Zapewnienie licencji, aktualizacji licencji i subskrypcji na oprogramowanie Microsoft oraz usług w ramach programu licencjonowania grupowego „Microsoft Enterprise Agreement”

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia są dostawy licencji, aktualizacji licencji, Software Assurance i subskrypcji na oprogramowanie Microsoft, w tym uprawnień do korzystania z usług chmurowych w formule Azure prepayment, oraz świadczenie usług związanych z ich nabywaniem, uruchomieniem i obsługą w ramach programu licencjonowania grupowego Microsoft Enterprise Agreement albo rozwiązań równoważnych, na zasadach określonych w SWZ, Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz Projektowanych Postanowieniach Umowy

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia są dostawy licencji, aktualizacji licencji, Software Assurance i subskrypcji na oprogramowanie Microsoft, w tym uprawnień do korzystania z usług chmurowych w formule Azure prepayment, oraz świadczenie usług związanych z ich nabywaniem, uruchomieniem i obsługą w ramach programu licencjonowania grupowego Microsoft Enterprise Agreement albo rozwiązań równoważnych, na zasadach określonych w SWZ, Opisie Przedmiotu Zamówienia oraz Projektowanych Postanowieniach Umowy.

Informacje dodatkowe

I. Rozdział 5. Termin wykonania zamówienia.
5.1. Umowa obowiązuje od dnia jej zawarcia do dnia 31.12.2029 r. Możliwość składania zamówień w ramach Umowy ustaje wcześniej w przypadku wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia określonego w PPU dla Opcji.
5.2. Zakończenie okresu obowiązywania Umowy nie wpływa na:
5.2.1. prawa licencyjne i inne uprawnienia nabyte przez Zamawiającego w okresie obowiązywania Umowy, przez okres właściwy dla danego Produktu;
5.2.2. obowiązek realizacji zamówień prawidłowo złożonych przed zakończeniem okresu obowiązywania Umowy;
5.2.3. obowiązki Wykonawcy, dla których OPZ lub PPU przewidują okres realizacji wykraczający poza dzień zakończenia Umowy, w szczególności obowiązki wynikające z pkt 6.2 OPZ oraz obowiązki dotyczące gwarancji, asysty technicznej i poufności.
5.3. W odniesieniu do Produktów objętych zamówieniem podstawowym, wskazanych w poz. 1–14 Tabeli nr 1 OPZ, Wykonawca zapewni ciągłość praw licencyjnych, subskrypcji, Software Assurance oraz innych właściwych dla danego Produktu uprawnień od dnia 01.01.2027 r. włącznie. Okres obowiązywania praw lub uprawnień dla poszczególnych Produktów określa Tabela nr 1 OPZ oraz Formularz Oferty. Dla Produktów, dla których wymagany okres wynosi 36 miesięcy lub 3 lata, okres ten obejmuje okres od dnia 01.01.2027 r. do dnia 31.12.2029 r.
5.4. Przez realizację dostawy Produktów objętych zamówieniem podstawowym rozumie się wykonanie przez Wykonawcę wszystkich czynności niezbędnych do złożenia i przetworzenia zamówienia przez Producenta oraz udostępnienia Zamawiającemu, na właściwym koncie licencyjnym, tenancie lub portalu producenta, wszystkich zamówionych Produktów i związanych z nimi uprawnień, w ilości i zakresie określonym w Tabeli nr 1 OPZ, z datą rozpoczęcia obowiązywania od dnia 01.01.2027 r., wraz z udostępnieniem wszystkich elementów wynikających z zamówienia, w tym licencji, subskrypcji, Software Assurance, Azure prepayment, kluczy licencyjnych, plików instalacyjnych oraz dokumentów potwierdzających nabyte uprawnienia.
5.5. Wykonawca wykona czynności, o których mowa w pkt 5.4, w zakresie zamówienia podstawowego oraz przekaże Zamawiającemu potwierdzenie jego prawidłowej realizacji w terminie nie dłuższym niż 5 Dni Roboczych od dnia zawarcia Umowy. Termin ten nie zmienia określonej w pkt 5.3 daty rozpoczęcia obowiązywania praw licencyjnych, subskrypcji, Software Assurance i innych uprawnień ani obowiązku zapewnienia ich ciągłości od dnia 01.01.2027 r.
5.6. Termin realizacji zamówienia na Produkty składane w okresie obowiązywania Umowy, w tym zamówienia realizowanego w ramach prawa Opcji, wynosi 5 Dni Roboczych od dnia jego złożenia, chyba że Zamawiający wskaże inny termin.
5.7. Usługi Stowarzyszone będą realizowane w terminach wynikających z danego zamówienia jednostkowego, uzgodnionych z Zamawiającym z uwzględnieniem rodzaju i zakresu zamawianej usługi oraz zasad jej świadczenia przez producenta. Wykonawca w terminie 5 Dni Roboczych od dnia złożenia zamówienia na Usługę Stowarzyszoną potwierdzi jego przyjęcie do realizacji oraz przekaże Zamawiającemu informację o terminie realizacji usługi.
5.8. Cztery warsztaty stacjonarne, o których mowa w pkt 7 OPZ, zostaną przeprowadzone w okresie obowiązywania Umowy, w terminach każdorazowo uzgodnionych z Zamawiającym.
