Kompleksowa organizacja i obsługa jednodniowych spotkań (konferencje, spotkania konsultacyjne lub konsultacje społeczne) Części 1÷4

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest:
Część 1: Kompleksowa organizacja i obsługa minimalnie 13 (zamówienie podstawowe), a maksymalnie 21 (8 spotkań to zamówienia opcjonalne) jednodniowych spotkań (konferencje, spotkania konsultacyjne lub konsultacje społeczne) w Lublinie, Łodzi, Warszawie i Białymstoku.
Część 2: Kompleksowa organizacja i obsługa minimalnie 8 (zamówienie podstawowe), a maksymalnie 16 (8 spotkań to zamówienia opcjonalne) jednodniowych spotkań (konferencje, spotkania konsultacyjne lub konsultacje społeczne) w Toruniu, Gdańsku, Olsztynie i Szczecinie.
Część 3: Kompleksowa organizacja i obsługa minimalnie 8 (zamówienie podstawowe), a maksymalnie 16 (8 spotkań to zamówienia opcjonalne) jednodniowych spotkań (konferencje, spotkania konsultacyjne lub konsultacje społeczne) w Krakowie, Rzeszowie, Katowicach i Kielcach.
Część 4: Kompleksowa organizacja i obsługa minimalnie 8 (zamówienie podstawowe), a maksymalnie 16 (8 spotkań to zamówienia opcjonalne) jednodniowych spotkań (konferencje, spotkania konsultacyjne lub konsultacje społeczne) we Wrocławiu, Zielonej Górze, Opolu i Poznaniu.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (dalej OPZ lub SoPZ), zawierający opis minimalnych wymagań w danej części stanowi załącznik do SWZ.
3. Zamówienie musi być zrealizowane w całości zgodnie z wymaganiami określonymi w SWZ, OPZ oraz projektowanych postanowieniach umowy (dalej: PPU), które stanowią załączniki do SWZ.

Opis zamówienia

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do:
Kompleksowej organizacji i obsługi minimalnie 13 (trzynastu) (zamówienie podstawowe), a maksymalnie 21 (dwudziestu jeden) (8 spotkań to zamówienia opcjonalne) jednodniowych spotkań (konferencje, spotkania konsultacyjne lub konsultacje społeczne) w Lublinie, Łodzi, Warszawie i Białymstoku zgodnie z § 1 ust. 1 umowy (PPU) oraz cz. I OPZ, w tym:
Zamawiający w ramach zamówienia podstawowego przewiduje organizację po 2 spotkania w każdym mieście wojewódzkim z ww. (łącznie 8 spotkań) oraz dodatkowo 5 spotkań w dowolnie wybranych przez Zamawiającego z ww. miast wojewódzkich.
Przewiduje się, że w każdym spotkaniu weźmie udział minimalnie 12, a maksymalnie 35 osób.
Zgodnie z OPZ oraz PPU zamówienie obejmuje:
a) salę z odpowiednim wyposażeniem, zgodnie z cz. II ad 1 OPZ;
b) oznaczenie miejsca spotkania zgodnie z przekazanymi przez Zamawiającego informacjami/logotypami, zgodnie z cz. II ad 2 OPZ;
c) miejsce na recepcję wydarzenia i jej obsługa, zgodnie z cz. II ad 3 OPZ;
d) usługę cateringową i kelnerską oraz salę z odpowiednim wyposażeniem w ramach tej usługi, zgodnie z cz. II ad 4 OPZ;
e) szatnię dla uczestników wydarzenia, zgodnie z cz. II ad 5 OPZ;
f) miejsca parkingowe dla uczestników wydarzenia, zgodnie z cz. II ad 6 OPZ;
g) noclegi, zgodnie z cz. II ad 7 OPZ;
h) transport materiałów na miejsce spotkania i transport materiałów pozostałych po zakończeniu cyklu spotkań do siedziby Zamawiającego, zgodnie z cz. II ad 8 OPZ;
i) obsługę fotograficzną wydarzenia, zgodnie z cz. II ad 9 OPZ.

