Usługa archiwizacji dokumentacji Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji dokumentacji aktowej Rady Ochrony Pamięci Walk i Męczeństwa, w tym przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum Akt Nowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do brakowania lub dalszego przechowywania w archiwum zakładowym, zgodnie z zakresem czynności określonym w Opisie Przedmiotu Zamówienia (OPZ), który jednocześnie stanowi załącznik Nr 4 do SWZ stanowiący jednocześnie Załącznik nr 1 do projektowanych postanowień umowy, stanowiących załącznik nr 5 do SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa archiwizacji dokumentacji aktowej Rady Ochrony Pamięci Walk i Męczeństwa, w tym przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum Akt Nowych oraz dokumentacji niearchiwalnej do brakowania lub dalszego przechowywania w archiwum zakładowym, zgodnie z zakresem czynności określonym w Opisie Przedmiotu Zamówienia (OPZ), który jednocześnie stanowi załącznik Nr 4 do SWZ stanowiący jednocześnie Załącznik nr 1 do projektowanych postanowień umowy, stanowiących załącznik nr 5 do SWZ.

Informacje dodatkowe

Termin wykonania zamówienia: 24 miesiące od daty zawarcia Umowy lub do wyczerpania kwoty maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy, w zależności które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej. Wykonawca rozpocznie prace archiwizacyjne w terminie do
7 dni od daty zawarcia Umowy.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1.Po upływie terminu składania ofert, dodanie (złożenie) oferty nie będzie możliwe. 2.Decydujące znaczenie dla zachowania terminu składania ofert ma data i godzina wpływu oferty. Miejsce i tryb otwarcia ofert: 3. Otwarcie ofert następuje poprzez odszyfrowanie ofert wczytanych na Platformie. Cała procedura została opisana w Rozdziale 9 SWZ.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

W postępowaniu o udzielenie zamówienia mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlegają wykluczeniu.
Zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 usługi polegające na świadczeniu usług porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji i o minimalnej wartości 100 000,00 zł brutto każda.
Uwaga!
W przypadku wykazania usług świadczonych nadal, Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że usługi te do dnia składania ofert zostały zrealizowane w takim zakresie, który jest wystarczający do potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu (czasookres oraz zrealizowana wartość danej umowy).
Uwaga!
Przez jedną usługę Zamawiający rozumie jeden/ą kontrakt/umowę.
Zamawiający nie dopuszcza łączenia kilku zamówień sumujących się do wskazanej w warunku udziału w postępowaniu wartości; jedna usługa oznacza usługę wykonaną na podstawie jednej umowy.
Jeżeli usługa realizowana jest w ramach zamówienia zawierającego większy zakres niż świadczenie usługi porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji Wykonawca zobowiązany jest wskazać tę część zamówienia, która obejmuje tylko świadczenie usługi porządkowania i ewidencjonowania dokumentacji i wykazać jej wartość.
W sytuacji gdy podmiot realizował zamówienie w ramach konsorcjum powinien wykazać, że faktycznie brał udział w realizacji tej części zamówienia, którego dotyczy warunek określony przez Zamawiającego. W przypadku, gdy Wykonawca powołuje się na doświadczenie nabyte w ramach zamówienia zrealizowanego przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum), Zamawiający nie dopuszcza by Wykonawca wykazywał doświadczenie grupy wykonawców, której był członkiem, jeżeli faktycznie i konkretnie nie wykonywał danego zakresu czynności. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwrócenia się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień w zakresie faktycznie i konkretnie zrealizowanego zakresu czynności oraz przedstawienia stosownych dowodów np. umowy konsorcjum, z której wynika zakres obowiązków czy wystawionych przez wykonawcę faktur.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub w przypadku podmiotu, na którego zdolnościach polega Wykonawca warunek, o którym mowa w pkt. 4 musi spełniać co najmniej jeden z Wykonawców samodzielnie.
Uwaga!
W przypadku, gdy Wykonawca dla potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu przedstawi dokument zawierający kwoty w walutach innych niż złoty polski, Zamawiający przeliczy je na złoty polski według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego obowiązującego w dniu zakończenia realizacji zamówienia potwierdzającego posiadane przez Wykonawcę doświadczenie.
Zamawiający dokona weryfikacji ww. warunku na podstawie złożonego Wykazu wykonanych usług (wzór stanowi Załącznik Nr 11 do SWZ).
b) Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował co najmniej 4 osobami odpowiedzialnymi za realizację zamówienia, z których:
• co najmniej 2 osoby, z których każda spełnia łącznie poniższe wymagania, tj.:
- ukończyła studia wyższe na kierunku: archiwistyka i/lub zarządzanie dokumentacją lub historia ze specjalnością archiwistyczną lub studia podyplomowe na kierunku archiwistyka
- w okresie ostatnich trzech lat osobiście uporządkowała, co najmniej 15 mb. dokumentacji kategorii A lub/i kategorii B.
• co najmniej 2 osoby, z których każda spełnia łącznie poniższe wymagania, tj.:
- ukończyła studia wyższe o kierunku archiwistyka (pierwszego lub drugiego stopnia) lub/i studia podyplomowe o specjalności archiwistyka lub/i o wykształceniu średnim technicznym (technik archiwista) lub/i wykształceniu średnim z ukończonym, co najmniej kursem kancelaryjno-archiwalnym,
- w okresie ostatnich trzech lat osobiście uporządkowała, co najmniej 15 mb. dokumentacji kategorii A lub/i kategorii B
Zamawiający dokona weryfikacji ww. warunku na podstawie złożonego Wykazu wykonanych usług (wzór stanowi Załącznik Nr 12 do SWZ).

