Świadczenie usług hotelarsko – gastronomicznych oraz organizacja ceremonii wręczenia nagród w konkursie „Nasz Projekt eTwinning 2026” w podziale na dwie części.

Krótki opis

CZĘŚĆ I
PRZEDMIOT I ZAKRES ZAMÓWIENIA.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług konferencyjno-hotelowych w celu organizacji wydarzeń promocyjno-szkoleniowych realizowanych przez Krajowe Biuro eTwinning w Polsce od dnia jej zawarcia przez ostatnią ze Stron do dnia 31 grudnia 2027 r. lub do wcześniejszego wyczerpania kwoty wynagrodzenia, określonej w § 5 ust. 1 niniejszej umowy, w zależności od tego, które ze zdarzeń nastąpi wcześniej.
Miejsce realizacji usługi – obiekty konferencyjno-hotelowe, zlokalizowane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej.
WARIANTY REALIZACJI USŁUG
Rezerwacja „standard”
W rezerwacji typu „standard” Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia minimum 3 propozycji obiektów hotelowych, w których może zostać zrealizowane wydarzenie, a następnie dokonania rezerwacji i wynajmu wybranego przez Zamawiającego obiektu.
Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. II OPZ.
Rezerwacja „ze wskazaniem”
Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. III OPZ.
CZĘŚĆ II
1. Przedmiotem Umowy jest kompleksowa organizacja ceremonii wręczenia nagród w konkursie „Nasz Projekt eTwinning 2026” wraz z usługą hotelową, przygotowaniem scenografii, obsługą techniczną i audiowizualną wydarzenia oraz przygotowanie multimediów (zwanej dalej „ceremonią” lub „wydarzeniem”) na warunkach i w terminach określonych w opisie przedmiotu zamówienia (zwanym dalej: „OPZ”) stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy oraz niniejszej Umowie, w tym w szczególności:
1) zapewnienie zakwaterowania ze śniadaniem
2) posiłków
3) sal konferencyjnych,
4) przygotowanie i budowa scenografii,
5) obsługa multimedialna ceremonii,
6) obsługa wizualna ceremonii (przygotowanie wizytówek nagrodzonych projektów, spotu promocyjnego ceremonii i „key visual”),
7) bezpłatne miejsca parkingowe.
2. Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi będące przedmiotem niniejszej Umowy w obiektach:
a) W przypadku zakwaterowania uczestników w Hotelu minimum 3* w rozumieniu przepisów § 2 ust.2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. Nr 188 z 2004 r., poz. 1945), zlokalizowany na terenie Gdańska w odległości nie większej niż 500 m od przystanku autobusowego lub stacji kolejowej mierząc odległość pieszo przy pomocy narzędzia Mapy Google; nie większej niż 1 500 m od miejsca ceremonii mierząc odległość pieszo przy pomocy narzędzia Mapy Google. Standard obiektu zgodny z opisem zawartym w OPZ rozdz. III.
b) W przypadku miejsca organizacji ceremonii w obiekcie zlokalizowanym w Gdańsku, w odległości nie większej niż 500 m od przystanku autobusowego lub stacji kolejowej mierząc odległość pieszo przy pomocy narzędzia Mapy Google. Standard obiektu zgodny z opisem zawartym w OPZ rozdz. II.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania wartości Umowy w wysokości 20% kwoty, o której mowa w § 2 ust. 1 Umowy, a Wykonawca oświadcza, że nie będzie wnosił z tego tytułu żadnych roszczeń. Ilości zamówionych usług będą wynikać z zapotrzebowania Zamawiającego uzgodnionego z Wykonawcą zgodnie z § 3 ust 1 Umowy. Wykonawca oświadcza, że z tego tytułu nie będzie wnosił wobec Zamawiającego jakichkolwiek roszczeń, w szczególności o zapłatę wynagrodzenia, odszkodowania, utraconych korzyści lub zwrotu kosztów.
Umowa zostanie zawarta na okres 6 miesięcy, licząc od dnia jej podpisania przez ostatnią ze Stron.
Planowany termin wydarzenia: 22 maja 2026 r.

