Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna podczas wydarzeń podsumowujących wdrażanie Instrumentu Zielonej Transformacji Miast (IZTM)

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna podczas wydarzeń podsumowujących wdrażanie Instrumentu Zielonej Transformacji Miast.
2. Wykaz elementów zamówienia:
2.1 Element nr 1 - Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna 2-dniowej konferencji „Zielona Transformacja Miast”,
2.2 Element nr 2 - Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna jednej wizyty studyjnej.
3. Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. Po zawarciu umowy (projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego (PPU) stanowią Załącznik nr 2 do SWZ) stanowił on będzie załącznik do umowy. Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie zawarta umowa na warunkach, określonych w PPU. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do zawartej umowy, na podstawie art. 455 ustawy, w sposób i na warunkach szczegółowo opisanych w PPU.
4. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne i inne szczególne usługi w związku z art. 359 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 793) zwanej dalej „ustawą”. prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 132 ustawy oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. Postępowanie jest częścią większego zamówienia udzielanego w częściach.
5. Wartość zamówienia jest większa od progów unijnych, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy w odniesieniu do usług.
6. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy.
7. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia przez Wykonawcę wizji lokalnej oraz sprawdzenia przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 ustawy.
8. Zamawiający oświadcza, że wynagrodzenie jest finansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności. Wszystkie dokumenty wytworzone w trakcie realizacji przez Wykonawcę Zamówienia muszą być oznaczone logotypami Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększenia Odporności obowiązującymi w dniu przekazania dokumentów do Zamawiającego.
9. Zadanie będzie realizowane do 31 października 2026 r. lub do wyczerpania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia, wymienionej w § 4 ust. 1 PPU, w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi wcześniej. Termin realizacji zamówienia może ulec zmianie na zasadach określonych w umowie.
10. Zamawiający zastrzega, iż w zgodnie z art. 257 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.) może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
11. Zamawiający zastrzega, że może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy.
12. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
13. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
14. Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl, zakładka „Lista postępowań PZP”, przed otwarciem ofert zakładka „Aktualne”, po otwarciu ofert zakładka "W toku" numer postępowania BDG-V.2611.33.2026.MP.
15. Pełny opis procedury, w tym opis i forma dokumentów składanych w postępowaniu znajduje się w Specyfikacji Warunków Zamówienia.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna podczas wydarzeń podsumowujących wdrażanie Instrumentu Zielonej Transformacji Miast.
2. Wykaz elementów zamówienia:
2.1 Element nr 1 - Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna 2-dniowej konferencji „Zielona Transformacja Miast”,
2.2 Element nr 2 - Kompleksowa usługa organizacyjno-noclegowo-gastronomiczna jednej wizyty studyjnej.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:
5.2.4.1. w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) należycie wykonał co najmniej trzy (3) usługi, z których każda polegała na organizacji stacjonarnych wydarzeń takich jak konferencja/ konwent/ kongres/ zjazd/ sympozjum/ szkolenie/ warsztaty, dla min. 100 uczestników, przy czym organizacja obejmowała łącznie co najmniej: usługi hotelowe, zapewnienie sali wraz z obsługą techniczno-logistyczną, zapewnienie cateringu, dokumentowanie wydarzeń w postaci zdjęć.
Wykonanie jednej usługi jest równoznaczne z wykonaniem jednej umowy na rzecz jednego Zamawiającego
wydarzenia.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że (numeracja zgodna z SWZ):
5.2.4.2. dysponuje lub będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia:
5.2.4.2.1 1 osobą, która w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), koordynowała organizację (koordynator/koordynatorka wydarzenia) oraz zapewniała obsługę na miejscu co najmniej trzech (3) stacjonarnych wydarzeń takich jak konferencja/ konwent/ kongres/ zjazd/ sympozjum/ szkolenie/ warsztaty dla grupy min. 100 osób.
Przez zapewnienie obsługi na miejscu Zamawiający rozumie min.: koordynowanie spotkania na miejscu, udzielanie informacji organizacyjnych uczestnikom wydarzeń oraz bycie odpowiedzialnym za listę obecności, nadzorowanie prawidłowego wykonania zadania na miejscu, reagowanie na bieżące problemy.
