Usługa organizacji wydarzenia - Jarmark Wojewódzki

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji wydarzenia artystyczno–rozrywkowego „Jarmark Wojewódzki”, zwanego dalej „imprezą”, na które składają się koncerty plenerowe oraz część wystawiennicza. Impreza ogólnodostępna i niebiletowana dla około 900 uczestników (rotacyjnie).
Zamówienie obejmuje kompleksową organizację Jarmarku Wojewódzkiego, w tym koordynację działań związanych z zapewnieniem wymaganej obsługi, przygotowaniem infrastruktury oraz przygotowaniem odpowiedniej dokumentacji i uzyskaniem niezbędnych zgód na przeprowadzenie wydarzenia, przeprowadzenie wydarzenia oraz uprzątnięcie terenu po jego zakończeniu.
Wykonawca zobowiązany jest do utworzenia 4 współgrających ze sobą stref:
I- strefa koncertów,
II- strefa sceny i zaplecza sceny,
III- strefa wystawiennicza
IV- strefa dzieci.
2. Przedmiot zamówienia został opisany w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej „SOPZ”), stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ, będącym jednocześnie załącznikiem nr 1 do projektu umowy (Załącznik nr 12 do SWZ).

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji wydarzenia artystyczno–rozrywkowego „Jarmark Wojewódzki”, zwanego dalej „imprezą”, na które składają się koncerty plenerowe oraz część wystawiennicza. Impreza ogólnodostępna i niebiletowana dla około 900 uczestników (rotacyjnie).
Zamówienie obejmuje kompleksową organizację Jarmarku Wojewódzkiego, w tym koordynację działań związanych z zapewnieniem wymaganej obsługi, przygotowaniem infrastruktury oraz przygotowaniem odpowiedniej dokumentacji i uzyskaniem niezbędnych zgód na przeprowadzenie wydarzenia, przeprowadzenie wydarzenia oraz uprzątnięcie terenu po jego zakończeniu.
Wykonawca zobowiązany jest do utworzenia 4 współgrających ze sobą stref:
I- strefa koncertów,
II- strefa sceny i zaplecza sceny,
III- strefa wystawiennicza
IV- strefa dzieci.
Realizacja wydarzenia odbędzie się na terenie miasta Łodzi lub w miejscu oddalonym maksymalnie o 30 km od Łodzi. Zamawiający zapewni teren otwarty umożliwiający przeprowadzenie imprezy, spełniający warunki higieniczno-sanitarne odpowiadające wymaganiom przewidzianym prawem oraz posiadający infrastrukturę zapewniającą bezpiecznie przeprowadzenie imprezy, w tym z zabezpieczenie w postaci bazy noclegowej. Zapewniony przez Zamawiającego teren będzie betonowy/trawiasty/piaszczysty.
Prawdopodobne miejsce organizacji wydarzenia: Rynek Manufaktury, przy ul. Drewnowskiej 58 w Łodzi.
2. Przedmiot zamówienia został opisany w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej „SOPZ”), stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ, będącym jednocześnie załącznikiem nr 1 do projektu umowy (Załącznik nr 12 do SWZ).

Informacje dodatkowe

1. Realizacja usługi nastąpi w terminie do 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy przy czym preferowany termin imprezy to wybrana niedziela niehandlowa w II lub III kwartale 2026 roku. O ostatecznym terminie imprezy Zamawiający poinformuje Wykonawcę w dniu podpisania umowy. Prawdopodobna data organizacji wydarzenia: 31 maja 2026 roku.
Szczegóły dotyczące terminów realizacji przedmiotu zamówienia zostały określone w projekcie umowy, która jest Załącznikiem nr 12 do SWZ oraz w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, będącym Załącznikiem nr 1 do SWZ oraz załącznikiem nr 1 do Projektu umowy.
2. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 30.000,00 zł (słownie: trzydzieści tysięcy złotych)
3. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

