Organizacja 5. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 16-20 listopada 2026 roku

Państwowy Instytut Geologiczny - Państwowy Instytut Badawczy

Termin

Termin składania ofert wynosił 2026-05-08. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2026-04-07.

Kto?

• Państwowy Instytut Geologiczny - Państwowy Instytut Badawczy

Co?

• Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów › Usługi w zakresie organizowania seminariów

Gdzie?

• Luxembourg › Luxembourg
• Warmińsko-mazurskie › Olsztyński
• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa

Historia zamówień

Data	Dokument
2026-04-07	Ogłoszenie o zamówieniu

Ogłoszenie o zamówieniu (2026-04-07)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Organizacja 5. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 16-20 listopada 2026 roku
Numer referencyjny: EDZ.26.21.2026
Krótki opis:

Rodzaj umowy: Usługi
Produkty/usługi: Usługi w zakresie organizowania seminariów 📦
Opis
Wewnętrzny identyfikator: EZP.26.21.2026
Tytuł: Organizacja 5. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 16-20 listopada 2026 roku
Opis zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: Kompleksowej organizacji 5. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa (5. WGS), która odbędzie się w dniach 16-20 listopada 2026 roku obejmująca wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową. 2. Zamawiający wymaga aby usługi związane z realizacją Konferencji były świadczone w obiekcie konferencyjnym znajdującym się w odległości nie większej niż 75 km od dworca Olsztyn Główny (53.785593, 20.498047). 3 Na przedmiot zamówienia składają się usługi: 3.1. wynajęcie obiektu konferencyjnego, w tym sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczną i miejscem na punkt rejestracyjno-informacyjny wraz z wyposażeniem, 3.2. zapewnienie noclegów ze śniadaniem, 3.3. zorganizowanie przerw kawowych, 3.4. zorganizowanie posiłków (obiady i kolacje), 3.5. zapewnienie miejsc parkingowych, 3.6. zakup materiałów promocyjnych. 4. W ramach organizowanego wydarzenia Wykonawca: 4.1. udostępni przygotowaną salę konferencyjną dla min. 300 osób (nie więcej niż 450 osób z maksymalnym prawem opcji), wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi; 4.2. udostępni miejsce punktu rejestracyjno-informacyjnego wraz z wyposażeniem; 4.3. zapewni obsługę techniczną wyposażonych sal konferencyjnych oraz pomieszczeń towarzyszących; 4.4. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem uczestnikom konferencji dla min. 300 osób (nie więcej niż 450 osób z maksymalnym prawem opcji)1: 3 x nocleg ze śniadaniem w dniach 16-18 listopada 2026 r. 4.5. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem dla organizatorów nie więcej niż 20 osób: 1x nocleg ze śniadaniem w dniu 19 listopada 2026 r.; 4.6. zapewni wyżywienie (2x przerwy kawowe całodzienne, 1x przerwa kawowa 1- godzinna, 3x obiady, 3x kolacja) dla min. 300 osób (nie więcej niż 450 osób z maksymalnym prawem opcji)1: wraz z obsługą kelnerską w dniach 16-19 listopada 2026 r.; 4.7. zapewni wyżywienie dla organizatorów nie więcej niż 20 osób w dniu 16 listopada 2026 r. 1x obiad oraz 19 listopada 2026 r. 1x kolacja; 4.8. zapewni 100 miejsc parkingowych dla uczestników konferencji. 4.9. dostarczy materiały promocyjne według wzorów i w ilościach wskazanych przez Zamawiającego na dwa miesiące przed terminem organizacji Konferencji. 5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w dokumentacji postępowania.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: Kompleksowej organizacji 5. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa (5. WGS), która odbędzie się w dniach 16-20 listopada 2026 roku obejmująca wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową.
2. Zamawiający wymaga aby usługi związane z realizacją Konferencji były świadczone w obiekcie konferencyjnym znajdującym się w odległości nie większej niż 75 km od dworca Olsztyn Główny (53.785593, 20.498047).
3 Na przedmiot zamówienia składają się usługi:
3.1. wynajęcie obiektu konferencyjnego, w tym sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczną i miejscem na punkt rejestracyjno-informacyjny wraz z wyposażeniem,
3.2. zapewnienie noclegów ze śniadaniem,
3.3. zorganizowanie przerw kawowych,
3.4. zorganizowanie posiłków (obiady i kolacje),
3.5. zapewnienie miejsc parkingowych,
3.6. zakup materiałów promocyjnych.
4. W ramach organizowanego wydarzenia Wykonawca:
4.1. udostępni przygotowaną salę konferencyjną dla min. 300 osób (nie więcej niż 450 osób z maksymalnym prawem opcji), wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi;
4.2. udostępni miejsce punktu rejestracyjno-informacyjnego wraz z wyposażeniem;
4.3. zapewni obsługę techniczną wyposażonych sal konferencyjnych oraz pomieszczeń towarzyszących;
4.4. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem uczestnikom konferencji dla min. 300 osób (nie więcej niż 450 osób z maksymalnym prawem opcji)1: 3 x nocleg ze śniadaniem w dniach 16-18 listopada 2026 r.
4.5. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem dla organizatorów nie więcej niż 20 osób: 1x nocleg ze śniadaniem w dniu 19 listopada 2026 r.;
4.6. zapewni wyżywienie (2x przerwy kawowe całodzienne, 1x przerwa kawowa 1- godzinna, 3x obiady, 3x kolacja) dla min. 300 osób (nie więcej niż 450 osób z maksymalnym prawem opcji)1: wraz z obsługą kelnerską w dniach 16-19 listopada 2026 r.;
4.7. zapewni wyżywienie dla organizatorów nie więcej niż 20 osób w dniu 16 listopada 2026 r. 1x obiad oraz 19 listopada 2026 r. 1x kolacja;
4.8. zapewni 100 miejsc parkingowych dla uczestników konferencji.
4.9. dostarczy materiały promocyjne według wzorów i w ilościach wskazanych przez Zamawiającego na dwa miesiące przed terminem organizacji Konferencji.
5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w dokumentacji postępowania.

