Obsługa eventów/wydarzeń organizowanych przez Uniwersytet Warszawski na terenie Polski w podziale na 2 części

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa eventów/wydarzeń organizowanych przez Uniwersytet Warszawski na terenie Polski w podziale na 2 części:
1) CZĘŚĆ 1 – Tydzień Noblowski 2026, UWaga Nauka IV kwartał 2026, UWaga Nauka II kwartał 2027, KOKON 2027, Gala finałowa- Fake Buster, UWaga Nauka IV kwartał 2027;
2) CZĘŚĆ 2 – Brave Camp gala finałowa XVII edycji 2027, Tydzień Noblowski 2027, Wisła na rozdrożu, Targi Kół Naukowych V edycja 2027, Serwis Naukowy, Brave Camp gala finałowa XVIII edycji 2027.
2. Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 3 do SWZ.

Opis opcji

3. Zamawiający, na podstawie art. 441 ustawy Pzp, może skorzystać w ramach realizacji Umowy z prawa opcji, tj. zlecić Wykonawcy na zasadach wynikających z OPZ:
1) obsługa wydarzenia pn. TYDZIEŃ NOBLOWSKI 2026 opisanego w OPZ jako ZADANIE NR 1 w CZĘŚCI NR 1;
2) obsługa wydarzenia pn. UWAGA NAUKA opisanego w OPZ jako ZADANIE NR 2 w CZĘŚCI NR 1.
w terminach wskazanych w OPZ, o ile ich realizacja będzie możliwa ze względu na termin rozstrzygnięcia przedmiotowego postępowania.
4. Zamawiający może z prawa opcji skorzystać zlecając realizację:
1) Zadania nr 1 albo
2) Zadania nr 1 i Zadania nr 2 albo
3) Zadania nr 2.
5. Zamawiający może nie skorzystać z prawa opcji. Zamówienie realizowane w ramach opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego. Nieskorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie rodzi po stronie Wykonawcy żadnych roszczeń
w stosunku do Zamawiającego.
6. Zamawiający w celu realizacji prawa opcji przekaże Wykonawcy oświadczenie o uruchomieniu prawa opcji za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres e-mail wskazany w § 10 ust. 3 Umowy.
7. Zamawiający może uruchomić prawo opcji w trakcie trwania umowy w zakresie zamówienia podstawowego.
8. Za dzień uruchomienia prawa opcji przyjmuje się dzień przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego oświadczenia,
o którym mowa w ust. 6.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. O udzielenie zamówienia publicznego w zakresie każdego z zadań może ubiegać się Wykonawca, który spełnia warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, tj.:
1) Zamawiający uzna warunek za spełniony w zakresie poszczególnych części, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 3 usługi (umowy) związane z obsługą techniczną i logistyczną wydarzeń, polegające m.in. na obsłudze nagłośnienia, oświetlenia i multimediów, zorganizowane dla minimum 80 uczestników każda, o wartości minimum 40 000 zł brutto każda.
2. W sytuacji złożenia oferty w zakresie obu części, na potwierdzenie spełniania powyższego warunku w poszczególnych częściach, Wykonawca może wykazać te same wykonane usługi.
3. Zamawiający zastrzega, że w sytuacji składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz analogicznie w sytuacji, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innego podmiotu, na zasadach określonych w art. 118 Ustawy Pzp, warunek, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, musi zostać spełniony w całości przez przynajmniej jednego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie lub podmiot udostępniający zasoby.

