Kompleksowa organizacja wydarzenia „Kwanty Gospodarki”

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi kompleksowej organizacji wydarzenia Kwanty Gospodarki. Przedmiot zamówienia został opisany w Opisie Przedmiotu Zamówienia (zwanym dalej „OPZ”), stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ, będącym jednocześnie Załącznikiem nr 1 do projektu umowy (Załącznik nr 4 do SWZ).
Nazwa i kod CPV:
79952000-2 – Usługi w zakresie organizacji imprez
55120000-7 – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji
55110000-4 – Hotelarskie usługi noclegowe
55300000-3 – Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
39294100-0 – Artykuły informacyjne i promocyjne
79342200-5 – Usługi w zakresie promocji
79822500-7 – Usługi projektów graficznych
79820000-8 – Usługi związane z drukowaniem

Informacje dodatkowe

1. Termin wykonania zamówienia: Kwanty Gospodarki zostaną zrealizowane w terminie 20 listopada 2026 r. w hotelu Vienna House by Wyndham Andel's Lodz, ul. Ogrodowa 17, Łódź.Informacje dotyczące poszczególnych terminów realizacji przedmiotu zamówienia zostały opisane w § 2 Projektu umowy oraz Opisie przedmiotu zamówienia.
2. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 25.000,00 zł.
3. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
4. Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych:
1. W celu oceny ofert w kryterium pn.: „Projekt aranżacji sceny” Wykonawca składa wraz z ofertą projekt aranżacji sceny. Dokument ten nie będzie podlegał uzupełnieniu. Szczegółowe wymogi, co do powyższego środka wskazane zostały w pkt XX.2.2. SWZ.
2. W celu oceny ofert w kryterium pn.: „Projekt graficzny kampanii wizerunkowej wydarzenia” Wykonawca składa wraz z ofertą projekt graficzny kampanii wizerunkowej wydarzenia. Dokument ten nie będzie podlegał uzupełnieniu. Szczegółowe wymogi, co do powyższego środka wskazane zostały w pkt XX.2.3. SWZ.
3. W celu oceny ofert w kryterium pn.: „Projekt jednego przykładowego posta na LinkedIn” Wykonawca składa wraz z ofertą projekt jednego przykładowego posta na LinkedIn. Dokument ten nie będzie podlegał uzupełnieniu. Ponadto w punktach 1.2 oraz 1.3. Formularza ofertowego Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia wymaganych w tych punktach informacji. Oferta w zakresie informacji żądanych w punktach 1.2 oraz 1.3 Formularza ofertowego nie będzie podlegała uzupełnieniu.
Szczegółowe wymogi, co do powyższego środka wskazane zostały
w pkt XX.2.4. SWZ.
4. W celu oceny ofert w kryterium pn.: „Projekt graficzny foto-ramki do robienia zdjęć” Wykonawca składa wraz z ofertą projekt graficzny foto-ramki do robienia zdjęć. Dokument ten nie będzie podlegał uzupełnieniu. Szczegółowe wymogi, co do powyższego środka wskazane zostały w pkt XX.2.5. SWZ.
5. W celu oceny ofert w kryterium pn.: „Projekt graficzny kostki reklamowej” Wykonawca składa wraz z ofertą projekt graficzny kostki reklamowej. Dokument ten nie będzie podlegał uzupełnieniu. Szczegółowe wymogi, co do powyższego środka wskazane zostały w pkt XX.2.6. SWZ
6. W celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia oraz w celu potwierdzenia spełniania wymagań związanych z realizacją zamówienia, o których mowa w ETAPIE VIII OPZ, zamawiający żąda wskazania w ofercie nazwy, standardu oraz dokładnego adresu hotelu, w którym będą realizowane usługi hotelarskie.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający odstępuje od precyzowania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności do występowania w obrocie gospodarczym. Zamawiający odstępuje od
precyzowania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej.wskazanych w SWZ.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający odstępuje od precyzowania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego zdolności do występowania w obrocie gospodarczym. Zamawiający odstępuje od
precyzowania warunku udziału w postępowaniu dotyczącego uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej. wskazanych w SWZ.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. W zakresie zdolności zawodowej Zamawiający określa następujące warunki udziału w postępowaniu:
1.1. Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności zawodowej, jeżeli wykaże, iż w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w sposób należyty wykonał co najmniej 3 usługi każda o wartości 150 000,00 zł brutto, każda polegająca na organizacji wydarzenia takiego jak np.: konferencja/ forum/ seminarium/ sympozjum/ kongres/ event/ targi/ spotkanie, w którym wzięło udział co najmniej 500 osób.
