„Organizacja spotkania CYBERspot i spotkania CPU"

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal konferencyjnych oraz przestrzeni integracyjnej wraz z zapleczem organizacyjnym, zapewnienie: usługi cateringowej oraz pokoi hotelowych dla małoletnich uczestników projektów edukacyjnych Zamawiającego (zwanego dalej NASK-PIB) wraz z ich opiekunami oraz pracowników Zamawiającego, w ramach której odbędzie się spotkanie CYBERspot, zwane dalej “Wydarzeniem nr 1” oraz spotkanie CPU, zwane dalej “Wydarzeniem nr 2” a całe zamówienie zwane jest dalej “Usługą” lub “Wydarzeniem”. Podczas obu spotkań odbędą się warsztaty, zwane dalej “Warsztatami”. Wszystkie usługi, o których mowa w zdaniu poprzednim tj.: sale konferencyjne, wraz z przestrzenią integracyjną i zapleczem organizacyjnym, usługi cateringowe i hotelowe muszą być realizowane w jednym obiekcie hotelowym. Obiekt musi spełniać kryteria hotelu min. 4*, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 2166).
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
3. Zamówienie jest przewidziane do współfinansowania z funduszy Unii Europejskiej w ramach programu Komisji Europejskiej „Cyfrowa Europa” (ang. „Digital Europe Programme”).
4. Termin realizacji zamówienia:
1) I tura spotkania: 16–17.06.2026 r. (Spotkanie CYBERspot - Wydarzenie nr 1);
2) II tura spotkania: 18–19.06.2026 r. (Spotkanie CPU - Wydarzenie nr 2);
3) Umowa zostaje zawarta na czas określony. Umowa wygasa z upływem 5 (słownie: pięciu) dni roboczych, liczonych od dnia 20 czerwca 2026 r., przy czym realizacja: Spotkania CYBERspot odbędzie się w dniach 16–17.06.2026 r. i Spotkania CPU odbędzie się w odbędzie się w dniach 18–19.06.2026 r.
5. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem 2022/57 oraz 2025/2033, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego na rzecz lub z udziałem:
a) obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;
b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50% należą do osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub
c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub b),
w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, w przypadku, gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
6. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 145 491,58 zł brutto.
7. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.
8. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp znajduje zastosowanie. Szczegółowe zapisy w tym zakresie zostały określone w SOPZ.
9. Zamawiający nie przewiduje wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp.
10. Zamawiający nie przewiduje możliwości skorzystania z prawa opcji.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu sal konferencyjnych oraz przestrzeni integracyjnej wraz z zapleczem organizacyjnym, zapewnienie: usługi cateringowej oraz pokoi hotelowych dla małoletnich uczestników projektów edukacyjnych Zamawiającego (zwanego dalej NASK-PIB) wraz z ich opiekunami oraz pracowników Zamawiającego, w ramach której odbędzie się spotkanie CYBERspot, zwane dalej “Wydarzeniem nr 1” oraz spotkanie CPU, zwane dalej “Wydarzeniem nr 2” a całe zamówienie zwane jest dalej “Usługą” lub “Wydarzeniem”. Podczas obu spotkań odbędą się warsztaty, zwane dalej “Warsztatami”. Wszystkie usługi, o których mowa w zdaniu poprzednim tj.: sale konferencyjne, wraz z przestrzenią integracyjną i zapleczem organizacyjnym, usługi cateringowe i hotelowe muszą być realizowane w jednym obiekcie hotelowym. Obiekt musi spełniać kryteria hotelu min. 4*, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 2166).
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
3. Zamówienie jest przewidziane do współfinansowania z funduszy Unii Europejskiej w ramach programu Komisji Europejskiej „Cyfrowa Europa” (ang. „Digital Europe Programme”).
4. Termin realizacji zamówienia:
1) I tura spotkania: 16–17.06.2026 r. (Spotkanie CYBERspot - Wydarzenie nr 1);
2) II tura spotkania: 18–19.06.2026 r. (Spotkanie CPU - Wydarzenie nr 2);
3) Umowa zostaje zawarta na czas określony. Umowa wygasa z upływem 5 (słownie: pięciu) dni roboczych, liczonych od dnia 20 czerwca 2026 r., przy czym realizacja: Spotkania CYBERspot odbędzie się w dniach 16–17.06.2026 r. i Spotkania CPU odbędzie się w odbędzie się w dniach 18–19.06.2026 r.
5. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem 2022/57 oraz 2025/2033, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego na rzecz lub z udziałem:
a) obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;
b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50% należą do osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub
c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub b),
w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, w przypadku, gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.
6. Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 145 491,58 zł brutto.
7. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.
8. Z analizy przedmiotu zamówienia wynika, że art. 100 ustawy Pzp znajduje zastosowanie. Szczegółowe zapisy w tym zakresie zostały określone w SOPZ.
9. Zamawiający nie przewiduje wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 95 ustawy Pzp.
10. Zamawiający nie przewiduje możliwości skorzystania z prawa opcji.