1. Miejsce organizacji wydarzenia:
Realizacja wydarzenia odbędzie się na terenie miasta Łodzi lub w miejscu oddalonym maksymalnie o 30 km od Łodzi. Zamawiający zapewni teren otwarty umożliwiający przeprowadzenie imprezy, spełniający warunki higieniczno-sanitarne odpowiadające wymaganiom przewidzianym prawem oraz posiadający infrastrukturę zapewniającą bezpiecznie przeprowadzenie imprezy, w tym z zabezpieczenie w postaci bazy noclegowej. Zapewniony przez Zamawiającego teren będzie betonowy/trawiasty/piaszczysty.
Prawdopodobne miejsce organizacji wydarzenia: Rynek Manufaktury, przy ul. Drewnowskiej 58 w Łodzi.
2. Warunki udziału:
Zamawiający odstępuje od precyzowania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności do występowania w obrocie gospodarczym.
Zamawiający odstępuje od precyzowania warunku udziału w postępowaniu w zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej,
Zamawiający odstępuje od precyzowania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej.
Zamawiający odstępuje od precyzowania warunku udziału w postępowaniu w zakresie zdolności technicznej.
3. Kryteria oceny ofert:
- Cena 60%;
- Jakość 40%:
W kryterium JAKOŚĆ - 40 pkt ocenie podlegać będzie:
a) Dodatkowe Doświadczenie koordynatora wydarzenia – maksymalnie 20 pkt
b) Dodatkowe Doświadczenie kierownika ds. bezpieczeństwa – maksymalnie 20 pkt

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. W zakresie zdolności zawodowej zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu:
Zamawiający uzna, że:
1.1. Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności zawodowej, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał należycie przynajmniej 3 usługi, o wartości nie mniejszej niż 800.000,00 zł brutto każda, obejmujące swym zakresem kompleksową organizację imprezy plenerowej, niebiletowanej, podczas której był/były koncert/y plenerowe dla minimum 700 osób.
UWAGA: Dla potrzeb oceny spełniania warunku określonego powyżej, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty publikowany przez NBP na dzień opublikowania SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania, podanej w pkt. II SWZ. Jeżeli w dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania NBP nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia po dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
- warunek, określony w pkt 1.1, musi spełnić samodzielnie jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Analogicznie w przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotu trzeciego celem wykazania spełnienia warunku, o którym mowa w punkcie 1.1, to podmiot trzeci ma spełnić ten warunek samodzielnie;