5.2.4.2.2 1 osobą, która w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), koordynowała organizację (koordynator/koordynatorka wizyty studyjnej/szkolenia) oraz zapewniała obsługę na miejscu co najmniej trzech (3) wydarzeń takich jak wizyty studyjne bądź wyjazdy szkoleniowe dla grupy min. 10 osób.
Przez zapewnienie obsługi na miejscu Zamawiający rozumie min.: koordynowanie spotkania na miejscu, udzielanie informacji organizacyjnych uczestnikom wydarzenia/eń oraz bycie odpowiedzialnym za listę obecności, nadzorowanie prawidłowego wykonania zadania na miejscu, reagowanie na bieżące problemy.
5.2.4.2.3 co najmniej 1 osobą pełniącą funkcję fotografa, która posiada doświadczenie zawodowe, polegające na obsłudze fotograficznej, w tym w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), minimum trzech (3) wydarzeń, takich jak konferencja/konwent/kongres/zjazd/ sympozjum/szkolenie/warsztaty;
5.2.4.2.4 1 osobą pełniącą funkcję realizatora/ki dźwięku, posiadającą doświadczenie zawodowe polegające na byciu realizatorem/ką dźwięku przy realizacji co najmniej trzech (3) filmów o dowolnej tematyce, zdobyte w okresie ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie).
Uwaga!
Zamawiający nie wyraża zgody na łączenie funkcji osób wskazanych w 5.2.4.2.3 i 5.2.4.2.4.

Informacje dodatkowe

1. Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl, zakładka „Lista postępowań PZP”, przed otwarciem ofert zakładka „Aktualne”, po otwarciu ofert zakładka "W toku" numer postępowania BDG-V.2611.33.2026.MP
2. (numeracja zgodna z SWZ)
5.8 Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców:
5.8.1 którzy nie wykażą, że nie zachodzą wobec nich przesłanki określone w art. 108 ust. 1 ustawy;
5.8.2 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 109 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 ustawy;
5.8.3 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2, 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego,
5.8.4 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 5k rozporządzenia Rady UE 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r., dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie,
8.11 Na potrzeby oceny ofert, oferta musi zawierać nw. dokumenty i oświadczenia, podpisane przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym i złożone za pośrednictwem Platformy:
8.11.1 Formularz ofertowy sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 7 do SWZ,
8.11.2 oświadczenia (JEDZ), o których mowa w pkt 6.1 według wzoru dostępnego na Platformie,
8.11.3 pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy),
8.11.4 zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 5.5.1 i 5.5.4 – jeżeli Wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby,
8.11.5 oświadczenie, o którym mowa w pkt 5.7.2, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ,
8.11.6 oświadczenie Wykonawcy, o którym mowa w pkt. 6.1.6, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do SWZ,
8.11.7 oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt. 6.1.7, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ,
8.11.8 na potrzeby oceny ofert w kryterium oceny ofert „Dodatkowe doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówienia”, o którym mowa w pkt 13.4, oferta musi zawierać wykaz osób, sporządzony zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 12 do SWZ.
UWAGA:
1. Do oceny w kryterium „Dodatkowe doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówienia” nie mogą zostać przedstawione inne osoby niż osoby wskazane na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 5.2.4.2 SWZ.
2. W ww. wykazie osób należy wskazać doświadczenie tych osób ponad minimalne doświadczenie wymagane na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu.
3. Wykaz osób do oceny w kryterium „Dodatkowe doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówienia” nie należy do dokumentów, o których mowa w art. 124 ustawy i w wypadku niezłożenia go wraz z ofertą lub złożenia dokumentu wadliwego, Zamawiający nie będzie wzywał Wykonawców do jego uzupełnienia, a oferta w tym kryterium otrzyma 0 pkt.
4. Dokument, o którym mowa w pkt 8.11.8 musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, w przeciwnym razie Zamawiający uzna, że Wykonawca nie złożył go wraz z ofertą i oferta w tym kryterium uzyska 0 pkt.
