Kompleksowa usługa organizacji udziału Województwa Łódzkiego w targach spożywczych Indagra Food w Bukareszcie (Rumunia)

Krótki opis

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji udziału Województwa Łódzkiego w targach spożywczych Indagra Food w Bukareszcie obejmuje:
1. Realizację i organizację wspólnego stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, wykonanie, obsługę, montaż i demontaż (w tym zapewnienie na miejscu wszystkich elementów niezbędnych do jego wykonania, obsługi, montażu oraz demontażu)
2. Transport osób (lokalny)
3. Przewóz materiałów
4. Usługę hotelową
5. Zapewnienie wstępu na targi
6. Ubezpieczenie
7. Obsługę tłumaczeniową
8. Organizację spotkań B2B i spotkań oficjalnych dla przedstawicieli przedsiębiorców
9. Zapewnienie obsługi hostess w celu zapewnienia bieżącej obsługi stoiska
10. Organizację i przeprowadzenie spotkania przygotowującego do udziału w targach
11. Organizację wizyty studyjnej dla oficjalnej delegacji Województwa Łódzkiego
OPZ i umowa stanowią Załącznik nr 1 i 10 do SWZ.

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji udziału Województwa Łódzkiego w targach spożywczych Indagra Food w Bukareszcie obejmuje:
1. Realizację i organizację wspólnego stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, wykonanie, obsługę, montaż i demontaż (w tym zapewnienie na miejscu wszystkich elementów niezbędnych do jego wykonania, obsługi, montażu oraz demontażu)
2. Transport osób (lokalny)
3. Przewóz materiałów
4. Usługę hotelową
5. Zapewnienie wstępu na targi
6. Ubezpieczenie
7. Obsługę tłumaczeniową
8. Organizację spotkań B2B i spotkań oficjalnych dla przedstawicieli przedsiębiorców
9. Zapewnienie obsługi hostess w celu zapewnienia bieżącej obsługi stoiska
10. Organizację i przeprowadzenie spotkania przygotowującego do udziału w targach
11. Organizację wizyty studyjnej dla oficjalnej delegacji Województwa Łódzkiego
OPZ i umowa stanowią Załącznik nr 1 i 10 do SWZ.

Informacje o funduszach Unii Europejskiej

Przedmiot zamówienia jest współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budżetu samorządu województwa łódzkiego. Zmieniamy Łódzkie z Funduszami Europejskimi. Poddziałania II.2.2 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014 – 2020. Projekt RPLD.02.02.02-10-0013/20 o tytule „ŁÓDZKIE DLA BIZNESU - „ROZWÓJ NA PLUS”

Informacje dodatkowe

Termin realizacji zamówienia - zgodnie z terminami wynikającymi z Opisu Przedmiotu Zamówienia (OPZ), stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej umowy, jednak nie dłużej niż do dnia 30 listopada 2023 r.
Targi Indagra Food odbędą się w terminie 25 - 29 października 2023 r. (5 dni)
w Centrum konferencyjno-wystawienniczym Romexpo Exhibition Bucharest.

Wykaz i krótki opis warunków

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:
1.1 zdolności do występowania w obrocie gospodarczym - Zamawiający odstępuje od precyzowania warunku,
1.2 uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej - Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, jeżeli wykaże, że posiada Wpis do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych zgodnie z właściwymi postanowieniami ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych lub w przypadku Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej – rejestru prowadzonego przez właściwe władze danego kraju pochodzenia Wykonawcy o ile prawo kraju pochodzenia Wykonawcy wymaga takiego wpisu.
1.3 sytuacji ekonomicznej lub finansowej - Zamawiający odstępuje od precyzowania warunku,
1.4 zdolności technicznej lub zawodowej - warunki są określone w pkt III.1.3)
2. Wykaz podmiotowych środków dowodowych (składanych na wezwanie zamawiającego), żądanych:
A. w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
1) Zaświadczenia o wpisie do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki
i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych.
2) Dokumenty wymienione w pkt III.1.3
B. w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia:
1) informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie:
a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 Pzp,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, dotycząca orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka
karnego,− sporządzona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem,
2) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp,
o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (Załącznik nr 6 do SWZ.)
3) oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w:
a) art. 108 ust. 1 pkt 3 Pzp,
b) art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp odnośnie do orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,
c) art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp odnośnie do zawarcia z innymi Wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,
d) art. 108 ust. 1 pkt 6 Pzp,
Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców:
a. wymienionych w art. 7 ust. 1 pkt 1)-3) Ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835),
b. wymienionych w artykule 5k Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, wprowadzonym Rozporządzeniem (UE) 2022/576 z dnia 8 kwietnia 2022 r. (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022).
Uwaga: Wszelkie pozostałe informacje dot. postępowania (w tym dotyczące wszystkich wymaganych od wykonawców oświadczeń i dokumentów), których ze względu na ograniczoną liczbę znaków niniejszego formularza, nie można było w nim umieścić, znajdują się w Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) wraz z załącznikami, udostępnionej na stronie internetowej tj.: https://portal.smartpzp.pl/umwl wraz z opublikowanym w Dz.U. UE niniejszym ogłoszeniem.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

Wymagane dokumenty:
- wykazu usług (Załącznik nr 4 do SWZ), wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, wartości, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy;
Dokument ten będzie służył potwierdzeniu przez wykonawcę spełniania warunku określonego w III.1.3) pkt 1)
- wykazu osób (Załącznik nr 4A do SWZ), skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych
i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami;
Dokument ten będzie służył potwierdzeniu przez wykonawcę spełniania warunku określonego w III.1.3) pkt 2)
*UWAGA: Okres wyrażony w latach/miesiącach liczy się wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert.

