Konserwacja dokumentacji aktowej oraz prac konserwatorskich dokumentacji aktowej archiwalnej, weryfikacja czystości mikrobiologicznej materiałów archiwalnych i przekazanie do Archiwum Państwowego

Krótki opis

PROGRAM PRAC KONSERWATORSKICH I ZABEZPIECZAJĄCYCH DOKUMENTÓW ARCHIWALNYCH PRZECHOWYWANYCH W DOMU IM. KS. G.P. BAUDOUINA W WARSZAWIE UL. NOWOGRODZKA 75

A. Teczki zawierające pojedyncze dokumenty, poszyty dokumentów, dokumentację osobową oraz dokumentację medyczną.
Ogólny stan zachowania jednostek wytypowanych do prac z zakresu konserwacji i zabezpieczenia materiałów:
- utrwalone załamania i deformacje papierowego podłoża dokumentów
- ubytki
- przedarcia
- dawne, nieprawidłowe naprawy
- sklejenia grzbietu uniemożliwiające dostęp do tekstu
Program prac:
1) Ewentualne oczyszczenie mechaniczne kart dokumentów odpowiednio dobraną metodą w miejscu występowania nieprawidłowych napraw i przedarć (na przykład przy użyciu miękkiego pędzla z włosiem syntetycznym, gąbki lateksowej Wallmaster®, winylowej gumki Prismacolor® Magicrub, gumki non-phthalate Hi-Polymer Pentel® lub włókna szklanego).
2) Wykonanie prób odporności papierowego podłoża, druku, mediów pisarskich oraz spoiwa klejowego nieprawidłowych napraw na wybrane rozpuszczalniki organiczne.
3) Usunięcie dawnych, nieprawidłowych napraw przy użyciu rozpuszczalników organicznych i/lub skalpelem parowym (wszystkich taśm klejących, a także papierowych pasków zasłaniających tekst) z wyjątkiem uzupełnień papierowego podłoża i doklejonych elementów, na których znajdują się zapiski rękopiśmienne.
4) Usunięcie pozostałości spoiwa taśm klejących i pozostałych napraw odpowiednio dobraną metodą i/lub przy użyciu wybranych rozpuszczalników,
5) Usunięcie wszystkich metalowych elementów, takich jak: spinacze i zszywki.
6) Przeprowadzenie zabiegu prostowania kart, w obrębie których występują utrwalone deformacje i załamania uniemożliwiające odczytanie tekstu, przy użyciu odpowiednio dobranych rozpuszczalników i metod.
7) Wykonanie podklejeń przedarć i załamań papieru taśmą Filmoplast® R.
8) Ewentualna wymiana i dopasowanie do formatu jednostki opakowań ochronnych (teczek bezkwasowych i pudeł ochronnych). Wymiary pojedynczych jednostek będą mogły ulec zmianie po przeprowadzeniu zabiegu prostowania.
9) Wykonanie sprawozdania z przeprowadzonych zabiegów zawierającego opis wykonanych czynności, spis materiałów użytych do konserwacji oraz zdjęcia poglądowe wykonane w trakcie prowadzonych prac.
10) Wykonanie wszystkich zabiegów konserwatorskich w bloku poszytu dokumentów bez konieczności rozklejania dokumentów na pojedyncze karty.
11) Dostosowanie opakowań ochronnych do formatu jednostki po konserwacji zgodnie z załącznikiem Nr 4 do Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2019 poz. 246).

