Dostawa wdrożenie utrzymanie zintegrowanego systemu cyfrowej obsługi cudzoziemców

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, dostawa, wdrożenie, konfiguracja, integracja, przetestowanie oraz uruchomienie produkcyjne w infrastrukturze on-premise Zamawiającego automatycznego systemu klasy RPA (Robotic Process Automation) oraz lokalnej Aplikacji AI RAG (Retrieval-Augmented Generation).
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 2 do SWZ – Opis przedmiotu zamowienia oraz Załącznik nr 1 OWU, w których Zamawiający określił wymagania jakościowe odnoszące się do głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, dostawa, wdrożenie, konfiguracja, integracja, przetestowanie oraz uruchomienie produkcyjne w infrastrukturze on-premise Zamawiającego automatycznego systemu klasy RPA (Robotic Process Automation) oraz lokalnej Aplikacji AI RAG (Retrieval-Augmented Generation). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 2 do SWZ – Opis przedmiotu zamowienia oraz Załącznik nr 1 OWU, w których Zamawiający określił wymagania jakościowe odnoszące się do głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia.

Informacje dodatkowe

Na ofertę składają się:
1) Interaktywny formularz ofertowy – formularz platformy ezamowienia
2) Załącznik nr 2 do SWZ – Formularz asortymentowo-cenowy (stanowiący integralną część oferty) – wypełniona zgodnie z załączonym wzorem
Ponadto do oferty należy dołączyć:
1) Pełnomocnictwo upoważniające do złożenia oferty, o ile ofertę składa pełnomocnik. Pełnomocnictwo jest także wymagane w przypadku reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia
2) Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w formie interaktywnego formularza Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ) – formularz platformy ezamowienia
3) Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego oraz na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem 2025/395 – załącznik nr 4 do SWZ.
4) Przedmiotowe środki dowodowe, o których mowa w Rozdziale III SWZ (jeśli dotyczy)
5) Zobowiązanie innego podmiotu, o którym mowa w Rozdziale XVI pkt 4 ppkt. 1) SWZ, zgodnie z załącznikiem nr 8 do SWZ (jeśli dotyczy)
6) Oświadczenie z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, o którym mowa w Rozdziale XV pkt 6, zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ (jeśli dotyczy)
Wykonawca przygotowuje ofertę przy pomocy interaktywnego formularza ofertowego udostępnionego przez Zamawiającego na Platformie ezamowienia.gov.pl
1. WIZJA LOKALNA. Zamawiający nie przewiduje konieczności odbycia wizji lokalnej.
2. PODWYKONAWSTWO. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy / podwykonawcom.
3. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia.
4. Zamawiający wymaga, aby w przypadku powierzenia części zamówienia podwykonawcom, Wykonawca wskazał w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podał (o ile są mu wiadome na tym etapie) nazwy (firmy) tych podwykonawców.
5. W przypadku zamówień na roboty budowlane oraz usługi, które mają być wykonane
w miejscu podlegającym bezpośredniemu nadzorowi Zamawiającego, Zamawiający żąda, aby przed przystąpieniem do wykonania zamówienia wykonawca podał nazwy, dane kontaktowe oraz przedstawicieli, podwykonawców zaangażowanych w takie roboty budowlane lub usługi, jeżeli są już znani.
6. WYKONAWCY ZAGRANICZNI. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamiast dokumentów o których mowa w Rozdziale VII (dokumenty w zakresie określonym w art. 108 ustawy Pzp) składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1, 2, 4 ustawy Pzp– powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
7. Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy nie wydaje się dokumentów,
o których mowa w poprzednim akapicie, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2, 4 ustawy Pzp, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć – wystawione z odpowiednią datą wymaganą dla tych dokumentów.
8. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.
KLAUZULA SPOŁECZNA.
1) Na podstawie 95 ust.1 i 2 ustawy PZP, Zamawiający wymaga, aby na umowę o pracę byli zatrudnieni wszyscy pracownicy, których Wykonawca lub Podwykonawca wyznaczy do realizacji przedmiotu zamówienia, realizujący czynności polegające na:
a) techniczna instalacja i konfiguracja platformy RPA oraz aplikacji RAG na infrastrukturze on-premise Zamawiającego,
b) przeprowadzanie testów manualnych, integracyjnych oraz akceptacyjnych (UAT),
c) świadczenie asysty technicznej i wsparcia powdrożeniowego bezpośrednio po uruchomieniu produkcyjnym.
2) Zamawiający wymaga, aby wynagrodzenie pracowników Wykonawcy zatrudnionych na podstawie umowy o pracę było równe lub przekraczało równowartość minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa w ustawie o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.
3) W przypadku powzięcia przez Zamawiającego informacji o naruszeniu przez Wykonawcę lub Podwykonawcę powyższych zobowiązań, Zamawiający niezwłocznie zawiadomi o tym fakcie Państwową Inspekcję Pracy celem podjęcia przez nią stosownego postępowania wyjaśniającego w tej sprawie. Obowiązek znajduje zastosowanie w szczególności w przypadku, gdy pracownicy zatrudnieni przy wykonywaniu robót budowlanych będą świadczyli pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, zamiast na podstawie umowy o pracę.
4) Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji oraz egzekwowania wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy zostały określone w ogólnych warunkach umowy, stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ.
5) Zamawiający nie określa dodatkowych wymagań związanych z zatrudnianiem osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 Pzp

