Świadczenie usługi hotelarsko-gastronomicznej w tym wynajmu sal konferencyjnych w Gdańsku w celu organizacji konferencji.

Krótki opis

Miejsce świadczenia usługi: obiekt konferencyjno-hotelowy, świadczący usługi konferencyjne, gastronomiczne i hotelarskie w Gdańsku.
Planowany termin świadczenia usługi: 24-26 maja 2026 r. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu wydarzenia. Zamawiający zobowiązany jest do poinformowania Wykonawcy o planowanej zmianie nie później niż w terminie 60 dni przed dniem wydarzenia. Zmiana terminu nie wymaga zawarcia aneksu do umowy.
Planowana liczba uczestników spotkania: 125 osób.
Standard hotelu: hotel kategorii minimum 4 gwiazdki w rozumieniu przepisów § 2 ust.2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 2166). Zakwaterowanie i wyżywienie oraz wynajem sal konferencyjnych musi być świadczone w jednym obiekcie; hotel powinien dysponować własnym parkingiem. Zamawiający wymaga, aby część konferencyjna była oddzielona od części hotelowej.
W przypadku przedłużenia programu pobytu Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji nieodpłatnie szatnie oraz miejsce na przechowywanie bagażu.
Położenie obiektu - obiekt musi być usytułowany w odległości nie większej niż 2000 m od przystanku PKP Gdańsk Główny, mierząc najkrótszą drogę do przejścia pieszo, wyznaczoną przy użyciu narzędzia Google Maps.
2. ZAKWATEROWANIE
1. Zakwaterowanie i wymeldowanie z hotelu uczestników konferencji: zgodnie z obowiązującą dla hotelu dobą hotelową. Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą w poszczególnych przypadkach może zmienić godziny doby hotelowej.
2. Zakwaterowanie: pierwsza doba – 110 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z łazienką (śniadanie i dostęp do Internetu w każdym pokoju wliczone w cenę noclegu).
3. Zakwaterowanie: druga doba – 125 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z łazienką (śniadanie i dostęp do Internetu w każdym pokoju wliczone w cenę noclegu).
4. Dokładną liczbę pokoi Zamawiający przedstawi Wykonawcy z siedmiodniowym wyprzedzeniem.
5. Zamawiający zastrzega sobie usytuowanie wynajmowanych pokoi hotelowych z dala od ewentualnie organizowanych innych imprez/spotkań/konferencji tak, aby zapewnić uczestnikom konferencji spokojny nocleg.
Szczegółowy opis w zał. nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

Miejsce świadczenia usługi: obiekt konferencyjno-hotelowy, świadczący usługi konferencyjne, gastronomiczne i hotelarskie w Gdańsku.
Planowany termin świadczenia usługi: 24-26 maja 2026 r. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu wydarzenia. Zamawiający zobowiązany jest do poinformowania Wykonawcy o planowanej zmianie nie później niż w terminie 60 dni przed dniem wydarzenia. Zmiana terminu nie wymaga zawarcia aneksu do umowy.
Planowana liczba uczestników spotkania: 125 osób.
Standard hotelu: hotel kategorii minimum 4 gwiazdki w rozumieniu przepisów § 2 ust.2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 2166). Zakwaterowanie i wyżywienie oraz wynajem sal konferencyjnych musi być świadczone w jednym obiekcie; hotel powinien dysponować własnym parkingiem. Zamawiający wymaga, aby część konferencyjna była oddzielona od części hotelowej.
W przypadku przedłużenia programu pobytu Wykonawca zapewni uczestnikom konferencji nieodpłatnie szatnie oraz miejsce na przechowywanie bagażu.
Położenie obiektu - obiekt musi być usytułowany w odległości nie większej niż 2000 m od przystanku PKP Gdańsk Główny, mierząc najkrótszą drogę do przejścia pieszo, wyznaczoną przy użyciu narzędzia Google Maps.
2. ZAKWATEROWANIE
1. Zakwaterowanie i wymeldowanie z hotelu uczestników konferencji: zgodnie z obowiązującą dla hotelu dobą hotelową. Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą w poszczególnych przypadkach może zmienić godziny doby hotelowej.
2. Zakwaterowanie: pierwsza doba – 110 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z łazienką (śniadanie i dostęp do Internetu w każdym pokoju wliczone w cenę noclegu).
3. Zakwaterowanie: druga doba – 125 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania z łazienką (śniadanie i dostęp do Internetu w każdym pokoju wliczone w cenę noclegu).
4. Dokładną liczbę pokoi Zamawiający przedstawi Wykonawcy z siedmiodniowym wyprzedzeniem.
5. Zamawiający zastrzega sobie usytuowanie wynajmowanych pokoi hotelowych z dala od ewentualnie organizowanych innych imprez/spotkań/konferencji tak, aby zapewnić uczestnikom konferencji spokojny nocleg.
Szczegółowy opis w zał. nr1 do SWZ.