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

2. W zakresie zdolności zawodowej zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu:
Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności zawodowej, jeżeli wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. zespołem (zespół ten zostanie wyznaczony do realizacji zamówienia), w skład którego wchodzić musi przynajmniej:
a) koordynator wydarzenia* – (1 osoba) mający doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w nadzorowaniu lub koordynowaniu przebiegu co najmniej trzech wydarzeń plenerowych niebiletowanych, w skład których wchodziły koncert/y plenerowe dla minimum 700 osób.
* osoba odpowiedzialna za koordynację działań i nadzór nad prawidłowością realizacji przedmiotu umowy oraz przebiegu imprezy, bieżącą współpracę z Zamawiającym, rozstawienie wystawców, wspólną z Zamawiającym obsługę punktu informacyjnego.
b) kierownik ds. bezpieczeństwa** - (1 osoba) - Osoba ta musi posiadać w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert doświadczenie jako kierownik ds. bezpieczeństwa w zabezpieczaniu przebiegu co najmniej trzech imprez plenerowych niebiletowanych, w skład których wchodziły koncert/y plenerowe, dla minimum 700 osób, na stanowisku kierownika ds. bezpieczeństwa**.
**osoba posiadająca uprawnienia kierownika ds. bezpieczeństwa, o których mowa w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 30 sierpnia 2011 r. w sprawie wymogów, jakie powinni spełniać kierownik do spraw bezpieczeństwa, służby porządkowe i służby informacyjne, bądź odpowiadające im uprawnienia uzyskane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów prawa. Odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa uczestników imprezy, koordynację działań służb zabezpieczających imprezę, bieżącą współpracę z koordynatorem wydarzenia oraz wyznaczonymi pracownikami Zamawiającego.
Dla spełnienia ww. warunków Wykonawca ma wskazać dwie osoby, z zastrzeżeniem, iż jedna osoba może pełnić jedną funkcję.
*Uwaga! Terminy impreza oraz wydarzenie używane są zamiennie.
Wykonawca wskazuje w tabeli Wykazu osób (Załącznik Nr 4A do SWZ) opis kwalifikacji zawodowych i doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówienia – powinny to być odpowiednio te same osoby, które Wykonawca wskazał w tabelach Formularza Ofertowego w ramach kryteriów oceny ofert, o których mowa w pkt. XX pkt 2 SWZ.
Zamawiający zastrzega, że w trakcie wykonywania zamówienia, w przypadku zaistnienia okoliczności uniemożliwiających lub utrudniających dalsze wykonywanie obowiązków przez wskazaną przez Wykonawcę osobę, Wykonawca będzie mógł zmienić personel delegowany do wykonywania zamówienia, z zastrzeżeniem, iż w takiej sytuacji Wykonawca obowiązany będzie przedstawić do zatwierdzenia Zamawiającemu osobę, która spełnia wymogi określone powyżej dla osoby, a także, jeśli przyznane zostały punkty w kryterium „Jakość” w zakresie dodatkowego doświadczenia osoby, nowo wskazana osoba będzie posiadała doświadczenie co najmniej w zakresie takim, w jakim posiadała osoba zastępowana.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
- warunki, w pozostałym zakresie, o których w pkt 2 powyżej mogą spełniać łącznie;
- w odniesieniu do warunków dotyczących zdolności zawodowych wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zobowiązany jest wykazać brak podstaw do wykluczenia go z postępowania na podstawach wskazanych w SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający na podstawie art. 139 ust. 1 Pzp, zastrzega sobie możliwość, że najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
3. A. Wykaz podmiotowych środków dowodowych żądanych w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu w zakresie zdolności zawodowej zamawiający żąda:
- wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat*, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; wzór stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.
Dokument ten będzie służył potwierdzeniu przez wykonawcę spełniania warunku określonego w rozdz. IX pkt 5.1.SWZ.
UWAGA: Jeżeli Wykonawca powołuje się w wykazie na doświadczenie w realizacji usług wykonanych wspólnie z innymi wykonawcami wykaz usług (powyżej) dotyczy usług, w których wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.
- wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – wzór stanowi Załącznik nr 4A do SWZ.
Dokument ten będzie służył potwierdzeniu przez wykonawcę spełniania warunku określonego w rozdz. IX pkt 5.2.SWZ.
*Uwaga: okres wyrażony w latach jest liczony wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
3.B. Wykaz podmiotowych środków dowodowych żądanych w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia:
W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:
a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 Pzp,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
− wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,
2) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę w przedmiotowym postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty złożonej w przedmiotowym postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – Załącznik nr 7 do SWZ.
3) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp – Załącznik nr 8 do SWZ – w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 Pzp,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 Pzp;
e) art. 109 ust. 1 pkt 5 Pzp;
f) art. 109 ust. 1 pkt 7 Pzp;
g) art. 109 ust. 1 pkt 8 Pzp.
4. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców:
a. wymienionych w art. 7 ust. 1 pkt 1)-3) Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
b. wymienionych w artykule 5k Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu nadanym Rozporządzeniem (UE) 2025/2033 z dnia 23 października 2025 r. (Dz.U.UE.L.2025.2033).
5. Ofertę, należy złożyć w języku polskim, pod rygorem nieważności – w formie elektronicznej tj. jako pliki cyfrowe opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ.
Ofertę należy sporządzić zgodnie z wzorem Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ. Ponadto do oferty należy załączyć:
a) oświadczenie wykonawcy, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, o niepodleganiu wykluczeniu oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez zamawiającego w SWZ.
b) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeśli dotyczy) wzór stanowi załącznik nr 5 do SWZ;
c) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy (jeśli dotyczy);
d) pełnomocnictwo Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia– Załącznik nr 6 do SWZ;
e) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (jeśli dotyczy) – wzór stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.
f) Oświadczenie Wykonawcy – Załącznik nr 10 do SWZ;
g) Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby (jeśli dotyczy) – Załącznik nr 11 do SWZ;
h) dowód wniesienia wadium.
6. Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych.
Zamawiający wymaga złożenia następujących przedmiotowych środków dowodowych:
W celu oceny ofert w przyjętych kryteriach oceny ofert, Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w ofercie (Formularz Ofertowy, Załącznik Nr 2 do SWZ pkt. 2 w ramach kryterium „Jakość” dodatkowego doświadczenia Koordynatora wydarzenia i dodatkowego doświadczenia Kierownika ds. bezpieczeństwa.
Środek ten nie będzie podlegał uzupełnieniu. Szczegółowe wymogi co do powyższego środka wskazane zostały w pkt XX.2 SWZ.
7. UWAGA: Wszelkie informacje nieujęte w niniejszym ogłoszeniu znajdują się w dokumentacji postępowania na stronie prowadzonego postępowania:
https://umwl.ezamawiajacy.pl/pn/UMWL/demand/268364/notice/public/details

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. W postępowaniu odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
5. Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
6. Domniemywa się, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
7. Odwołanie w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne wnosi się w terminie:
a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.
8. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
9. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 7 i 8 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
10. Jeżeli zamawiający mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:
a) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia;
b) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
11. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
12. Pisma w formie pisemnej wnosi się za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, a pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.