Świadczenie usług konferencyjno-hotelowych w celu organizacji wydarzeń promocyjno-szkoleniowych realizowanych przez Europejski Korpus Solidarności. W podziale na dwie części.

Krótki opis

Część 1: Świadczenie usług konferencyjno-hotelowych w Poznaniu, w celu organizacji wydarzeń promocyjno-szkoleniowych realizowanych przez Europejski Korpus Solidarności.
PRZEDMIOT I ZAKRES ZAMÓWIENIA.
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług konferencyjno-hotelowych w Poznaniu, w celu organizacji wydarzeń promocyjno-szkoleniowych realizowanych przez Europejski Korpus Solidarności.
2. Planowany termin: od dnia podpisania umowy przez okres 9 miesięcy lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na jej realizację, w zależności które ze zdarzeń wystąpi pierwsze.
3. Zamawiający przewiduje możliwość przesunięcia terminu realizacji przedmiotu umowy o 6 miesięcy w przypadku niewykorzystania środków z umowy.
Obiekt powinien dysponować co najmniej 70 klimatyzowanymi pokojami.
W ramach realizacji Umowy Wykonawca zapewni następujące usługi:
I. ZAKWATEROWANIE
II. SALE KONFERENCYJNE
III. WYŻYWIENIE
IV. KOORDYNATOR UMOWY
V. USŁUGI DODATKOWE
Część 2: Świadczenie usług konferencyjno-hotelowych w Toruniu, w celu organizacji wydarzeń promocyjno-szkoleniowych realizowanych przez Europejski Korpus Solidarności.
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług konferencyjno-hotelowych w Toruniu, w celu organizacji wydarzeń promocyjno-szkoleniowych realizowanych przez Europejski Korpus Solidarności.
2. Planowany termin: od dnia podpisania umowy przez okres 20 miesięcy lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na jej realizację, w zależności które ze zdarzeń wystąpi pierwsze.
3. Obiekt powinien dysponować co najmniej 30 klimatyzowanymi pokojami.
W ramach realizacji Umowy Wykonawca zapewni następujące usługi:
I. ZAKWATEROWANIE
II. SALE KONFERENCYJNE
III. WYŻYWIENIE
IV. KOORDYNATOR UMOWY
V. USŁUGI DODATKOWE
Zamówienie jest finansowane z programów edukacyjnych UE obsługiwanych przez FRSE: Europejski Korpus Solidarności.

Opis zamówienia

CZĘŚĆ I
PRZEDMIOT I ZAKRES ZAMÓWIENIA.
Część 1: Świadczenie usług konferencyjno-hotelowych w Poznaniu, w celu organizacji wydarzeń promocyjno-szkoleniowych realizowanych przez Europejski Korpus Solidarności.
2. Planowany termin: od dnia podpisania umowy przez okres 9 miesięcy lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na jej realizację, w zależności które ze zdarzeń wystąpi pierwsze.
3. Zamawiający przewiduje możliwość przesunięcia terminu realizacji przedmiotu umowy o 6 miesięcy w przypadku niewykorzystania środków z umowy.
Obiekt powinien dysponować co najmniej 70 klimatyzowanymi pokojami.
W ramach realizacji Umowy Wykonawca zapewni następujące usługi:
I. ZAKWATEROWANIE
II. SALE KONFERENCYJNE
III. WYŻYWIENIE
IV. KOORDYNATOR UMOWY
V. USŁUGI DODATKOWE
Harmonogram wydarzeń promocyjno-szkoleniowych w ramach przedmiotu zamówienia obejmuje 8 wydarzeń z planowanymi datami wydarzeń.
W przypadku braku możliwości realizacji usługi we wskazanym terminie, Zamawiający dopuszcza realizację usługi w innym, ustalonym wraz z Wykonawcą terminie.
Zmiana umowy: patrz zał. nr 2a do SWZ_Projektowane postanowienia umowy.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia podobnego, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 uPzp dla każdej części zamówienia:
2. Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w zdaniu poprzednim, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy. Przedmiotem zamówień będą usługi podobne do usług wymaganych w danej części zamówienia dla której zamówienie podobne zostanie uruchomione. W takim przypadku Zmawiający udzieli zamówienia po negocjacjach z Wykonawcą, któremu zostanie udzielone zamówienie podstawowe.
3. Dla zamówień podobnych odpowiednie zastosowanie znajdują postanowienia Umowy dotyczące, w szczególności postanowienia określające warunki i sposób zapłaty wynagrodzenia. Ceny jednostkowe za realizacji zleceń, sposób i termin ich realizacji, a także postanowienia dotyczące kar umownych i inne istotne elementy umowy będą przedmiotem negocjacji z Wykonawcą, któremu zamówienie podobne może być udzielone.
4.Całkowita wartość zamówienia podobnego w części 1 i 2 nie przekroczy 100% szacowanej wartości zamówienia podstawowego.