Opis opcji

OPIS I WARUNKI REALIZACJI PRAWA OPCJI.
1) Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ustawy Pzp.
2) Przedmiotem prawa opcji jest możliwość jednostronnego zamówienia przez Zamawiającego dostawy i aktywacji licencji (subskrypcji) niezbędnych do prawidłowego i nieprzerwanego funkcjonowania Rozwiązania o kolejny okres 36 miesięcy (zwany dalej „Okresem Opcjonalnym”), wraz z jednoczesnym wydłużeniem okresu świadczenia rozszerzonej gwarancji jakościowej o ten sam okres.
3) Świadczenie rozszerzonej gwarancji jakościowej w Okresie Opcjonalnym będzie realizowane na zasadach i warunkach określonych dla zamówienia podstawowego, w tym z zachowaniem tożsamych poziomów świadczenia usług (SLA), czasów reakcji, usuwania awarii oraz obowiązków w zakresie modyfikacji i aktualizacji systemu, zgodnie z dokumentacją zamówienia i Ogólnymi Warunkami Umowy.
4) Warunkiem uruchomienia prawa opcji jest złożenie przez Zamawiającego jednostronnego oświadczenia woli w formie pisemnej lub elektronicznej (pod rygorem nieważności) o skorzystaniu z prawa opcji i doręczenie go Wykonawcy w terminie nie późniejszym niż na 30 dni przed upływem podstawowego okresu 36 miesięcy.
5) Skorzystanie z prawa opcji stanowi wyłączne uprawnienie Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do realizacji zamówienia objętego prawem opcji w przypadku złożenia przez Zamawiającego oświadczenia, o którym mowa w pkt. 4). Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o uruchomienie prawa opcji, a w przypadku nieskorzystania z niego przez Zamawiającego, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia odszkodowawcze, finansowe ani roszczenia o zapłatę wynagrodzenia za zakres objęty opcją.
6) Wykonawca jest zobowiązany do wyceny zakresu objętego prawem opcji w Interaktywnym Formularzu Ofertowym. Cena brutto za realizację zamówienia objętego prawem opcji nie może być wyższa o więcej niż 20% od ceny brutto zaoferowanej za realizację zamówienia podstawowego w tożsamym zakresie. Wynagrodzenie za realizację prawa opcji zostanie rozliczone jednorazowo z góry za cały Okres Opcjonalny, w terminie 30 dni od dnia złożenia oświadczenia o skorzystaniu z prawa opcji i dostarczenia dokumentów potwierdzających przedłużenie licencji (subskrypcji).
7) Wykonawca zobowiązany jest podać w Interaktywnym Formularzu Ofertowym osobną cenę brutto za realizację zamówienia podstawowego oraz osobną cenę brutto za realizację zamówienia objętego prawem opcji, z uwzględnieniem maksymalnego limitu cenowego, o którym mowa w pkt 6). Zaoferowanie ceny za realizację zamówienia objętego prawem opcji wyższej o więcej niż 20% od ceny zamówienia podstawowego, skutkować będzie odrzuceniem oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp jako niezgodnej z warunkami zamówienia.
8) Zamawiający samodzielnie dokona matematycznego zsumowania ceny brutto za realizację zamówienia podstawowego oraz ceny brutto za realizację zamówienia objętego prawem opcji (podanych przez Wykonawcę w Interaktywnym Formularzu Ofertowym z zachowaniem wymogów z pkt 6 i 7) w celu ustalenia Łącznej Ceny Oferty brutto. Tak wyliczona Łączna Cena Oferty brutto będzie stanowiła wyłączną wartość braną pod uwagę przy przyznawaniu punktów w ramach kryterium ceny (100% ceny) i posłuży do bezpośredniego porównania oraz stworzenia rankingu złożonych ofert. Wyliczenie Łącznej Ceny Oferty brutto przez Zamawiającego nastąpi wyłącznie w odniesieniu do ofert, które nie podlegały odrzuceniu na podstawie pkt 7).

