Zakup usługi polegającej na przeprowadzeniu w 2026 kontroli planowych i wizyt monitoringowych projektów współfinansowanych w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS 2021-2027) nadzorowanych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na przygotowaniu i przeprowadzeniu:
a) przygotowaniu oraz przeprowadzeniu do 31.12.2026 r. maksymalnie 90 kontroli projektów współfinansowanych w ramach FERS oraz maksymalnie 90 wizyt monitoringowych w ramach FERS u Beneficjentów, którzy realizują projekty współfinansowane w ramach Działań FERS.01.05 oraz FERS.03.01. Kontrole prowadzone będą w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta w lokalizacji na terenie całego kraju;
b) przygotowaniu pełnej dokumentacji związanej z każdą przeprowadzoną kontrolą (zawierającej informacje zapewniające pełną ścieżkę audytu), w tym List sprawdzających i Informacji pokontrolnej; c) uzupełnieniu informacji pokontrolnych oraz list sprawdzających w systemie informatycznym CST2021 - w aplikacji e-kontrole, do której wykonawca uzyska stosowny dostęp;
d) przygotowaniu raportu końcowego z realizacji przedmiotu zamówienia.
Kontrole projektów oraz wizyty monitoringowe są przeprowadzane w trybie kontroli planowych – kontrole uwzględnione w Rocznym Planie Kontroli FERS na dany rok obrachunkowy.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa do udzielenia Wykonawcy w 2026 r. zamówienia, analogicznego jak zamówienie podstawowe na zasadzie zamówienia z wolnej ręki (zgodnie z art. 305 pkt 1 ustawy pzp w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy pzp) w zakresie zlecenia wykonania 20 kontroli oraz 20 wizyt monitorujących w 2026 r
Szczegółowy opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) znajduje się w Załączniku nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na:
a) przygotowaniu oraz przeprowadzeniu do 31.12.2026 r. maksymalnie 90 kontroli projektów współfinansowanych w ramach FERS oraz maksymalnie 90 wizyt monitoringowych w ramach FERS u Beneficjentów, którzy realizują projekty współfinansowane w ramach Działań FERS.01.05 oraz FERS.03.01. Kontrole prowadzone będą w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie beneficjenta w lokalizacji na terenie całego kraju;
b) przygotowaniu pełnej dokumentacji związanej z każdą przeprowadzoną kontrolą (zawierającej informacje zapewniające pełną ścieżkę audytu), w tym List sprawdzających i Informacji pokontrolnej; c) uzupełnieniu informacji pokontrolnych oraz list sprawdzających w systemie informatycznym CST2021 - w aplikacji e-kontrole, do której wykonawca uzyska stosowny dostęp;
d) przygotowaniu raportu końcowego z realizacji przedmiotu zamówienia.
Kontrole projektów oraz wizyty monitoringowe są przeprowadzane w trybie kontroli planowych – kontrole uwzględnione w Rocznym Planie Kontroli FERS na dany rok obrachunkowy.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania z prawa do udzielenia Wykonawcy w 2026 r. zamówienia, analogicznego jak zamówienie podstawowe na zasadzie zamówienia z wolnej ręki (zgodnie z art. 305 pkt 1 ustawy pzp w zw. z art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy pzp) w zakresie zlecenia wykonania 20 kontroli oraz 20 wizyt monitorujących w 2026 r.

