Zakup kompleksowej usługi organizacji i przeprowadzenia „Forum doradców” o charakterze konferencyjno-warsztatowym pt. „Między Ludźmi a systemem – Doradztwo zawodowe, które łączy” dla 200 osób na terenie Warszawy.

Krótki opis

Zakup kompleksowej usługi organizacji i przeprowadzenia „Forum doradców” o charakterze konferencyjno- warsztatowym pt. „Między Ludźmi a systemem – Doradztwo zawodowe, które łączy” dla 200 osób na terenie Warszawy finansowanej ze środków Unii Europejskiej w ramach inwestycji A3.1.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności.
Projekt stanowi odpowiedź na cel szczegółowy inwestycji A3.1.1 Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, jakim jest „wdrożenie innowacyjnych i trwałych mechanizmów współpracy na gruncie kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego, uczenia się przez całe życie, sprzyjających odporności i doskonałości oraz cyfrowej i zielonej transformacji”.

Opis zamówienia

Zadanie I - usługa organizacyjno- techniczna
Kompleksowa usługa organizacyjna i techniczna Forum, w tym m.in. zapewnienie i oznakowanie przestrzeni konferencyjnej, zabezpieczenie obiektu, zapewnienie sprzętu audiowizualnego oraz obsługi technicznej, rekrutacja uczestników/uczestniczek, transport uczestników/uczestników Forum, usługa sprzątania, zapewnienie koordynatora/koordynatorki Forum, usługa parkingowa.
Zadanie II – usługa hotelarsko- gastronomiczna
Zapewnienie zakwaterowania uczestników/uczestniczek Forum oraz wyżywienia w postaci śniadania, dwóch obiadów, uroczystej kolacji oraz serwisu kawowego.
Zadanie III - usługa moderowania, przeprowadzenia prelekcji, paneli tematycznych
i warsztatów
Usługa moderowania prelekcji i paneli tematycznych, przeprowadzenie prelekcji, przeprowadzenie warsztatów.
Zadanie IV - usługa fotograficzna i filmowa
Realizacja dokumentacji fotograficznej i filmowej Forum.
Zadanie V - usługa wykonania i dostarczenia materiałów informacyjno- promocyjnych
Zaprojektowanie, przygotowanie, wydrukowanie i dostarczenie materiałów informacyjno-promocyjnych Forum, w tym pakietu informacyjnego dla uczestników/uczestniczek oraz stelaży i roll-up’ów promujących Forum.
Zadanie VI - usługa opracowania raportu podsumowującego Forum
Przygotowanie raportu podsumowującego Forum oraz rekomendacji dotyczących współpracy doradców/doradczyń zawodowych w województwie mazowieckim.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.

Informacje dodatkowe

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
1) Doświadczenie wykonawcy
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca z należytą starannością w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, przeprowadził minimum 3 (trzy) konferencje/ fora/ kongresy itp., każdą z udziałem co najmniej 150 uczestników oraz każda o wartości minimum 300 000 zł brutto.
2) Doświadczenie pracowników
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że dysponuje/będzie dysponował na etapie realizacji zamówienia odpowiednio wykwalifikowanym personelem, który weźmie udział w realizacji zamówienia, tj.:
a) Koordynator/Koordynatorka (1 osoba)
Wykonawca zapewni koordynatora/koordynatorkę, który/która będzie odpowiadał/ła przed Zamawiajacym za całościową realizację i koordynację poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia.
Koordynatorem/koordynatorką będzie osoba, która zorganizowała co najmniej
3 wydarzenia o charakterze konferencji, forów, kongresów lub innych tożsamych wydarzeń dla min. 100 osób.
Za tożsame wydarzenie nie uznaje się przeprowadzenia szkoleń, webinarium, spotkań informacyjnych, wizyt studyjnych oraz zorganizowania konkursów.

b) Moderator/Moderatorka (1 osoba)
Wykonawca zapewni moderatora/moderatorkę, do poprowadzenia dwóch paneli tematycznych podczas Forum (po jednym panelu każdego dnia) oraz dwudniowego Forum.
Moderator/Moderatorka będzie posiadać:
• wykształcenie wyższe;
• doświadczenie w prowadzeniu na żywo co najmniej 3 konferencji/eventów/forów każda dla min. 100 uczestników/uczestniczek.

c) Osoby prowadzące Warsztaty (6 osób)
Powyższe osoby będą zobowiązane do przeprowadzenia warsztatów według zatwierdzonego programu oraz do wypracowania założeń podczas warsztatów
i zaprezentowania ich w trakcie panelu tematycznego, który odbędzie się w drugim dniu Forum.
Każda z osób prowadzących Warsztaty będzie posiadać:
• wykształcenie co najmniej wyższe magisterskie;
• doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 100 godzin warsztatów z obszaru poradnictwa zawodowego dla osób dorosłych.