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

Zamawiający uzna, że Wykonawcy spełniają niniejszy warunek, jeżeli wykażą,
1) iż w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, w sposób należyty wykonali
(tj. zakończyli) co najmniej 2 usługi, każda z nich polegająca na kompleksowej organizacji udziału w zagranicznych targach o charakterze międzynarodowym, obejmujących organizację co najmniej 2 spotkań B2B, transportu,
noclegu, obsługę tłumaczeniową, każda usługa o wartości co najmniej
200 000,00 brutto zł;
UWAGA: Dla potrzeb oceny spełniania warunku określonego powyżej, jeśli wartości zostaną podane w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs PLN do tej waluty publikowany przez NBP na dzień opublikowania SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania, podanej w pkt. II SWZ. Jeżeli w dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania NBP nie publikuje średniego kursu danej waluty, za podstawę przeliczenia przyjmuje się średni kurs waluty publikowany pierwszego dnia po dniu publikacji SWZ na stronie internetowej prowadzonego postępowania;
2) dysponują lub będą dysponować:
a) 1 osobą - Koordynator projektu - który będzie odpowiedzialny za sprawy organizacyjne i za kontakty bieżące z Zamawiającym w zakresie realizacji wszystkich elementów organizacji udziału w targach zgodnie z OPZ w szczególności będzie obecny przez cały czas trwania wyjazdu na targi oraz podczas targów – który nabył w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert doświadczenie w roli koordynatora co najmniej 2 zagranicznych targów o charakterze międzynarodowym, obejmujących co najmniej organizację 2 spotkań B2B, transportu, noclegu, obsługę tłumaczeniową.
b) 1 osobą – Specjalista ds. eksportu - który będzie prowadził spotkanie przygotowujące do udziału w targach – który nabył w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert:
-4-letnie doświadczenie w pracy na stanowisku/stanowiskach związanych
z eksportem
-w tym co najmniej 2-letnie doświadczenie na stanowisku/stanowiskach związanych z eksportem z Rumunią;
-doświadczenie w prowadzeniu/współprowadzeniu min. 2 konferencji/szkoleń/ warsztatów, na których prezentował min. 3 tematy wpisujące się w któryś
z następujących obszarów:
•sposoby wyszukiwania nowych kontrahentów zagranicznych i ich wstępnej weryfikacji oraz negocjacje handlowe w eksporcie z uwzględnieniem specyfikacji negocjacji z partnerami na docelowym rynku,
•istotne aspekty przy zawieraniu umów w handlu zagranicznym
z uwzględnieniem oferowania i kontraktowania, klauzule kontraktu w handlu zagranicznym, a także zastosowanie zwyczajów handlowych w kontraktach zagranicznych,
•strategia eksportowa jako element strategii rozwoju przedsiębiorstwa, jak również sposób oceny potencjału eksportowego przedsiębiorstwa oraz aspekty istotne przy wyborze nowych rynków eksportowych,
•marketing w rozwoju eksportu oraz formy promocji produktów na rynkach eksportowych,
•certyfikacja, normy techniczne towarów eksportowych (w i poza UE);
•analiza rynku i praktyk handlowych i innych zasad warunkujących dostęp do danego rynku Rumunii;
•projektowanie produktów i usług w celu wzmocnienia innowacyjności
i konkurencyjności produktów, w tym przeznaczonych na rynki międzynarodowe, budowanie wizerunku brandu na rynkach międzynarodowych;
•tradycja i obyczaje kulturowe, praktyki i obowiązujące reguły biznesowe, zasady dyplomatyczne, oraz innych kwestie organizacyjne dotyczące operowania na rynku Rumunii
Jedna osoba może pełnić tylko jedną funkcję.

Dokumenty składane wraz z ofertą:
Ofertę należy sporządzić zgodnie z wzorem Formularza ofertowego
Ponadto do oferty należy załączyć:
a)oświadczenie Wykonawcy, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp,
b) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby (jeśli dotyczy)
c) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy (jeśli dotyczy)
d) oświadczenie Wykonawcy (Załącznik nr 8),
e) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby (Załącznik nr 9) jeśli dotyczy.
f) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (jeśli dotyczy) (załącznik nr 11 do SWZ),
Zamawiający nie żąda wniesienia wadium.
Pozostałe informacje dot postępowania, które ze względu na ograniczoną liczbę znaków nie można było umieścić w ogłoszeniu, znajdują się w SWZ dostępnej na stronie https://portal.smartpzp.pl/umwl
Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. W postępowaniu odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
5. Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
6. Domniemywa się, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
7. Odwołanie w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne wnosi się w terminie:
a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;
b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.
8. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
9. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 7 i 8 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.
10. Jeżeli zamawiający mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:
a) 30 dni od dnia publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia;
b) 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający nie opublikował w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.
11. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
12. Pisma w formie pisemnej wnosi się za pośrednictwem operatora pocztowego, w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe, osobiście, za pośrednictwem posłańca, a pisma w postaci elektronicznej wnosi się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.