Kompleksowa organizacja i realizacja 21. Małopolskiego Festiwalu Smaku wraz z obsługą medialną, promocyjną i public relations

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja 21. Małopolskiego Festiwalu Smaku (MFS) wraz z obsługą medialną, promocyjną i public relations.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (SOPZ) stanowi załącznik nr 1D do swz i będzie on wprowadzony jako załącznik do umowy w sprawie zamówienia publicznego.
3. Warunki realizacji zamówienia zawarte są w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego – wzorze umowy i stanowią załącznik nr 1C do swz (zwane są dalej wzorem umowy).
4. W ramach zamówienia wykonawca będzie zobowiązany do przeniesienia na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do materiałów powstałych w ramach realizacji zamówienia, zgodnie z zapisami wzoru umowy.
5. Zamawiający stosownie do dyspozycji wynikającej z art. 95 ustawy określa, że nie wymaga zatrudnienia przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji zamówienia, polegających na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 §1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Główne aspekty procedury

Zamówienie publiczne udzielane jest w trybie przetargu nieograniczonego z uwzględnieniem przepisów stosowanych przy udzielaniu zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi zgodnie z art. 132 w związku z art. 359 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo Zamówień Publicznych (t. j. Dz.U. z 2024 poz. 1320 z późn. zm.).

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
1) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy,
Z uwagi na wartość zamówienia Zamawiający odstępuje od przesłanki wykluczania Wykonawcy z postępowania, o której mowa w art. 108 ust. 2 ustawy, ponieważ nie ma ona zastosowania w niniejszym postępowaniu
2) nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
3) nie podlegają zakazowi udzielania lub dalszego wykonywania wszelkich zamówień publicznych na podstawie artykułu 5k ust. 1 Rozporządzenia Rady (UE) Nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1, z późn. zm.).
4) spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
a) Warunek udziału w postępowaniu zostanie uznany za spełniony, gdy wykonawca wykaże, że należycie wykonał (lub wykonuje – w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych) w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, co najmniej 3 usługi, odpowiadające swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia;
Za usługę odpowiadającą swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot zamówienia uważa się usługę polegającą na realizacji co najmniej jednego wydarzenia plenerowego** o wartości tego wydarzenia co najmniej 200 000,00 zł brutto.
** Przez wydarzenie plenerowe Zamawiający rozumie: festiwal i/lub piknik i/lub koncert i/lub widowisko artystyczne zorganizowane w plenerze lub inne wydarzenie organizowane w plenerze, podczas którego miały miejsce pokazy kulinarne.
Pokaz kulinarny (live cooking) rozumiany jako pokaz na żywo, podczas którego kucharz/szef kuchni przygotowuje potrawę w obecności obserwujących go gości. Często wchodzi również w interakcję z widzami. Goście mają okazję zobaczyć, jak wygląda proces tworzenia dań: przygotowanie składników, kolejne etapy procesu, ostateczne podanie potrawy. Jedną z form live cookingu jest również wspólne gotowanie szefa kuchni z uczestnikami pokazu. W trakcie pokazu można się przyjrzeć profesjonalnej pracy szefa kuchni – jak kroi składniki, jak przyprawia dania, dekoruje potrawy. Obserwatorzy mogą mieć również wpływ na np. dobór składników (...) (za Wikipedią)
Pokazem kulinarnym nie jest według Zamawiającego przygotowywanie cateringu, ani przygotowywanie standardowych potraw (frytki, hot-dogi, kebaby, itp.) w foodtruckach.
Jeżeli w ramach jednej umowy/zamówienia/zlecenia realizowanych było więcej niż jedno wydarzenie plenerowe to Zamawiający przyjmie jako usługę spełniającą warunek udziału w postępowaniu każde pojedyncze wydarzenie plenerowe tylko wtedy, gdy to wydarzenie plenerowe** ma wartość co najmniej 200 000 zł brutto.
Jednocześnie, w przypadku usług wykonanych (już zakończonych) na potwierdzenie czy usługa została wykonana należycie załączony winien być dowód określający należyte wykonanie całej usługi, a nie tylko tego jednego wydarzenia.
Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu.
2. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy.
3. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy (wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2B do swz).
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (do oferty należy załączyć odpowiednie pełnomocnictwo) chyba, że w przypadku spółki cywilnej, z umowy tej spółki wynika sposób jej reprezentowania (do stwierdzenia, czego niezbędne jest załączenie do oferty umowy spółki cywilnej). Wszelka korespondencja oraz rozliczenia dokonywane będą wyłącznie z podmiotem występującym, jako pełnomocnik pozostałych. Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkie podmioty występujące wspólnie. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