5.9. W przypadku zaoferowania Rozwiązania Równoważnego wymagającego migracji i integracji:
5.9.1. Wykonawca przedstawi Harmonogram i Plan Migracji w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia zawarcia Umowy;
5.9.2. Migracja, integracja oraz uruchomienie Rozwiązania Równoważnego w środowisku produkcyjnym zostaną zakończone w terminie nie dłuższym niż 60 dni kalendarzowych od dnia pisemnego zaakceptowania przez Zamawiającego Harmonogramu i Planu Migracji;
5.9.3. Jeżeli do dnia 01.01.2027 r. Rozwiązanie Równoważne nie zostanie uruchomione produkcyjnie, Wykonawca zapewni Zamawiającemu, od dnia 01.01.2027 r. do dnia uruchomienia produkcyjnego i odbioru Rozwiązania Równoważnego, ciągłość korzystania z Produktów referencyjnych Microsoft odpowiadających pozycjom Tabeli nr 1 OPZ zastępowanym Rozwiązaniem Równoważnym. W tym celu Wykonawca zapewni, w liczbie i zakresie nie mniejszym niż określone dla tych pozycji w Tabeli nr 1 OPZ, wszystkie niezbędne licencje, subskrypcje, Software Assurance oraz inne uprawnienia wymagane do legalnego i nieprzerwanego korzystania z dotychczasowego środowiska Zamawiającego. Wszystkie koszty zapewnienia tych licencji, subskrypcji i uprawnień są objęte wynagrodzeniem Wykonawcy i nie stanowią podstawy do żądania od Zamawiającego dodatkowego wynagrodzenia.
5.10. W przypadku Rozwiązania Równoważnego warsztaty, o których mowa w pkt 8.9 OPZ zostaną przeprowadzone w terminie 30 dni od dnia zawarcia Umowy chyba, że Zamawiający wyznaczy inny termin.
5.11. Dla Rozwiązania Równoważnego Wykonawca zapewni 24-miesięczną asystę techniczną
i gwarancję na zmigrowane środowisko, licząc od dnia podpisania przez Zamawiającego Protokołu odbioru wdrożenia i uruchomienia produkcyjnego Rozwiązania równoważnego.
5.12. Wykonawca jest zobowiązany do dochowania terminów określonych w SWZ, OPZ i PPU. Odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niedochowania tych terminów określają PPU.
II. Informacje i dokumenty składane w przypadku zaoferowania rozwiązania równoważnego znajdują się w Rozdziale 9 SWZ.
III. Ofertę należy przygotować na Formularzu Oferty stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.
1. Do oferty należy dołączyć następujące dokumenty i oświadczenia:
1.1. w przypadku zaoferowania rozwiązania równoważnego - Tabelę równoważności oraz przedmiotowe 1.2. dokument zawierający wyjaśnienia wraz uzasadnieniem, dlaczego zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa (patrz pkt 18.6 SWZ) - jeżeli Wykonawca zastrzega w poufności część informacji jako stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
IV. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni:
10.2.1. Oświadczenia z art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, na formularzu Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia, zwanego dalej „JEDZ”.
10.2.2. aktualnych na dzień złożenia poniższych podmiotowych środków dowodowych:
10.2.2.1. oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz.1714), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – sporządzonego wg Załącznika nr 6 do SWZ;
10.2.2.2. informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp oraz art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;
10.2.2.3. odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeśli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
10.2.2.4. oświadczenia Wykonawcy dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego. Oświadczenie należy sporządzić według Załącznika nr 7 do SWZ;
10.2.2.5. oświadczenia o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w:
• art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp,
• art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
• art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, dotyczących zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
• art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp.
Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.
Informacje o dokumentach składanych przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenia zamówienia oraz podmioty zagraniczne znajdują się w Rozdziale 10 SWZ
V. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, zobowiązany będzie do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania Umowy, najpóźniej przed wyznaczonym przez Zamawiającego terminem zawarcia Umowy, w wysokości 5% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie. Szczegóły dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy znajdują się w dokumentach zamówienia (Rozdział 16 SWZ)

