Kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji pt. „Fundusze Europejskie we współpracy transgranicznej i ponadnarodowej. 15- lecie istnienia Centrum Projektów Europejskich”

Tytuł

Kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji pt. „Fundusze Europejskie we współpracy transgranicznej i ponadnarodowej. 15- lecie istnienia Centrum Projektów Europejskich”
WA.263.15.2023.BS

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji pt. „Fundusze Europejskie we współpracy transgranicznej i ponadnarodowej. XV- lecie istnienia Centrum Projektów Europejskich” (dalej: wydarzenie), w formie stacjonarnej, z dodatkową transmisją online. Zamawiający przewiduje jeden wariant organizacji wydarzenia – stacjonarnie z dodatkową, ogólnodostępną transmisją online. Udział w spotkaniu jest bezpłatny dla uczestników stacjonarnych i online. Transmisja na żywo będzie ogólnodostępna i nie będzie wymagała rejestracji. Spotkanie na miejscu będzie wymagało wcześniejszej rejestracji poprzez formularz online, ponieważ liczba uczestników będzie ograniczona.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji pt. „Fundusze Europejskie we współpracy transgranicznej i ponadnarodowej. XV- lecie istnienia Centrum Projektów Europejskich” (dalej: wydarzenie), w formie stacjonarnej,
z dodatkową transmisją online.
Zadania Wykonawcy
Zadanie 1 - Wynajęcie i aranżacja miejsca organizacji konferencji oraz organizacja całości wydarzenia
Zadanie 2 - Zapewnienie usługi cateringowej
Zadanie 3 - Zapewnienie moderatora
Zadanie 4 - Rejestracja i obsługa uczestników wydarzenia
Zadanie 5 - Obsługa organizacyjna oraz nadzór nad przebiegiem całego wydarzenia
Zadanie 6 - Identyfikatory dla uczestników
Zadanie 7 - Realizacja równoległej, dodatkowej transmisji na żywo/online wydarzenia
Zadanie 8- Produkcja filmu promującego zadania zrealizowane przez CPE w ciągu ostatnich 15 lat (opcja) oraz profesjonalna obsługa fotograficzna
Zadanie 9 – Sprzęt do tłumaczeń i zatrudnienie tłumaczy
Zadanie 10- Zapewnienie ubezpieczenia całej konferencji, ekipy i uczestników
Podstawowe założenia Konferencji:
4.1. Wydarzenie odbędzie się w formie stacjonarnej z dodatkowym streamem
4.2. Wydarzenie będzie składało się z części seminaryjnej i sesji networkingowej.
4.3. Sesja seminaryjna będzie składała się maksymalnie z 3 bloków tematycznych.
4.4. W każdym panelu dyskusyjnym weźmie udział moderator i od 3 do 5 prelegentów.
4.5. Dodatkowo, bloki będą przeplatane filmami o beneficjentach programów (przedstawiający ich jako „dobre przykłady”) i o programach, które są w posiadaniu Zamawiającego i zostaną udostępnione Wykonawcy.
4.6. Wykonawca zapewni profesjonalną i kompleksową obsługę fotograficzną podczas wydarzenia (zdjęcia z obróbką).
4.7. Wykonawca zapewni (zrekrutuje i zakontraktuje) prowadzącego Wydarzenie z przynajmniej 3 – letnim doświadczeniem w prowadzeniu konferencji i wydarzeń
(1 osoba). Po podpisaniu umowy Wykonawca przedstawi 3 kandydatów do wyboru.
4.8. Planowany termin organizacji wydarzenia: 14 grudnia 2023 roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany podanego terminu tylko na jego wniosek.
O zmianie daty Zamawiający poinformuje Wykonawcę nie później jak na 30 dni po podpisaniu umowy. W takiej sytuacji wszystkie daty wymienione w OPZ powinny zostać adekwatnie dostosowane. Nowy termin zostanie wtedy ustalony za porozumieniem stron i nie wymaga aneksowania umowy .
4.9. Miejsce – obiekt konferencyjny położony w Warszawie o standardzie co najmniej 4-gwiazdkowym maksymalnie 8,5 km od Centrum Warszawy po ciągach komunikacyjnych. Czas trwania wydarzenia: maksymalnie 8 godzin, w przedziale czasowym 9:30 - 18:00 (konkretne godziny zostaną podane podczas spotkania analitycznego);
4.10. Łączna liczba uczestników stacjonarnie to około 100 osób, podczas transmisji 200 UU (Unikalnych Użytkowników).
Zamawiający przewiduje prawo opcji. Wykonawca kompleksowo wyprodukuje jeden film informacyjny o działalności CPE, przedstawiający „dobre przykłady” zrealizowanych projektów. Wybór beneficjentów zostanie uzgodniony z Zamawiającym-maksymalnie 10 beneficjentów.
Film będzie trwał maksymalnie do 4 minut. Wykonawca zapewni, niezbędny sprzęt i personel do realizacji materiału. W ciągu 5 dni roboczych po otrzymaniu zlecenia, na podstawie dostępnych informacji, wskazówek otrzymanych od Zamawiającego Wykonawca przygotuje i przekaże, Zamawiającemu do akceptacji za pośrednictwem poczty elektronicznej, propozycję scenariusza produktu. Scenariusz zawierał będzie, co najmniej:
a. Opis realizacji produktu,
b. proponowany scenariusz, w tym główne tematy i pytania oraz oczekiwane odpowiedzi uczestników biorących udział w filmie,
c. czołówka,
d. tyłówka,
e. grafiki/lub ikonografiki,
f. termin realizacji nagrań,
g. propozycję lektora/prowadzącego.
Wykonawca umieści produkt w serwisie Youtube zgodnie z zasadami opisanymi w zadaniu nr 7. Szacowany koszt opcji to 10.000,00 zl brutto.