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

Informacja na temat zasad płatności znajduje się w projektowanych postanowieniach umowy (załącznik nr 5 do SWZ).
Informacje o terminach odwołania: Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w dziale IX Ustawy Pzp.

I. Wykaz dokumentów składanych wraz z ofertą na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1.1 JEDZ oraz oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z art 5k Rozp. 833/2014 oraz art 7 ust 1 ustawy o szczeg. rozwiązaniach w zakresie p-działania wspieraniu agresji na Ukrainę (…) 2.1 Pełnomocnictwo, odpowiednio: - upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik, - dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wyk. wspólnie ubiegających się o udz. zam. – dot. Wyk. wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia 3.1 „Samooczyszczenie” – oświadczenie (jeżeli dotyczy) 4.1 Oświadczenie Wyk. wspólnie ubiegających się o udz. zam. 5.1 Formularz ofertowy 6.1 Przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli dotyczy) 7.1 Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeżeli dotyczy) 8.1 Dokument potwierdzający zabezpieczenie oferty akceptowalną formą wadium (jeżeli dotyczy) 9.1 Wykaz rozwiązań równoważnych (jeżeli dotyczy) 10.1 Oświadczenie o zastrzeżenie określonych inf. jako tajemnicy przedsięb.(jeżeli dotyczy) II. Wykaz dokumentów składanych na wezwanie Zamawiającego zgodnie z art. 126 ust. 1 PZP : 1.2 informacja z KRK sporządzoną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem w zakresie art 108 ust 1 pkt 1 i 2 oraz art 108 ust 1 pkt 4 ustawy PZP (…) 2.2. odpis lub infor. z KRS lub z CEiIDG, sporządzone nie wcześniej niż 3 m-ce przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia na podstawie art 109 ust 1 pkt 4 ustawy pzp. 3.2 oświadczenie Wyk. w zakresie art 108 ust 1 pkt 5, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej (…) 4.2.oświadczenie Wyk. o aktualności inform. zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art 125 ust 1 Ustawy, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego tj. art. 108 ust. 1 pkt. 3, pkt 4, pkt 5, pkt 6; art. 109 ust. 1 pkt 5, art. 109 ust. 1 pkt 7-10, w art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, na podstawie art. 5k rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (…) III. Zamawiający będzie żądał następujących dokumentów składanych w celu potwierdzenia spełniania warunków udz. w postępowaniu określonych przez Zamawiającego w rozdz. 4 pkt I ppkt 4 SWZ: wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
Treść zawarta w wykazie musi potwierdzać spełnienie warunku, o którym mowa w Rozdziale 4 pkt. I ppkt 4 lit. a niniejszej SWZ. Wykaz należy sporządzić zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 11 do SWZ.
Zamawiający zażąda (według wzoru stanowiącego odpowiednio Załącznik nr 12 do SWZ): wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Treść zawarta w wykazie musi potwierdzać spełnienie warunku, o którym mowa w Rozdziale 4 Pkt. I ppkt 4 lit. b niniejszej SWZ. Wykaz należy sporządzić zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 12 do SWZ. IV. Dokumenty składane przez Wyk. zagranicznych: Jeżeli Wyk. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami RP, zamiast: 1.4 informacji z KRK składa inf. z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administ. kraju, w którym Wyk. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument . Dokument, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 m-cy przed jego złożeniem; 2.4 odpisu albo informacji z KRS lub CEIDG - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wyk. ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że wobec Wyk. nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gosp. nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokument, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 m-ce przed jego złożeniem. 3.4 Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt. IV.1.4 i IV.2.4., lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust 1 pkt 1, 2 i 4, art. 109 ust 1 pkt 1, 2 lit a i b oraz pkt 3 ustawy Pzp (zakres przypadków w wymaganych dokumentach zależy od wymagań określonych w niniejszej SWZ) zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wyk., ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zam. lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administr., notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze wzgl. na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć.