Dostawa i wdrożenie oprogramowania wspierającego zarządzanie obiegiem dokumentów w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie oprogramowania wspierającego zarządzanie obiegiem dokumentów w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w Załączniku nr 2 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) - Formularz wymagań funkcjonalnych oraz w Załączniku nr 3 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy.

Informacje dodatkowe

1. Oferta oraz załączniki do niej, które Wykonawca ubiegający się o zamówienie publiczne jest zobowiązany złożyć:

a. Formularz oferty, który stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.

b. Załącznik nr 2 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia, wypełniony przez Wykonawcę Formularz wymagań funkcjonalnych (funkcjonalności obligatoryjnych), służący potwierdzeniu funkcjonalności oferowanego systemu z wymaganiami Zamawiającego, Formularz wymagań opcjonalnych (funkcjonalności dodatkowych), służący potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert (punktowanych w ramach kryterium oceny ofert nr 2). Dodatkowo w Załączniku nr 2 do SWZ Wykonawca wypełnia Wykaz elementów ICT objętych ofertą, służący identyfikacji produktów ICT, usług ICT oraz procesów ICT objętych ofertą lub wykorzystywanych do realizacji zamówienia.

c. Przedmiotowy środek dowodowy, składany z pominięciem środków komunikacji elektronicznej - Próbka oferowanej Platformy LOW-CODE – sprzęt z przygotowanym środowiskiem oferowanej Platformy LOW-CODE lub dodatkowymi elementami niezbędnymi do przeprowadzenia prezentacji Próbki, składany w celu potwierdzenia, że oferowana Platforma spełnia wymagania ujęte w Załączniku nr 2 do SWZ oraz że posiada funkcjonalności dodatkowe zadeklarowane przez Wykonawcę w Załączniku nr 2 do SWZ. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia prezentacji oferowanej Platformy w celu potwierdzenia, że oferowana Platforma spełnia wymagania określone przez Zamawiającego, oraz że posiada funkcjonalności dodatkowe zadeklarowane przez Wykonawcę w Załączniku nr 2 do SWZ - opis i wymagania dotyczące próbki oraz prezentacji zostały określone w Rozdziale 18A SWZ.

d. Odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał w formularzu oferty dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

e. Jednolity Europejski Dokument Zamówienia – JEDZ - Załącznik do SWZ,
który stanowi oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składane na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ), które jest dowodem potwierdzającym brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępującym wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
Załącznikiem do SWZ jest również instrukcja wypełnienia JEDZ.

f. Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, którego wzór stanowi Załącznik do SWZ - oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2024 poz. 507 ze zm.) oraz o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k rozporządzenia (UE) 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem (UE) 2022/576 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022).

g. Jeżeli dotyczy:
 pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty (umocowanie do reprezentowania wykonawcy) - jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów określających status prawny wykonawcy,
 pełnomocnictwo dla osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego – dotyczy ofert składanych przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia,

h. Jeżeli dotyczy:
W przypadkach, o których mowa w art. 117 ust. 2 i 3 ustawy Pzp Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynikać będzie, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (załącznik do SWZ).

2. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia wraz z ofertą:
a. oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby (JEDZ), potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby,
b. zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, na zasadach określonych w art. 118-123 ustawy Pzp, którego wzór stanowi Załącznik do SWZ,
c. oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu, którego wzór stanowi Załącznik do SWZ - oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2024 poz. 507 ze zm.) oraz o nie podleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k rozporządzenia (UE) 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem (UE) 2022/576 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022),
d. jeżeli dotyczy - pełnomocnictwo dla osoby działającej w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby.