Opis opcji

1. Zamawiający, zgodnie z art. 441 ustawy Pzp, zastrzega prawo Opcji polegające na możliwości nabywania w okresie obowiązywania Umowy dodatkowych Produktów i Usług Stowarzyszonych, w tym zwiększania ilości lub zakresu Produktów wskazanych w Tabeli nr 1 OPZ oraz nabywania innych Produktów objętych zakresem przedmiotowym Umowy, do maksymalnej wartości stanowiącej 30% wartości netto zamówienia podstawowego.
2. W ramach Opcji mogą być nabywane wyłącznie Produkty i Usługi Stowarzyszone należące do grup produktowych określonych w Tabeli nr 3 Formularza Oferty, dostępne w dniu złożenia zamówienia w aktualnym cenniku Microsoft, a w przypadku zaoferowania Rozwiązania Równoważnego - w aktualnym cenniku Producenta tego rozwiązania, w zakresie dotyczącym zaoferowanego Rozwiązania Równoważnego.
3. Zamawiający jest uprawniony, lecz nie zobowiązany do skorzystania w trakcie realizacji Umowy z Opcji wielokrotnie, aż do wyczerpania limitu wynagrodzenia przewidzianego na Opcję. Zamawiający według własnego wyboru może skorzystać z Opcji, zarówno w pełnym, jak i w częściowym zakresie.
4. Decyzja Zamawiającego o uruchomieniu Opcji będzie uzależniona w szczególności od faktycznych potrzeb Zamawiającego, poziomu świadczenia zamówienia gwarantowanego przez Wykonawcę, a także posiadanych przez Zamawiającego środków pozwalających na sfinansowanie Opcji.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