Informacje o funduszach Unii Europejskiej

Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu PTFE 2021 – 2027, PT POWER 2014-2020, Programu Interreg V-A Polska-Słowacja 2014-2020, PWT Polska – Białoruś – Ukraina 2014-2020, PWT Polska-Rosja 2014-2020, Programu Współpracy INTERREG Polska-Saksonia 2014-2020 oraz Programu Interreg Południowy Bałtyk 2014-2020.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Warunki te zostały opisane przez Zamawiającego w rozdziale VII SWZ. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawca, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w rozdziale XV SWZ. Informacje o tym, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu, zostaną zawarte w oświadczeniu, które stanowi Załącznik nr 2 do SWZ. Kryteria oraz sposób oceny kryteriów zostały opisane przez Zamawiającego w Rozdziale XVII SWZ: Cena brutto- 90 pkt; Aspekt Społeczny- 10 pkt.

Główne cechy procedury udzielania zamówień

Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 132 w związku z art. 359 ust.1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2022 r. poz.1710), dotyczącego zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, wymienione jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem
elektronicznej platformy zakupowej dostępnej pod adresem strony internetowej: https://cpe.ezamawiajacy.pl.

Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty: Formularz Ofertowy – dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną wraz z wymaganymi załącznikami, sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 do SWZ.
W przypadku złożenia oferty na innym formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza ofertowego lub złożenie Formularza
ofertowego niezawierającego wszystkich wymaganych przez Zamawiającego informacji, spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy; oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale VII SWZ, sporządzone i wypełnione według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do SWZ. Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z ww. oświadczeniem, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Oświadczenie musi zostać złożone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy/ każdego Wykonawcy występującego wspólnie/innego podmiotu. 7.3 dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający, że oferta została złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy (należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy/ podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy. Jeżeli umocowanie do składania oświadczeń woli nie wynika z dokumentów rejestrowych, należy dołączyć oryginał stosownego pełnomocnictwa w postaci dokumentu elektronicznego (tj. podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby, których umocowanie wynika z dokumentów rejestrowych), lub uwierzytelnionej notarialnie elektronicznej kopii pełnomocnictwa tj. kopii pełnomocnictwa poświadczonej za zgodność z oryginałem z elektronicznym poświadczeniem zgodności z okazanym dokumentem na podstawie art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 Prawa o notariacie) – w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowaną w dokumencie rejestrowym wykonawcy; Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem elektronicznym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego. c.d. w pkt VI.4.3 Ogłoszenia

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie określonej w art. 508 uPzp. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy
użyciu środków komunikacji elektronicznej. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.
cd. z VI.3 : oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy PZP (jeśli dotyczy). Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wykonawcy składają oświadczenia (o ile dotyczy) w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub w innym dokumencie. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 4 do SWZ. Odpis lub informację z KRS, CEiIDG lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. Informacje dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa: Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, przekazuje się w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku. Wykonawca zobowiązany jest wraz z przekazaniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, wykazać spełnienie przesłanek określonych w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zastrzeżenie przez Wykonawcę informacji bez wykazania, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, będzie traktowane przez Zamawiającego jako bezskuteczne. Szczegółowy opis w rozdziale XII SWZ Termin związania ofertą do 6.09.2023 r.
Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 uPzp, przewiduje dokonanie w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Podmiotowe środki dowodowe żądane od Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, Zamawiający wskazał w rozdz. VII, ust. 10 SWZ Zamawiający będzie przetwarzał dane osobowe uzyskane w trakcie postępowania. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

Główne cechy procedury udzielania zamówień

Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 132 w związku z art. 359 ust.1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2022 r. poz.1710), dotyczącego zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, wymienione jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem
elektronicznej platformy zakupowej dostępnej pod adresem strony internetowej: https://cpe.ezamawiajacy.pl

Tytuł

Kompleksowa organizacja jednodniowej konferencji pt. „Fundusze Europejskie we współpracy transgranicznej i ponadnarodowej. 15- lecie istnienia Centrum Projektów Europejskich”