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności:

Zamawiający wymaga aby usługi związane z realizacją Konferencji były świadczone w obiekcie konferencyjnym znajdującym się w odległości nie większej niż 75 km od dworca Olsztyn Główny (53.785593, 20.498047).

Kraj: Polska 🇵🇱
Miejsce wykonania: Olsztyński 🏙️
Czas trwania
Data końcowa: 2026-11-20 📅
Informacje o opcjach
Opcje ✅
Opis opcji:

4.9. Zamawiający na podstawie art. 441 Ustawy Pzp przewiduje zastosowanie prawa opcji. 4.9.1. Zamawiający najpóźniej na 30 dni przed datą organizacji Konferencji poinformuje Wykonawcę mailowo, na adres wskazany do kontaktów w umowie, o uruchomieniu opcji i zakresie w jakim ma być uruchomiona w szczególności dotyczy to zwiększenia liczby uczestników konferencji i dodatkowych usług objętych prawem opcji przewidzianych dla organizacji konferencji w dniach 16-20 listopada 2026 r. 4.9.2. Zamawiający uprawniony jest do poinformowania Wykonawcy o uruchomieniu prawa opcji i zakresie w jakim będzie korzystał z opcji w trakcie spotkania roboczego organizowanego w marcu 2027 w terminie do 20 listopada 2026r. 4.9.3. W ramach zamówienia opcjonalnego Zamawiający przewiduje: 4.9.3.1. Zapewnienie materiałów promocyjnych - porcelanowych filiżanek z podstawkami w pudełku prezentowym, wskazanych przez Zamawiającego (do maksymalnej kwoty 150 zł brutto za sztukę) – 50 szt.; 4.9.3.2. Zapewnienie przez Wykonawcę w dniach 17 oraz 18 listopada 2026 r. w trakcie kolacji 6h oprawy muzycznej, w tym wynajem DJ-a z bogatą dyskografią i potrzebnym sprzętem, zapewnienie odpowiedniego miejsca na parkiet taneczny; 4.9.3.3. Zapewnienie przez Wykonawcę w dniu 18 listopada 2026 r. oprawy dekoracyjnej w stylu hawajskim podczas kolacji bufetowej zasiadanej; 4.9.3.4. Zapewnienie dodatkowych 4 mikrofonów wraz ze sprzętem nagłaśniającym; 4.9.3.5. zapewnienie usługi noclegowej ze śniadaniem uczestnikom konferencji w maksymalnej liczbie 150 osób z maksymalnym prawem opcji 3 x nocleg ze śniadaniem w dniach 16-18 listopada 2026 r. 4.9.3.6. zapewnienie wyżywienia (przerwy kawowe, obiady, kolacje) dla maksimum 150 osób z maksymalnym prawem opcji wraz z obsługą kelnerską w dniach 16-19 listopada 2026 r.; 4.9.3.7. Kompleksowa organizacja spotkania roboczego w marcu 2027 (przewidywana data 3-5 marca 2027 r.;3) wraz z obsługą techniczną - zakres świadczonych usług obejmuje: 4.9.3.7.1. udostępnienie przygotowanej sali konferencyjnej dla max 150 osób, wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi; 4.9.3.7.2. udostępnienie miejsca dla punktu rejestracyjno-informacyjnego wraz z wyposażeniem; 4.9.3.7.3. zapewnienie obsługi technicznej wyposażonych sal konferencyjnych oraz pomieszczeń towarzyszących; 4.9.3.7.4. zapewnienie usługi noclegowej ze śniadaniem uczestnikom spotkania roboczego dla max 150 osób: 2 x nocleg ze śniadaniem w planowanym terminie spotkania; 4.9.3.7.5. zapewnienie wyżywienia (1x przerwa kawowa całodzienne, 1x przerwa kawowa 1- godzinna, 2x obiady, 2x kolacja) dla max, 150 osób wraz z obsługą kelnerską w terminie organizacji spotkania roboczego. Szczegółowe informacje dotyczące planowanego spotkania roboczego wskazano w opisie przedmiotu zamówienia zgodnie z Załącznikiem nr 1 do SWZ