Opis zamówienia

CZĘŚĆ I
PRZEDMIOT I ZAKRES ZAMÓWIENIA.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług konferencyjno-hotelowych w celu organizacji wydarzeń promocyjno-szkoleniowych realizowanych przez Krajowe Biuro eTwinning w Polsce w okresie od podpisania umowy do 31.12.2027 r.
Miejsce realizacji usługi – obiekty konferencyjno-hotelowe, zlokalizowane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej.
WARIANTY REALIZACJI USŁUG
Rezerwacja „standard”
W rezerwacji typu „standard” Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia minimum 3 propozycji obiektów hotelowych, w których może zostać zrealizowane wydarzenie, a następnie dokonania rezerwacji i wynajmu wybranego przez Zamawiającego obiektu.
Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. II OPZ.
Rezerwacja „ze wskazaniem”
Zamawiający przewiduje możliwość zlecania rezerwacji w obiekcie ściśle określonym przez siebie. W takich przypadkach, Wykonawca bada dostępność oraz ceny usług w obiekcie wskazanym przez Zamawiającego, a następnie – w razie akceptacji przedstawionej propozycji realizacji usługi Zamawiający zleca Wykonawcy realizację usług.
Szczegóły dotyczące rezerwacji ww. typu są opisane w rozdz. III OPZ.
Zmiana umowy
1. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia istotnych zmian postanowień umowy w szczególności w zakresie terminu realizacji, wynagrodzenia, specyfikacji usług lub warunków wykonania, w następujących przypadkach:
a. niewykorzystania kwoty wskazanej w § 5 ust. 1 polegającą na przedłużeniu okresu trwania Umowy, jednak nie dłużej niż o 6 miesięcy;
b. zmian przepisów prawa mających bezpośredni wpływ na treść umowy, w szczególności zmian stawki podatku VAT oraz podatku akcyzowego;
c. wystąpienia siły wyższej;
d. powstania rozbieżności lub niejasności terminologicznych, których nie można usunąć inaczej niż poprzez zmianę umowy – wyłącznie w celu doprecyzowania jej treści i zapewnienia jednoznacznej interpretacji postanowień,
e. zmiany powszechnie obowiązujących przepisów w zakresie dotyczącym bezpośredniego wpływu na realizację przedmiotu umowy i może prowadzić do modyfikacji wyłącznie tych zapisów umowy, do których się odnosi;
f. konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian organizacyjnych po stronie Zamawiającego, w tym w szczególności w jego strukturze organizacyjnej;
g. konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych
w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację programów, w ramach których realizowane jest zamówienie, zmiana może dotyczyć wyłącznie tych zapisów umowy, na które będą miały bezpośredni wpływ modyfikacje w umowach zawartych pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną;.
2. Dopuszcza się zmianę postanowień umowy względem treści oferty w przypadku zmiany:
a) minimalnego wynagrodzenia za pracę lub minimalnej stawki godzinowej,
b) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub zdrowotnym lub wysokości stawek składek,
c) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do PPK, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r.
3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 lit. b), wartość netto wynagrodzenia pozostaje niezmieniona, a wartość brutto zostaje ustalona zgodnie z obowiązującymi przepisami.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 lit. a), wynagrodzenie Wykonawcy podlega zwiększeniu o łączną wartość wzrostu kosztów wynikającą z dostosowania wynagrodzeń osób realizujących zamówienie do wysokości zmienionych stawek minimalnych, wraz ze wszystkimi obciążeniami publicznoprawnymi.
5. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 lit. b), wynagrodzenie ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu Wykonawcy, wynikającego z nowych zasad ubezpieczeń, z zachowaniem dotychczasowej kwoty netto wynagrodzeń osób realizujących zamówienie.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 lit. c), wynagrodzenie Wykonawcy ulega zmianie wyłącznie w zakresie kosztów wynikających z wprowadzenia PPK dotyczących pracowników wykonujących czynności bezpośrednio związane z realizacją zamówienia. Wykonawca przedstawia sposób i podstawę wyliczenia zmiany wynagrodzenia.
7. Warunkiem dokonania zmian jest zaistnienie przesłanek wskazanych w ust. 1 lub 2 oraz złożenie przez zainteresowaną stronę pisemnego, umotywowanego wniosku o zmianę umowy.

Informacje dodatkowe

Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy PZP. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług do zamówienia podstawowego, o wartości maksymalnej do 100% wartości i wielkości zamówienia podstawowego zarówno dla części I oraz części II przedmiotu zamówienia. Warunki udzielania zamówień podobnych są tożsame z tymi określonymi dla zamówienia podstawowego w części I i II. Podstawą ustalenia warunków realizacji zamówienia podobnego jest umowa podstawowa oraz przeprowadzone z wykonawcą negocjacje.

Opis zamówienia

CZĘŚĆ II
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja ceremonii wręczenia nagród w konkursie „Nasz Projekt eTwinning 2026” planowana na dzień 22.05.2026 r. wraz z usługą hotelową, przygotowaniem scenografii, oraz obsługą techniczną i audiowizualną wydarzenia. (zwanej dalej „ceremonią”).
INOFROMACJA O CEREMONII
Wydarzeniem jest ceremonia wręczenia nagród w konkursie Nasz Projekt eTwinning 2026. Celem wydarzenia jest ogłoszenie wyników konkursu oraz nagrodzenie maksymalnie 23 zwycięskich projektów eTwinning. Wydarzenie ma charakter cykliczny – jest organizowane przez Krajowe Biuro eTwinning każdego roku w formie wydarzenia na miejscu.  
Regulamin konkursu Nasz projekt eTwinning 2026 dostępny jest na stronie internetowej Krajowego Biura eTwinning.  
Strona internetowa Krajowego Biura eTwinning (www.etwinning.pl) zawiera wszystkie informacje na temat programu eTwinning.