Wymagane depozyty i gwarancje

I. Wymagania dotyczące wadium
1. Przed upływem terminu składania ofert, wykonawca zobowiązany jest do wniesienia wadium i utrzymania go nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy.
2. Zamawiający określa kwotę wadium na kwotę 40 000,00 zł (słownie: czterdzieści tysięcy złotych).
3. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku formach wymienionych w art. 97 ust.7 ustawy.
4. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy, którego właścicielem jest Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego, Basztowa 22, 31-156 Kraków:
Nr konta: 07 1020 2892 0000 5802 0667 3828
z dopiskiem:
Wpłata wadium w postępowaniu pn.: „Kompleksowa organizacja i realizacja 21. Małopolskiego Festiwalu Smaku wraz z obsługą medialną, promocyjną i public relations”.
II. Informacje dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy
1. Przed zawarciem umowy wykonawca zobowiązany jest wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy, w wysokości 2% ceny całkowitej podanej w ofercie.
2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub w kilku formach wymienionych w art.450 ust.1 ustawy.
3. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy:
07 1020 2892 0000 5802 0667 3828
z dopiskiem: Wpłata zabezpieczenia należytego wykonania umowy w postępowaniu pn. . „Kompleksowa organizacja i realizacja 21. Małopolskiego Festiwalu Smaku wraz z obsługą medialną, promocyjną i public relations”.

Warunki realizacji zamówienia

1. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego – wzór umowy zawarte są w załączniku nr 1C do swz.
2. Zamawiający może dokonać zmian umowy bez przeprowadzania nowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przesłanek, o których mowa w art. 455 ustawy i ponadto dopuszcza zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, na zasadach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 1C do swz.