Informacje dodatkowe

W związku z ograniczeniami systemu eNotices2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem, a nie datą (czego wymaga ustawa Pzp), Zamawiający informuje, iż Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 19.07.2026 r.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. Zamawiający stosuje warunki udziału w postępowaniu:
1) zdolność do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia żadnych warunków w tym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie stawia żadnych warunków w tym zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia żadnych warunków w tym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Wiedza i doświadczenie Wykonawcy
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych wykonuje, należycie, co najmniej: 1 (jedną) usługę, której przedmiotem było zorganizowanie Konferencji lub Forum lub Wydarzenia lub Kongresu lub Sympozjum lub Spotkania, gdzie usługa ta miała wartość wynoszącą co najmniej:100 000,00 złotych brutto a w ramach przedmiotowej usługi:
i. został zapewniony wynajem sali konferencyjnej lub sal szkoleniowych,
ii. zostały zapewnione usługi cateringowe oraz zakwaterowanie uczestników w obiekcie hotelowym.
Zamawiający pod pojęciem:
„Konferencja” rozumie: spotkanie przedstawicieli instytucji lub organizacji w celu omówienia określonych zagadnień;
„Forum” rozumie spotkanie poświęcone omawianiu spraw z określonej dziedziny;
„Wydarzenie” rozumie spotkanie przedstawicieli instytucji, organizacji bądź środowisk w o charakterze rozrywkowym;
„Kongres” rozumie zjazd krajowy lub międzynarodowy przedstawicieli branżowych;
„Sympozjum” rozumie spotkanie specjalistów z jakiejś dziedziny poświęcone omówieniu jakiegoś zagadnienia lub wymianie myśli na określony temat.
„Spotkanie” rozumie zgromadzenie się dwóch lub więcej osób w konkretnym miejscu (osobiście) lub wirtualnie (telekonferencja, wideokonferencja), w celu rozmowy, wymiany informacji, omówienia tematów lub podjęcia decyzji.
UWAGA:
• W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, spełnianie ww. warunków Wykonawcy wykazują łącznie.
• W przypadku, gdy w ramach wskazanych przez Wykonawcę usług, poza zakresem wymaganym przez Zamawiającego, były wykonywane również inne świadczenia, wykazana musi zostać wartość dotycząca tej części usługi, która obejmowała swoim zakresem usługę, o której mowa w wyżej opisanym warunku udziału w postępowaniu.
• W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych nie zakończonych na dzień składania ofert, wykazana przez Wykonawcę usługa musi być zrealizowana, na dzień składania ofert, na kwotę nie mniejszą niż określona w warunku udziału w postępowaniu.
• Zamawiający nie dopuszcza sumowania zakresu usług dla potwierdzenia spełniania ww. warunku udziału w postępowaniu tj. sumowania zakresu usług realizowanych na podstawie umów z różnymi podmiotami lub tym samym podmiotem, ale jako odrębne umowy).
• Każda z usług wskazanych powyżej musi być świadczona na podstawie odrębnie zawartej umowy, tj. umowy z różnymi podmiotami lub tym samym podmiotem, ale jako odrębne umowy.
2. Ocena spełniania ww. warunku zostanie dokonana według formuły „spełnia – nie spełnia”.
3. Zamawiający, przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu:
a) wykazu wykonanych usług, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane należycie, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.

Forma prawna, jaką musi przyjąć grupa wykonawców, którym zostanie udzielone zamówienie

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z pełnomocnikiem. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.
4. Żaden z wykonawców występujących wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie nie może podlegać wykluczeniu z postępowania, natomiast spełnienie warunków udziału w postępowaniu w stosunku do wykonawców występujących wspólnie mogą spełniać łącznie.
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o niniejsze zamówienie, których oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego, mogą zostać zobowiązani przedstawić Zamawiającemu umowę regulującą ich współpracę.
6. Wykonawcy, którzy złożyli ofertę wspólną odpowiadają solidarnie za realizację zamówienia.
7. Na podstawie art. 117 ust. 3 ustawy Pzp, w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W przypadku, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór tego Oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do SWZ).

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dział IX Ustaw PZP ­ Środki ochrony prawnej Art. 505. 1. Środki ochrony prawnej
określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli
ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia
wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia
przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15, oraz Rzecznikowi Małych
i Średnich Przedsiębiorców. Art. 509. 1. Terminy oblicza się według przepisów prawa cywilnego. 2. Jeżeli koniec
terminu do wykonania czynności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia
następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy. Art. 515. 1. Odwołanie wnosi się: 1) w przypadku zamówień,
których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o
czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej
podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a; 3. Odwołanie
w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie: 1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy
zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego
wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne; 2) 5 dni od dnia, w
którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach
stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.
4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie
przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia
oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w
terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania
albo 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, a w
przypadku udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki ‒ ogłoszenia o
wyniku postępowania albo ogłoszenia o udzieleniu zamówienia, zawierającego uzasadnienie udzielenia zamówienia
w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 2) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli
zamawiający: a) nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia albo
b) opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenie o udzieleniu zamówienia, które nie zawiera
uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki; 3) miesiąca od
dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku
postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie
zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych: Prezes Krajowej Izby
Odwoławczej ­