (streaming) z Konferencji, o których mowa w Rozdziale IX SOPZ.
6. Zamawiający może skorzystać:
1) tylko z Opcji nr 1,
2) tylko z Opcji nr 2,
3) z Opcji nr 1 i Opcji nr 2 jednocześnie.
7. Zamawiający, korzystając z prawa opcji w zakresie swoich potrzeb, złoży Wykonawcy „Oświadczenie o skorzystaniu z Prawa Opcji 1 lub 2”. Po złożeniu ww. oświadczenia przez Zamawiającego Wykonawca nie może odmówić wykonania Umowy w zakresie objętym prawem opcji.
8. Zamawiający jest uprawniony do korzystania z prawa opcji, w miarę swoich potrzeb, w ramach limitu określonego powyżej. Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w całości lub w części, przekazując Wykonawcy informację drogą mailową najpóźniej na 5 dni roboczych przed planowanym terminem rozpoczęcia Konferencji.
9. Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji jest uprawnieniem, a nie zobowiązaniem Zamawiającego. Realizacja opcji może, ale nie musi nastąpić, w zależności od zapotrzebowania Zamawiającego i na skutek jego dyspozycji w tym zakresie. Brak skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji lub skorzystanie z niego w niepełnym zakresie nie będzie rodzić żadnych roszczeń ze strony Wykonawcy w stosunku do Zamawiającego.
10. Świadczenie usług w ramach prawa opcji będzie się odbywało na zasadach wskazanych w Umowie dla zamówienia podstawowego. Postanowienia Umowy dotyczące zamówienia podstawowego odnoszą się odpowiednio do realizacji usług w ramach prawa opcji, chyba że w Umowie wyraźnie wskazano inaczej.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.
4. Żaden z wykonawców występujących wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania.
5. W przypadku, gdy najwyżej zostanie oceniona oferta złożona przez wykonawców występujących wspólnie, a także gdy Zamawiający skorzysta z uprawnienia, o którym mowa w art. 126 ust 2 ustawy Pzp, każdy z wykonawców przedstawia podmiotowe środki dowodowe służące potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia. Pozostałe podmiotowe środki dowodowe mogą być złożone wspólnie.
6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, mogą zostać zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą ich współpracę.
7. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. W toku postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcom przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w przepisach Działu IX ustawy Prawo zamówień publicznych – odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej i skarga do sądu okręgowego wnoszone w sposób i w terminach określonych w ustawie Pzp.
2. Odwołanie przysługuje wyłącznie od niezgodnej z przepisami ustawy Pzp czynności Zamawiającego, podjętej w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub zaniechania czynności, do której Zamawiający jest zobowiązany na podstawie ustawy Pzp.
3. Odwołanie powinno wskazywać czynność lub zaniechanie czynności Zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy Pzp, zawierać zwięzłe przedstawienie zarzutów, określać żądanie oraz wskazywać okoliczności faktyczne i prawne uzasadniające wniesienie odwołania.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej (ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa)
5. Szczegółowe uregulowanie środków ochrony prawnej zawarte jest w Dziale IX Ustawy Pzp.
6. Źródło, gdzie można uzyskać informacje na temat składania odwołań:
Urząd Zamówień Publicznych Departament Odwołań
ul. Postępu 17a, 02-676 Warszawa
e-mail: odwolania@uzp.gov.pl, tel. +48 22 458 78 01, Internet: www.uzp.gov.pl, faks +48 22 458 78 00

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 27.07.2026 r.

Zmiana terminów w zw. z odpowiedziami na pytania wykonawców: Zamawiający informuje, iż termin składania ofert, otwarcia ofert oraz związania ofertą ulegają zmianie, tj. ofertę należy złożyć do dnia 29.04.2026 r. do godz. 11.00, otwarcie ofert nastąpi w dniu 29.04.2026 r. godz. 12:00. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 27.07.2026 r.