Świadczenie usługi hotelarsko-gastronomicznej w tym wynajmu sali konferencyjnej w Gdańsku w celu organizacji konferencji „Civic and social engagement of adults within Erasmus+ Partnerships”.

Krótki opis

Świadczenie usługi hotelarsko-gastronomicznej w tym wynajmu sali konferencyjnej w Gdańsku w celu organizacji konferencji. Miejsce świadczenia usługi: obiekt konferencyjno-hotelowy, świadczący usługi konferencyjne, gastronomiczne i hotelarskie w Gdańsku. Standard hotelu: hotel kategorii minimum 4 gwiazdki. Położenie obiektu - obiekt usytułowany w odległości nie większej niż 2000 m od przystanku PKP Gdańsk Główny, mierząc najkrótszą drogę do przejścia pieszo, wyznaczoną przy użyciu narzędzia Google Maps. Planowany termin świadczenia usługi: 21-24 września 2026 r. W ciągu 14 dni od podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje 3 różnych obiektów konferencyjno-hotelowych. Inne zadania Zamawiającego: wyżywienie, w restauracji hotelowej, sala konferencyjna, usługa przewodnicka - Zapewnienie dwóch profesjonalnych przewodników turystycznych, uprawnionych do oprowadzania po Gdańsku dla 61 uczestników konferencji, prowadzenie usługi w języku angielskim. Przewodnicy odbiorą uczestników z hotelu wskazanego przez Zamawiającego o ustalonej godzinie, a następnie zrealizują spacer przewodnicki po Głównym Mieście, obejmujący m.in. takie atrakcje jak: Długi Targ i Fontanna Neptuna, Bazylika Mariacka (w tym wewnątrz, jeżeli będzie dostępne wejście), Złota Brama i Zielona Brama, Ulica Długa i ulica Mariacka, Żuraw i okolice nadmotławskie (Zamawiający dopuszcza modyfikację trasy w porozumieniu z Wykonawcą). Następnie przewodnicy odprowadzą uczestników obu grup do Europejskiego Centrum Solidarności (ECS). Organizacja uroczystej kolacji w zewnętrznej restauracji. Miejsce świadczenia usługi gastronomicznej - restauracja w Gdańsku z salą mieszcząca 61 osób. Restauracja położona w obrębie Głównego Miasta i Wyspy Spichrzów, ale w nie większej odległości niż 500 metrów od Fontanny Neptuna. Zwiedzanie Europejskiego Centrum Solidarności. Wykonawca zapewni realizację usługi obejmującej zwiedzanie wystawy stałej Europejskiego Centrum Solidarności (ECS), w tym zapewni bilety wstępu na wystawę stałą dla wszystkich uczestników (61 osób). Ponadto zapewni minimum dwóch certyfikowanych przewodników, którzy: posiadają uprawnienia lub certyfikaty wymagane do oprowadzania po ECS, będą oprowadzać grupy w języku angielskim, dysponują odpowiednim przygotowaniem merytorycznym.

Opis zamówienia

Świadczenie usługi hotelarsko-gastronomicznej w tym wynajmu sali konferencyjnej w Gdańsku w celu organizacji konferencji. Miejsce świadczenia usługi: obiekt konferencyjno-hotelowy, świadczący usługi konferencyjne, gastronomiczne i hotelarskie w Gdańsku. Standard hotelu: hotel kategorii minimum 4 gwiazdki. Położenie obiektu - obiekt usytułowany w odległości nie większej niż 2000 m od przystanku PKP Gdańsk Główny, mierząc najkrótszą drogę do przejścia pieszo, wyznaczoną przy użyciu narzędzia Google Maps. Planowany termin świadczenia usługi: 21-24 września 2026 r. W ciągu 14 dni od podpisania umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycje 3 różnych obiektów konferencyjno-hotelowych. Inne zadania Zamawiającego: wyżywienie, w restauracji hotelowej, sala konferencyjna, usługa przewodnicka - Zapewnienie dwóch profesjonalnych przewodników turystycznych, uprawnionych do oprowadzania po Gdańsku dla 61 uczestników konferencji, prowadzenie usługi w języku angielskim. Przewodnicy odbiorą uczestników z hotelu wskazanego przez Zamawiającego o ustalonej godzinie, a następnie zrealizują spacer przewodnicki po Głównym Mieście, obejmujący m.in. takie atrakcje jak: Długi Targ i Fontanna Neptuna, Bazylika Mariacka (w tym wewnątrz, jeżeli będzie dostępne wejście), Złota Brama i Zielona Brama, Ulica Długa i ulica Mariacka, Żuraw i okolice nadmotławskie (Zamawiający dopuszcza modyfikację trasy w porozumieniu z Wykonawcą). Następnie przewodnicy odprowadzą uczestników obu grup do Europejskiego Centrum Solidarności (ECS). Organizacja uroczystej kolacji w zewnętrznej restauracji. Miejsce świadczenia usługi gastronomicznej - restauracja w Gdańsku z salą mieszcząca 61 osób. Restauracja położona w obrębie Głównego Miasta i Wyspy Spichrzów, ale w nie większej odległości niż 500 metrów od Fontanny Neptuna. Zwiedzanie Europejskiego Centrum Solidarności. Wykonawca zapewni realizację usługi obejmującej zwiedzanie wystawy stałej Europejskiego Centrum Solidarności (ECS), w tym zapewni bilety wstępu na wystawę stałą dla wszystkich uczestników (61 osób). Ponadto zapewni minimum dwóch certyfikowanych przewodników, którzy: posiadają uprawnienia lub certyfikaty wymagane do oprowadzania po ECS, będą oprowadzać grupy w języku angielskim, dysponują odpowiednim przygotowaniem merytorycznym.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

W okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał (zakończył), co najmniej 2 (dwie) usługi polegające na organizacji wydarzenia, z których każde spełnia poniższe parametry:
• wartość co najmniej 60 000,00 zł brutto (w przypadku, jeżeli wartość zamówienia została wyrażona w walucie obcej – wyrażona w złotych równoważność tej kwoty wg średniego kursu NPB z dnia zawarcia umowy),
• program wydarzenia trwał co najmniej 2 dni,
• udział w Wydarzeniu wzięło co najmniej 40 osób*,
• zakres prac Wykonawcy obejmował zapewnienie sali konferencyjnej, usługi cateringowej oraz zakwaterowania dla uczestników wydarzenia.
* chodzi o ogólną planowaną/przewidywaną liczbę uczestników przez zamawiającego usługę (zgodnie z programem/ agendą merytoryczną/ opisem przedmiotu zamówienia), a nie o liczbę osób de facto korzystających z poszczególnych składowych usługi, tj. np. noclegów czy cateringu.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Skieruje do realizacji zamówienia osoby o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych i doświadczeniu niezbędnym do prawidłowej realizacji zamówienia, tj.: koordynatora wydarzenia – osobę, która odpowiadać będzie za całościowy nadzór nad wykonaniem umowy i bezpośredni kontakt z Zamawiającym oraz w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert pełniła funkcję koordynatora w 2 wydarzeniach, z których każde spełniało poniższe parametry:
• wartość co najmniej 60 000,00 zł brutto (w przypadku, jeżeli wartość zamówienia została wyrażona w walucie obcej – wyrażona w złotych równoważność tej kwoty wg średniego kursu NPB z dnia zawarcia umowy),
• program wydarzenia trwał co najmniej 2 dni,
• udział w Wydarzeniu wzięło co najmniej 40 osób*,
• zakres prac Wykonawcy obejmował zapewnienie sali konferencyjnej, usługi cateringowej oraz zakwaterowania dla uczestników wydarzenia.
* chodzi o ogólną planowaną/przewidywaną liczbę uczestników przez zamawiającego usługę (zgodnie z programem/ agendą merytoryczną/ opisem przedmiotu zamówienia), a nie o liczbę osób de facto korzystających z poszczególnych składowych usługi, tj. np. noclegów czy cateringu

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

Zamówienie jest finansowane z programu TCA 2026 (nr projektu A-2026-PL01-KA321-EDU-013, ADU100%) obsługiwanego przez FRSE. Wynagrodzenie będzie wyliczane według cen jednostkowych, zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego. Wynagrodzenie zostanie wypłacone przelewem w terminie do 21 dni od daty otrzymania faktury VAT za pośrednictwem KSEF. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

Informacje dodatkowe:
1. Wykonawca zobowiązany jest złożyć Formularz oferty, sporządzony pod rygorem nieważności w formie elektronicznej według, wzoru stanowiącego Załącznikiem nr 5 do SWZ. Wraz z ofertą Wykonawca jest zobowiązany złożyć:
1) oświadczenie, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ;
2) zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdziale XI ust. 3 SWZ (jeżeli dotyczy);
3) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby - w przypadku polegania Wykonawcy na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ (jeżeli dotyczy).
4) Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy/Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub podmiotu udostępniającego zasoby, chyba że umocowanie do reprezentacji wynika z wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Pełnomocnictwo musi być złożone w oryginale w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem w formie elektronicznej podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza).
5) oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy – w przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, zgodnie z art. 117 ust. 4 uPzp, złożone w Formularzu ofertowym;
6) (wymóg dla kryteriów oceny ofert) informacja o doświadczeniu osoby skierowanej do realizacji zamówienia - koordynatora zgodnie z opisem, o którym mowa w Rozdziale XIX SWZ, złożone w Formularzu ofertowym.
2. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy.
3. Podmiotowe środki dowodowe żądane będą od Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej. Zamawiający przewiduje wezwanie Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż 10 dni terminie, aktualnych na dzień złożenia następujących dokumentów:
1) opisu urządzeń technicznych oraz środków organizacyjno-technicznych zastosowanych przez wykonawcę w celu spełnienia warunków udziału w postępowaniu;
2) wykazu usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat przed terminem składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane;
3) dowodów określających czy te usługi zostały wykonane, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy ;
4) wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
5) oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 uPzp w zakresie podstaw wkluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego.
Wzory wykazów i oświadczeń przekazane zostaną Wykonawcy wraz z wezwaniem,
o którym mowa na wstępie.
3. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez upełnomocnionego przedstawiciela Wykonawcy.
4. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w ust. 3 pkt 3), potwierdza, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności: 1) zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby; 2) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia; 3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.
5. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
6. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
7. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają w formularzu ofertowym oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.
8. Zmiany do umowy - patrz SWZ.
9. Wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni od dnia upływu terminu składania ofert tj. do dnia 27 czerwca 2026 r.
10. Wadium nie jest wymagane.
11.Wykonawca przed zawarciem umowy nie jest zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
12. Warunki udziału w postępowaniu - patrz SWZ Podstawa prawna: Dyrektywa 2014/24/UE art. 132 w związku z art. 359 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.
13. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówienia podobnego, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 uPzp.