Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz konferencyjnych w ramach wydarzeń organizowanych przez Zespół Programów Bilateralnych i Centrum SALTO EECA w Polsce w latach 2026-2027.

Krótki opis

PRZEDMIOT I ZAKRES ZAMÓWIENIA.
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz konferencyjnych w celu organizacji wydarzeń realizowanych przez Zespół Programów Bilateralnych i Centrum SALTO EECA w Polsce.
2. Miejsce realizacji usługi – obiekty konferencyjno-hotelowe, zlokalizowane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej.
3. Zamawiający planuje 10 wydarzeń w okresie trwania umowy, ostateczna liczba spotkań będzie zależna od faktycznych potrzeb Zmawiającego i dostępnych środków finansowych.
4. Termin: realizacja przedmiotu umowy od dnia podpisania przez okres 20 miesięcy lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na jej realizację, w zależności które ze zdarzeń wystąpi pierwsze.
5. Zamawiający przewiduje możliwość przedłużenia okresu realizacji zamówienia o okres 6 miesięcy najpóźniej na 30 dni przed upływem okresu, na jaki Umowa została zawarta.
6. Zamówienie jest finansowane z programów i inicjatyw edukacyjnych UE obsługiwanych przez FRSE: Polsko-Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży, Polsko-Litewski Fundusz Wymiany Młodzieży, TCA, NET.
WARIANTY REALIZACJI USŁUG
• Rezerwacja „standard”
W rezerwacji typu „standard” Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia minimum 3 propozycji obiektów hotelowych, w których może zostać zrealizowane wydarzenie, a następnie dokonania rezerwacji i wynajmu wybranego przez Zamawiającego obiektu.
Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. III OPZ.
• Rezerwacja „ze wskazaniem”
Zamawiający przewiduje możliwość realizacji wydarzenia w obiekcie ściśle określonym przez siebie. Zamawiający na etapie wskazania przekaże ofertę uzyskaną od obiektu, która będzie podstawą do rozliczenia usługi po cenach jednostkowych tam wskazanych.
Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. III OPZ.