UWAGA:
Dla potrzeb oceny spełniania warunków określonych powyżej, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty publikowany przez NBP na dzień opublikowania SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania, podanej w pkt. II SWZ. Jeżeli w dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania NBP nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia po dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:
- warunek, określony w pkt 1.1., musi spełnić samodzielnie jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Analogicznie w przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotu trzeciego celem wykazania spełnienia warunku, o którym mowa w punkcie 1.1. to podmiot trzeci ma spełnić ten warunek samodzielnie;
- w odniesieniu do warunków dotyczących zdolności zawodowych wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zobowiązany jest wykazać brak podstaw do wykluczenia go z postępowania na podstawach
wskazanych w SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiającymi są: Województwo Łódzkie al. Piłsudskiego 8, 90051Łódź oraz Regionalny Fundusz Rozwoju Województwa Łodzkiego Sp. z.o.o. ul.Traugutta 25, 90113 Łódź działający wspólnie na podstawie zawartego porozumienia.
2. Zamawiający na podstawie art. 139 ust. 1 Pzp, zastrzega sobie możliwość, że najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
3. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
A. Wykaz podmiotowych środków dowodowych żądanych w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu
1. W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu zamawiający żąda:
- wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat*, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy; wzór stanowi Załącznik nr 5 do SWZ.
*okres wyrażony w latach jest liczony wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
UWAGA: Jeżeli Wykonawca powołuje się w wykazie na doświadczenie w realizacji usług wykonanych wspólnie z innymi wykonawcami wykaz usług (powyżej) dotyczy usług, w których wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.
B. Wykaz podmiotowych środków dowodowych żądanych w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia
1. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zamawiający żąda następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:
a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 Pzp,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego,
− wystawionej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,
2) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2021 r. poz. 275) z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę w przedmiotowym postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty złożonej w przedmiotowym postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – Załącznik nr 7 do SWZ.
3) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp – Załącznik nr 8 do SWZ – w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 Pzp,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 Pzp.
e) art. 109 ust. 1 pkt 5 Pzp;
f) art. 109 ust. 1 pkt 7 Pzp;
g) art. 109 ust. 1 pkt 8 Pzp.
C. CERTYFIKACJA
1. Wykonawca zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych może złożyć certyfikat potwierdzający udzielenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych odpowiednio w zakresie, o którym mowa w :
• w pkt B ust.1 pkt 1 lit a, b, pkt 2 i pkt 3 lit a, b, c, e, f, g powyżej.
W przypadku, gdy Wykonawca zamierza posłużyć się certyfikatem w celu wykazania braku podstaw wykluczenia lub spełnienia warunków udziału w postępowaniu w zakresie o którym mowa powyżej, wykonawca zamieszcza informacje o certyfikacie w części II sekcji A, w polu dotyczącym wpisu do urzędowego wykazu zatwierdzonych wykonawców albo posiadania równoważnego certyfikatu. Wykonawca powinien podać dane umożliwiające:
• identyfikację certyfikatu;
• ustalenie podmiotu certyfikującego;
• odnalezienie certyfikatu w bazie;
• ustalenie zakresu, w jakim wykonawca zamierza się nim posługiwać.
2. W przypadku posłużenia się certyfikatem, Zamawiający zgodnie z art. 127 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, samodzielnie weryfikuje aktualność i treść dokumentu w ogólnodostępnej, bezpłatnej Bazie Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych prowadzonej przez Urząd Zamówień Publicznych, o ile wykonawca wskazał w jednolitym dokumencie dane umożliwiające dostęp do tego środka.