B. Księgi.
Ogólny stan zachowania jednostek wytypowanych do prac z zakresu konserwacji w specjalistycznej pracowni konserwatorskiej – introligatorskiej:
- uszkodzenia mechaniczne bloków ksiąg
- uszkodzenia mechaniczne opraw ksiąg
- odspojenia opraw od bloków ksiąg
- brak części lub całości opraw
- liczne deformacje papierowego podłoża kart
- przedarcia i ubytki występujące w obrębie kart ksiąg
Program prac:
1) Ewentualne naniesienie foliacji konserwatorskiej w przypadku braku oryginalnej paginacji kart.
2) Ewentualne oczyszczenie mechaniczne opraw i kart bloków wszystkich ksiąg odpowiednio dobraną metodą (na przykład przy użyciu miękkiego pędzla z włosiem syntetycznym, gąbki lateksowej Wallmaster®, winylowej gumki Prismacolor® Magicrub, gumki non-phthalate Hi-Polymer Pentel® lub włókna szklanego).
3) Wykonanie prób odporności papierowego podłoża, druku, mediów pisarskich oraz spoiw klejowych na wybrane rozpuszczalniki.
4) Wykonanie podklejeń przedarć i uzupełnień ubytków przy użyciu długowłóknistego papieru japońskiego o odpowiedniej gramaturze i spoiwa klejowego (kleju z oczyszczonej skrobi pszennej Definol® z dodatkiem Aseptiny M lub roztworów eterów celulozy w rozpuszczalnikach organicznych).
5) Przeprowadzenie zabiegu prostowania kart przy użyciu wybranych rozpuszczalników odpowiednio dobraną metodą.
6) Ewentualne oddzielenie wybranych kart bloku ksiąg, wzmocnienie krawędzi kart i przegubów składek (wykonanie niezbędnych podklejeń i uzupełnień ubytków odpowiednio dobraną metodą), a następnie ponowne połączenie kart (zgodnie z pierwotnym sposobem łączenia).
7) Ewentualna rekonstrukcja sposobu łączenia wybranych kart w przypadku rozlegle uszkodzonego pierwotnego sposobu łączenia kart.
8) Wzmocnienie grzbietów bloków wybranych ksiąg przy użyciu długowłóknistego papieru japońskiego o odpowiedniej gramaturze i kleju z oczyszczonej skrobi pszennej Definol® z dodatkiem Aseptiny M.
9) Doklejenie odpowiednio dobraną metodą odspajających się opraw do bloków wybranych ksiąg, które nie wymagają ich całkowitego oddzielenia.
10) Ewentualne oddzielenie wybranych opraw i pozostałości po oprawach od bloków ksiąg (jeżeli jest to niezbędne do przeprowadzenia zabiegów konserwatorskich lub wykonania rekonstrukcji brakujących elementów) odpowiednio dobraną metodą.
11) Ewentualna rekonstrukcja niezachowanych elementów opraw wybranych ksiąg, do której wykonania zostaną użyte atestowane materiały bezkwasowe.
12) Wykonanie nowych opraw z atestowanych materiałów bezkwasowych (dla wybranych ksiąg w przypadku których oprawa się nie zachowała lub podjęto decyzję o oddzieleniu oprawy lub jej pozostałości, ze względu na: występowanie nieodwracalnych uszkodzeń w obrębie pierwotnej oprawy lub zachowanie się niewielkich pozostałości pierwotnej oprawy).
13) Ponowne połączenie bloków ksiąg z wcześniej oddzielonymi oprawami (które zostały poddane konserwacji), a także nowymi oprawami w sposób umożliwiający bezpieczne użytkowanie oraz ewentualną zmianę sposobu oprawy w przyszłości.
14) Zabezpieczenie oddzielonych pierwotnych opraw lub pozostałości po pierwotnych oprawach (w przypadku wykonania nowej oprawy) w obwoluty lub pudła ochronne wykonane z atestowanych materiałów bezkwasowych.
15) Umieszczenie

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Przed zawarciem umowy Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, zobowiązany będzie do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, dalej zwanego zabezpieczeniem, w wysokości 5 % wynagrodzenia za realizację zamówienia podstawowego podanej w ofercie (ceny brutto). Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
2. Zabezpieczenie może być wnoszone według wyboru Wykonawcy w jednej lub w kilku
następujących formach:
1) w pieniądzu;
2) w poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym, że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
3) w gwarancjach bankowych;
4) w gwarancjach ubezpieczeniowych;
5) w poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy
z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
3. W trakcie realizacji umowy Wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa w ust. 2. Zmiana formy zabezpieczenia jest dokonywana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości.
4. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu Wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy w banku Citi Bank numer rachunku 09 1030 1508 0000 0005 5006 9059, z podaniem tytułu zabezpieczenia: „zabezpieczenie należytego wykonania umowy nr …” najpóźniej w dniu zawarcia umowy. Datą wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy jest data uznania rachunku Zamawiającego, przy czym należy pamiętać, że zabezpieczenie jest wniesione należycie w dniu i o godzinie obciążenia rachunku Zamawiającego, a nie w dniu i o godzinie dokonania przelewu przez Wykonawcę.
5. W przypadku wnoszenia zabezpieczenia w formach innych niż pieniężna dokument zabezpieczenia należy przed zawarciem umowy dostarczyć Zamawiającemu w celu zaakceptowania jego treści.
6. W przypadku wyboru przez Wykonawcę gwarancji lub poręczenia jako formy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy poręczenie lub gwarancja winny zawierać następujące elementy:
1) wskazanie Wykonawcy, wskazanie Zamawiającego jako beneficjenta poręczenia lub gwarancji, wskazanie Gwaranta (podmiotu udzielającego poręczenia lub gwarancji) wraz z ich siedzibami;
2) wskazanie umowy, na której zabezpieczenie należytego wykonania udzielone zostało poręczenie lub gwarancja;
3) wskazanie sumy gwarancji;
4) wskazanie terminu ważności poręczenia lub gwarancji;
5) nieodwołalne i bezwarunkowe zobowiązanie poręczyciela lub gwaranta do zapłaty na pierwsze pisemne żądanie Zamawiającego do pełnej kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
7. Zamawiający zwróci 70% zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. Pozostałe 30% zabezpieczenia zamawiający zwróci wykonawcy w terminie nie późniejszym niż w 15 dniu po upływie ostatniego dnia okresu gwarancji lub rękojmi za wady na dostarczony przedmiot zamówienia.
8. Szczegółowe warunki i wymagania co do zabezpieczenia są określone w projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących załącznik nr 3 do SWZ.