„Organizacja konferencji SECURE 2026”

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na obsłudze konferencji „SECURE 2026” organizowanej stacjonarnie w Warszawie w dniach 7-9 kwietnia 2026 r. przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy (zwanym dalej: NASK-PIB) zwanej dalej: „Wydarzeniem” polegająca na zapewnieniu:
1) obsługi technicznej Wydarzenia;
2) przygotowaniu i realizacji transmisji audiowizualnej Wydarzenia;
3) organizacji uroczystej kolacji;
4) usługi cateringu podczas Wydarzenia;
5) organizacji koktajlu na terenie Muzeum Historii Polski, zwanego dalej „MHP”;
6) usługi tłumaczenia symultanicznego i tłumaczenia migowego podczas Wydarzenia;
7) obsługi recepcji i szatni podczas Wydarzenia;
8) organizacji warsztatów;
9) obsługi fotograficznej, nagrań i relacji z Wydarzenia.
2. Lokalizacja realizacji przedmiotu zamówienia: Muzeum Historii Polski, Gwardii 1, 01-538, Warszawa. Najem powierzchni lokalizacji Wydarzenia zapewnia Zamawiający na mocy odrębnej umowy z obiektem. Lokalizacja Wydarzenia stanowi integralny element procesu organizacyjnego. Organizacja Wydarzenia w tej przestrzeni gwarantuje odpowiedni prestiż oraz buduje jego spójność wizerunkową. Budynek MHP dysponuje niezbędnym zapleczem lokalowym, technicznym i logistycznym, odpowiadającym wymaganiom programu Wydarzenia (m.in. Audytorium, Salę Kinową, sale konferencyjne, sale warsztatowe, wyposażenie audiowizualne, zapewnia dostępność komunikacyjną dla uczestników Wydarzenia). Lokalizacja umożliwia sprawną koordynację działań Wykonawcy z Zamawiającym oraz z administracją obiektu.
3. Liczba uczestników Wydarzenia:
1) Konferencja: maksymalnie 600 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Konferencji: 400. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia.
2) Warsztaty: maksymalnie 180 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Warsztatów: 100. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia.
3) Koktajl: maksymalnie 250 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Koktajlu 100. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia.
4) Kolacja: maksymalnie 150 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Kolacji 80. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem Wydarzenia.
Dzień roboczy – oznacza dni: od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu ulec może liczba:
1) mikrofonów nagłownych, o których mowa w Rozdziale 3 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba mikrofonów nagłownych to 3 szt. a minimalna liczba mikrofonów ręcznych to 8 szt.;
2) artykułów konferencyjnych, o których mowa w Rozdziale 6 SOPZ (tj.: identyfikatory (pkt 1), smycze (pkt 4) stosownie do liczby uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 500 szt. a maksymalna to 800 szt.;
3) osób w usłudze cateringowej, o której mowa w Rozdziale 11 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba osób to 400 w dniu Konferencji, 100 w dniu Warsztatów.100 podczas koktajlu oraz 80 podczas kolacji;
4) słuchawek IR dla uczestników, o których mowa w Rozdziale 9 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 100.
5. Zamawiający rekomenduje, żeby potencjalni Wykonawcy przed złożeniem oferty przeprowadzili wizję lokalną w Budynku MHP w celu sprawdzenia warunków technicznych w obiekcie oraz rzetelnego przygotowania oferty.
6. Zamawiający informuje, że w MHP obowiązują szczególne regulacje związane z organizacją wydarzeń, w szczególności Regulamin współorganizacji wydarzeń i najmu w MHP w Warszawie dostępny na stronie www. muzhp.pl, zwany dalej: Regulaminem. Najemca oświadcza, że przed zawarciem umowy zapoznał się z treścią Regulaminu i zobowiązuje się do jego stosowania w związku z wykonywaniem Przedmiotu Umowy. Wykonawca ponosi wszelkie koszty naprawy w przypadku zniszczeń mienia MHP dokonanych przez personel Wykonawcy podczas realizacji zamówienia.
7. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
8. Termin realizacji zamówienia: Realizacja przedmiotu zamówienia rozpoczyna się w dniu 07.04.2026 r. i zakończy się w terminie do 10 dni roboczych, liczonych od dnia zakończenia Wydarzenia, w tym realizacja:
1) Usług polegających na montażu sprzętu i wyposażenia, która odbędzie się w dniu 7 kwietnia 2026 r. oraz demontażu sprzętu i wyposażenia, który odbędzie się w dniu 8 kwietnia 2026 r.
2) Uroczystej kolacji, która odbędzie się w dniu 7 kwietnia 2026 r.
3) Konferencji, która odbędzie się w dniu 8 kwietnia 2026 r.
4) Koktajlu, który odbędzie się w przestrzeni MHP w dniu 08 kwietnia 2026 r.
5) Warsztatów, które odbędą się w dniu 9 kwietnia 2026 r.
9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
10. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 762 612,50 zł brutto.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa polegająca na obsłudze konferencji „SECURE 2026” organizowanej stacjonarnie w Warszawie w dniach 7-9 kwietnia 2026 r. przez Naukową i Akademicką Sieć Komputerową – Państwowy Instytut Badawczy (zwanym dalej: NASK-PIB) zwanej dalej: „Wydarzeniem” polegająca na zapewnieniu:
1) obsługi technicznej Wydarzenia;
2) przygotowaniu i realizacji transmisji audiowizualnej Wydarzenia;
3) organizacji uroczystej kolacji;
4) usługi cateringu podczas Wydarzenia;
5) organizacji koktajlu na terenie Muzeum Historii Polski, zwanego dalej „MHP”;
6) usługi tłumaczenia symultanicznego i tłumaczenia migowego podczas Wydarzenia;
7) obsługi recepcji i szatni podczas Wydarzenia;
8) organizacji warsztatów;
9) obsługi fotograficznej, nagrań i relacji z Wydarzenia.
2. Lokalizacja realizacji przedmiotu zamówienia: Muzeum Historii Polski, Gwardii 1, 01-538, Warszawa. Najem powierzchni lokalizacji Wydarzenia zapewnia Zamawiający na mocy odrębnej umowy z obiektem. Lokalizacja Wydarzenia stanowi integralny element procesu organizacyjnego. Organizacja Wydarzenia w tej przestrzeni gwarantuje odpowiedni prestiż oraz buduje jego spójność wizerunkową. Budynek MHP dysponuje niezbędnym zapleczem lokalowym, technicznym i logistycznym, odpowiadającym wymaganiom programu Wydarzenia (m.in. Audytorium, Salę Kinową, sale konferencyjne, sale warsztatowe, wyposażenie audiowizualne, zapewnia dostępność komunikacyjną dla uczestników Wydarzenia). Lokalizacja umożliwia sprawną koordynację działań Wykonawcy z Zamawiającym oraz z administracją obiektu.
3. Liczba uczestników Wydarzenia:
1) Konferencja: maksymalnie 600 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Konferencji: 400. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia.
2) Warsztaty: maksymalnie 180 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Warsztatów: 100. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia.
3) Koktajl: maksymalnie 250 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Koktajlu 100. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Wydarzenia.
4) Kolacja: maksymalnie 150 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników Kolacji 80. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem Wydarzenia.
Dzień roboczy – oznacza dni: od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczypospolitej Polskiej.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji Wydarzenia w maksymalnym zakresie opisanym w SOPZ lub w pomniejszonym, zgodnie z zapotrzebowaniem NASK-PIB. Pomniejszeniu ulec może liczba:
1) mikrofonów nagłownych, o których mowa w Rozdziale 3 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba mikrofonów nagłownych to 3 szt. a minimalna liczba mikrofonów ręcznych to 8 szt.;
2) artykułów konferencyjnych, o których mowa w Rozdziale 6 SOPZ (tj.: identyfikatory (pkt 1), smycze (pkt 4) stosownie do liczby uczestników Konferencji, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba artykułów konferencyjnych to 500 szt. a maksymalna to 800 szt.;
3) osób w usłudze cateringowej, o której mowa w Rozdziale 11 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba osób to 400 w dniu Konferencji, 100 w dniu Warsztatów.100 podczas koktajlu oraz 80 podczas kolacji;
4) słuchawek IR dla uczestników, o których mowa w Rozdziale 9 SOPZ, z zastrzeżeniem, że minimalna liczba to 100.
5. Zamawiający rekomenduje, żeby potencjalni Wykonawcy przed złożeniem oferty przeprowadzili wizję lokalną w Budynku MHP w celu sprawdzenia warunków technicznych w obiekcie oraz rzetelnego przygotowania oferty.
6. Zamawiający informuje, że w MHP obowiązują szczególne regulacje związane z organizacją wydarzeń, w szczególności Regulamin współorganizacji wydarzeń i najmu w MHP w Warszawie dostępny na stronie www. muzhp.pl, zwany dalej: Regulaminem. Najemca oświadcza, że przed zawarciem umowy zapoznał się z treścią Regulaminu i zobowiązuje się do jego stosowania w związku z wykonywaniem Przedmiotu Umowy. Wykonawca ponosi wszelkie koszty naprawy w przypadku zniszczeń mienia MHP dokonanych przez personel Wykonawcy podczas realizacji zamówienia.
7. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
8. Termin realizacji zamówienia: Realizacja przedmiotu zamówienia rozpoczyna się w dniu 07.04.2026 r. i zakończy się w terminie do 10 dni roboczych, liczonych od dnia zakończenia Wydarzenia, w tym realizacja:
1) Usług polegających na montażu sprzętu i wyposażenia, która odbędzie się w dniu 7 kwietnia 2026 r. oraz demontażu sprzętu i wyposażenia, który odbędzie się w dniu 8 kwietnia 2026 r.
2) Uroczystej kolacji, która odbędzie się w dniu 7 kwietnia 2026 r.
3) Konferencji, która odbędzie się w dniu 8 kwietnia 2026 r.
4) Koktajlu, który odbędzie się w przestrzeni MHP w dniu 08 kwietnia 2026 r.
5) Warsztatów, które odbędą się w dniu 9 kwietnia 2026 r.
9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
10. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 762 612,50 zł brutto.