Procedura przyspieszona

zgodnie z art. 359 pkt 1 pzp; przy udzielaniu
zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi stosuje się przepisy ustawy właściwe dla 1) zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne - jeżeli wartość wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro, z uwzględnieniem zmian wynikających z niniejszego rozdziału.
Główne aspekty procedury: usługi społeczne i inne szczególne usługi o których mowa w art.
359 pkt 1

Informacje dodatkowe

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a)spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w dokumentacji zamówienia,
b)nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 108 ust. 1 uPzp, które wystąpiły w odpowiednim okresie określonym w art. 111 uPzp,
c)nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 7 ust 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2024 r. poz. 507), c)nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014r. (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1) w brzmieniu nadanym Rozporządzeniem Rady (UE) nr 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 w sprawie w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1).1. Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 i 2 uPzp, najpierw dokona w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia dokumentów określonych w rozdz. X ust. 2 SWZ. Wzory wykazów i oświadczeń przekazane zostaną Wykonawcy wraz z wezwaniem.
3. W przypadku składania dokumentów przez Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza Rzeczpospolitą Polską zastosowanie ma § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz.U. 2020 r. poz. 2415).
1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w każdej części.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ.
3. Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
1) Formularz Ofertowy – dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną wraz z wymaganymi załącznikami, sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 5 do SWZ. W przypadku złożenia oferty na innym formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza ofertowego lub złożenie Formularza ofertowego niezawierającego wszystkich wymaganych przez Zamawiającego informacji, spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy;
2) Formularz Cenowy dla cz. 2– dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną, sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 5a (cz. II) do SWZ. W przypadku złożenia arkusza cenowego na innym formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz cenowy nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza cenowego lub złożenie Formularza cenowego niezawierającego wszystkich wymaganych przez Zamawiającego informacji, spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy;
3) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale VIII SWZ, sporządzone i wypełnione według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do SWZ. Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z ww. oświadczeniem, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Oświadczenie musi zostać złożone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy/ każdego Wykonawcy występującego wspólnie/innego podmiotu.
4) dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający, że oferta została złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy (należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy/ podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy. Jeżeli umocowanie do składania oświadczeń woli nie wynika z dokumentów rejestrowych, należy dołączyć oryginał stosownego pełnomocnictwa w postaci dokumentu elektronicznego (tj. podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby, których umocowanie wynika z dokumentów rejestrowych), lub uwierzytelnionej notarialnie elektronicznej kopii pełnomocnictwa tj. kopii pełnomocnictwa poświadczonej za zgodność z oryginałem z elektronicznym poświadczeniem zgodności z okazanym dokumentem na podstawie art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 Prawa o notariacie) – w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowaną w dokumencie rejestrowym wykonawcy; Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem elektronicznym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego.
5) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów
6) (Wymóg fakultatywny( Projekt scenografii wraz z koncepcją oprawy wizualnej wydarzenia (key visual) do oceny w ramach kryteriów oceny ofert opisanych w Rozdziale XIX , ust. 8 pkt 2) SWZ w formie tam opisanej;
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia:
1) ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2) Składają oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 p.z.p., z którego musi wynikać, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (dotyczy wyłącznie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia).
4. Jeżeli wykonawca ma siedzibę poza granicami RP zastosowanie mają dla niego właściwe przepisy Rozporządzenia MRPiT z dnia 23 grudnia 2020r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (D.U. z 2020 r. poz. 2415)
5. Zmiany do umowy patrz SWZ.
6. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni od dnia upływu terminu składania ofert tj. do dnia 3.05.2026 r.
7. Wadium nie jest wymagane.
8.Wykonawca przed zawarciem umowy nie jest zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy
9. Warunki udziału w postępowaniu patrz rozdział VIII SWZ.
10. Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy PZP. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług do zamówienia podstawowego, o wartości maksymalnej do 100% wartości i wielkości zamówienia podstawowego zarówno dla części I oraz części II przedmiotu zamówienia. Warunki udzielania zamówień podobnych są tożsame z tymi określonymi dla zamówienia podstawowego w części I i II. Podstawą ustalenia warunków realizacji zamówienia podobnego jest umowa podstawowa oraz przeprowadzone z wykonawcą negocjacje.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

patrz dział IX ustawy Pzp: Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 515 ust. 1 ustawy Pzp albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.