d) Eksperci/ ekspertki do prowadzenia prelekcji (5 osób)
Osoby te muszą być ekspertami/ekspertkami i praktykami/praktyczkami krajowymi lub z doświadczeniem międzynarodowym, posiadającymi wiedzę z obszaru nowoczesnego modelu doradztwa edukacyjno-zawodowego i doradztwa zawodowego dla różnych grup odbiorców/odbiorczyń.
Każda z osób prowadzących prelekcje będzie posiadać:
• wykształcenie co najmniej wyższe magisterskie;
• doświadczenie w prezentowaniu zagadnień z zakresu poradnictwa zawodowego/uczenia się przez całe życie na konferencjach/ eventach/ forach tematycznych, wymagane jest doświadczenie w prowadzeniu
min. 5 prelekcji podczas konferencji/eventów/forów.
• osiągnięcia naukowo-dydaktyczne w dziedzinie doradztwa zawodowego (np. praca doktorska z tego obszaru/dziedziny, publikacje z tematyki uczenia się przez całe życie)
3) W przypadku, gdy wskazane przez Wykonawcę osoby skierowane do realizacji zamówienia, wymienione w § 8 ust. 1 pkt 2 lit b), c) i d) SWZ z przyczyn losowych nie będą mogły uczestniczyć w wydarzeniu, Wykonawca zapewni zastępstwo, przedstawiając drogą mailową odpowiednio, osobę spełniającą wymagania określone w zamówieniu i spełniającą kryteria kwalifikacji w stopniu nie mniejszym niż zawarte w ofercie oraz uzyskując jej akceptację przez Zamawiającego.

Opis opcji

Zamawiający nie przewiduje wznowień ani opcji.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
1) W zakresie doświadczenia wykonawcy
2) W zakresie doświadczenia pracowników skierowanych do realizacji zamówienia.

2. Oceniając zdolność zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.
3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
5. Zamawiający nie wymaga od Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiadania określonej formy prawnej w celu złożenia oferty w postępowaniu.
6. Przepisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
7. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych, na zasadach określonych w art. 118 uPzp.
8. W odniesieniu do warunków dotyczących kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
9. Zamawiający oceni, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności zawodowe pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w ust. 1, a także bada, czy nie zachodzą, wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy, określone w § 7 ust. 1 i 2 SWZ.
10. Jeżeli zdolności zawodowe podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzą spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub będą zachodzić wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, określone w § 7 ust. 1 i 2 SWZ, Zamawiający będzie żądał, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunki udziału w postępowaniu.
11. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby.
12. Jeżeli w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału Wykonawca powoła się na doświadczenie uzyskane w ramach realizacji zamówienia wykonywanego wspólnie z innymi Wykonawcami, zobowiązany jest wskazać zakres usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczony zostanie Wykonawca, w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. wykonawcę:
1) będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za przestępstwo:
a) udziału w zorganizowanej grupie przestępczej albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, o którym mowa
w art. 258 Kodeksu karnego,
b) handlu ludźmi, o którym mowa w art. 189a Kodeksu karnego,
c) o którym mowa w art. 228-230a, art. 250a Kodeksu karnego, w art. 46-48 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2023 r. poz. 2048 oraz z 2024 r. poz. 1166) lub w art. 54 ust. 1-4 ustawy z dnia 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych
(Dz. U. z 2024 r. poz. 930),
d) finansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym, o którym mowa
w art. 165a Kodeksu karnego, lub przestępstwo udaremniania lub utrudniania stwierdzenia przestępnego pochodzenia pieniędzy lub ukrywania ich pochodzenia, o którym mowa w art. 299 Kodeksu karnego,
e) o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 115 § 20 Kodeksu karnego, lub mające na celu popełnienie tego przestępstwa,
f) powierzenia wykonywania pracy małoletniemu cudzoziemcowi, o którym mowa w art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2021 r. poz. 1745),
g) przeciwko obrotowi gospodarczemu, o których mowa w art. 296-307 Kodeksu karnego, przestępstwo oszustwa, o którym mowa w art. 286 Kodeksu karnego, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, o których mowa w art. 270-277d Kodeksu karnego, lub przestępstwo skarbowe,
h) o którym mowa w art. 9 ust. 1 i 3 lub art. 10 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
- lub za odpowiedni czyn zabroniony określony w przepisach prawa obcego;
2) jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za przestępstwo, o którym mowa w pkt 1;
3) wobec którego wydano prawomocny wyrok sądu lub ostateczną decyzję administracyjną o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, chyba że wykonawca odpowiednio przed upływem terminu do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;
4) wobec którego prawomocnie orzeczono zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne;
5) jeżeli zamawiający może stwierdzić, na podstawie wiarygodnych przesłanek, że wykonawca zawarł z innymi wykonawcami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, w szczególności jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne oferty, oferty częściowe lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, chyba że wykażą, że przygotowali te oferty lub wnioski niezależnie od siebie;
6) jeżeli, w przypadkach, o których mowa w art. 85 ust. 1, doszło do zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania tego wykonawcy lub podmiotu, który należy z wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, chyba że spowodowane tym zakłócenie konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
7) Art. 109. ust. 1 pkt 4 w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;
8) Ponadto o udzielenie przedmiotowego zamówienia nie mogą ubiegać się wykonawcy, którzy podlegają wykluczeniu na podstawie na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej: rozporządzenie 2022/5762 oraz na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz. 835).3 Powyższe wykluczenie następować będzie na okres trwania ww. okoliczności.

