Usługi przygotowania i organizacji wydarzeń stacjonarnych (w szczególności: konferencji, spotkań) w zakresie Funduszy Europejskich, które mogą być organizowane na terenie całej Polski w tym również w siedzibie Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia są usługi przygotowania i organizacji wydarzeń stacjonarnych (w szczególności: konferencji, spotkań) w zakresie Funduszy Europejskich, które mogą być organizowane na terenie całej Polski w tym również w siedzibie Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.
2. Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. Po zawarciu umowy (projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego (PPU) stanowią Załącznik nr 2 do SWZ) stanowił on będzie załącznik do umowy. Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie zawarta umowa na warunkach, określonych w PPU. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do zawartej umowy, na podstawie art. 455 ustawy, w sposób i na warunkach szczegółowo opisanych w PPU.
3. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy.
4. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia przez Wykonawcę wizji lokalnej oraz sprawdzenia przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 ustawy.
5. Zamawiający informuje, że wynagrodzenie jest współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Pomoc Techniczna dla Funduszy Europejskich 2021-2027.
6. Zamówienie będzie realizowane w terminie 24 miesięcy od dnia podpisania umowy lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia, wymienionej w § 5 ust. 1 umowy (w zależności, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej). W przypadku niewykorzystania środków przeznaczonych na realizację zamówienia we wskazanym terminie umowa może ulec przedłużeniu, jednak nie dłużej niż o 4 miesiące.
7. Zamawiający zastrzega, że może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy.
8. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
9. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
10. Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl, zakładka „Lista postępowań PZP”, zakładka „Aktualne”, numer postępowania BDG-V. 2611.11.2026.ML.
11. Pełny opis procedury, w tym opis i forma dokumentów składanych w postępowaniu znajduje się w Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia są usługi przygotowania i organizacji wydarzeń stacjonarnych (w szczególności: konferencji, spotkań) w zakresie Funduszy Europejskich, które mogą być organizowane na terenie całej Polski w tym również w siedzibie Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że (numeracja zgodna z SWZ):
5.2.4.1. wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał należycie co najmniej trzy usługi, z których każda polegała na kompleksowej organizacji wydarzenia*, obejmującej co najmniej:
- aranżację przestrzeni konferencyjnej,
- zapewnienie nagłośnienia i oświetlenia,
- obsługę techniczną,
a wartość każdej usługi wynosiła co najmniej 50 000,00 zł brutto
*Przez kompleksową organizację wydarzenia Zamawiający rozumie: organizację konferencji lub targów lub kongresu lub konwentu lub zjazdu lub sympozjum lub posiedzenia komitetu monitorującego, z wyłączeniem wyjazdów integracyjnych i szkoleń.
Zamawiający dopuszcza wykazanie doświadczenia w realizacji trzech ww. usług w ramach realizacji jednej umowy lub oddzielnych dwóch oraz trzech umów, przy czym każda z umów musiała obejmować kompleksową organizację wydarzenia. Organizacja wydarzenia trwającego kilka dni, rozumiana jest jako jeden spójny projekt tj. jedno wydarzenie.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że (numeracja zgodna z SWZ):
5.2.4.2. dysponuje lub będzie dysponował co najmniej dwiema osobami, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w tym:
a) Koordynator projektu – osoba, która w okresie ostatnich trzech lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, pełniła funkcję koordynatora wydarzenia* dla co najmniej trzech wydarzeń, z których każde:
- polegało na kompleksowej organizacji wydarzenia**,
- obejmowało co najmniej: aranżację przestrzeni na potrzeby wydarzenia, wyposażenie i obsługę techniczną oraz koordynację wydarzenia po stronie Wykonawcy,
- wzięło w nim udział co najmniej 100 osób.
*Przez koordynowanie wydarzenia Zamawiający rozumie kompleksowy nadzór nad przygotowaniem i przebiegiem wydarzenia, w tym:
- koordynację prac wszystkich osób odpowiedzialnych za realizację wydarzenia,
- przekazywanie wszystkich bieżących ustaleń wszystkim zainteresowanym stronom (np. montażystom, obsłudze technicznej, prowadzącym itp.),
- bycie w stałym kontakcie z Zamawiającym.
**Przez kompleksową organizację wydarzenia Zamawiający rozumie: organizację konferencji lub targów lub kongresu lub konwentu lub zjazdu lub sympozjum lub posiedzenia komitetu monitorującego, z wyłączeniem wyjazdów integracyjnych i szkoleń.
Koordynator projektu nie może jednocześnie pełnić funkcji koordynatora technicznego wydarzenia.
b) Koordynator techniczny – osoba, która w okresie ostatnich trzech lat, liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, pełniła funkcję koordynatora technicznego dla co najmniej trzech wydarzeń, podczas których odpowiedzialna była za obsługę techniczną wydarzenia tj. m.in. realizację multimediów, oświetlenia, nagłośnienia oraz za zapewnienie wyposażenia technicznego.