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu, na zasadach określonych w Rozdziale VI SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
1) Wykonał:
a) 1 usługę polegającą na wdrożeniu oprogramowania klasy RPA (Robotic Process Automation) LUB rozwiązania wykorzystującego sztuczną inteligencję (AI), o wartości zamówienia nie mniejszej niż 400 000,00 zł brutto, która to usługa obejmowała swym zakresem integrację wdrożonego rozwiązania z zewnętrznym systemem klasy EZD, workflow lub systemem dziedzinowym, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych – również należycie wykonuje) z podaniem jej rodzaju i wartości, daty i miejsca wykonania oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że usługa ta została wykonana należycie tj. dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie (referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku przyczyn o obiektywnym charakterze – oświadczenie Wykonawcy).
Uwaga:1. W przypadku usług nadal wykonywanych (świadczenia okresowe lub ciągłe), wartość zrealizowanej (odebranej) części zamówienia na dzień upływu terminu składania ofert musi wynosić minimum 400 000,00 zł brutto. 2. W przypadku wartości usług wyrażonych w walutach innych niż PLN, Zamawiający dokona przeliczenia wg średniego kursu NBP z dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Suplemencie do Dziennika Urzędowego UE.
2) dysponuje lub będzie dysponował na czas realizacji zamówienia osobami skierowanymi przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, spełniającymi następujące wymagania minimalne:
a) Kierownik Projektu (1 osoba): minimum 3 lata doświadczenia w zarządzaniu projektami w branży IT, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert kierował minimum 1 zakończonym wdrożeniem z zakresu robotyzacji procesów (RPA) LUB sztucznej inteligencji (AI) o wartości minimum 200 000,00 zł brutto.
Uwaga: W przypadku wartości projektów wyrażonych w walutach innych niż PLN, Zamawiający dokona przeliczenia wg średniego kursu NBP z dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Suplemencie do Dziennika Urzędowego UE.
b) Analityk Biznesowy / Systemowy (1 osoba): osoba posiadająca doświadczenie polegające na udziale w minimum 1 zakończonym projekcie obejmującym analizę procesów biznesowych na potrzeby wdrożenia systemów klasy RPA, rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji (AI) LUB systemów elektronicznego obiegu dokumentów (EZD).
c) Programista / Deweloper (2 osoby): każda z osób musi posiadać minimum 2 lata doświadczenia w tworzeniu oprogramowania oraz brać udział w wytworzeniu i wdrażaniu procesów zautomatyzowanych (RPA) lub rozwiązań opartych na AI w ramach minimum 2 wdrożeń produkcyjnych na osobę.
d) Specjalista ds. AI / RAG (1 osoba): osoba posiadająca doświadczenie polegające na udziale w minimum 1 wdrożeniu lokalnego rozwiązania (on-premise) opartego na sztucznej inteligencji (AI), w tym modelach językowych (LLM/RAG), uruchamianego na infrastrukturze sprzętowej wyposażonej w dedykowaną akcelerację GPU.
e) Inżynier Systemowy / Sprzętowy (1 osoba): osoba posiadająca minimum 2 lata doświadczenia w konfiguracji serwerów on-premise, wirtualizacji lub konteneryzacji środowisk oraz zabezpieczeń infrastruktury IT.
3. Zamawiający, w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej dopuszcza łączne spełnianie warunku przez Wykonawców.
4. Zamawiający może na każdym etapie postępowania, uznać, że wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia
PODSTAWY WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA
1.Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych:w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp, art. 109 ust. 1 pkt 4 i 10 ustawy Pzp, art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego oraz na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2025/2033. Szczegóły w SWZ rozdz. VI.