Wykaz podmiotowych środków dowodowych, składanych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia z postępowania znajduje się w Rozdziale 19 Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
2. Zamawiający zgodnie z treścią art. 65 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp odstępuje od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej w odniesieniu do sposobu złożenia przedmiotowego środka dowodowego tj. Próbki oferowanej Platformy LOW-CODE – sprzęt z przygotowanym środowiskiem oferowanej Platformy LOW-CODE lub dodatkowymi elementami niezbędnymi do przeprowadzenia prezentacji Próbki, o której mowa w Rozdziale 18 pkt 1 lit. d. SWZ.
https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje
3. Przedmiotowy środek dowodowy, składany z pominięciem środków komunikacji elektronicznej, o którym mowa w Rozdziale 18 pkt 1 lit. d. Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego, do upływu terminu składania ofert, na adres:
Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, ul. Wojska Polskiego 28, 60-637 Poznań, Kancelaria Ogólna.

Wyżej wymieniony przedmiotowy środek dowodowy powinien zostać oznaczony następująco:
Przedmiotowy środek dowodowy składany w postępowaniu pn. „Dostawa i wdrożenie oprogramowania wspierającego zarządzanie obiegiem dokumentów w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu”, numer postępowania: AZ.262.1265.2026, nie otwierać przed upływem terminu otwarcia ofert”.

Przedmiotowy środek dowodowy powinien być zabezpieczony w odpowiednim trwałym opakowaniu (gruba koperta, pudełko kartonowe), odpowiednio opisanym, jak wskazano powyżej. Opakowanie powinno być trwałe i niemożliwe do zdjęcia bez rozerwania. Przedmiotowy środek dowodowy, pod względem formalnym, stanowić będzie załącznik do Oferty.

Informacje dodatkowe

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
2. Zamawiający zgodnie z treścią art. 65 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp odstępuje od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej w odniesieniu do sposobu złożenia przedmiotowego środka dowodowego tj. Próbki oferowanej Platformy LOW-CODE – sprzęt z przygotowanym środowiskiem oferowanej Platformy LOW-CODE lub dodatkowymi elementami niezbędnymi do przeprowadzenia prezentacji Próbki, o której mowa w Rozdziale 18 pkt 1 lit. d. SWZ.
https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje
3. Przedmiotowy środek dowodowy, składany z pominięciem środków komunikacji elektronicznej, o którym mowa w Rozdziale 18 pkt 1 lit. d. Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego, do upływu terminu składania ofert, na adres:
Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, ul. Wojska Polskiego 28, 60-637 Poznań, Kancelaria Ogólna.

Wyżej wymieniony przedmiotowy środek dowodowy powinien zostać oznaczony następująco:
Przedmiotowy środek dowodowy składany w postępowaniu pn. „Dostawa i wdrożenie oprogramowania wspierającego zarządzanie obiegiem dokumentów w Uniwersytecie Przyrodniczym w Poznaniu”, numer postępowania: AZ.262.1265.2026, nie otwierać przed upływem terminu otwarcia ofert”.

Przedmiotowy środek dowodowy powinien być zabezpieczony w odpowiednim trwałym opakowaniu (gruba koperta, pudełko kartonowe), odpowiednio opisanym, jak wskazano powyżej. Opakowanie powinno być trwałe i niemożliwe do zdjęcia bez rozerwania. Przedmiotowy środek dowodowy, pod względem formalnym, stanowić będzie załącznik do Oferty.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunek udziału w postępowaniu w zakresie posiadania zdolności zawodowej - warunek w zakresie dysponowania osobami, które Wykonawca skieruje do realizacji zamówienia i które będą wykonywać je osobiście, posiadającymi wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, uprawnienia i doświadczenie niezbędne dla wykonania zamówienia.