Opis zamówienia

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do:
Kompleksowej organizacji i obsługi minimalnie 8 (ośmiu) (zamówienie podstawowe), a maksymalnie 16 (szesnastu)(8 spotkań to zamówienia opcjonalne) jednodniowych spotkań (konferencje, spotkania konsultacyjne lub konsultacje społeczne) w Toruniu, Gdańsku, Olsztynie i Szczecinie zgodnie z § 1 ust. 1 umowy (PPU) oraz cz. I OPZ, w tym:
Zamawiający w ramach zamówienia podstawowego przewiduje organizację po 2 spotkania w każdym mieście wojewódzkim z ww. (łącznie 8 spotkań).
Przewiduje się, że w każdym spotkaniu weźmie udział minimalnie 12, a maksymalnie 35 osób.
Zgodnie z OPZ oraz PPU zamówienie obejmuje:
a) salę z odpowiednim wyposażeniem, zgodnie z cz. II ad 1 OPZ;
b) oznaczenie miejsca spotkania zgodnie z przekazanymi przez Zamawiającego informacjami/logotypami, zgodnie z cz. II ad 2 OPZ;
c) miejsce na recepcję wydarzenia i jej obsługa, zgodnie z cz. II ad 3 OPZ;
d) usługę cateringową i kelnerską oraz salę z odpowiednim wyposażeniem w ramach tej usługi, zgodnie z cz. II ad 4 OPZ;
e) szatnię dla uczestników wydarzenia, zgodnie z cz. II ad 5 OPZ;
f) miejsca parkingowe dla uczestników wydarzenia, zgodnie z cz. II ad 6 OPZ;
g) noclegi, zgodnie z cz. II ad 7 OPZ;
h) transport materiałów na miejsce spotkania i transport materiałów pozostałych po zakończeniu cyklu spotkań do siedziby Zamawiającego, zgodnie z cz. II ad 8 OPZ;
i) obsługę fotograficzną wydarzenia, zgodnie z cz. II ad 9 OPZ.

Opis zamówienia

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do:
Kompleksowej organizacji i obsługi minimalnie 8 (zamówienie podstawowe), a maksymalnie 16 (8 spotkań to zamówienia opcjonalne) jednodniowych spotkań (konferencje, spotkania konsultacyjne lub konsultacje społeczne) w Krakowie, Rzeszowie, Katowicach i Kielcach zgodnie z § 1 ust. 1 umowy (PPU) oraz cz. I OPZ, w tym:
Zamawiający w ramach zamówienia podstawowego przewiduje organizację po 2 spotkania w każdym mieście wojewódzkim z ww. (łącznie 8 spotkań).
Przewiduje się, że w każdym spotkaniu weźmie udział minimalnie 12, a maksymalnie 35 osób.
Zgodnie z OPZ oraz PPU zamówienie obejmuje:
a) salę z odpowiednim wyposażeniem, zgodnie z cz. II ad 1 OPZ;
b) oznaczenie miejsca spotkania zgodnie z przekazanymi przez Zamawiającego informacjami/logotypami, zgodnie z cz. II ad 2 OPZ;
c) miejsce na recepcję wydarzenia i jej obsługa, zgodnie z cz. II ad 3 OPZ;
d) usługę cateringową i kelnerską oraz salę z odpowiednim wyposażeniem w ramach tej usługi, zgodnie z cz. II ad 4 OPZ;
e) szatnię dla uczestników wydarzenia, zgodnie z cz. II ad 5 OPZ;
f) miejsca parkingowe dla uczestników wydarzenia, zgodnie z cz. II ad 6 OPZ;
g) noclegi, zgodnie z cz. II ad 7 OPZ;
h) transport materiałów na miejsce spotkania i transport materiałów pozostałych po zakończeniu cyklu spotkań do siedziby Zamawiającego, zgodnie z cz. II ad 8 OPZ;
i) obsługę fotograficzną wydarzenia, zgodnie z cz. II ad 9 OPZ.

Opis zamówienia

W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do:
Kompleksowej organizacji i obsługi minimalnie 8 (zamówienie podstawowe), a maksymalnie 16 (8 spotkań to zamówienia opcjonalne) jednodniowych spotkań (konferencje, spotkania konsultacyjne lub konsultacje społeczne) we Wrocławiu, Zielonej Górze, Opolu i Poznaniu zgodnie z § 1 ust. 1 umowy (PPU) oraz cz. I OPZ, w tym:
Zamawiający w ramach zamówienia podstawowego przewiduje organizację po 2 spotkania w każdym mieście wojewódzkim z ww. (łącznie 8 spotkań).
Przewiduje się, że w każdym spotkaniu weźmie udział minimalnie 12, a maksymalnie 35 osób.
Zgodnie z OPZ oraz PPU zamówienie obejmuje:
a) salę z odpowiednim wyposażeniem, zgodnie z cz. II ad 1 OPZ;
b) oznaczenie miejsca spotkania zgodnie z przekazanymi przez Zamawiającego informacjami/logotypami, zgodnie z cz. II ad 2 OPZ;
c) miejsce na recepcję wydarzenia i jej obsługa, zgodnie z cz. II ad 3 OPZ;
d) usługę cateringową i kelnerską oraz salę z odpowiednim wyposażeniem w ramach tej usługi, zgodnie z cz. II ad 4 OPZ;
e) szatnię dla uczestników wydarzenia, zgodnie z cz. II ad 5 OPZ;
f) miejsca parkingowe dla uczestników wydarzenia, zgodnie z cz. II ad 6 OPZ;
g) noclegi, zgodnie z cz. II ad 7 OPZ;
h) transport materiałów na miejsce spotkania i transport materiałów pozostałych po zakończeniu cyklu spotkań do siedziby Zamawiającego, zgodnie z cz. II ad 8 OPZ;
i) obsługę fotograficzną wydarzenia, zgodnie z cz. II ad 9 OPZ.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zdolność techniczna lub zawodowa: Warunek ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), należycie zrealizował (a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych należycie wykonuje) co najmniej 3 usługi, których przedmiotem była organizacja i obsługa konferencji/spotkań o charakterze konferencyjnym obejmująca m.in. zapewnienie sali konferencyjnej, catering, noclegi, o wartości minimum 60 000,00 zł brutto każda (słownie złotych: sześćdziesiąt tysięcy 00/100) wraz z podaniem ich wartości, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi te zostały wykonane oraz załączy dowody określające czy te usługi zostały wykonane należycie.
W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji potwierdzającym zdolność techniczną i zawodową zgodnie z § 9 ust. 1 pkt. 3 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych Zamawiający żąda: Wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; Wykaz należy sporządzić na podstawie wzoru, który stanowi załącznik do SWZ w pełnym zakresie spełnienia warunków udziału w postępowaniu przewidzianym przez zamawiającego. Ww. dokumenty muszą być aktualne na dzień ich złożenia oraz potwierdzać spełnienie przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu na dzień składania ofert. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie powyższy warunek musi spełniać w całości jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