8.11.9 na potrzeby oceny ofert w kryterium oceny ofert „Koncepcja realizacji Konferencji”, o którym mowa w pkt.13.5, oferta musi zawierać dokument pt. „Koncepcja realizacji konferencji” opracowany zgodnie z wymogami zawartymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącego Załącznik nr 1 do SWZ, umożliwiający ocenę oferty w sposób opisany w pkt. 13.5 SWZ, przygotowaną wg poniższych wytycznych:
1. Koncepcja realizacji konferencji powinna zawierać:
1.1 projekt graficzny /wizualizację (materiały):
A) slajdu startowego prezentacji,
B) save the date,
C) zaproszenia,
D) agendy,
E) identyfikatorów konferencyjnych.
Zamawiający wymaga, aby ww. materiały były estetyczne, spójne z pozostałymi projektami graficznymi/wizualizacjami i tematyką konferencji oraz planowaną aranżacją sceny Sali konferencyjnej oraz zgodne z Księgą Identyfikacji Wizualnej KPO (Księga dostępna jest na poniższej stronie: https://www.gov.pl/web/planodbudowy/strategia-promocji-i-informacji-kpo).
1.2 projekt aranżacji sceny sali konferencyjnej nawiązujący do tematyki wydarzenia, z łatwym wejściem/zejściem (z uwzględnieniem dostosowania dla potrzeb osób z niepełnosprawnościami), z mównicą, 5 miejscami dla panelistów, stolikami, dekoracjami (w tym florystycznymi z kwiatów żywych, nie ciętych), ekranem poglądowym (ze sceny dla prelegentów), scenografią multimedialną.
Projekt aranżacji sceny sali powinien obejmować również specjalne oświetlenie, które powinno obejmować zarówno osoby obecne na scenie, scenę oraz tzw. oświetlenie klimatyczne.
Zamawiający wymaga, aby aranżacja sceny Sali konferencyjnej była estetyczna, utrzymana w biznesowym charakterze, profesjonalna, funkcjonalna (z uwzględnieniem potrzeb osób z niepełnosprawnościami), spójna z koncepcją i tematyką konferencji i podkreślająca charakter Wydarzenia oraz nowoczesna i oryginalna.
2. Koncepcja powinna zawierać identyfikację wizualną Wydarzenia. Identyfikacja wizualna wydarzenia powinna być spójna z dotychczasową identyfikacją wizualną IZTM (do zastosowania grafiki z załącznika nr 1 i nr 2 do OPZ) i obowiązującą Księgą Identyfikacji Wizualnej KPO (dostępna jest na poniższej stronie: https://www.gov.pl/web/planodbudowy/strategia-promocji-i-informacji-kpo).
3. Koncepcję należy przedstawić w formie kolorowych wizualizacji oraz opisu.
4. Koncepcja musi być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby umocowane, w przeciwnym razie Zamawiający uzna, że Wykonawca nie złożył jej wraz z ofertą i oferta otrzyma w tym kryterium oceny ofert 0 pkt.
UWAGA: Jeżeli oferta nie będzie zawierała dokumentu ”Koncepcja realizacji Konferencji” lub dokument ten lub informacje w nim zawarte będą niepełne, Zamawiający nie będzie wzywał Wykonawcy do jego uzupełnienia.
W takim przypadku oferta Wykonawcy odpowiednio otrzyma 0 pkt w kryterium „Koncepcja realizacji Konferencji” lub ocena punktowa w tym kryterium zostanie stosownie obniżona w ramach elementów, które będą oceniane na podstawie powyższych informacji.
5. W przypadku, gdy oferta w kryterium Koncepcja realizacji Konferencji nie uzyska minimum 50% maksymalnej liczby punktów w tym kryterium (tj. 20 pkt), zostanie odrzucona jako oferta, której treść jest niezgodna z warunkami zamówienia na podstawie przepisu art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Każdemu Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale IX ustawy jak dla postępowań powyżej progów unijnych, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy w odniesieniu do dostaw. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.