2. Zamawiający uzna, iż Wykonawca spełnia warunek, jeżeli wykaże dysponowanie osobami:

a. Kierownik Projektu, który:
1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert: zdobył doświadczenie w kierowaniu co najmniej dwoma wdrożeniami Systemów Informatycznych Uczelni wykonanych z wykorzystaniem Platformy LOW-CODE wyrażone pełnieniem funkcji kierownika lub koordynatora zespołu Wykonawcy, obejmującymi dostarczenie i wdrożenie Systemu Informatycznego Uczelni wykonanego w oparciu o Platformę LOW-CODE, w całym procesie wdrożenia tj. od momentu rozpoczęcia realizacji zamówienia (umowy) do dnia podpisania protokołu odbioru końcowego, o wartości co najmniej 1.000.000,00 zł brutto, a projekty te zakończyły się podpisaniem przez odbiorcę protokołu odbioru końcowego, przed upływem terminu składania ofert,
2) posiada biegłą znajomość języka polskiego,
3) posiada wykształcenie wyższe,
4) posiada certyfikat w zakresie zarządzania projektami informatycznymi Prince 2 Practitioner lub IPMA C lub równoważny;

b. Konsultant główny projektu, który:
1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert uczestniczył w roli konsultanta w co najmniej dwóch projektach informatycznych obejmujących dostarczenie i wdrożenie Systemu Informatycznego Uczelni wykonanego w oparciu o Platformę LOW-CODE, w całym procesie wdrożenia tj. od momentu rozpoczęcia realizacji zamówienia (umowy) do dnia podpisania protokołu odbioru końcowego, o wartości co najmniej 1.000.000,00 zł brutto, przy czym oba te projekty informatyczne zrealizowane były dla Uczelni,
2) posiada biegłą znajomość języka polskiego,
3) posiada wykształcenie wyższe,
4) posiada aktualny certyfikat Project Management Professional lub równoważny (za równoważne Zamawiający uzna następujące certyfikaty Prince 2 Practitioner, IPMA Level C) oraz aktualny certyfikat w zakresie zwinnego zarządzania projektami PMI Agile Certified Practitioner lub równoważny (za równoważne Zamawiający uzna następujące certyfikaty Certified Scrum Professional, Agile Project Management);

c. Specjaliści Wdrożeniowi, w liczbie 2 osób, którzy:
1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert uczestniczyli w co najmniej dwóch projektach informatycznych obejmujących dostarczenie i wdrożenie Systemu Informatycznego Uczelni wykonanego w oparciu o Platformę LOW-CODE, w całym procesie wdrożenia tj. od momentu rozpoczęcia realizacji zamówienia (umowy) do dnia podpisania protokołu odbioru końcowego, o wartości co najmniej 1.000.000,00 zł brutto, przy czym oba te projekty informatyczne zrealizowane były dla Uczelni,
2) posiadają biegłą znajomość języka polskiego,
3) posiadają aktualny certyfikat Certified SCRUM Master lub Certified SCRUM Product Owner lub równoważne (za równoważne Zamawiający uzna następujące certyfikaty Scrum Alliance CSP lub Scrum Alliance CSPO, Scaled Agile Academy SP);

d. Specjalista ds. zarządzania ryzykiem wdrożeniowym, który:
1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert uczestniczył w co najmniej dwóch projektach informatycznych obejmujących dostarczenie i wdrożenie Systemu Informatycznego Uczelni wykonanego w oparciu o Platformę LOW-CODE, w całym procesie wdrożenia tj. od momentu rozpoczęcia realizacji zamówienia (umowy) do dnia podpisania protokołu odbioru końcowego, o wartości co najmniej 1.000.000,00 zł brutto, przy czym oba te projekty informatyczne zrealizowane były dla Uczelni,
2) posiada aktualny certyfikat M_o_R Foundation lub równoważne (za równoważne Zamawiający uzna następujące certyfikaty: ISO 31000 Risk Management lub PMI-RMP® - Risk Management Professional),
3) posiada biegłą znajomość języka polskiego.

3. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia
w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia:
a. składanych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu:
 wykaz osób, którego wzór stanowi załącznik do SWZ, wraz z podaniem informacji na temat ich wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, uprawnień i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy przez Wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą.
2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy wynosić będzie 5,00% ceny całkowitej brutto podanej w ofercie.
3. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub w kilku następujących formach:
1) pieniądzu; na rachunek bankowy wskazany przez Zamawiającego, z dopiskiem:
ZNWU - Dostawa i wdrożenie oprogramowania wspierającego zarządzanie obiegiem dokumentów w UPP (AZ.262.1265.2026);
2) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
3) gwarancjach bankowych;
4) gwarancjach ubezpieczeniowych;
5) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy, we wszystkich formach przewidzianych w pkt 3, powinno zabezpieczać roszczenia wynikające z niewykonania bądź nienależytego wykonania umowy w taki sam sposób, co oznacza, iż zabezpieczenie wniesione w formie innej niż pieniądz nie może zabezpieczać roszczeń Zamawiającego w sposób mniej korzystny, niż jakby miało to miejsce w przypadku wniesienia zabezpieczenia w pieniądzu. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie gwarancji/poręczenia powinno być nieodwołalne, bezwarunkowe i płatne na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego. Zamawiający nie dopuszcza możliwości uzależnienia wypłaty kwot z gwarancji/poręczenia od przedłożenia jakichkolwiek dodatkowych dokumentów, bądź spełnienia jakichkolwiek warunków, poza oświadczeniem Zamawiającego, iż żądana kwota jest należna z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania umowy.
5. Uwaga - Zabezpieczenie należytego wykonania umowy złożone w formie poręczenia lub gwarancji winno zawierać następujące elementy:
a. nazwa Wykonawcy, beneficjenta (Zamawiającego), gwaranta/poręczyciela oraz wskazanie ich siedzib,
b. określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją/poręczeniem,
c. kwotę gwarancji/poręczenia,
d. termin ważności gwarancji/poręczenia,
 termin ważności musi obejmować cały okres wykonywania przedmiotu umowy oraz 30 dni po jego zakończeniu,
 termin ważności zabezpieczenia roszczeń z tytułu rękojmi za wady i gwarancji jakości musi obejmować cały okres rękojmi za wady i gwarancji jakości oraz 15 dni po upływie tego okresu.
e. nieodwołalne i bezwarunkowe zobowiązanie gwaranta/poręczyciela do zapłacenia na rzecz zamawiającego kwoty gwarancji/poręczenia po otrzymaniu pierwszego pisemnego żądania wypłaty zawierającego oświadczenie stwierdzające, że wykonawca nie wykonał lub nienależycie wywiązał się ze swoich zobowiązań wynikających z umowy.
6. Przed złożeniem poręczenia lub gwarancji, należy uzyskać od zamawiającego akceptację jej treści, w szczególności w zakresie cech określonych w niniejszym punkcie.
7. W przypadku przedłożenia poręczenia lub gwarancji nie zawierającej wymienionych wyżej elementów bądź posiadającej jakiekolwiek zastrzeżenia, zamawiający uzna, że wykonawca nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
8. Zamawiający dokona zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zgodnie z zapisami w projektowanych postanowieniach umowy.
9. Jeżeli okres, na jaki ma zostać wniesione zabezpieczenie przekracza 5 lat, zabezpieczenie w pieniądzu wnosi się na cały ten okres, a zabezpieczenie w innej formie wnosi się na okres nie krótszy niż 5 lat, z jednoczesnym zobowiązaniem się wykonawcy do przedłużenia zabezpieczenia lub wniesienia nowego zabezpieczenia na kolejne okresy.
10. W przypadku nieprzedłużenia lub niewniesienia nowego zabezpieczenia należytego wykonania umowy najpóźniej na 30 dni przed upływem terminu ważności dotychczasowego zabezpieczenia wniesionego w innej formie niż pieniądzu, zamawiający zmienia formę na zabezpieczenie w pieniądzu, poprzez wypłatę kwoty z dotychczasowego zabezpieczenia.
11. Wypłata, o której mowa wyżej następuje nie później niż w ostatnim dniu ważności dotychczasowego zabezpieczenia.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie wnosi się w terminie:
1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w ppkt 1).
2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 1 i 2 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.