Opis zamówienia

PRZEDMIOT I ZAKRES ZAMÓWIENIA.
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz konferencyjnych w celu organizacji wydarzeń realizowanych przez Zespół Programów Bilateralnych i Centrum SALTO EECA w Polsce.
2. Miejsce realizacji usługi – obiekty konferencyjno-hotelowe, zlokalizowane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej.
3. Zamawiający planuje 10 wydarzeń w okresie trwania umowy, ostateczna liczba spotkań będzie zależna od faktycznych potrzeb Zmawiającego i dostępnych środków finansowych.
4. Termin: realizacja przedmiotu umowy od dnia podpisania przez okres 20 miesięcy lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na jej realizację, w zależności które ze zdarzeń wystąpi pierwsze.
5. Zamawiający przewiduje możliwość przedłużenia okresu realizacji zamówienia o okres 6 miesięcy najpóźniej na 30 dni przed upływem okresu, na jaki Umowa została zawarta.
6. Zamówienie jest finansowane z programów i inicjatyw edukacyjnych UE obsługiwanych przez FRSE: Polsko-Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży, Polsko-Litewski Fundusz Wymiany Młodzieży, TCA, NET.
WARIANTY REALIZACJI USŁUG
• Rezerwacja „standard”
W rezerwacji typu „standard” Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia minimum 3 propozycji obiektów hotelowych, w których może zostać zrealizowane wydarzenie, a następnie dokonania rezerwacji i wynajmu wybranego przez Zamawiającego obiektu.
Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. III OPZ.
• Rezerwacja „ze wskazaniem”
Zamawiający przewiduje możliwość realizacji wydarzenia w obiekcie ściśle określonym przez siebie. Zamawiający na etapie wskazania przekaże ofertę uzyskaną od obiektu, która będzie podstawą do rozliczenia usługi po cenach jednostkowych tam wskazanych.
Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. III OPZ.
Zmiana umowy
1. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień umowy w szczególności w zakresie terminu realizacji, wynagrodzenia, specyfikacji usług lub warunków wykonania, w następujących przypadkach:
a. niewykorzystania kwoty wskazanej w § 5 ust. 1 polegającą na przedłużeniu okresu trwania Umowy, jednak nie dłużej niż o 6 miesięcy;
b. zmian przepisów prawa mających bezpośredni wpływ na treść umowy, w szczególności zmian stawki podatku VAT oraz podatku akcyzowego;
c. wystąpienia siły wyższej;
d. powstania rozbieżności lub niejasności terminologicznych, których nie można usunąć inaczej niż poprzez zmianę umowy – wyłącznie w celu doprecyzowania jej treści i zapewnienia jednoznacznej interpretacji postanowień,
e. zmiany powszechnie obowiązujących przepisów w zakresie dotyczącym bezpośredniego wpływu na realizację przedmiotu umowy i może prowadzić do modyfikacji wyłącznie tych zapisów umowy, do których się odnosi;
f. konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian organizacyjnych po stronie Zamawiającego, w tym w szczególności w jego strukturze organizacyjnej;
g. konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych
w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację programów, w ramach których realizowane jest zamówienie, zmiana może dotyczyć wyłącznie tych zapisów umowy, na które będą miały bezpośredni wpływ modyfikacje w umowach zawartych pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną.
2. Dopuszcza się zmianę postanowień umowy względem treści oferty w przypadku zmiany:
a. minimalnego wynagrodzenia za pracę lub minimalnej stawki godzinowej,
b. zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub zdrowotnym lub wysokości stawek składek,
c. zasad gromadzenia i wysokości wpłat do PPK, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. b), wartość netto wynagrodzenia pozostaje niezmieniona, a wartość brutto zostaje ustalona zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 lit. a), wynagrodzenie Wykonawcy podlega zwiększeniu o łączną wartość wzrostu kosztów wynikającą z dostosowania wynagrodzeń osób realizujących zamówienie do wysokości zmienionych stawek minimalnych, wraz ze wszystkimi obciążeniami publicznoprawnymi.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 lit. b), wynagrodzenie ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy, wynikającego z nowych zasad ubezpieczeń, z zachowaniem dotychczasowej kwoty netto wynagrodzeń osób realizujących zamówienie.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 lit. c), wynagrodzenie Wykonawcy ulega zmianie wyłącznie w zakresie kosztów wynikających z wprowadzenia PPK dotyczących pracowników wykonujących czynności bezpośrednio związane z realizacją zamówienia. Wykonawca przedstawia sposób i podstawę wyliczenia zmiany wynagrodzenia.
7. Warunkiem dokonania zmian jest zaistnienie przesłanek wskazanych w ust. 1 lub 2 oraz złożenie przez zainteresowaną stronę pisemnego, umotywowanego wniosku o zmianę umowy.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia podobnego, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 uPzp.
2. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w zdaniu poprzednim, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy. Przedmiotem zamówień będą usługi podobne do usług wymaganych w przedmiocie zamówienia (m.in. usługi konferencyjne, cateringowe, hotelowe, usługi dostępności dla osób z niepełnosprawnością). W takim przypadku Zmawiający udzieli zamówienia po negocjacjach z Wykonawcą, któremu zostanie udzielone zamówienie podstawowe.
3. Dla zamówień podobnych odpowiednie zastosowanie znajdują postanowienia Umowy dotyczące, w szczególności postanowienia określające warunki i sposób zapłaty wynagrodzenia. Ceny jednostkowe za realizacji zleceń, sposób i termin ich realizacji, a także postanowienia dotyczące kar umownych i inne istotne elementy umowy będą przedmiotem negocjacji z Wykonawcą, któremu zamówienie podobne może być udzielone.
4. Całkowita wartość zamówienia podobnego nie przekroczy 100% szacowanej wartości zamówienia podstawowego.