Informacje dodatkowe

Zgodnie z art. 138 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 793.), zwanej dalej „ustawą Pzp”, termin składania ofert nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, tym nie mniej, zgodnie z art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp, Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert krótszy niż termin określony w ust. 1, nie krótszy jednak niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.
Z brzmienia art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp wynika, że możliwe jest skorzystanie
z możliwości wyznaczenia terminu składania ofert krótszego niż 35 dni, w przypadku gdy:
1) zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,
2) skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.
Skrócenie terminu składania ofert w postępowaniu na obsługę eventów/wydarzeń organizowanych przez Uniwersytet Warszawski na terenie Polski w podziale na 2 części znajduje pełne uzasadnienie ze względu na pilną potrzebę jego udzielenia.
Skrócenie terminu składania ofert jest niezbędne z punktu widzenia realizacji harmonogramu projektu. Pierwsze z zaplanowanych wydarzeń w ramach Części 1 zamówienia – Zadanie nr 1: Tydzień Noblowski 2026 – rozpoczyna się nieprzekraczalnym terminem montażu skomplikowanej infrastruktury scenotechnicznej, nagłośnienia, oświetlenia, systemu transmisji na żywo z 3 kamer oraz kabin i systemu tłumaczeń symultanicznych wraz z próbą generalną już w dniu 2 października 2026 r. (samo wydarzenie odbywa się w dniach 5–9 oraz 12 października 2026 r.). Ponadto Wykonawca zobowiązany jest wyprodukować i dostarczyć dedykowane materiały promocyjne (m.in. informatory, notesy, przypinki, krówki reklamowe, banery, windery) w terminie do 5 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. W dalszej kolejności harmonogram zakłada realizację kolejnych kluczowych przedsięwzięć, w tym m.in. UWaga Nauka w IV kwartale 2026 r. (Zadanie nr 2 w Części 1) oraz Brave Camp gala finałowa XVII edycji w dniu 15 lutego 2027 r. (Zadanie nr 1 w Części 2).
Zastosowanie standardowego, co najmniej 35-dniowego terminu składania ofert – uwzględniając procedurę badania i oceny ofert, wybór najkorzystniejszej oferty, czas na ewentualne środki ochrony prawnej oraz niezbędny okres na przygotowanie produkcji i logistyki technicznej – uniemożliwiłoby wyłonienie Wykonawcy przed wymaganym terminem rozpoczęcia prac i dostaw na Tydzień Noblowski 2026. Doprowadziłoby to do naruszenia harmonogramu i uniemożliwiło należytą organizację kluczowych wydatków
i wydarzeń akademickich Uniwersytetu Warszawskiego.
Każdy z Wykonawców, bowiem jako profesjonalny podmiot w obrocie prawno-gospodarczym, obiektywnie rzecz biorąc, jest w stanie przygotować i złożyć ofertę na realizację przedmiotowego zadania w sytuacji, gdy termin składania ofert będzie nie krótszy niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Wyznaczenie krótszego terminu nie narusza tym samym zasady uczciwej konkurencji ani równego traktowania wykonawców.
Reasumując, należy stwierdzić, że zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia
i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.
Powyższe stanowisko potwierdza ugruntowane stanowisko doktryny i orzecznictwa. Należy podkreślić, że art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp jest wynikiem implementacji art. 27 ust. 3 dyrektywy 2014/24/UE, na mocy którego, jeżeli ze względu na stan pilnej konieczności należycie uzasadniony przez instytucją zamawiającą termin składania ofert nie może być dotrzymany, instytucja zamawiająca może wyznaczyć termin, który nie może być krótszy niż 15 dni od daty wysłania ogłoszenia o zamówieniu. Jednocześnie
z motywu 46 preambuły do tej dyrektywy wynika, że zgodnie z intencją ustawodawcy unijnego, instytucje zamawiające powinny mieć możliwość skrócenia niektórych terminów mających zastosowanie w procedurze otwartej i ograniczonej oraz
w procedurach konkurencyjnych z negocjacjami, w przypadkach, gdy dane terminy byłyby niewykonalne ze względu na pilną konieczność, która powinna zostać należycie uzasadniona przez instytucję zamawiającą. Przy czym nie musi to być wyjątkowo pilna konieczność spowodowana okolicznościami, których instytucja zamawiająca nie może przewidzieć i których nie można jej przypisać. Jak wskazuje się w doktrynie będzie to sytuacja, w której zamawiający powinien podjąć pilnie działania zmierzające do wykonania zamówienia publicznego. Stan pilnej konieczności nie oznacza jednak wymogu natychmiastowej reakcji np. w celu usunięcia awarii lub katastrofy. Tego rodzaju sytuacje upoważniają zamawiającego do zastosowania procedury negocjacyjnej bez ogłoszenia, przewidzianej w art. 32 dyrektywy 2014/24/UE (tak: A. Sołtysińska, Europejskie prawo zamówień publicznych (Komentarz, Wolters Kluwer, Warszawa 2016). Przesłankami skrócenia terminu składania ofert wskazanymi w dyrektywie 2014/24/UE są zatem: pilna konieczność udzielenia zamówienia, wynikająca z niemożności zachowania podstawowych terminów przez zamawiającego, oraz podanie przez zamawiającego uzasadnienia powstałego stanu pilnej konieczności.
Orzecznictwo, w tym m.in. liczne tezy Krajowej Izby Odwoławczej, zwanej dalej „KIO”, potwierdzają prawidłowość działania Zamawiającego w zakresie skrócenia terminu składania ofert. KIO w wyroku z dnia 14 lipca 2023 r., sygn. KIO 1844/23 wskazuje, że do powstania możliwości skrócenia terminu niezbędne jest wykazanie, że istnieje pilna potrzeba udzielenia zamówienia, a zaspokojeniu tej potrzeby w odpowiedni sposób służy skrócenie terminu składania ofert. Przepis art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp mówi jedynie o tym, by skrócenie terminu składania ofert było uzasadnione. Zgodnie z wskazanym wyrokiem „[…] intencją ustawodawcy przy wprowadzeniu ww. przepisu, było objęcie jego dyspozycją szerokiego katalogu przypadków, w których możliwym będzie skrócenie terminu składania ofert - w tym również przypadków, które zamawiający mógł przewidzieć lub które wynikają z przyczyn, za które odpowiada zamawiający.”
Określając termin składania ofert (w tym również termin skrócony) zamawiający powinien mieć również na względzie to, by potencjalni wykonawcy zainteresowani uzyskaniem zamówienia mogli w tym czasie przygotować i złożyć ważną ofertę. Zamawiający powinien więc kierować się warunkami konkretnego postępowania, w szczególności opisem przedmiotu zamówienia, jego złożonością i skalą, przy uwzględnieniu interesów, których ochrona ma zostać zapewniona przez skrócenie terminu.
W ocenie Zamawiającego, będącej wynikiem wnikliwej analizy całokształtu okoliczności faktycznych i prawnych przedmiotowej sprawy, w istocie zachodzi pilna potrzeba udzielenia tego zamówienia, przy czym skrócenie terminu składnia ofert w odnośnym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest całkowicie uzasadnione.
Tym samym, za spełnione należy uznać przesłanki, od których zależy możliwość skorzystania z uprawnienia do skrócenia terminu składania ofert w przetargu nieograniczonym na realizację przedmiotowego zamówienia.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.
2. Odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zmówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
3. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
4. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
5. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określone są w Dziale IX „Środki ochrony prawnej” ustawy Pzp.