Dostawa, dostosowanie, konfigurację, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego do ewidencji i zarządzania zasobami audiowizualnymi oraz prawami do ich eksploatacji. FERC.02.03-IP.01-0012/25

Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie

Otwarta

Termin

Deadline 2026-07-27

Kto?

• Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie

Co?

Gdzie?

• Luxembourg › Luxembourg
• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa

Historia zamówień

Data	Dokument
2026-06-24	Ogłoszenie o zamówieniu

Ogłoszenie o zamówieniu (2026-06-24)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Dostawa, dostosowanie, konfigurację, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego do ewidencji i zarządzania zasobami audiowizualnymi oraz prawami do ich eksploatacji. FERC.02.03-IP.01-0012/25
Numer referencyjny: P/4/2026/DZP
Krótki opis: Otwarta
Rodzaj umowy: Usługi
Produkty/usługi: Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia 📦
Opis
Wewnętrzny identyfikator: P/4/2026/DZP
Tytuł: Dostawę, dostosowanie, konfigurację, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego do ewidencji i zarządzania zasobami audiowizualnymi oraz prawami do ich eksploatacji. FERC.02.03-IP.01-0012/25
Opis zamówienia:

1. Przedmiotem Zamówienia jest dostarczenie, dostosowanie, konfiguracja, wdrożenie, uruchomienie produkcyjne oraz utrzymanie systemu informatycznego wspierającego ewidencję i zarządzanie zasobami audiowizualnymi, prawami, umowami, licencjami, rozliczeniami oraz wymianą danych z systemami zewnętrznymi (zwany dalej „Systemem”). 2. System musi zapewnić obsługę procesów biznesowych Zamawiającego w szczególności w zakresie: 1) prowadzenia centralnej ewidencji tytułów, materiałów, wersji, kopii, nośników oraz powiązanych dokumentów; 2) ewidencji produkcji własnych, koprodukcji, zasobów archiwalnych oraz typów tytułów lub materiałów, w zakresie niezbędnym do zarządzania prawami, eksploatacją, licencjami i rozliczeniami; 3) ewidencji kontrahentów, koproducentów, podmiotów współfinansujących, umów, praw bazowych, praw licencyjnych oraz ograniczeń związanych z eksploatacją tytułów; 4) ewidencji umów produkcyjnych, koprodukcyjnych, dystrybucyjnych, licencyjnych, umów z twórcami i artystami wykonawcami, aneksów, zamówień licencyjnych oraz innych dokumentów wpływających na zakres praw albo możliwość eksploatacji; 5) weryfikacji dostępności praw, zakresów uprawnień oraz identyfikacji konfliktów i ograniczeń w zakresie wykorzystywania tytułów oraz udzielania licencji; 6) obsługi procesów związanych z udzielaniem licencji oraz powiązanych rozliczeń; 7) obsługi danych dotyczących rozliczeń udziałowych, rozliczeń koprodukcyjnych, raportów dystrybutorów oraz monitorowania przychodów, wpływów wynikających z umów; 8) przygotowywania zestawień, raportów oraz danych niezbędnych do kontroli, rozliczeń, analiz, raportowania zarządczego i sprawozdawczego; 9) wymiany danych z systemami zewnętrznymi, w szczególności z systemem zarządzania zasobami medialnymi oraz systemem finansowo-księgowym albo ERP, zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ. 3. System musi zapewniać spójność danych, obsługę relacji pomiędzy obiektami ewidencyjnymi, rejestrowanie historii zmian oraz mechanizmy kontroli dostępu odpowiednie do ról użytkowników. 4. System powinien wspierać ciągłość informacji od etapu utworzenia rekordu tytułu lub produkcji, przez ewidencję dokumentów i praw, udzielenie licencji, raportowanie oraz wymianę danych z systemami zewnętrznymi. System nie zastępuje systemu finansowo-księgowego Zamawiającego, lecz musi zapewniać przekazywanie i odbieranie danych niezbędnych do realizacji procesów finansowych, w zakresie określonym w Opisie Przedmiotu Zamówienia (dalej jako „OPZ”) i uzgodnionym w analizie przedwdrożeniowej. 5. W ramach realizacji Zamówienia Wykonawca zobowiązany jest co najmniej do: 1) dostarczenia rozwiązania spełniającego wymagania funkcjonalne, niefunkcjonalne, bezpieczeństwa, integracyjne i eksploatacyjne określone w OPZ; 2) przeprowadzenia konfiguracji i parametryzacji Systemu oraz wykonania niezbędnych dostosowań przewidzianych zakresem zamówienia; 3) przygotowania, uzgodnienia i przeprowadzenia migracji danych, obejmującej co najmniej jedną migrację próbną oraz jedną migrację finalną; 4) przygotowania i uruchomienia środowisk niezbędnych do realizacji wdrożenia, testów oraz uruchomienia produkcyjnego Systemu, w zakresie określonym w OPZ i umowie; 5) przeprowadzenia testów rozwiązania, w tym testów funkcjonalnych, integracyjnych, migracyjnych oraz testów akceptacyjnych, zgodnie z uzgodnionymi scenariuszami i kryteriami odbioru; 6) opracowania i przekazania dokumentacji wdrożeniowej, użytkowej, administracyjnej, technicznej, integracyjnej i eksploatacyjnej; 7) przeprowadzenia szkoleń dla użytkowników i administratorów Zamawiającego; 8) świadczenia usług gwarancyjnych oraz utrzymania Systemu na zasadach określonych w OPZ i umowie w sprawie zamówienia. Zamówienie jest realizowane w związku z udziałem Zamawiającego w projekcie pn.: „Cyfrowa rekonstrukcja i digitalizacja materiałów filmowych, cyfrowa edukacja filmowa z wykorzystaniem algorytmów AI oraz modernizacja i rozwój systemów cyfrowych do e-udostępniania zasobów filmowych WFDiF” nr FERC.02.03-IP.01-0012/25.