Dostawa urządzeń sieciowych wraz z wdrożeniem, dostarczenie nowych i odnowienie dla posiadanych subskrypcji licencji na oprogramowanie oraz zapewnienie wsparcia technicznego dla infrastruktury sieciowej.

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa urządzeń sieciowych wraz z wdrożeniem, dostarczenie nowych i odnowienie dla posiadanych subskrypcji licencji na oprogramowanie oraz zapewnienie wsparcia technicznego dla infrastruktury sieciowej, adres dostawy: Biuro Infrastruktury i Operacji IT, Plac Marii Curie-Skłodowskiej 1, pokój 127 B (1 piętro), 20-031 Lublin.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik do SWZ.

Główne aspekty procedury

1. Szczegółowe warunki dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia publicznego są określone w Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej SWZ). Specyfikacja zawiera informacje dotyczące przedmiotu zamówienia, warunków postępowania o udzielenie zamówienia (opis procedury), warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert oraz wszelkie informacje potrzebne do prawidłowego sporządzenia i złożenia oferty przez wykonawców oraz projektowane postanowienia umowy.
2. W przedmiotowym postępowaniu zostanie zastosowana procedura określona w art. 139 ust. 1 ustawy. Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zgodnie z art. 139 ust. 2 ustawy, Wykonawca nie jest obowiązany do złożenia wraz z ofertą oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy. Oświadczenie to będzie żądane wyłącznie od Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.
3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy, pod adresem: umcs.ezamawiajacy.pl i pod oznaczeniem oraz nazwą postępowania wskazaną w tytule niniejszej SWZ.
4. Adres strony internetowej, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia: umcs.ezamawiajacy.pl
Wykonawcy pobierający SWZ ze strony internetowej prowadzonego postępowania na Platformie, związani są wszelkimi zmianami i wyjaśnieniami do SWZ tam zamieszczonymi.
5. Zamawiający wymaga, aby wszelkie pisma związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, w tym zapytania, oświadczenia, były kierowane wyłącznie elektronicznie za pomocą Platformy. Jakiekolwiek inne zaadresowanie może wpłynąć na złe skierowanie pisma, za co Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności (może spowodować niezachowanie ustawowych terminów z winy Wykonawcy).
6. W przypadku, gdy Wykonawca zamierza realizować przedmiot zamówienia z udziałem Podwykonawców Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć Podwykonawcom oraz podania nazw ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani.
7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Wykonawca składa ofertę na całość przedmiotu zamówienia. Ofertę należy złożyć zgodnie ze wzorem formularza oferty, stanowiącym załącznik do SWZ.
8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych oraz w postaci katalogów elektronicznych.
9. Wykaz wymaganych dokumentów i oświadczeń potwierdzających brak podstaw wykluczenia z udziału w postępowaniu oraz potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu wskazany został przez Zamawiającego w dokumentach zamówienia, w punkcie 6 SWZ.
10. Dokumenty składane przez podmioty zagraniczne zostały określone w dokumentach zamówienia, w punkcie 6.3 SWZ.
11. Dokumenty wymagane w przypadku składania oferty wspólnej zostały określone w dokumentach zamówienia, w punkcie 6.4 SWZ.

Procedura przyspieszona

Informacja w sprawie zastosowania skróconego terminu składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej przekraczającej progi unijne, zgodnie z art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.), dalej zwaną ustawą.
Podstawa prawna:
Art. 138.
2. Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert krótszy niż termin określony w ust. 1, nie krótszy jednak niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, w następujących przypadkach:
...
2), jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.
Uzasadnienie:
Regulacja powyższa stanowi wdrożenie art. 27 ust. 3 dyrektywy 2014/24/UE, zgodnie z którym, jeżeli ze względu na stan pilnej konieczności należycie uzasadnionej przez instytucję zamawiającą, termin składania ofert nie może być dotrzymany, instytucja zamawiająca może wyznaczyć termin, który nie może być krótszy niż 15 dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu.
Zastosowanie art. 138 ust. 2 ustawy nie zostało uzależnione przez ustawodawcę od tego, czy stan pilnej potrzeby wynika z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego ani od tego, czy zaistnienie pilnej potrzeby można było przewidzieć, o czym świadczy wykładnia literalna powołanego przepisu. Zakładając racjonalność ustawodawcy, powyższego dokonano w sposób świadomy i celowy. Przepis zawarty w ww. ustępie służy jedynie skróceniu terminu składania ofert w postępowaniu konkurencyjnym przy zachowaniu podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych w tym zachowania uczciwej konkurencji i równego traktowania Wykonawców. Należy zauważyć, że skrócenie terminu składania ofert zgodnie z uprawnieniem przyznanym na mocy art. 138 ust. 2 pkt 2) ustawy nie musi wynikać z przyczyn niezależnych od Zamawiającego. Należy doprecyzować, że nie musi to być wyjątkowo pilna konieczność spowodowana okolicznościami, których instytucja zamawiająca nie może przewidzieć i których nie można jej przypisać.
Zamawiający zamierza skorzystać z możliwości skrócenia terminu składania ofert na podstawie art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 793 ze zm.), z uwagi na wystąpienie należycie uzasadnionej pilnej potrzeby udzielenia zamówienia.
Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę urządzeń sieciowych wraz z ich konfiguracją i wdrożeniem, dostarczenie nowych oraz odnowienie posiadanych subskrypcji licencji na oprogramowanie, a także zapewnienie wsparcia technicznego dla infrastruktury sieciowej modernizowanego budynku Instytutu Muzyki UMCS. Zamówienie ma charakter kompleksowy i obejmuje elementy, które są ze sobą funkcjonalnie oraz technicznie powiązane, służąc realizacji jednego celu gospodarczego, jakim jest uruchomienie kompletnej infrastruktury teleinformatycznej budynku. Z uwagi na charakter przedmiotu zamówienia jego zakres podlegał łącznemu szacowaniu zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, wobec czego Zamawiający nie miał możliwości wcześniejszego wydzielenia lub odrębnego udzielenia zamówienia obejmującego wyłącznie dostawę części urządzeń czy licencji.
Umowa na realizację robót budowlanych obejmujących przebudowę budynku Instytutu Muzyki Wydziału Artystycznego UMCS została zawarta w dniu 17 stycznia 2025 r. z terminem realizacji wynoszącym 10 miesięcy. W toku realizacji inwestycji ujawniły się okoliczności, których nie można było przewidzieć na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, skutkujące koniecznością wykonania robót niezbędnych oraz robót dodatkowych pozostających w związku z zamówieniem podstawowym. W konsekwencji strony zawarły pięć aneksów do umowy, a termin realizacji inwestycji został przedłużony do dnia 31 maja 2026 r.