Zamawiający dokona wstępnej weryfikacji podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu na podstawie wstępnego oświadczenia Wykonawcy składanego na podstawie art. 125 ust. 1 uPzp - formularza jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia zwanego w skrócie „JEDZ”. W przypadku udziału w postępowaniu Wykonawców występujących wspólnie, okoliczności uzasadniające wykluczenie z postępowania zachodzące choćby względem pojedynczego Wykonawcy dyskwalifikują całą grupę Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia. 5. Wykonawca nie podlega wykluczeniu w okolicznościach określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 lub art. 109 ust. 1 pkt 4 uPzp, jeżeli udowodni Zamawiającemu, że spełnił łącznie przesłanki, o których mowa w art. 110 ust. 2 uPzp.
Wykonawca może zostać wykluczony przez Zamawiającego na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia. Podstawy wykluczenia zostały szczegółowo opisane w § 7 SWZ- " Podstawy wykluczenia"

PODMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE
1. Wykonawca wraz z ofertą składa JEDZ -oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego w SWZ (Specyfikacja Warunków Zamówienia). Oświadczenie to tymczasowo zastępuje wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie JEDZ, składa każdy z Wykonawców.
2. Zamawiający, przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:
1) w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia:
a) informacji z Krajowego Rejestru Karnego,
b) oświadczenia wykonawcy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej,
c) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego,
d) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w JEDZ.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do złożenia dokumentów wymienionych w ust. 2 zobowiązany jest każdy z Wykonawców występujących wspólnie
(zależnie od statusu podmiotu).
2) W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
a) Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, wraz z dowodami określającymi, czy te usługi zostały wykonane należycie(Wzór wykazu usług stanowi załącznik nr 2a do SWZ.)
b) Wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, (osoby koordynatora/koordynatorki, moderatora/moderatorki, osób prowadzących warsztaty oraz osób prowadzących prelekcje), (Wzór wykazu osób stanowi załącznik nr 2b do SWZ.)
3. Dokumenty składane przez Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zostały określone w SWZ, zamieszczonej na Platformie Zakupowej Zamawiającego.
4. Szczegółowe informacje o podmiotowych i przedmiotowych środkach dowodowych zawarte są w SWZ zamieszczonej na stronie postępowania https://platformazakupowa.pl/transakcja/1252377


INFORMACJA O ŚRODKACH KOMUNIKACJI
ELEKTRONICZNEJ 1. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji odbywa się
elektronicznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”. 2. Instrukcje korzystania z Platformy Zakupowej dot. logowania, składania
wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, ofert oraz innych czynności podejmowanych w przedmiotowym postępowaniu przy użyciu Platformy Zakupowej znajdują się w zakładce
„Instrukcje dla Wykonawców": https://platformazakupowa.pl/strona/instrukcje-wykonawca. 3. Zamawiający, zgodnie z art. 67 uPzp, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne
umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.: 1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s; 2) komputer klasy PC lub MAC o
następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje; 3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, inna niż Internet Explorer .; 4) włączona obsługa JavaScript; 5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf; 6) Szyfrowanie na Platformie Zakupowej odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.; 7) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 90 dni, do dnia 02.06.2026 roku.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej 2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej. 3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 6 i 7 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, 4. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określone są w Dziale IX „Środki ochrony prawnej” ustawy Pzp.