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem Zamówienia jest dostarczenie, dostosowanie, konfiguracja, wdrożenie, uruchomienie produkcyjne oraz utrzymanie systemu informatycznego wspierającego ewidencję i zarządzanie zasobami audiowizualnymi, prawami, umowami, licencjami, rozliczeniami oraz wymianą danych z systemami zewnętrznymi (zwany dalej „Systemem”).
2. System musi zapewnić obsługę procesów biznesowych Zamawiającego w szczególności w zakresie:
1) prowadzenia centralnej ewidencji tytułów, materiałów, wersji, kopii, nośników oraz powiązanych dokumentów;
2) ewidencji produkcji własnych, koprodukcji, zasobów archiwalnych oraz typów tytułów lub materiałów, w zakresie niezbędnym do zarządzania prawami, eksploatacją, licencjami i rozliczeniami;
3) ewidencji kontrahentów, koproducentów, podmiotów współfinansujących, umów, praw bazowych, praw licencyjnych oraz ograniczeń związanych z eksploatacją tytułów;
4) ewidencji umów produkcyjnych, koprodukcyjnych, dystrybucyjnych, licencyjnych, umów z twórcami i artystami wykonawcami, aneksów, zamówień licencyjnych oraz innych dokumentów wpływających na zakres praw albo możliwość eksploatacji;
5) weryfikacji dostępności praw, zakresów uprawnień oraz identyfikacji konfliktów i ograniczeń w zakresie wykorzystywania tytułów oraz udzielania licencji;
6) obsługi procesów związanych z udzielaniem licencji oraz powiązanych rozliczeń;
7) obsługi danych dotyczących rozliczeń udziałowych, rozliczeń koprodukcyjnych, raportów dystrybutorów oraz monitorowania przychodów, wpływów wynikających z umów;
8) przygotowywania zestawień, raportów oraz danych niezbędnych do kontroli, rozliczeń, analiz, raportowania zarządczego i sprawozdawczego;
9) wymiany danych z systemami zewnętrznymi, w szczególności z systemem zarządzania zasobami medialnymi oraz systemem finansowo-księgowym albo ERP, zgodnie z wymaganiami określonymi w OPZ.
3. System musi zapewniać spójność danych, obsługę relacji pomiędzy obiektami ewidencyjnymi, rejestrowanie historii zmian oraz mechanizmy kontroli dostępu odpowiednie do ról użytkowników.
4. System powinien wspierać ciągłość informacji od etapu utworzenia rekordu tytułu lub produkcji, przez ewidencję dokumentów i praw, udzielenie licencji, raportowanie oraz wymianę danych z systemami zewnętrznymi. System nie zastępuje systemu finansowo-księgowego Zamawiającego, lecz musi zapewniać przekazywanie i odbieranie danych niezbędnych do realizacji procesów finansowych, w zakresie określonym w Opisie Przedmiotu Zamówienia (dalej jako „OPZ”) i uzgodnionym w analizie przedwdrożeniowej.
5. W ramach realizacji Zamówienia Wykonawca zobowiązany jest co najmniej do:
1) dostarczenia rozwiązania spełniającego wymagania funkcjonalne, niefunkcjonalne, bezpieczeństwa, integracyjne i eksploatacyjne określone w OPZ;
2) przeprowadzenia konfiguracji i parametryzacji Systemu oraz wykonania niezbędnych dostosowań przewidzianych zakresem zamówienia;
3) przygotowania, uzgodnienia i przeprowadzenia migracji danych, obejmującej co najmniej jedną migrację próbną oraz jedną migrację finalną;
4) przygotowania i uruchomienia środowisk niezbędnych do realizacji wdrożenia, testów oraz uruchomienia produkcyjnego Systemu, w zakresie określonym w OPZ i umowie;
5) przeprowadzenia testów rozwiązania, w tym testów funkcjonalnych, integracyjnych, migracyjnych oraz testów akceptacyjnych, zgodnie z uzgodnionymi scenariuszami i kryteriami odbioru;
6) opracowania i przekazania dokumentacji wdrożeniowej, użytkowej, administracyjnej, technicznej, integracyjnej i eksploatacyjnej;
7) przeprowadzenia szkoleń dla użytkowników i administratorów Zamawiającego;
8) świadczenia usług gwarancyjnych oraz utrzymania Systemu na zasadach określonych w OPZ i umowie w sprawie zamówienia.
Zamówienie jest realizowane w związku z udziałem Zamawiającego w projekcie pn.: „Cyfrowa rekonstrukcja i digitalizacja materiałów filmowych, cyfrowa edukacja filmowa z wykorzystaniem algorytmów AI oraz modernizacja i rozwój systemów cyfrowych do e-udostępniania zasobów filmowych WFDiF” nr FERC.02.03-IP.01-0012/25.