1. W postępowaniu komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wniosków, wszelkich dokumentów i oświadczeń, zawiadomień odbywa się przy użyciu Platformy Zakupowej Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień https://platformazakupowa.pl/pn/pfron.oraz informacji przyjmuje się datę ich wczytania do Platformy Zakupowej. 2. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu strony internetowej platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce "Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: 3. Zalecenia https://platformazakupowa.pl/strona/45instrukcje.Zamawiającego 3.1. odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego: 3.1.1. dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis formatem PadES (PDF Advanced Electronic Signatures), 3.1.2. dla dokumentów w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpis formatem XadES (XML Advanced Electronic Signatures). 4. Po podpisaniu plików, a przed ich załączeniem na Platformę Zakupową zaleca się dokonanie weryfikacji kompletności i poprawności wszystkich złożonych podpisów (w szczególności, gdy dokument był podpisywany przez kilku reprezentantów). 5. W przypadku korzystania z wariantu składania podpisów zewnętrznych konieczne jest załączenie na Platformę Zakupową odpowiedniej pary plików, tj. pliku podpisywanego (źródłowego) oraz pliku zawierającego podpis. 6. Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA-2 zamiast SHA-1. 7. Jeśli Wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zaleca się wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików. 8. W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku podpisem kwalifikowanym. 9. Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty. 10. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej: 10.1. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s; 10.2. komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2GB Ram, procesor Intel IV 2GHZ, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows7, Mac Os x10.4, Linux lub ich nowsze wersje; 10.3. zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja10; 10.4. włączona obsługa JavaScript; 10.5. zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf; 10.6. Szyfrowanie na latformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS1.3. 10.7. Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę Zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar. 11. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150MB, natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500MB. 12. Ofertę z załącznikami, wnioski, dokumenty i oświadczenia sporządza się w formie elektronicznej. Formaty plików wykorzystywanych przez
wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21maja2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz.U. z2024 r.,poz.773). Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf, .doc, .docx, odt, .jpg (.jpeg), przy czym Zamawiający zaleca wczytywanie na Platformę plików w formacie .pdf. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip, .7Z. 13. Zamawiający zaleca, aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po ich podpisaniu. Może to skutkować naruszeniem integralności plików. 13A. W sprawach technicznych związanych z funkcjonowaniem i obsługą Platformy Zakupowej należy korzystać z pomocy Centrum Wsparcia Klienta, które udzieli wszelkich informacji związanych z procesem składania ofert, rejestracji, czy innych aspektów technicznych platformy. Centrum Wsparcia Klienta dostępne codziennie od poniedziałku do piątku w godz. 8:00-17:00: pod numerem 22 1010202, lub za
pośrednictwem adresu e-mail: cwk@platformazakupowa.pl 14. Pozostałe szczegóły dotyczące komunikacji zawiera Rozdział 12 i 13.

Procedura przyspieszona

Zamawiający, działając na podstawie art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, wyznacza 15-dniowy termin składania ofert z uwagi na pilną potrzebę udzielenia zamówienia. Pilna potrzeba wynika z prognozowanego wyczerpania w połowie listopada 2026 r. środków pozostających do wykorzystania na realizację zamówień jednostkowych w ramach obowiązującej umowy, przy jednoczesnym utrzymującym się i zwiększonym zapotrzebowaniu na produkty oraz usługi informatyczne objęte przedmiotem zamówienia. Brak możliwości dokonywania dalszych zakupów na podstawie dotychczasowej umowy stwarza ryzyko opóźnienia realizacji zadań związanych z utrzymaniem i rozwojem środowiska teleinformatycznego Zamawiającego. Zachowanie 30-dniowego terminu składania ofert, przewidzianego w art. 138 ust. 4 ustawy Pzp, pozwalałoby na rozpoczęcie badania i oceny ofert dopiero w okresie bezpośrednio poprzedzającym prognozowane wyczerpanie dostępnych środków. Zastosowanie 15-dniowego terminu umożliwi wcześniejsze rozpoczęcie czynności zmierzających do wyboru wykonawcy i zawarcia umowy, ograniczając ryzyko przerwy w możliwości zamawiania niezbędnych produktów i usług. Uwzględniając charakter przedmiotu zamówienia, obejmującego produkty i usługi dostępne na rynku oraz wymagania określone w dokumentacji postępowania, Zamawiający uznaje skrócenie terminu składania ofert za uzasadnione i proporcjonalne do stwierdzonej pilnej potrzeby udzielenia zamówienia.

Wymagane depozyty i gwarancje

Zamawiający żąda wniesienia wadium w wysokości 300 000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych zero groszy) przed upływem terminu składania ofert oraz jego utrzymanie nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy Pzp oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Środki ochrony prawnej przysługują na zasadach uregulowanych w Dziale IX ustawy Pzp.
4. Odwołanie przysługuje na:
4.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
4.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy Pzp;
4.3. zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie ustawy Pzp, mimo że Zamawiający był do tego obowiązany.
5. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
6. Termin na wniesienie odwołania, określają przepisy ustawy Pzp właściwe dla zamówień, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne.