Kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia plenerowego pod nazwą roboczą „FEst! Biegi Rodzinne”

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa wydarzenia plenerowego pod nazwą roboczą „FEst! Biegi Rodzinne” (dalej: ”wydarzenie”).
2. Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) stanowi załącznik nr 1D do swz i będzie on wprowadzony jako załącznik do umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Warunki realizacji zamówienia zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego – wzorze umowy i stanowią załącznik nr 1C do swz (zwane są dalej wzorem umowy).
4. W ramach zamówienia wykonawca będzie zobowiązany do przeniesienia na Zamawiającego majątkowych praw autorskich oraz udzieli licencji do materiałów powstałych w ramach realizacji zamówienia, zgodnie z zapisami wzoru umowy.
5. Zamawiający stosownie do dyspozycji wynikającej z art. 95 ustawy określa, że nie wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, polegających na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 §1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
6. W przypadku gdy opis przedmiotu zamówienia odnosi się do norm, ocen technicznych, specyfikacji technicznych i systemów referencji technicznych, o których mowa w ust. 1 pkt 2 oraz ust. 3, zamawiający nie może odrzucić oferty tylko dlatego, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi nie są zgodne z normami, ocenami technicznymi, specyfikacjami technicznymi i systemami referencji technicznych, do których opis przedmiotu zamówienia się odnosi, pod warunkiem że wykonawca udowodni w ofercie, w szczególności za pomocą przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa w art. 104-107, że proponowane rozwiązania w równoważnym stopniu spełniają wymagania określone w opisie przedmiotu zamówienia.

Główne aspekty procedury

Zamówienie publiczne udzielane jest w trybie przetargu nieograniczonego z uwzględnieniem przepisów stosowanych przy udzielaniu zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi zgodnie z art. 132 w związku z art. 359 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo Zamówień Publicznych (t. j. Dz.U. z 2026 poz. 793 z późn. zm.).

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
1) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy,
Z uwagi na wartość zamówienia Zamawiający odstępuje od przesłanki wykluczania Wykonawcy z postępowania, o której mowa w art. 108 ust. 2 ustawy, ponieważ nie ma ona zastosowania w niniejszym postępowaniu
2) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
3) nie podlegają zakazowi udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych na podstawie artykułu 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) Nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1, z późn. zm.).
4) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Warunek udziału w postępowaniu zostanie uznany za spełniony, gdy wykonawca wykaże, że należycie wykonał (lub wykonuje – w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 2 usługi, odpowiadające swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia;
Za usługę odpowiadającą swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia uważa się usługę polegającą na organizacji i obsłudze wydarzenia plenerowego* wraz z obsługą multimedialną o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto.
* Przez wydarzenie plenerowe Zamawiający rozumie: zawody biegowe, festiwal, piknik lub widowisko artystyczne, obchody np. dni miasta, powiatu itp. zorganizowane w plenerze lub inne wydarzenie organizowane w plenerze o charakterze edukacyjnym i/lub informacyjnym i/lub rozrywkowym.
Jeżeli w ramach jednej umowy realizowanych było więcej niż jedno wydarzenie plenerowe to Zamawiający przyjmie jako jedną usługę spełniającą warunek udziału w postępowaniu wydarzenie plenerowe, którego pojedyncza wartość była nie niższa niż 100 000 zł brutto. Jednocześnie, w przypadku usług wykonanych (już zakończonych) na potwierdzenie czy usługa została wykonana należycie załączony winien być dowód określający należyte wykonanie całej usługi (umowy), a nie tylko jednego wydarzenia.
Przez usługę Zamawiający rozumie umowę/zamówienie/zlecenia.
Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu.
2. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy.
3. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2B do swz).
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (do oferty należy załączyć odpowiednie pełnomocnictwo) chyba, że w przypadku spółki cywilnej, z umowy tej spółki wynika sposób jej reprezentowania (do stwierdzenia, czego niezbędne jest załączenie do oferty umowy spółki cywilnej). Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym, jako pełnomocnik pozostałych. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkie podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Warunki realizacji zamówienia

1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego – wzór umowy zawarte są w załączniku nr 1C do swz.
2. Zamawiający może dokonać zmian umowy bez przeprowadzania nowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przesłanek, o których mowa w art. 455 ustawy i ponadto dopuszcza zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, na zasadach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 1C do swz.

Informacje dodatkowe

I. Dokumenty składane wraz z ofertą:
1. Do oferty wykonawca dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do swz.
2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy, o którym mowa w pkt. 8 ust. 4 swz.
5. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ust. 1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do swz.
6. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zamawiający zaleca złożenie zobowiązania wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2C do swz.
II. Podmiotowe środki dowodowe składane na wezwanie Zamawiającego
Przed wyborem najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu.
1. w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wykaz usług wykonanych stanowi załącznik nr 4 do swz.
 Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu.
 Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz usług wykonanych, o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
2. Wykonawca zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych wymaganych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu może złożyć certyfikat wykonawcy zamówień publicznych, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, potwierdzający udzielenie certyfikacji w zakresie zdolności do należytego wykonania zamówienia.
3. W oświadczeniu składanym wraz z ofertą (o którym mowa w pkt. 9.1 ust. 1 swz), wykonawca wskazuje, czy będzie posługiwał się certyfikatem, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp (zaznaczając właściwe np. x). W przypadku gdy wykonawca będzie posługiwał się tym certyfikatem, w oświadczeniu podaje numer i oznaczenie tego certyfikatu, nazwę podmiotu certyfikującego, który wydał ten certyfikat, okres ważności certyfikacji wykonawcy zamówienia publicznego oraz wskazuje, w zakresie których warunków udziału w postępowaniu będzie posługiwał się tym certyfikatem.
4. Certyfikat zastępuje odpowiednie podmiotowe środki dowodowe wyłącznie w zakresie, w jakim z jego treści wynika potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu wymaganych przez Zamawiającego w niniejszym postępowaniu. Jeżeli certyfikat obejmuje wyłącznie część warunków udziału w postępowaniu, wykonawca jest obowiązany wykazać pozostały zakres zgodnie z wymaganiami określonymi w swz.
5. Zamawiający oceni czy przedstawiony certyfikat potwierdza spełnianie wymagań określonych w niniejszej swz, uwzględniając zakres certyfikacji, okres jej ważności, status certyfikacji ujawniony w bazie certyfikacji oraz zgodność certyfikatu z wymaganiami określonymi w niniejszej swz.
6. W przypadku zawieszenia ważności certyfikacji wykonawcy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, Zamawiający wezwie wykonawcę do złożenia, w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni licząc od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych w zakresie, w jakim złożony certyfikat, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, miał potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu na potrzeby prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia. Przepisy art. 128 ust. 2-5 ustawy Pzp stosuje się odpowiednio.
7. Złożenie certyfikatu nie ogranicza uprawnień Zamawiającego do żądania wyjaśnień w przypadkach przewidzianych przepisami ustawy Pzp oraz ustawy o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, w szczególności w razie powzięcia uzasadnionych wątpliwości co do zakresu certyfikacji, jej aktualności albo zgodności certyfikatu z wymaganiami niniejszego postępowania.
8. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez wykonawców lub gdy wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, przepisy dotyczące certyfikatu wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia albo podmiotu udostępniającego zasoby – w zakresie, w jakim certyfikat ma potwierdzać spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
9. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.
10. Zamawiający nie wezwie wykonawcy do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile wykonawca wskazał w oświadczeniu o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, dane umożliwiające dostęp do tych środków.
Pełne informacje w pkt 9) swz.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. 3. Przepisy dotyczące środków ochrony prawnej są określone w dziale IX ustawy. 4. Odwołanie przysługuje na niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy oraz zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy. 5. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.