Opis opcji

4.9. Zamawiający na podstawie art. 441 Ustawy Pzp przewiduje zastosowanie prawa opcji.
4.9.1. Zamawiający najpóźniej na 30 dni przed datą organizacji Konferencji poinformuje Wykonawcę mailowo, na adres wskazany do kontaktów w umowie, o uruchomieniu opcji i zakresie w jakim ma być uruchomiona w szczególności dotyczy to zwiększenia liczby uczestników konferencji i dodatkowych usług objętych prawem opcji przewidzianych dla organizacji konferencji w dniach 16-20 listopada 2026 r.
4.9.2. Zamawiający uprawniony jest do poinformowania Wykonawcy o uruchomieniu prawa opcji i zakresie w jakim będzie korzystał z opcji w trakcie spotkania roboczego organizowanego w marcu 2027 w terminie do 20 listopada 2026r.
4.9.3. W ramach zamówienia opcjonalnego Zamawiający przewiduje:
4.9.3.1. Zapewnienie materiałów promocyjnych - porcelanowych filiżanek z podstawkami w pudełku prezentowym, wskazanych przez Zamawiającego (do maksymalnej kwoty 150 zł brutto za sztukę) – 50 szt.;
4.9.3.2. Zapewnienie przez Wykonawcę w dniach 17 oraz 18 listopada 2026 r. w trakcie kolacji 6h oprawy muzycznej, w tym wynajem DJ-a z bogatą dyskografią i potrzebnym sprzętem, zapewnienie odpowiedniego miejsca na parkiet taneczny;
4.9.3.3. Zapewnienie przez Wykonawcę w dniu 18 listopada 2026 r. oprawy dekoracyjnej w stylu hawajskim podczas kolacji bufetowej zasiadanej;
4.9.3.4. Zapewnienie dodatkowych 4 mikrofonów wraz ze sprzętem nagłaśniającym;
4.9.3.5. zapewnienie usługi noclegowej ze śniadaniem uczestnikom konferencji w maksymalnej liczbie 150 osób z maksymalnym prawem opcji 3 x nocleg ze śniadaniem w dniach 16-18 listopada 2026 r.
4.9.3.6. zapewnienie wyżywienia (przerwy kawowe, obiady, kolacje) dla maksimum 150 osób z maksymalnym prawem opcji wraz z obsługą kelnerską w dniach 16-19 listopada 2026 r.;
4.9.3.7. Kompleksowa organizacja spotkania roboczego w marcu 2027 (przewidywana data 3-5 marca 2027 r.;3) wraz z obsługą techniczną - zakres świadczonych usług obejmuje:
4.9.3.7.1. udostępnienie przygotowanej sali konferencyjnej dla max 150 osób, wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi;
4.9.3.7.2. udostępnienie miejsca dla punktu rejestracyjno-informacyjnego wraz z wyposażeniem;
4.9.3.7.3. zapewnienie obsługi technicznej wyposażonych sal konferencyjnych oraz pomieszczeń towarzyszących;
4.9.3.7.4. zapewnienie usługi noclegowej ze śniadaniem uczestnikom spotkania roboczego dla max 150 osób: 2 x nocleg ze śniadaniem w planowanym terminie spotkania;
4.9.3.7.5. zapewnienie wyżywienia (1x przerwa kawowa całodzienne, 1x przerwa kawowa 1- godzinna, 2x obiady, 2x kolacja) dla max, 150 osób wraz z obsługą kelnerską w terminie organizacji spotkania roboczego.
Szczegółowe informacje dotyczące planowanego spotkania roboczego wskazano w opisie przedmiotu zamówienia zgodnie z Załącznikiem nr 1 do SWZ

