Kompleksowa organizacja konferencji 9. Ogólnopolskie Sympozjum WSPÓŁCZESNE PROBLEMY GEOLOGII INŻYNIERSKIEJ W POLSCE (9. WPGI 2027)

Państwowy Instytut Geologiczny

Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa organizacja konferencji 9. Ogólnopolskie Sympozjum WSPÓŁCZESNE PROBLEMY GEOLOGII INŻYNIERSKIEJ W POLSCE (9. WPGI 2027) październik 2027 r., Kielce, obejmująca usługi: hotelarskie, gastronomiczne, wynajem sal konferencyjnych i warsztatowych, inne usługi organizacyjne. Opis przedmiotu zamówienia zawiera liczbę uczestników konferencji, dla których Wykonawca będzie zobowiązany świadczyć usługę w dniach 19-22.10.2027 r. w ramach zamówienia podstawowego – tj. 150 uczestników i zamówienia objętego prawem opcji, tj. 250 uczestników oraz usługi świadczonej w dniu 18.10.2027 dla maksymalnie 30 osób a także informacje dot. wynajmowanych sal konferencyjnych. Zamawiający zastrzega sobie prawo nie skorzystania lub skorzystania z części zamówienia objętego prawem opcji w dowolnej konfiguracji. Szczegółowy zakres oraz sposób realizacji przedmiotu zamówienia został określony w:  załączniku nr 1 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia  załączniku nr 2 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy.

Termin

Deadline 2026-10-06

Kto?

• Państwowy Instytut Geologiczny

Co?

• Różne usługi branżowe i podobne › Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Gdzie?

• Luxembourg › Luxembourg
• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa
• Świętokrzyskie › Kielecki

Historia zamówień

Data	Dokument
2026-09-02	Ogłoszenie o zamówieniu

Ogłoszenie o zamówieniu (2026-09-02)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Kompleksowa organizacja konferencji 9. Ogólnopolskie Sympozjum WSPÓŁCZESNE PROBLEMY GEOLOGII INŻYNIERSKIEJ W POLSCE (9. WPGI 2027)
Numer referencyjny: EDZ.26.71.2026
Krótki opis:

Rodzaj umowy: Usługi
Produkty/usługi: Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów 📦
Opis
Wewnętrzny identyfikator: EDZ.26.71.2026
Przedmiotowe zamówienie jest odpowiednie również dla małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) ✅
Miejscowość: Kielce
Kraj: Polska 🇵🇱
Miejsce wykonania: Kielecki 🏙️
Czas trwania
Data rozpoczęcia: 2027-10-18 📅
Data końcowa: 2027-10-22 📅
Informacje o opcjach
Opcje ✅
Opis opcji:

Opis przedmiotu zamówienia zawiera liczbę uczestników konferencji, dla których Wykonawca będzie zobowiązany świadczyć usługę w dniach 19-22.10.2027 r. w ramach zamówienia podstawowego – tj. 150 uczestników i zamówienia objętego prawem opcji, tj. 250 uczestników oraz usługi świadczonej w dniu 18.10.2027 dla maksymalnie 30 osób a także informacje dot. wynajmowanych sal konferencyjnych. Zamawiający zastrzega sobie prawo nie skorzystania lub skorzystania z części zamówienia objętego prawem opcji w dowolnej konfiguracji. PPU § 6. Prawo opcji 1. Zamawiający może skorzystać ze wskazanych w OPZ, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy, usług realizowanych w ramach zamówienia objętego prawem opcji, w przypadku zaistnienia dodatkowej potrzeby - w zakresie zwiększenia liczby uczestników konferencji oraz w zakresie wynajmu sal, do wielkości określonych w formularzu Oferta stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy. 2. Z zamówienia objętego prawem opcji Zamawiający skorzysta zgodnie z poniższymi zasadami: a. zamówienie objęte prawem opcji realizowane będzie na takich samych zasadach, przy zachowaniu takich samych standardów jakościowych jak usługi objęte zamówieniem podstawowym; b. o zamiarze skorzystania z usługi objętej prawem opcji, Zamawiający poinformuje Wykonawcę oświadczeniem, które zostanie przekazane Wykonawcy drogą elektroniczną na adres podany do kontaktu z co najmniej 14 dniowym wyprzedzeniem. Oświadczenie będzie zawierało liczbę uczestników konferencji korzystających z usługi noclegowej, usługi wyżywienia (przerwy kawowe, obiady, kolacje) w poszczególnych dniach oraz wynajmu sal. c. Strony ustalają, że wynagrodzenie należne Wykonawcy za realizację zamówień objętych prawem opcji, będzie uwzględniało ceny wskazane w Ofercie Wykonawcy stanowiącej załącznik nr 2 do Umowy dla części dotyczącej zamówienia objętego prawem opcji i faktycznie zrealizowanej usługi objętej prawem opcji. Za faktycznie zrealizowane usługi objęte prawem opcji rozumie się rozliczenie obejmujące w każdym dniu konferencji faktyczną liczbę uczestników biorących udział w wydarzeniu, zamówionych posiłków, zgłoszonych noclegów, wynajmu sal. d. Odbiór wykonania i potwierdzenie należytego wykonania usług dotyczących zamówienia objętego prawem opcji odbywać się będzie w taki sam sposób jak odbiór usług objętych zamówieniem podstawowym. 3. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego w przypadku, gdy Zamawiający w trakcie trwania Umowy z prawa opcji nie skorzysta lub skorzysta z prawa opcji w części. Realizacja zamówienia objętego opcją jest wyłącznie uprawnieniem Zamawiającego, o którym decyduje on samodzielnie przy zachowaniu zasad objętych Umową. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo niewykorzystania całego zakresu przedmiotu zamówienia objętego prawem opcji dostosowując je do poziomu wynikającego z faktycznych potrzeb Zamawiającego.

Opis opcji

Opis przedmiotu zamówienia zawiera liczbę uczestników konferencji, dla których Wykonawca będzie zobowiązany świadczyć usługę w dniach 19-22.10.2027 r. w ramach zamówienia podstawowego – tj. 150 uczestników i zamówienia objętego prawem opcji, tj. 250 uczestników oraz usługi świadczonej w dniu 18.10.2027 dla maksymalnie 30 osób a także informacje dot. wynajmowanych sal konferencyjnych.
Zamawiający zastrzega sobie prawo nie skorzystania lub skorzystania z części zamówienia objętego prawem opcji w dowolnej konfiguracji.
PPU § 6. Prawo opcji
1. Zamawiający może skorzystać ze wskazanych w OPZ, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy, usług realizowanych w ramach zamówienia objętego prawem opcji, w przypadku zaistnienia dodatkowej potrzeby - w zakresie zwiększenia liczby uczestników konferencji oraz w zakresie wynajmu sal, do wielkości określonych w formularzu Oferta stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy.
2. Z zamówienia objętego prawem opcji Zamawiający skorzysta zgodnie z poniższymi zasadami:
a. zamówienie objęte prawem opcji realizowane będzie na takich samych zasadach, przy zachowaniu takich samych standardów jakościowych jak usługi objęte zamówieniem podstawowym;
b. o zamiarze skorzystania z usługi objętej prawem opcji, Zamawiający poinformuje Wykonawcę oświadczeniem, które zostanie przekazane Wykonawcy drogą elektroniczną na adres podany do kontaktu z co najmniej 14 dniowym wyprzedzeniem. Oświadczenie będzie zawierało liczbę uczestników konferencji korzystających z usługi noclegowej, usługi wyżywienia (przerwy kawowe, obiady, kolacje) w poszczególnych dniach oraz wynajmu sal.
c. Strony ustalają, że wynagrodzenie należne Wykonawcy za realizację zamówień objętych prawem opcji, będzie uwzględniało ceny wskazane w Ofercie Wykonawcy stanowiącej załącznik nr 2 do Umowy dla części dotyczącej zamówienia objętego prawem opcji i faktycznie zrealizowanej usługi objętej prawem opcji. Za faktycznie zrealizowane usługi objęte prawem opcji rozumie się rozliczenie obejmujące w każdym dniu konferencji faktyczną liczbę uczestników biorących udział w wydarzeniu, zamówionych posiłków, zgłoszonych noclegów, wynajmu sal.
d. Odbiór wykonania i potwierdzenie należytego wykonania usług dotyczących zamówienia objętego prawem opcji odbywać się będzie w taki sam sposób jak odbiór usług objętych zamówieniem podstawowym.
3. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego w przypadku, gdy Zamawiający
w trakcie trwania Umowy z prawa opcji nie skorzysta lub skorzysta z prawa opcji w części. Realizacja zamówienia objętego opcją jest wyłącznie uprawnieniem Zamawiającego, o którym decyduje on samodzielnie przy zachowaniu zasad objętych Umową.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo niewykorzystania całego zakresu przedmiotu zamówienia objętego prawem opcji dostosowując je do poziomu wynikającego z faktycznych potrzeb Zamawiającego.