Procedura przyspieszona

zgodnie z art. 359 pkt 1 pzp; przy udzielaniu
zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi stosuje się przepisy ustawy właściwe dla 1) zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne - jeżeli wartość wyrażona w złotych jest równa lub przekracza równowartość kwoty 750 000 euro, z uwzględnieniem zmian wynikających z niniejszego rozdziału.
Główne aspekty procedury: usługi społeczne i inne szczególne usługi o których mowa w art.
359 pkt 1

Informacje dodatkowe

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a)spełniają warunki udziału w postępowaniu określone w dokumentacji zamówienia,
b)nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 108 ust. 1 uPzp, które wystąpiły w odpowiednim okresie określonym w art. 111 uPzp,
c)nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w art. 7 ust 1 pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2024 r. poz. 507), c)nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014r. (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1) w brzmieniu nadanym Rozporządzeniem Rady (UE) nr 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 w sprawie w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1).1. Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 i 2 uPzp, najpierw dokona w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia dokumentów określonych w rozdz. X ust. 2 SWZ. Wzory wykazów i oświadczeń przekazane zostaną Wykonawcy wraz z wezwaniem.
3. W przypadku składania dokumentów przez Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza Rzeczpospolitą Polską zastosowanie ma § 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz.U. 2020 r. poz. 2415).
1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę .
2. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ.
3. Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:
1) Formularz Ofertowy – dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną wraz z wymaganymi załącznikami, sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 5 do SWZ. W przypadku złożenia oferty na innym formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza ofertowego lub złożenie Formularza ofertowego niezawierającego wszystkich wymaganych przez Zamawiającego informacji, spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy;
2) Formularz Cenowy – dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną, sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 5a do SWZ. W przypadku złożenia arkusza cenowego na innym formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz cenowy nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza cenowego lub złożenie Formularza cenowego niezawierającego wszystkich wymaganych przez Zamawiającego informacji, spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy;
3) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale VIII SWZ, sporządzone i wypełnione według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do SWZ. Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z ww. oświadczeniem, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Oświadczenie musi zostać złożone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy/ każdego Wykonawcy występującego wspólnie/innego podmiotu.
4) dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający, że oferta została złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy (należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy/ podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy. Jeżeli umocowanie do składania oświadczeń woli nie wynika z dokumentów rejestrowych, należy dołączyć oryginał stosownego pełnomocnictwa w postaci dokumentu elektronicznego (tj. podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby, których umocowanie wynika z dokumentów rejestrowych), lub uwierzytelnionej notarialnie elektronicznej kopii pełnomocnictwa tj. kopii pełnomocnictwa poświadczonej za zgodność z oryginałem z elektronicznym poświadczeniem zgodności z okazanym dokumentem na podstawie art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 Prawa o notariacie) – w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowaną w dokumencie rejestrowym wykonawcy; Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem elektronicznym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego.
5) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów
3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia:
1) ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2) Składają oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 p.z.p., z którego musi wynikać, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (dotyczy wyłącznie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia).
4. Jeżeli wykonawca ma siedzibę poza granicami RP zastosowanie mają dla niego właściwe przepisy Rozporządzenia MRPiT z dnia 23 grudnia 2020r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (D.U. z 2020 r. poz. 2415)
5. Zmiany do umowy patrz SWZ.
6. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni od dnia upływu terminu składania ofert tj. do dnia 4.05.2026 r.
7. Wadium nie jest wymagane.
8.Wykonawca przed zawarciem umowy nie jest zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy
9. Warunki udziału w postępowaniu patrz rozdział VIII SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

patrz dział IX ustawy Pzp: Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli zostały przesłane w sposób określony w art. 515 ust. 1 ustawy Pzp albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.