Kryteria przyznawania nagród
Cena ✅
Cena (waga): 100
Tytuł
Numer identyfikacyjny działki: LOT-0001
Opis
Miejsce wykonania: Miasto Warszawa 🏙️
Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności:

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w: 1) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodów (Dz. U. 2025 poz. 514); 2) art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1). Zgodnie z art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, w sytuacji gdy środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane

Adres pocztowy: ul. Rakowiecka 4
Kod pocztowy: 00-975
Miejscowość: Warszawa

Procedura
Rodzaj procedury
Procedura otwarta ✅
Podstawa prawna: Dyrektywa 2014/24/UE
Informacje administracyjne
Termin składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: 2026-05-08 10:00:00 📅
Warunki otwarcia ofert: 2026-05-08 10:05:00 📅
Warunki otwarcia ofert (miejsce): https://platformazakupowa.pl/pn/pgi
Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia):

Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 90 dni, tj. do dnia 05.08.2026 r. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Minimalne ramy czasowe, w których oferent musi utrzymać ofertę: 90 dni
Warunki przetargu
Oferenci mogą złożyć więcej niż jedną ofertę
Wymagane jest użycie zaawansowanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej (zgodnie z definicją w rozporządzeniu (UE) nr 910/2014)
Wymagane jest zabezpieczenie ✅
Data otwarcia: 2026-05-08 10:05:00 📅
Miejsce: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi
Informacje dodatkowe:

Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 90 dni, tj. do dnia 05.08.2026 r. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Fakturowanie elektroniczne: Wymagane
Stosowane będą zamówienia elektroniczne ✅
Stosowana będzie płatność elektroniczna ✅

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Wymagane depozyty i gwarancje:

1. Wykonawca, którego oferta została wybrana zobowiązany jest do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy (dalej "zabezpieczenie") w wysokości 2 % ceny całkowitej brutto wskazanej w ofercie w zaokrągleniu do dziesiątek złotych w górę, albo maksymalnej wartości zobowiązania Zamawiającego wynikającego z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe. 2. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. 3. Wykonawca wnosi zabezpieczenie zgodnie z art. 450 ust. 1 ustawy Pzp. 4. Zabezpieczenie w formie pieniądza należy wnieść przelewem na rachunek bankowy prowadzony w PKO BP nr konta: 11 1020 1042 0000 8702 0504 1811 w tytule przelewu: „zabezpieczenie umowy, oznaczenie sprawy: EDZ.26.21.2026”.

Instytucja zamawiająca
Nazwa i adresy
Nazwa: Państwowy Instytut Geologiczny - Państwowy Instytut Badawczy
Krajowy numer rejestracyjny: 5250008040
Departament: Dział Zamówień Publicznych
Adres pocztowy: Rakowiecka 4
Kod pocztowy: 00-975
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
Punkt kontaktowy: Dział Zamówień Publicznych
E-mail: piotr.zych@pgi.gov.pl 📧
Telefon: +48224592992 📞
URL: https://pgi.gov.pl 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Adres profilu nabywcy: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Rodzaj instytucji zamawiającej
Podmiot prawa publicznego
Główna działalność
Edukacja
Komunikacja
Dokumenty URL: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Adres URL uczestnictwa: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Adres URL narzędzia do zamówień: https://platformazakupowa.pl/pn/pgi 🌏
Nazwa: Platforma zakupowa
Zgłoszenie elektroniczne: Wymagane

Informacje uzupełniające
Organ odpowiedzialny za procedury mediacyjne
Nazwa: Urząd Zamówień Publicznych
Krajowy numer rejestracyjny: 5262239325
Departament: Urząd Zamówień Publicznych
Adres pocztowy: Postępu 17A
Kod pocztowy: 02-676
Miasto pocztowe: Warszawa
Region: Miasto Warszawa 🏙️
Kraj: Polska 🇵🇱
E-mail: uzp@uzp.gov.pl 📧
Telefon: +48224587701 📞
Fax: +48224587700 📠
URL: https://www.gov.pl/web/uzp 🌏
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL): https://epuap.gov.pl 🌏
Procedura przeglądu
Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych:

Odwołanie przysługuje w terminie 10 dni od daty czynności zamawiającego podlegającej zaskarżeniu.

Informacje o elektronicznych przepływach pracy
Akceptowane będzie fakturowanie elektroniczne
Źródło: OJS 2026/S 068-236665 (2026-04-07)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania (>20 nowe zamówienia)

Różne usługi branżowe i podobne (>20)

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów (12)