Kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji z okazji 15-lecia Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE)

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji z okazji
15-lecia Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE), w tym zapewnienie usługi hotelarskiej, gastronomicznej, konferencyjnej oraz szkoleniowej. Szczegółowy zakres usług określa zał. nr 3 do SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji z okazji 15 lat Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE), w tym zapewnienie usługi hotelarskiej, gastronomicznej, konferencyjnej oraz szkoleniowej.
I. Podstawowe założenia dotyczące wydarzenia:
a) UCZESTNICY:
W konferencji weźmie udział maksymalnie 150 osób. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania bezkosztowej korekty liczby uczestników (w tym osób korzystających z usługi noclegowej oraz gastronomicznej) na 3 dni robocze przed rozpoczęciem wydarzenia, gwarantując, że minimalna liczba uczestników to 120 osób.
W razie skorzystania z tej możliwości przez Zamawiającego Wykonawca uwzględni faktyczne koszty jednostkowe w rozliczeniu końcowym.
b) LOKALIZACJA HOTELU I JEGO CHARAKTERYSTYKA:
• Wykonawca zapewni organizację wydarzenia (w tym usługi noclegowej i gastronomicznej) w hotelu o standardzie co najmniej czterogwiazdkowym wg kategoryzacji zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2019 poz. 1461 ze zm.). Hotel ma być obiektem w stylu nowoczesnym (nie – pałacowym czy dworkowym), skandynawskim, kojarzącym się z innowacyjnością. Obiekt powinien być otoczony terenem zielonym.
• Obiekt, w którym odbywać się będzie konferencja, powinien znajdować się w odległości nie dalej niż 70 km od Pałacu Kultury i Nauki, Plac Defilad 1, w Warszawie (mierzone za pomocą mapy Google, opcja: transport samochodowy), z dala od autostrad, dróg ekspresowych i krajowych (co najmniej 0, 5 km w linii prostej). Wykonawca w ofercie przedstawi propozycję hoteli, które spełniają wymagania OPZ.
• Wykonawca w ofercie musi przedstawić Zamawiającemu propozycję dwóch hoteli wraz z podaniem dla każdego możliwych dat organizacji konferencji (łącznie przynajmniej dwie daty do wyboru, w przedziale czasowym wskazanym w pkt. c). Zamawiający dokona wyboru obiektu niezwłocznie po zawarciu umowy, w zależności od najbardziej dogodnego dla siebie miejsca i terminu organizacji wydarzenia.
• Konferencja musi być zorganizowana w jednej lokalizacji, tj. na terenie jednego obiektu zapewnione zostaną wszystkie sale konferencyjne, noclegi i usługi gastronomiczne oraz szkolenie. Nie dopuszcza się organizacji miejsc noclegowych w domkach wolnostojących.
• W obiekcie musi być zapewniony bezpłatny dostęp do Wi-Fi.
• W przypadku zgłoszenia uczestnictwa w konferencji osób z niepełnosprawnością Wykonawca musi zapewnić równy dostęp takim osobom do udziału w wydarzeniu (w zależności od niepełnosprawności, np. poprzez zapewnienie asystenta osoby z niepełnosprawnością, tłumacza języka migowego, przewodnika osoby niewidomej, pętli indukcyjnej, systemu FM, instalacji programów powiększających, mówiących, drukarek materiałów w alfabecie Braille’a, montażu tymczasowych podjazdów; oznakowanie obiektu tablicami z treścią w alfabecie Braille’a, zapewnienie specjalistycznego transportu na miejsce realizacji posiedzenia). O takiej ewentualnej potrzebie Zamawiający powiadomi Wykonawcę najpóźniej w dniu zakończenia rejestracji uczestników. Według stanu wiedzy Zamawiającego w dniu ogłoszenia niniejszego postępowania w konferencji nie będą brać udziału osoby z niepełnosprawnością (ten stan może ulec zmianie).
• Zapewnienie transportu na miejsce oraz powrotu jest po stronie Zamawiającego.
c) TERMIN:
Dwa, następujące po sobie, dni robocze w okresie pomiędzy 16 - 27 października 2023 r. lub 6-8 listopada 2023 r. W ofercie Wykonawca przedstawi propozycję dwóch możliwych terminów realizacji konferencji we wskazanym przedziale czasowym. Niezwłocznie po zawarciu umowy zostanie ustalony ostateczny termin wydarzenia, wybór jednego z terminów wskazanych w ofercie.
c.d. w zał. nr 3 do umowy stanowiącej zał. nr 3 do SWZ