Kryteria przyznawania nagród
Cena ✅
Cena (waga): 100
Tytuł
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Opis
Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności:

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w: 1) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodów (Dz. U. 2025 poz. 514); 2) art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1). Zgodnie z art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, w sytuacji gdy środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane

Procedura
Rodzaj procedury
Procedura otwarta ✅
Podstawa prawna: Dyrektywa 2014/24/UE
Informacje administracyjne
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 2026-10-06 12:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert: 2026-10-06 12:05:00 📅
Warunki otwarcia ofert (miejsce): https://platformazakupowa.pl/pn/pgi.
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Minimalne ramy czasowe, w których oferent musi utrzymać ofertę: 90 dni
Warunki przetargu
Data otwarcia: 2026-10-06 12:05:00 📅
Miejsce: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi.
Fakturowanie elektroniczne: Dozwolone
Stosowane będą zamówienia elektroniczne ✅
Stosowana będzie płatność elektroniczna ✅
Kryteria przyznawania nagród
Rodzaj wagi: Waga (wartość procentowa, dokładna)

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Kryterium kwalifikacji: Referencje dotyczące określonych usług
Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów:

zgodnie z pkt. 7 SWZ 7.2. W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postepowaniu: 7.2.4. dot. zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże że w ciągu ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonał co najmniej 3 usługi, polegające na organizacji konferencji (kongresów, warsztatów, sympozjów, szkoleń, spotkań firmowych lub biznesowych itp.) w zakresie udostępnienia sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczną oraz wyżywieniem obejmującym przygotowanie i obsługę przerwy kawowej oraz przerwy obiadowej (z wydawaniem gorących posiłków), w których w każdej uczestniczyło co najmniej 150 osób, świadczoną dla jednego podmiotu w ramach jednej umowy. 7.3. Zamawiający, w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej – dopuszcza łączne spełnianie warunku przez Wykonawców.

Instytucja zamawiająca
Nazwa i adresy
Nazwa: Państwowy Instytut Geologiczny
Krajowy numer rejestracyjny: 5250008040
Departament: Dział EDZ
Adres pocztowy: ul. Rakowiecka 4
Kod pocztowy: 00-975
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: joanna.kaczmarzyki@pgi.gov.pl 📧
Telefon: 224592150 📞
URL: http://pgi.gov.pl 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Adres profilu nabywcy: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Rodzaj instytucji zamawiającej
Podmiot prawa publicznego
Główna działalność
Edukacja
Komunikacja
Dokumenty URL: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Adres URL uczestnictwa: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Zgłoszenie elektroniczne: Wymagane

Informacje uzupełniające
Organ odpowiedzialny za procedury mediacyjne
Nazwa: Urząd Zamówień Publicznych
Krajowy numer rejestracyjny: 5262239325
Departament: Urząd Zamówień Publicznych
Adres pocztowy: Postępu 17A
Kod pocztowy: 02-676
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: uzp@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48224587701 📞
Fax: +48224587700 📠
URL: https://www.gov.pl/web/uzp 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): https://epuap.gov.pl 🌏
Służba, od której można uzyskać informacje o procedurze odwoławczej
Tak samo jak: Organ odpowiedzialny za procedury mediacyjne
Procedura przeglądu
Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych:

zgodnie z art. 515 ust. 1 Ustawy Pzp odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Informacje o elektronicznych przepływach pracy
Akceptowane będzie fakturowanie elektroniczne
Źródło: OJS 2026/S 170-608092 (2026-09-02)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania (>20 nowe zamówienia)

Różne usługi branżowe i podobne (>20)

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów (>20)