Warunki realizacji zamówienia

Zamawiający wymaga dochowania następujących terminów wykonania zamówienia, odpowiednio dla zakresów:
4.1. Dostawa sprzętu wraz z wdrożeniem w terminie do 3 (trzech) miesięcy od zawarcia umowy.
4.2. Dostarczenie/odnowienie subskrypcji licencji na oprogramowanie na okres od 8 września 2026 r. do 7 września 2029 r.
4.3. Objęcie wsparciem technicznym posiadanych/dostarczonych urządzeń na okres od 8 września 2026 r. do 7 września 2027 r.
4.4. Zapewnienie usługi wsparcia serwisanta/inżyniera Wykonawcy w wymiarze 200 godzin od daty zawarcia umowy maksymalnie do 7.09.2027 r.

Informacje dodatkowe

------------------
Dalsza część uzasadnienia z sekcji: "Uzasadnienie procedury przyspieszonej (BT-1351-Procedure)".
------------------
Pomimo dokonanych zmian proces realizacji robót budowlanych uległ dalszemu wydłużeniu, co spowodowało przesunięcie przekazania Zamawiającemu ostatecznych rozwiązań projektowych i danych niezbędnych do prawidłowego określenia parametrów technicznych urządzeń sieciowych oraz zakresu ich integracji z pozostałymi systemami budynku.
Dopiero na obecnym etapie realizacji inwestycji możliwe było jednoznaczne określenie docelowej topologii sieci, liczby punktów dystrybucyjnych, wymagań dotyczących integracji z systemami niskoprądowymi oraz szczegółowych parametrów urządzeń sieciowych. Wcześniejsze wszczęcie postępowania nie było możliwe, gdyż Zamawiający nie dysponował kompletnymi i ostatecznymi informacjami pozwalającymi na przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia zgodnie z rzeczywistymi potrzebami inwestycji oraz wymaganiami ustawy Prawo zamówień publicznych. Wszczęcie postępowania na wcześniejszym etapie wiązałoby się z wysokim ryzykiem nieprawidłowego opisania przedmiotu zamówienia, koniecznością istotnych zmian dokumentacji postępowania lub nabycia urządzeń niespełniających ostatecznych wymagań projektowych.
Obecnie zachodzi konieczność niezwłocznego przeprowadzenia postępowania i zawarcia umowy z wykonawcą. Dostawa urządzeń sieciowych wraz z ich konfiguracją, wdrożeniem oraz uruchomieniem stanowi warunek uruchomienia infrastruktury teleinformatycznej budynku oraz rozpoczęcia eksploatacji obiektu zgodnie z jego przeznaczeniem. Zastosowanie podstawowego terminu składania ofert spowodowałoby dalsze przesunięcie terminu zawarcia umowy oraz realizacji dostawy, co stwarza realne ryzyko braku możliwości wyposażenia obiektu w niezbędną infrastrukturę teleinformatyczną przed rozpoczęciem roku akademickiego 2026/2027. W konsekwencji mogłoby dojść do opóźnienia rozpoczęcia działalności dydaktycznej w budynku Instytutu Muzyki lub konieczności użytkowania obiektu bez w pełni funkcjonalnej infrastruktury sieciowej.
Pilna potrzeba udzielenia zamówienia nie wynika z zaniedbań Zamawiającego, lecz z obiektywnych okoliczności związanych z realizacją inwestycji, w szczególności z wydłużeniem procesu robót budowlanych oraz późniejszym przekazaniem ostatecznych rozwiązań projektowych umożliwiających prawidłowe opisanie przedmiotu zamówienia. Jednocześnie Zamawiający był zobowiązany do łącznego oszacowania i udzielenia jednego kompleksowego zamówienia obejmującego wszystkie funkcjonalnie powiązane elementy infrastruktury sieciowej, co wykluczało możliwość wcześniejszego przeprowadzenia odrębnego postępowania dotyczącego jedynie części zakresu rzeczowego.
Mając na uwadze powyższe okoliczności należy uznać, że w niniejszym postępowaniu zachodzi należycie uzasadniona pilna potrzeba udzielenia zamówienia, o której mowa w art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Skrócenie terminu składania ofert umożliwi sprawne przeprowadzenie postępowania oraz terminową realizację dostawy i uruchomienie infrastruktury teleinformatycznej niezbędnej do rozpoczęcia użytkowania budynku Instytutu Muzyki przez studentów i pracowników od początku roku akademickiego 2026/2027.