Procedura przyspieszona

Zamawiający informuje, że korzysta z uprawnienia do wyznaczenia skróconego terminu składania ofert na podstawie art. 138 ust. 2 pkt 1 Pzp.3. Uzasadnienie. Skrócenie terminu składania ofert z ustawowych 35 dni następuje w związku z uprzednim opublikowaniem wstępnego ogłoszenia informacyjnego, o którym mowa w art. 89 ustawy Pzp:
1) Wstępne ogłoszenie informacyjne zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej pod numerem 369531-2026 w dniu 29.05.2026 r.
2) Ogłoszenie to zawierało wszystkie wymagane informacje niezbędne dla ogłoszenia o zamówieniu, w zakresie dostępnym w chwili jego publikacji.
3) Przekazanie wstępnego ogłoszenia informacyjnego do publikacji nastąpiło z zachowaniem terminów ustawowych, tj. na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed dniem przekazania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenia o zamówieniu publikowanego do niniejszego postępowania.

Miejsce

www.ezamowienia.gov.pl. Zamawiający informuje, że korzysta z uprawnienia do wyznaczenia skróconego terminu składania ofert na podstawie art. 138 ust. 2 pkt 1 Pzp.3. Uzasadnienie. Skrócenie terminu składania ofert z ustawowych 35 dni następuje w związku z uprzednim opublikowaniem wstępnego ogłoszenia informacyjnego, o którym mowa w art. 89 ustawy Pzp:
1) Wstępne ogłoszenie informacyjne zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej pod numerem 369531-2026 w dniu 29.05.2026 r.
2) Ogłoszenie to zawierało wszystkie wymagane informacje niezbędne dla ogłoszenia o zamówieniu, w zakresie dostępnym w chwili jego publikacji.
3) Przekazanie wstępnego ogłoszenia informacyjnego do publikacji nastąpiło z zachowaniem terminów ustawowych, tj. na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed dniem przekazania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej ogłoszenia o zamówieniu publikowanego do niniejszego postępowania.

Informacje dodatkowe

Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej badania ofert, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp. Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 składają wraz z ofertą wszyscy Wykonawcy. Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia niniejszego postępowania na podstawie art. 257 ustawy Pzp, tj. jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostaną mu przyznane.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy na zasadach określonych w Dziale IX ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 793 ze zm.). Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia (jeżeli informacje przekazano przy użyciu środków komunikacji elektronicznej) lub w terminie 15 dni (jeżeli przekazano je w inny sposób). Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia lub udostępnienia dokumentów. Wobec innych czynności odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. Szczegółowe informacje zawiera Rozdział XXI SWZ.