Warunki realizacji zamówienia

Szczegóły dotyczące warunków realizacji umowy, możliwość dokonania istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty jak również warunki takich zmian zgodnie z art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych znajdują się w Projektowanych Postanowieniach Umowy, które stanowią załącznik do Specyfikacji Warunków Zamówienia.

I.
1. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę na podstawie przesłanek określonych w art. 7 ust. 1 pkt 1­3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2025 r. poz. 514, z późn. zm.) oraz na podstawie przesłanek określonych art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2025/2033 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. U. UE L z 2025 r. poz. 2033). 2. Wykonawca, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, o których mowa w art. 58 ustawy Pzp., tj. każdy uczestnik Konsorcjum oraz Podmiot udostępniający Wykonawcy zasoby na potrzeby realizacji danego zamówienia na zasadach wynikających z art. 118 ust. 1 ustawy Pzp., są zobowiązani złożyć wraz z Ofertą wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy aktualne na dzień składania ofert odrębne oświadczenia, których wzory stanowią załączniki do SWZ, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dotyczące braku podstaw wykluczenia na podstawie ww. przesłanek.
II.
1. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych, zamiast: Odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Powyższy dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem.
2. W przypadku wątpliwości co do treści dokumentu złożonego przez Wykonawcę Zamawiający może zwrócić się do właściwych organów kraju, w którym miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, o udzielenie niezbędnych informacji dotyczących tego dokumentu.
3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ustawy Pzp:
3.1. wykazanie spełnienia warunków udziału, o których mowa w art. 112 ust. 2 pkt 1,3,4 ustawy Pzp następuje łącznie;
3.2. wykazanie braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 108 oraz art. 109 ust. 1 pkt. 4 i 8 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 pkt. 1­3 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. 2025 r. poz. 514, z późn. zm.) oraz art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2025/2033 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. U. UE L z 2025 r. poz. 2033), następuje przez każdego z Wykonawców oddzielnie (każdy z Wykonawców ma obowiązek składania dokumentów na żądanie Zamawiającego).
4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 58 ust. 2 ustawy Pzp.).
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, o ile zachodzą przesłanki określone w art. 117 ustawy Pzp.
6. Dokumenty, o których mowa powyżej są składane w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 70 oraz art. 128 ust. 6 ustawy Pzp, tj. rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz. U. poz. 2415 oraz z 2023 r. poz. 1824) oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452).
7. Podmiotowe środki dowodowe, oświadczenia lub inne dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski. Nie ma obowiązku tłumaczenia na język polski nazw własnych, zwyczajowo stosowanej terminologii technicznej, znaków towarowych, nazw handlowych oraz oznaczenia pochodzenia towarów.
III.
Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury „odwróconej” zgodnie z art. 139 ustawy Pzp.
IV.
Zamawiający przewiduje zastosowanie zapisów art. 95 ustawy Pzp. i nie przewiduje zastosowania zapisów art. 94 i 96 ustawy Pzp.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wyznaczył koordynatora realizacji umowy, zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Powyższy wymóg nie ma zastosowania w przypadku osobistego wykonywania funkcji koordynatora przez Wykonawcę. Szczegółowe zapisy dotyczące Klauzuli społecznej zostały opisane w § 10 PPU oraz OPZ, które stanowią załączniki do SWZ.
V.
Zgodnie z art. 257 ust. 1 oraz art. 310 ustawy Pzp. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
VI.
Zamawiający nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych.
V.
Termin związania ofertą upływa w dniu: 04.08.2026 r.
VI.
Zamawiający oświadcza, iż będąc administratorem danych oraz mając na względzie przepisy ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO”), wdrożył środki bezpieczeństwa adekwatne do zidentyfikowanych przez siebie ryzyk oraz dające rękojmie należytego zabezpieczenia danych osobowych przekazywanych w ramach postępowania. Szczegółowa klauzula informacyjna z art. 13 RODO zawarta jest w SWZ.
VII.
Zamawiający stosuje zapisy art. 359 ust. 1 ustawy Pzp.