Informacje dodatkowe

I. Przedmiotowe środki dowodowe
1. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wraz z ofertą złożył przedmiotowe środki dowodowe.
2. Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, tj.
1) Jeden Projekt kreacji graficznej Małopolskiego Festiwalu Smaku 2026 (MFS) – layout wraz z opisem zwany dalej Kreacją graficzną.
Kreacja graficzna:
a. winna nawiązywać do motywu przewodniego Małopolskiego Festiwalu Smaku 2026, zgodnie z celami wydarzenia opisanymi w Rozdziale I. pkt.1, ppkt. 1.3 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia;
b. cele komunikacyjne: layout powinien posiadać charakterystyczne elementy, które zostaną do niego przypisane i będą mogły zostać użyte samodzielnie, np. przy wykorzystaniu kreacji na materiałach promocyjnych itp. Rekomenduje się, żeby kolory nawiązywały do kolorów określonych w Systemie Identyfikacji Wizualnej Województwa Małopolskiego;
c. cele marketingowe: przyciągający uwagę, pokazujący Małopolskę, jako bezpieczny region przyjazny dla rodzin, podążający za trendami, także w zakresie promocji kulinarnego dziedzictwa Małopolski, kojarzący się z tradycją, ale i nowoczesnością, przyjemnie i rodzinnie spędzonym czasem, dający się łatwo zidentyfikować;
d. Przy tworzeniu Kreacji graficznej należy wykorzystać logo Made in Małopolska (stanowi załącznik nr 2 do SOPZ), uniwersalny znak graficzny MFS, który jest dedykowany tylko MFS (Znak graficzny stanowi załącznik nr 1 do SOPZ), przykładowe hasło robocze cyklu (wymagania Zamawiającego odnośnie hasła opisane w Rozdziale I. pkt.1, ppkt. 1.6 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia);
e. winna być zaprojektowana według wytycznych Zamawiającego, zgodnie z:
- Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Małopolskiego: https://www.malopolska.pl/_userfiles/uploads/logotypy/MANUAL-web.pdf
- Tożsamością Marki Małopolska: https://www.malopolska.pl/marka-malopolska/o-marce-malopolska/tozsamosc-marki-malopolska.
f. winna zawierać opis, tj. informację słowną wyjaśniającą pochodzenie i interpretację stworzonej Kreacji graficznej. Ponadto opis powinien uwzględniać tło, pomysł oraz wyjaśnienie dot. użytych elementów Kreacji graficznej. Zamawiający zaleca, aby Wykonawca w części opisowej przedstawił wizualizację Kreacji graficznej na wskazanych elementach, tj.: namiot wystawców, plakat, fartuch. Nie złożenie opisu będzie skutkowało odrzuceniem oferty Wykonawcy.
g. winna być przygotowana w formacie min. A4 (pion lub poziom).
2) Jeden Projekt graficzny wykorzystany na konstrukcji trójwymiarowej do robienia zdjęć podczas Małopolskiego Festiwalu Smaku 2026 – wizualizacja,
Projekt graficzny wykorzystany na konstrukcji trójwymiarowej do robienia zdjęć:
a. winien nawiązywać do motywu przewodniego Małopolskiego Festiwalu Smaku 2026, zgodnie z celami wydarzenia opisanymi w Rozdziale I. pkt.1, ppkt. 1.3 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia;
b. Cele komunikacyjne: Projekt graficzny konstrukcji trójwymiarowej powinien mieć charakter przestrzenny i wieloelementowy (minimum 3 elementy wielkogabarytowe), z wyraźnym centralnym motywem. Projekt powinien nawiązywać do Małopolski, do tematyki Festiwalu i/ lub regionalnych produktów kulinarnych, musi być dowcipny i oryginalny. Rekomenduje się, żeby kolory nawiązywały do kolorów określonych w Systemie Identyfikacji Wizualnej Województwa Małopolskiego;
c. Cele marketingowe: Przyciągający uwagę, pokazujący Małopolskę, jako bezpieczny region przyjazny dla rodzin, ale też mający dystans do charakterystycznych dla regionu symboli, także w zakresie promocji kulinarnego dziedzictwa Małopolski, kojarzący się z tradycją, ale i nowoczesnością, przyjemnie i rodzinnie spędzonym czasem, dający się łatwo zidentyfikować;
d. Przy tworzeniu Projektu graficznego konstrukcji trójwymiarowej należy wykorzystać uniwersalny znak graficzny MFS, który jest dedykowany tylko MFS. Znak graficzny stanowi załącznik nr 1 do SOPZ;
e. powinien być zaprojektowana według wytycznych Zamawiającego, zgodnie z:
- Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Małopolskiego: https://www.malopolska.pl/_userfiles/uploads/logotypy/MANUAL-web.pdf
- Tożsamością Marki Małopolska: https://www.malopolska.pl/marka-malopolska/o-marce-malopolska/tozsamosc-marki-malopolska
f. winien być przygotowana w formacie min. A4 (pion lub poziom).
3) Jedna min. 30-sekundowa Animacja promująca 21. Małopolski Festiwal Smaku
Animacja:
a. musi nawiązywać do motywu przewodniego, a także musi zachować spójność z kreacją graficzną wydarzenia;
b. Przy tworzeniu animacji należy wykorzystać logo Made in Małopolska (stanowi załącznik nr 2 do SOPZ), uniwersalny znak graficzny MFS, który jest dedykowany tylko MFS (Znak graficzny stanowi załącznik nr 1 do SOPZ), przykładowe hasło robocze cyklu (wymagania Zamawiającego odnośnie hasła opisane w Rozdziale I. pkt.1, ppkt. 1.6 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia), najważniejsze informacje dot. wydarzenia, które stanowią o jego wyjątkowości, atrakcyjności oraz wskazują na jego charakter (zgodnie z motywem przewodnim).
II. Dokumenty składane wraz z ofertą:
1. Do oferty wykonawca dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do swz.
2. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe.
3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w ust. 1, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy, o którym mowa w pkt. 8 ust. 4 swz.
5. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem, o którym mowa w ust. 1, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 3 do swz.
6. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zamawiający zaleca złożenie zobowiązania wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2B do swz.
III. Podmiotowe środki dowodowe składane na wezwanie Zamawiającego
Przed wyborem najkorzystniejszej oferty Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu.
1. w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub zawodowej, Zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wykaz usług wykonanych stanowi załącznik nr 4 do swz.
 Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa powyżej, liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert w postępowaniu.
 Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz usług wykonanych, o którym mowa powyżej dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
2. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.
3. Zamawiający nie wezwie wykonawcy do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile wykonawca wskazał w oświadczeniu o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, dane umożliwiające dostęp do tych środków.
Pełne informacje w pkt 6) oraz 9) swz.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej. 2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. 3. Przepisy dotyczące środków ochrony prawnej są określone w dziale IX ustawy. 4. Odwołanie przysługuje na niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy oraz zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy. 5. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.