Procedura przyspieszona

zgodnie z art. 359 pkt 1 pzp; przy udzielaniu
zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi stosuje się przepisy ustawy właściwe dla 1) zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne - jeżeli wartość wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro, z uwzględnieniem zmian wynikających z niniejszego rozdziału.
Główne aspekty procedury: usługi społeczne i inne szczególne usługi o których mowa w art.
359 pkt 1

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a) spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w dokumentacji zamówienia
b) nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 108 ust. 1 uPzp, które wystąpiły w odpowiednim okresie określonym w art. 111 uPzp,
c) nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 7 ust 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2025 r. poz. 514),
d) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.07.2014, str. 1) w brzmieniu nadanym Rozporządzeniem Rady (UE) nr 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 w sprawie w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie
2. Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 i 2 uPzp, najpierw dokona w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
3. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia dokumentów określonych w rozdz. X ust. 2 SWZ. Wzory wykazów i oświadczeń przekazane zostaną Wykonawcy wraz z wezwaniem.
4. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w każdej części.
5. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ.
6. Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
1) Formularz Ofertowy – dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną wraz z wymaganymi załącznikami, sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 5 do SWZ. W przypadku złożenia oferty na innym formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza ofertowego lub złożenie Formularza ofertowego niezawierającego wszystkich wymaganych przez Zamawiającego informacji, spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy;
2) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale VIII SWZ, sporządzone i wypełnione według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do SWZ. Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z ww. oświadczeniem, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Oświadczenie musi zostać złożone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy/ każdego Wykonawcy występującego wspólnie/innego podmiotu.
3) dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający, że oferta została złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy (należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy/ podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy. Jeżeli umocowanie do składania oświadczeń woli nie wynika z dokumentów rejestrowych, należy dołączyć oryginał stosownego pełnomocnictwa w postaci dokumentu elektronicznego (tj. podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby, których umocowanie wynika z dokumentów rejestrowych), lub uwierzytelnionej notarialnie elektronicznej kopii pełnomocnictwa tj. kopii pełnomocnictwa poświadczonej za zgodność z oryginałem z elektronicznym poświadczeniem zgodności z okazanym dokumentem na podstawie art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 Prawa o notariacie) – w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowaną w dokumencie rejestrowym wykonawcy; Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem elektronicznym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego.
4) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji
o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.
5) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdziale XI ust. 3 SWZ (jeżeli dotyczy); wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ (jeżeli dotyczy).
6) oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy – w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 117 ust. 4 uPzp, złożone w Formularzu ofertowym
7. Informacja dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają w formularzu ofertowym oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.
4) Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
8. Zmiany do umowy patrz SWZ.
9. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni od dnia upływu terminu składania ofert tj. do dnia 01.07.2026 r.
7. Wadium nie jest wymagane.
8.Wykonawca przed zawarciem umowy nie jest zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy
9. Warunki udziału w postępowaniu patrz rozdział VIII SWZ.
10.Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia podobnego, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 uPzp.
Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w zdaniu poprzednim, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy. Przedmiotem zamówień będą usługi podobne do usług wymaganych w przedmiocie zamówienia (m.in. usługi konferencyjne, cateringowe, hotelowe, usługi dostępności dla osób z niepełnosprawnością). W takim przypadku Zmawiający udzieli zamówienia po negocjacjach z Wykonawcą, któremu zostanie udzielone zamówienie podstawowe.
Dla zamówień podobnych odpowiednie zastosowanie znajdują postanowienia Umowy dotyczące, w szczególności postanowienia określające warunki i sposób zapłaty wynagrodzenia. Ceny jednostkowe za realizacji zleceń, sposób i termin ich realizacji, a także postanowienia dotyczące kar umownych i inne istotne elementy umowy będą przedmiotem negocjacji z Wykonawcą, któremu zamówienie podobne może być udzielone.
Całkowita wartość zamówienia podobnego nie przekroczy 100% szacowanej wartości zamówienia podstawowego.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

patrz dział IX ustawy Pzp: Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 515 ust. 1 ustawy Pzp albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.