Opis zamówienia

CZĘŚĆ II
Część 2: Świadczenie usług konferencyjno-hotelowych w Toruniu, w celu organizacji wydarzeń promocyjno-szkoleniowych realizowanych przez Europejski Korpus Solidarności.
2. Planowany termin: od dnia podpisania umowy przez okres 20 miesięcy lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na jej realizację, w zależności które ze zdarzeń wystąpi pierwsze.
3. Zamawiający przewiduje możliwość przesunięcia terminu realizacji przedmiotu umowy o 6 miesięcy w przypadku niewykorzystania środków z umowy.
Obiekt powinien dysponować co najmniej 30 klimatyzowanymi pokojami.
W ramach realizacji Umowy Wykonawca zapewni następujące usługi:
I. ZAKWATEROWANIE
II. SALE KONFERENCYJNE
III. WYŻYWIENIE
IV. KOORDYNATOR UMOWY
V. USŁUGI DODATKOWE
Harmonogram wydarzeń promocyjno-szkoleniowych w ramach przedmiotu zamówienia obejmuje wydarzenia zgodnie z planowanymi datami wydarzeń.
W przypadku braku możliwości realizacji usługi we wskazanym terminie, Zamawiający dopuszcza realizację usługi w innym, ustalonym wraz z Wykonawcą terminie.
Zmiana umowy: patrz zał. nr 2a do SWZ_Projektowane postanowienia umowy.

Procedura przyspieszona

zgodnie z art. 359 pkt 1 pzp; przy udzielaniu
zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi stosuje się przepisy ustawy właściwe dla 1) zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne - jeżeli wartość wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro, z uwzględnieniem zmian wynikających z niniejszego rozdziału.
Główne aspekty procedury: usługi społeczne i inne szczególne usługi o których mowa w art.
359 pkt 1

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a)spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w dokumentacji zamówienia,
b)nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 108 ust. 1 uPzp, które wystąpiły w odpowiednim okresie określonym w art. 111 uPzp,
c)nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 7 ust 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2024 r. poz. 507), c)nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014r. (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1) w brzmieniu nadanym Rozporządzeniem Rady (UE) nr 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 w sprawie w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1).1. Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 i 2 uPzp, najpierw dokona w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
2. Zamawiający przewiduje wezwanie Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia następujących dokumentów:
1) oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 uPzp w zakresie podstaw wkluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego.
2) opis urządzeń technicznych oraz środków organizacyjno-technicznych zastosowanych przez wykonawcę w celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu.
Wzory wykazów i oświadczeń przekazane zostaną Wykonawcy wraz z wezwaniem,
o którym mowa na wstępie
3. W przypadku składania dokumentów przez Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza Rzeczpospolitą Polską zastosowanie ma § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz.U. 2020 r. poz. 2415).
1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w każdej części.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ.
3. Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
1) Formularz oferty, sporządzony pod rygorem nieważności w formie elektronicznej według, wzoru stanowiącego Załącznikiem nr 5 do SWZ. Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:
2) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ;
3) formularz cenowy – dla części 1: Załącznik nr 5a do SWZ, dla części 2: Załącznik nr 5b do SWZ. Brak złożenia formularza cenowego skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 uPzp jako niezgodnej z warunkami zamówienia.
4) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby - w przypadku polegania Wykonawcy na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ (jeżeli dotyczy).
5) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub podmiotu udostępniającego zasoby, chyba że umocowanie do reprezentacji wynika z wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Pełnomocnictwo musi być złożone w oryginale w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza).
6) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów
1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają w formularzu ofertowym oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.
4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

patrz dział IX ustawy Pzp: Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 515 ust. 1 ustawy Pzp albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a)spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w dokumentacji zamówienia,
b)nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 108 ust. 1 uPzp, które wystąpiły w odpowiednim okresie określonym w art. 111 uPzp,
c)nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 7 ust 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2024 r. poz. 507), c)nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014r. (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1) w brzmieniu nadanym Rozporządzeniem Rady (UE) nr 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 w sprawie w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1).1. Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 i 2 uPzp, najpierw dokona w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
2. Zamawiający przewiduje wezwanie Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia następujących dokumentów:
1) oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 uPzp w zakresie podstaw wkluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego.
2) opis urządzeń technicznych oraz środków organizacyjno-technicznych zastosowanych przez wykonawcę w celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu.
Wzory wykazów i oświadczeń przekazane zostaną Wykonawcy wraz z wezwaniem,
o którym mowa na wstępie
3. W przypadku składania dokumentów przez Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza Rzeczpospolitą Polską zastosowanie ma § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz.U. 2020 r. poz. 2415).
1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w każdej części.
2. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ.
3. Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
1) Formularz oferty, sporządzony pod rygorem nieważności w formie elektronicznej według, wzoru stanowiącego Załącznikiem nr 5 do SWZ. Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:
2) oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ;
3) formularz cenowy – dla części 1: Załącznik nr 5a do SWZ, dla części 2: Załącznik nr 5b do SWZ. Brak złożenia formularza cenowego skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 uPzp jako niezgodnej z warunkami zamówienia.
4) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby - w przypadku polegania Wykonawcy na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ (jeżeli dotyczy).
5) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub podmiotu udostępniającego zasoby, chyba że umocowanie do reprezentacji wynika z wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Pełnomocnictwo musi być złożone w oryginale w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza).
6) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów
1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają w formularzu ofertowym oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.
4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
Ofertę należy złożyć poprzez Platformę (https://frse.ezamawiajacy.pl) do dnia 13 marca 2026 r. do godziny 11:00.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 13 marca 2026 r. o godzinie 11:15.
Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 90 dni, tj. do dnia 13 czerwca 2026 r. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Aktualizacja informacji: przede wszystkim aktualizacja kryteriów oceny ofert zgodnie z SWZ, ale też uzupełnienie miejsca realizacji, podanie daty związania ofertą, podanie linku do postępowania w wierszu "adres strony internetowej", dodanie informacji o źródle finansowania.