Koordynator techniczny nie może jednocześnie pełnić funkcji koordynatora projektu.

Informacje dodatkowe

1. Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl, zakładka „Aktualne”, numer postępowania BDG-V.2611.11.2026.ML
2. (numeracja zgodna z SWZ)
5.8 Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców:
5.8.1 którzy nie wykażą, że nie zachodzą wobec nich przesłanki określone w art. 108 ust. 1 ustawy;
5.8.2 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 109 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 ustawy;
5.8.3 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2, 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
5.8.4 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 5k rozporządzenia Rady UE 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r., dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie,
8.11 Na potrzeby oceny ofert, oferta musi zawierać nw. dokumenty i oświadczenia, podpisane przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym i złożone za pośrednictwem Platformy, z zastrzeżeniem pkt 8.11.1.1::
8.11.1 Formularz ofertowy, którego wzór stanowi Załącznik nr 9 do SWZ wraz z jego załącznikami tj.:
a) Kosztorysem cenowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 9a do SWZ,
b) kosztorysami symulacji nr 1, 2, 3 i 4 zawartymi w zakładce „Symulacje do kryterium” znajdującej się w pliku „Symulacje i koszty” stanowiącym Załącznik nr 9b do SWZ,
c) kosztorysami pozostałych kosztów tj.: „(K1) Pozostałe koszty – grupa I” i „(K2) Pozostałe koszty – grupa II”, zawartymi w zakładce „Pozostałe koszty do kryterium” znajdującej się w pliku „Symulacje i koszty”, stanowiącym Załącznik nr 9b do SWZ.
8.11.1.1. Zamawiający zastrzega, że w przypadku niezałączenia lub niepodpisania kosztorysów symulacji nr 1, 2, 3, 4 i/lub kosztorysów pozostałych kosztów, zawartych w pliku „Symulacje i koszty”, stanowiącym Załącznik nr 9b do SWZ, Wykonawca nie zostanie wezwany do uzupełnienia, ani jego oferta nie będzie podlegała odrzuceniu (Zamawiający w celu wyliczenia ceny brutto w kosztorysie symulacji oraz pozostałych kosztów, zastosuje ceny jednostkowe brutto wskazane w Kosztorysie cenowym stanowiącym Załącznik nr 9a do SWZ).
8.11.2 oświadczenia (JEDZ), o których mowa w pkt 6.1 SWZ według wzoru dostępnego na Platformie,
8.11.3 pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy),
8.11.4 zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 6.1.5 – jeżeli wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby,
8.11.5 oświadczenie, o którym mowa w pkt 5.7.2 SWZ, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ,
8.11.6 oświadczenie wykonawcy, o którym mowa w pkt. 6.1.6 SWZ, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do SWZ,
8.11.7 oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt. 6.1.7 SWZ, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ,
8.11.8 odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru – w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania,
8.11.9 na potrzeby oceny ofert w kryterium oceny ofert „Koncepcja aranżacji sali konferencyjnej”, o którym mowa w pkt.13.3 ppkt 4 SWZ, oferta musi zawierać próbkę możliwości kreatywnych. Próbka musi być opracowana wg wytycznych opisanych w pkt 8.11.9 SWZ.
6.2 DOKUMENTY SKŁADANE NA WEZWANIE ZAMAWIAJĄCEGO.
Zamawiający, przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych:
6.2.1 Informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:
a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania
się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego, – sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem.
6.2.2 Oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2025
r. poz. 1714), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.
6.2.3 Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.
6.2.4 Zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego, potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert Wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.
6.2.5 Zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem Zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert Wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.
6.2.6 Oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 6.1.1, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy,
e) art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, odnośnie do naruszenia obowiązków dotyczących płatności podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1170).
6.2.7 Wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie. Przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane – a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. Wzór wykazu usług stanowi Załącznik nr 7 do SWZ. Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonanych wspólnie z innymi wykonawcami, ww. wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył;
6.2.8 Wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług), wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.
Wzór wykazu osób stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.
6.2.9 Dokumentów dotyczących podmiotów udostępniających zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia (z wyłączeniem dokumentu, o którym mowa w pkt 6.2.2) oraz spełnienia, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na ich zdolności lub sytuację, warunków udziału w postępowaniu – jeżeli wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.
6.2.10 W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (w tym Wykonawców prowadzących działalność w formie spółki cywilnej), dokumentów dotyczących każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia oraz dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu.
Informacja o dokumentach jakie należy złożyć jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej lub jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się wymaganych dokumentów, zawarta jest w pkt 6.3-6.5 SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IX ustawy jak dla postępowań powyżej progów unijnych, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy w odniesieniu do dostaw. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.