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Warunki te zostały opisane przez Zamawiającego w rozdziale VII SWZ. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawca, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w rozdziale XV SWZ. Informacje o tym, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu, zostaną zawarte w oświadczeniu, które stanowi Załącznik nr 2 do SWZ. 3.Kryteria oraz sposób oceny kryteriów zostały opisane przez Zamawiającego w Rozdziale XVII SWZ: Cena brutto- maksymalnie 75 pkt;Doswiadczenie koordynatora 20 pkt; Aspekt społeczny - 5 pkt.

Warunki realizacji zamówienia

Umowa zostanie podpisana zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ. 2. Rozliczenie prowadzone będę w walucie polskiej (PLN). 3. Zamawiający przewidział zmiany umowy w § 11 projektu umowy. Termin wykonania zamówienia: Wykonawca zobowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia od dnia zawarcia umowy do dnia wypełnienia wszystkich obowiązków określonych umową nie dłużej niż 4 miesiące, przy czym termin konferencji ustalony zostanie pomiędzy Stronami niezwłocznie po zawarciu umowy poprzez wybór jednego z dwóch możliwych terminów określonych w ofercie (dwa, następujące po sobie, dni robocze w okresie pomiędzy 16-27 października 2023 r. lub 6-9 listopada 2023 r.).

Główne cechy procedury udzielania zamówień

Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 132 w związku z art. 359 ust.1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2022 r. poz.1710), dotyczącego zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, wymienione jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem
elektronicznej platformy zakupowej dostępnej pod adresem strony internetowej: https://cpe.ezamawiajacy.pl

Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty: Formularz Ofertowy – dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną wraz z wymaganymi załącznikami, sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 do SWZ.
W przypadku złożenia oferty na innym formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza ofertowego lub złożenie Formularza
ofertowego niezawierającego wszystkich wymaganych przez Zamawiającego informacji, spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy; oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale VII SWZ, sporządzone i wypełnione według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do SWZ. Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z ww. oświadczeniem, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Oświadczenie musi zostać złożone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy/ każdego Wykonawcy występującego wspólnie/innego podmiotu. 7.3 dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający, że oferta została złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy (należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy/ podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy. Jeżeli umocowanie do składania oświadczeń woli nie wynika z dokumentów rejestrowych, należy dołączyć oryginał stosownego pełnomocnictwa w postaci dokumentu elektronicznego (tj. podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby, których umocowanie wynika z dokumentów rejestrowych), lub uwierzytelnionej notarialnie elektronicznej kopii pełnomocnictwa tj. kopii pełnomocnictwa poświadczonej za zgodność z oryginałem z elektronicznym poświadczeniem zgodności z okazanym dokumentem na podstawie art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 Prawa o notariacie) – w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowaną w dokumencie rejestrowym wykonawcy; Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem elektronicznym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego. c.d. w pkt VI.4.3 Ogłoszenia

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie określonej w art. 508 uPzp. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy
użyciu środków komunikacji elektronicznej. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób. cd. z VI.3 : 7.4 oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy PZP (jeśli dotyczy). Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wykonawcy składają oświadczenia (o ile dotyczy) w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub w innym dokumencie. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 4 do SWZ. 7.5 odpis lub informację z KRS, CEiIDG lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów 8. Informacje dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa: 8.1 Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, przekazuje się w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku. 8.2 Wykonawca zobowiązany jest wraz z przekazaniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, wykazać spełnienie przesłanek określonych w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zastrzeżenie przez Wykonawcę informacji bez wykazania, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, będzie traktowane przez Zamawiającego jako bezskuteczne. Szczegółowy opis w rozdziale XII SWZ Termin związania ofertą do 14.11.2023 r. Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 uPzp, przewiduje dokonanie w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Podmiotowe środki dowodowe żądane od Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, Zamawiający wskazał w rozdz. VII, ust. 10 SWZ. Zamawiający będzie przetwarzał dane osobowe uzyskane w trakcie postępowania. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.