Informacje dodatkowe

1. Wykonanie Przedmiotu Umowy nastąpi w okresie od dnia zawarcia Umowy do dnia 30 marca 2027 r.
2. Czynności kontrolne (rozumiane jako faktyczne prowadzenie kontroli/wizyty monitoringowej u beneficjenta na miejscu lub wizyty monitoringowej on-line) muszą zostać zakończone do dnia 31 grudnia 2026 r. W terminie od 1 stycznia 2027 r. do 30 marca 2027 r. Wykonawca sporządzać będzie jedynie ostateczne wersje Informacji pokontrolnych z najpóźniej zleconych kontroli.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w kwocie: 25 000,00 zł (słownie: dwadzieścia pięć tysięcy złotych 00/100).
2. Wadium może być wnoszone w jednej lub w kilku następujących formach:
1) pieniądzu,
2) gwarancjach bankowych,
3) gwarancjach ubezpieczeniowych,
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t. j.: Dz.U. z 2025 r. poz. 98).
3. W przypadku wnoszenia wadium w pieniądzu kwotę należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego Bank Gospodarstwa Krajowego I Oddział w Warszawie nr 21 1130 1017 0020 1020 9820 0019 W tytule przelewu należy wpisać sformułowanie „Wadium – przetarg na Zakup usługi polegającej na przeprowadzeniu w 2026 kontroli planowych i wizyt monitoringowych projektów współfinansowanych w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego (FERS 2021-2027) nadzorowanych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju., znak sprawy: 3/26/PN”.
4. Wadium wnoszone w pieniądzu jest wniesione skutecznie jeżeli zostanie zaksięgowane na rachunku bankowym Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
5. W przypadku wnoszenia wadium w jednej z form wymienionych powyżej w pkt 2, dokument musi być sporządzony w języku polskim, a jego beneficjentem musi być Narodowe Centrum Badań i Rozwoju z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Chmielna 69, 00-801 Warszawa.
6. Złożone poręczenie lub gwarancja muszą zawierać bezwarunkowe i nieodwołalne zobowiązanie gwaranta do zapłacenia kwoty gwarancji na pierwsze żądanie Zamawiającego, w przypadku zaistnienia okoliczności wymienionych w art. 98 ust. 6 pkt 1, pkt 2 lit. a) oraz pkt. 3 ustawy Pzp.
7. Z wyłączeniem gwarancji bankowych w formie komunikatu SWIFT, dokument potwierdzający wniesienie wadium w jednej z form wymienionych w pkt 2 niniejszego Rozdziału SWZ, musi być złożony wraz z ofertą w formie oryginału, w postaci elektronicznej. Zamawiający nie dopuszcza złożenia tego dokumentu w jakiejkolwiek innej formie, np. pisemnej.
8. Wadium wniesione w gwarancji bankowej w formie komunikatu SWIFT jest wniesione skutecznie jeżeli przed upływem terminu składania ofert komunikat SWIFT zostanie odebrany przez bank prowadzący rachunek bankowy Zamawiającego, o którym mowa w pkt 3 niniejszego Rozdziału SWZ.
9. Dowód wniesienia wadium w pieniądzu albo gwarancji w formie komunikatu SWIFT Zamawiający zaleca załączyć do oferty.
10. Zwrot bądź zatrzymanie wadium nastąpi zgodnie z art. 98 ustawy Pzp.

Warunki realizacji zamówienia

1. Umowa zostanie zawarta według Projektowanych postanowień umowy stanowiących Załącznik nr 3 do SWZ.
2. Wykonawca akceptuje treść Projektowanych postanowień umowy oświadczeniem zawartym w treści Formularza oferty. Postanowienia umowy nie podlegają zmianie przez Wykonawcę. Przyjęcie przez Wykonawcę postanowień umowy stanowi jeden z warunków zamówienia.
3. Na podstawie art. 454 oraz 455 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy w przypadkach określonych w załączniku nr 3 do SWZ.

Informacje dodatkowe

Informacje dodatkowe:
1. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunku udziału w postępowaniu.
2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych i oświadczeń:
1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16.02.2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów. W przypadku przynależności do tej samej grupy kapitałowej Wykonawca wraz z oświadczeniem o przynależności składa dokumenty lub informacje potwierdzające przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej;
2) wykazu osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług oraz kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
3) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
4) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie określonym w art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
5) oświadczenie Wykonawcy, Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/ podmiotu udostepniającego zasoby o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp w zakresie odnoszącym się do podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 3-6 ustawy Pzp;
6) oświadczenia Wykonawcy/ Wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu dotyczącym przesłanek wykluczenia z art. 5K rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;
7) oświadczenia podmiotu udostępniającego zasoby o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu dotyczącym przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;
8) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały
wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentu, o którym mowa w ppkt 4) powyżej składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument w zakresie, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 1 „r.p.ś. d." - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
4. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentu, o którym mowa w ppkt 5) powyżej , składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zwarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.
5. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentu, o którym mowa w ppkt 4) powyżej, lub gdy dokument ten nie odnosi się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4, art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsca zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć. Wymagania dotyczące terminu wystawienia dokumentu lub oświadczenia są analogiczne jak w pkt 4 i 5 powyżej.
6. Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r., poz. 1557), o ile Wykonawca wskazał w JEDZ dane umożliwiające dostęp do tych środków, a także wówczas gdy podmiotowym środkiem dowodowym jest oświadczenie, którego treść odpowiada zakresowi oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada, jeżeli Wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1.Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale IX ustawy Pzp.
2.Środkami ochrony prawnej, o których mowa w pkt 1 powyżej są:
1)odwołanie,
2)skarga do sądu.
3.Kwestie dotyczące odwołania uregulowane są w art. 513-578 ustawy Pzp.
4.Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Kwestie dotyczące skargi do sądu regulowane są w art. 579-590 ustawy Pzp.