3. W przypadku powzięcia przez zamawiającego informacji wskazujących, że wykonawca wprowadził podmiot certyfikujący w błąd, co mogło mieć istotny wpływ na udzielenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, albo że wykonawca przestał spełniać warunki udzielenia tej certyfikacji, zamawiający, na podstawie art. 128a ust. 1 ustawy Pzp, wezwie wykonawcę do złożenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania. Jeżeli zamawiający uzna wyjaśnienia wykonawcy za niewystarczające, zastosuje art. 128a ust. 2 ustawy Pzp
4. Jeżeli z danych zawartych w Bazie Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych wynika, że wskazany przez Wykonawcę certyfikat został zawieszony, na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia, w wyznaczonym terminie nie krótszym niż 5 dni licząc od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych w zakresie, w jakim złożony certyfikat, o którym mowa w art. 124 ust. 2, miał potwierdzać brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu na potrzeby prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia.
5. Zamawiający nie będzie żądać innych podmiotowych środków dowodowych w zakresie, w jakim potwierdzenie braku podstaw wykluczenia lub potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu wynika z certyfikatu, o którym mowa powyżej z uwzględnieniem wyjątku określonego w art.124 ust. 4 ustawy Pzp oraz okoliczności, o których mowa w art. 31 ust. 6 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych.
6. Jeżeli certyfikat nie obejmuje wszystkich wymaganych okoliczności, wykonawca składa podmiotowe środki dowodowe wyłącznie w zakresie w jakim potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia lub potwierdzenie warunków udziału w postępowaniu nie wynika z certyfikatu.
7. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia mogą oni wykazać odpowiednio brak podstaw wykluczenia w postępowaniu lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu za pomocą certyfikatu, zgodnie z zasadami określonymi w pkt C ust. 1 do 6 powyżej, z tym zastrzeżeniem, że certyfikat wywołuje skutki wyłącznie wobec tego wykonawcy, któremu został udzielony.
8. Jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach podmiotu udostępniającego zasoby, podmiot ten może wykazać odpowiednio brak podstaw wykluczenia w postępowaniu za pomocą certyfikatu, zgodnie z zasadami określonymi w punkcie C ust.1 do 6 powyżej .
4. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców:
a. wymienionych w art. 7 ust. 1 pkt 1)-3) Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
b. wymienionych w artykule 5k Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu nadanym Rozporządzeniem (UE) 2025/2033 z dnia 23 października 2025 r. (Dz.U.UE.L.2025.2033).
5. Ofertę, należy złożyć w języku polskim, pod rygorem nieważności – w formie elektronicznej tj. jako pliki cyfrowe opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ.
Ofertę należy sporządzić zgodnie z wzorem Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ. Ponadto do oferty należy załączyć:
a) oświadczenie wykonawcy, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, o niepodleganiu wykluczeniu oraz o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez zamawiającego w SWZ.
b) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeśli dotyczy);
c) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy (jeśli dotyczy);
d) pełnomocnictwo Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia– Załącznik nr 6 do SWZ;
e) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (jeśli dotyczy) – wzór stanowi Załącznik nr 9 do SWZ;
f) Oświadczenie Wykonawcy – Załącznik nr 10 do SWZ;
g) Dowód wpłaty wadium;
h) Projekt aranżacji sceny;
i) Projekt graficzny kampanii wizerunkowej wydarzenia;
j) Projekt jednego przykładowego posta na LinkedIn;
k) Projekt graficzny foto-ramki do robienia zdjęć;
l) Projekt graficzny kostki reklamowej.
UWAGA: Wszelkie informacje nieujęte w niniejszym ogłoszeniu znajdują się w dokumentacji postępowania na
stronie prowadzonego postępowania:https://umwl.ezamawiajacy.pl/pn/UMWL/demand/308530/notice/public/details

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. W postępowaniu odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
5. Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
6. Domniemywa się, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
7. Odwołanie w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne wnosi się w terminie:
a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.
8. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
9. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 7 i 8 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
10. Jeżeli zamawiający mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:
a) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia;
b) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
11. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
12. Pisma w formie pisemnej wnosi się za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, a pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045).