Jak to już zostało wskazane powyżej, realizacja przedmiotu zamówienia ma szczególne znaczenie dla dobra organizacji Zamawiającego, co według opinii Józefa Edmunda Nowickiego (Zamówienia Publiczne „Doradca”, 2008 r, nr 3 str. 39) odpowiada pojęciu „pilnej potrzeby udzielenia zamówienia”. Autor wskazuje bowiem, że: „Przesłanką pilnej potrzeby udzielenia zamówienia […] mogą być również względy społeczne, organizacyjne lub ważny interes zamawiającego”.
Jednocześnie, skrócenie terminu składania ofert w postępowaniu, nie pozbawia Wykonawców możliwości udziału w tym postępowaniu. Przygotowanie oferty nie wymaga od Wykonawców rozbudowanych analiz rynkowych, opiera się na jednoznacznym OPZ, jak również nie wymaga wizji lokalnej, czy wykonywania projektu, a polega jedynie na wycenie wysoce specjalistycznych urządzeń z ich konfiguracją, która jest przedmiotem standardowej działalności tych Wykonawców oraz nie wymaga od nich zaangażowania nakładów finansowych, które determinowałyby długi czas przygotowania oferty. Rynek firm realizujących dostawy urządzeń sieciowych i ich integrację z systemami, skupia profesjonalne podmioty zajmujące się tą dziedziną, w związku z czym, obiektywnie rzecz biorąc, każdy z tych podmiotów jest w stanie przygotować i złożyć ofertę na realizację przedmiotowego zadania w warunkach, gdy termin składania ofert ulegnie skróceniu.
Istotą instytucji określonej w art. 138 ust. 2 pkt 2) ustawy jest zastosowanie skróconego terminu składania ofert w sytuacji, w której Zamawiający powinien podjąć pilne działania zmierzające do wykonania zamówienia publicznego (Wyrok KIO z dnia 3.09.2018 r., sygn. akt KIO 1699/18). Dodatkowo w orzecznictwie podkreśla się, że zastosowanie przedmiotowego przepisu nie wymaga udowodnienia, że Zamawiający nie mógł przewidzieć okoliczności powodujących ww. pilną konieczność (Wyrok KIO z dnia 27.11.2017 r., sygn. akt: KIO 2366/17). Uwzględniając konieczność zapewnienia funkcjonowania obiektów UMCS, z zapewnionym pełnym dostępem do sieci Internet, zasadnym jest zastosowanie skróconego terminu składania ofert.
------------------
Zamawiający wymaga wniesienia wadium w przedmiotowym postępowaniu.
------------------
1. Wykonawca przystępujący do postępowania, zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości: 100 000,00 złotych (słownie: sto tysięcy złotych 00/100), przed upływem terminu składania ofert.
2. Wadium utrzymuje się nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2) i 3) oraz ust. 2 ustawy.
3. Wykonawca wnosi wadium w jednej lub kilku formach określonych w art. 97 ust. 7 ustawy.
4. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego: mBank S.A. o/Lublin nr 98 1140 1094 0000 2905 1600 1075; Nr SWIFT BREXPLPWLUB z dopiskiem: „Wadium na ……………………” (wpisać nazwę postępowania oraz oznaczenie sprawy). Wadium uważa się za wniesione w terminie, jeżeli kwota wadium znajdzie się na rachunku Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
5. W przypadku wniesienia wadium w innej formie niż pieniądz, wymagane jest załączenie do oferty oryginalnego dokumentu gwarancji / poręczenia w postaci elektronicznej za pośrednictwem Platformy.
6. Warunki zwrotu i zatrzymania wadium są określone w art. 98 ustawy.
7. Z treści wadium składanego w innej formie niż pieniądz powinno wynikać jednoznacznie, gwarantowanie wypłaty należności w sposób nieodwołalny, bezwarunkowy i na pierwsze żądanie. Wadium takie powinno obejmować cały okres związania ofertą, poczynając od daty składania ofert.
8. Wadium wniesione przez jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia uważa się za wniesione prawidłowo.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia.
2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 1. oraz 2. powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.