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 24.05.2026

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.
4. Żaden z wykonawców występujących wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania, natomiast spełnienie warunków udziału w postępowaniu w stosunku do wykonawców występujących wspólnie mogą spełniać łącznie.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, mogą zostać zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą ich współpracę.
6. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.
7. Na podstawie art. 117 ust. 3 ustawy Pzp, w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W przypadku, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór tego Oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do SWZ).

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dział IX Ustaw PZP ­ Środki ochrony prawnej Art. 505. 1. Środki ochrony prawnej
określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli
ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia
wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia
przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych
i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509. 1. Terminy oblicza się według przepisów prawa cywilnego. 2. Jeżeli koniec
terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia
następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień,
których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o
czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej
podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 3. Odwołanie
w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy
zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego
wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia, w
którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach
stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie
przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia
oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w
terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania
albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w
przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o
wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia
w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli
zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo
b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera
uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od
dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku
postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych: Prezes Krajowej Izby
Odwoławczej ­

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający stosuje warunki udziału w postępowaniu dot. zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Wiedza i doświadczenie Wykonawcy
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych wykonuje, należycie, co najmniej: 2 (słownie: dwie) usługi, których przedmiotem była kompleksowa organizacja Konferencji lub Forum lub Wydarzenia lub Kongresu lub Sympozjum w formule stacjonarnej, gdzie:
i. każda z tych usług była dla co najmniej 300 uczestników;
ii. każda z tych usług miała wartość wynoszącą co najmniej: 300 000,00 złotych brutto;
iii. w ramach przynajmniej jednej z usług została zrealizowana obsługa techniczna konferencji, zapewnienie usługi cateringowej, zapewnienie obsługi recepcji polegającej na rejestracji uczestników oraz relacja w formie reportażu z konferencji z muzyką

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający stosuje warunki udziału w postępowaniu dot. zdolności technicznej lub zawodowej:
b) Potencjał kadrowy:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wskaże osobę, która będzie uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia publicznego, spełniającą minimalne warunki dotyczące kwalifikacji zawodowych i doświadczenia, niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia, tj.: Koordynatora Wydarzenia posiadającego 5 lat (słownie: pięć) lat doświadczenia w realizacji Konferencji albo Kongresów albo Forów dla min. 300 osób.

Tekst

Zmiana dot. punktu 5.1.9 dot. Kryteriów kwalifikacji poprzez doprecyzowanie informacji o warunkach udziału w postępowaniu, które pierwotnie były opisane w dokumentach zamówienia.