Dodatkowe produkty/usługi:

Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 📦

Usługi konfiguracji oprogramowania 📦

Usługi szkolenia komputerowego 📦

+ jeszcze 3

Usługi wdrażania oprogramowania 📦

Usługi w zakresie konserwacji i napraw oprogramowania 📦

Usługi w zakresie wsparcia systemu 📦

Kraj: Polska 🇵🇱
Miejsce wykonania: Miasto Warszawa 🏙️
Czas trwania: 8 miesięcy
Kryteria przyznawania nagród
Cena ✅
Kryterium jakości (nazwa): Doświadczenie osób skierowanych do realizacji Zamówienia
Kryterium jakości (waga): 20
Kryterium jakości (nazwa): Rozszerzone funkcjonalności i parametry operacyjne Systemu
Kryterium jakości (waga): 15
Kryterium jakości (nazwa): Hypercare, SLA i transition assistance
Kryterium jakości (waga): 10
Kryterium jakości (nazwa): Plan realizacji, migracji i testów
Kryterium jakości (waga): 5
Tytuł
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Opis
Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności: 911 Miasto Warszawa
Adres pocztowy: Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie
ul. Chełmska 21
Kod pocztowy: 00-724
Miejscowość: Warszawa

Procedura
Rodzaj procedury
Procedura otwarta ✅
Podstawa prawna: Dyrektywa 2014/24/UE
ustawa Pzp
Informacje administracyjne
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 2026-07-27 12:00:00 📅
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Minimalne ramy czasowe, w których oferent musi utrzymać ofertę: 90 dni
Warunki przetargu
Wymagane jest użycie zaawansowanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej (zgodnie z definicją w rozporządzeniu (UE) nr 910/2014)
Wymagane jest zabezpieczenie ✅
Fakturowanie elektroniczne: Wymagane
Stosowane będą zamówienia elektroniczne ✅
Stosowana będzie płatność elektroniczna ✅
Termin występowania z wnioskiem o dodatkowe informacje: 2026-07-13 23:59:00 📅
Kryteria przyznawania nagród
Rodzaj wagi: Waga (wartość punktowa, dokładna)

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Wymagane depozyty i gwarancje:

1. W celu zabezpieczenia roszczeń Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy, Zamawiający wymaga od Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% wynagrodzenia ryczałtowego za realizację przedmiotu Zamówienia brutto. 2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach: 1) w pieniądzu, wpłaconym przelewem na rachunek Zamawiającego: Bank Gospodarstwa Krajowego, numer rachunku: 02 1130 1017 0020 1459 2320 0001; 2) w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym, 3) w gwarancjach bankowych, 4) w gwarancjach ubezpieczeniowych, 5) w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 98).

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je: Zasady finansowania zostały określone w załączniku nr 9 do SWZ

Instytucja zamawiająca
Nazwa i adresy
Nazwa: Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie
Krajowy numer rejestracyjny: 5213878781
Adres pocztowy: Wytwórnia Filmów Dokumentalnych i Fabularnych w Warszawie
Chełmska 21
Kod pocztowy: 00-724
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
Punkt kontaktowy: Dział Zamówień Publicznych
E-mail: zamowienia.publiczne@wfdif.com.pl 📧
Telefon: +48 (22) 559 34 44 📞
Rodzaj instytucji zamawiającej
Podmiot prawa publicznego
Główna działalność
Organizacja wypoczynku, kultura i religia
Komunikacja
Dokumenty URL: https://wfdif.ezamawiajacy.pl/ 🌏
Adres URL uczestnictwa: https://wfdif.ezamawiajacy.pl/ 🌏
Identyfikator funduszy UE: FERC.02.03-IP.01-0012/25
Więcej informacji na temat funduszy UE:

Cyfrowa rekonstrukcja i digitalizacja materiałów filmowych, cyfrowa edukacja filmowa z wykorzystaniem algorytmów AI oraz modernizacja i rozwój systemów cyfrowych do e-udostępniania zasobów filmowych WFDiF nr FERC.02.03-IP.01-0012/25

Zgłoszenie elektroniczne: Wymagane

Informacje uzupełniające
Informacje dodatkowe

1. Oferta musi być zabezpieczona wadium w wysokości 60 000,00 (słownie: sześćdziesiąt tysięcy) złotych. 2. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert i utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 Ustawy. 3. Wadium może być wniesione w jednej lub kilku następujących formach, według wyboru Wykonawcy: 1) w pieniądzu, wpłaconym przelewem na rachunek Zamawiającego: Bank Gospodarstwa Krajowego, numer rachunku: 02 1130 1017 0020 1459 2320 0001; 2) w gwarancjach bankowych; 3) w gwarancjach ubezpieczeniowych; 4) w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 98 ze zm.). 4. Wadium wniesione w pieniądzu powinno być oznaczone w następujący sposób: „Wadium – Numer Postępowania P/4/2026/DZP”.

Organ odpowiedzialny za procedury mediacyjne
Nazwa: Sąd Polubowny przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej
Krajowy numer rejestracyjny: 140264957
Adres pocztowy: ul. Hoża 76/78
Kod pocztowy: 00-682
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: sp@prokuratoria.gov.pl 📧
Telefon: +48226958504 📞
URL: https://www.gov.pl/web/sp-prokuratoria 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): https://www.gov.pl/web/sp-prokuratoria 🌏
Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Krajowy numer rejestracyjny: 5262239325
Adres pocztowy: Postępu 17a
Kod pocztowy: 02-676
Punkt kontaktowy: Kancelaria KIO
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
URL: www.gov.pl/web/uzp/krajowa-izba-odwolawcza 🌏
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ kontrolny
Procedura przeglądu
Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych:

Wykonawcy przysługują środki ochrony prawnej, które zostały szczegółowo określone w Dziale IX Ustawy Pzp.

Informacje o elektronicznych przepływach pracy
Akceptowane będzie fakturowanie elektroniczne
Źródło: OJS 2026/S 120-437648 (2026-06-24)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia (>20 nowe zamówienia)