Organizacja jednodniowej konferencji dotyczącej tematyki cyberbezpieczeństwa oraz sztucznej inteligencji

Informacje dodatkowe

1. Dotyczy pkt 5.1.3 Szacowany okres obowiązywania:
1.1. Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w terminie do 2 miesięcy od dnia zawarcia umowy.
1.2. Szczegółowe terminy realizacji poszczególnych prac określone zostały w §3 projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 2 do SWZ.
2. Szczegółowe informacje dotyczące zamówienia w szczególności podstawy wykluczenia, wykaz podmiotowych środków dowodowych oraz informacje na temat formy składanych dokumentów znajduje się w SWZ.

Główne aspekty procedury

1. Zamawiający przewiduje zastosowanie uproszczenia procedury zgodnie z art. 360 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 793), zwaną dalej ustawą Pzp.
2. Ofertę należy sporządzić dokładnie według załączonego do Specyfikacji Warunków Zamówienia (w skrócie: SWZ) formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do SWZ lub na nim. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu po upływie terminu składania ofert.
3. Oferta oraz wszystkie wymagane dokumenty składane przez Wykonawcę w toku postępowania winny być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy wynikającą z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy lub prawidłowo sporządzonego pełnomocnictwa.
4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (np. konsorcja, spółki cywilne) – winni oni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
5. Ofertę należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (postać elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym), w języku polskim, zgodnie z przepisami prawa oraz dokumentami zamówienia. Nie dopuszcza się składania oferty w innym języku. Wszelkie dokumenty sporządzone w języku obcym winny być przetłumaczone na język polski.
6. Ofertę wraz z załącznikami należy przekazać za pośrednictwem Platformy dostępnej pod adresem: https://slaskie.ezamawiajacy.pl.
7. Wraz z ofertą należy złożyć:
a) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia Rady (UE) 833/2014 w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2025/2033 składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, które stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe, wskazane w pkt 2.1.6 oraz pkt 5.1.9 niniejszego ogłoszenia,
b) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru,
c) pełnomocnictwa - jeśli dotyczy,
d) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp ­- jeśli dotyczy,
e) oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp - jeśli dotyczy,
7. Szczegółowy opis sposobu przygotowywania oferty znajduje się w rozdziale IX SWZ.
8. Przedmiot zamówienia wpisuje się w kryterium dostępu do wszystkich użytkowników, w tym osób niepełnosprawnych. Zamawiający zgodnie z zapisami OPZ wymaga zapewnienia:
8.1. dostępności obiektu dla osób z niepełnosprawnościami;
8.2. udogodnień (np. winda, toalety, oznakowanie, miejsca siedzące);
8.3. możliwości wsparcia indywidualnego, w razie zaistnienia konieczności ich zapewnienia:
- tłumacza języka migowego,
- asystenta dla osób z niepełnosprawnościami,
- rozwiązania dla osób z niepełnosprawnościami wzrokową i ruchową,
8.4. dostępności materiałów i treści konferencji;
8.5. dostosowania cateringu (np. specjalne diety, niski stół dla osób na wózkach).
9. Zamawiający zgodnie z OPZ:
9.1. nie dopuszcza stosowania jednorazowych naczyń i plastiku/papieru;
9.2. wymaga zapewnienia stosowania zastawów wielorazowych (porcelana, szkło);
9.3. wymaga zapewnienia stosowania produktów o określonej jakości (np. kawa Fairtrade lub równoważna).
10. Strona internetowa prowadzonego postępowania oraz na której będą zamieszczane zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem:
https://bip.slaskie.pl/ogloszenia_i_aktualnosci/zamowienia_publiczne/zamowienia_wszczete_od_dnia_01012021_r/zamowienia-na-uslugi-spoleczne-i-inne-szczegolne-uslugi-powyzej-kwot-unijnych/?p=2026%5EPrzetarg+nieograniczony%5Eaktualne

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. Zamawiający uzna spełnienie ww. warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat (licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert), a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał (zakończył) należycie co najmniej 2 usługi, każda polegająca na kompleksowej organizacji konferencji i/lub eventów i/lub kongresów*, każda dla co najmniej 50 osób.
* Przez kompleksową organizację konferencji i/lub eventów i/lub kongresów, Zamawiający rozumie usługę obejmującą łącznie co najmniej: zapewnienie sali konferencyjnej, usługę cateringową dla uczestników, prelegentów lub panelistów.
Przez usługę Zamawiający rozumie jedną umowę/zamówienie/zlecenie.
Uwaga 1: Mając na uwadze art. 117 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający zastrzega, że w sytuacji składania oferty przez dwa lub więcej podmiotów (Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia) oraz analogicznie w sytuacji, gdy Wykonawca będzie polegał na zasobach innego podmiotu, na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, warunek, o którym mowa w pkt 1 powyżej, musi zostać spełniony w całości przez Wykonawcę (jednego z Wykonawców wspólnie składającego ofertę) lub podmiot, na którego zdolności w tym zakresie powołuje się Wykonawca – brak możliwości tzw. sumowania zasobów w zakresie doświadczenia.
Uwaga 2: Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, należy wykazać usługę (zakres), w której wykonaniu Wykonawca bezpośrednio uczestniczył.
Uwaga 3: Mając na uwadze art. 117 ust. 3 ustawy Pzp w odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, o których mowa w pkt 1 powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Ten z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, który w ramach przyjętego wewnętrznie podziału zadań, zgodnie ze złożonym oświadczeniem z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, wyznaczony zostanie do realizowania danej części zamówienia musi posiadać doświadczenie, które jest wymagane do jej realizacji.
Uwaga 4: Mając na uwadze art. 118 ust. 2 ustawy Pzp w odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, o którym mowa w pkt 1 powyżej, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Uwaga 5: Zgodnie z dyspozycją art. 123 ustawy Pzp Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

2. Zamawiający uzna spełnienie warunku, jeżeli Wykonawca wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia publicznego:
1) dwóch prelegentów z tematyki cyberbezpieczeństwa, z których każdy spełni łącznie następujące wymagania:
a) posiada doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 2 prelekcji / wykładów / szkoleń lub innych form edukacyjnych poświęconych tematyce cyberbezpieczeństwa* podczas wydarzeń o charakterze edukacyjnym, konferencyjnym, szkoleniowym lub branżowym;
b) posiada minimum 2 letnie doświadczenie zawodowe lub naukowe w obszarze związanym z cyberbezpieczeństwem z uwzględnieniem specyfiki sektora publicznego lub administracji**.
*Przez prelekcje / wykłady / szkolenia lub inne formy edukacyjne poświęcone tematyce cyberbezpieczeństwa Zamawiający rozumie prelekcje / wykłady / szkolenia lub inne formy edukacyjne obejmujące swoim zakresem minimum:
1. metody ataków socjotechnicznych;
2. bezpieczne korzystanie z poczty elektronicznej i zasobów Internetu, zasady bezpiecznego korzystania z mediów społecznościowych.
** Przez doświadczenie zawodowe lub naukowe w obszarze związanym z cyberbezpieczeństwem z uwzględnieniem specyfiki sektora publicznego lub administracji Zamawiający rozumie doświadczenie zdobyte podczas realizacji działań dotyczących cyberbezpieczeństwa, w szczególności w zakresie bezpieczeństwa informacji, bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, ochrony danych, zarządzania ryzykiem, zgodności z regulacjami z zakresu cyberbezpieczeństwa, prowadzenia analiz, badań, szkoleń, doradztwa, audytów lub projektów realizowanych na rzecz podmiotów administracji publicznej lub sektora publicznego.
2) dwóch prelegentów z tematyki sztucznej inteligencji:
a) jedna osoba posiadająca:
- doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 2 prelekcji /wykładów / szkoleń lub innych form edukacyjnych poświęconych tematyce sztucznej inteligencji oraz jej wykorzystaniu w administracji lub biznesie podczas wydarzeń o charakterze edukacyjnym, konferencyjnym, szkoleniowym lub branżowym;
- minimum 2 letnie doświadczenie zawodowe lub naukowe w obszarze związanym ze sztuczną inteligencją**.
b) jedna osoba posiadająca:
- doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 2 prelekcji /wykładów / szkoleń lub innych form edukacyjnych poświęconych tematyce sztucznej inteligencji z uwzględnieniem zagadnień prawa autorskiego podczas wydarzeń o charakterze edukacyjnym, konferencyjnym, szkoleniowym lub branżowym;
- minimum 2 letnie doświadczenie zawodowe lub naukowe w obszarze związanym ze sztuczną inteligencją**.
** Przez doświadczenie zawodowe lub naukowe w obszarze związanym ze sztuczną inteligencją Zamawiający rozumie doświadczenie zdobyte podczas realizacji działań dotyczących sztucznej inteligencji, w szczególności badań, analiz, doradztwa, szkoleń, publikacji, działalności dydaktycznej, opracowywania strategii, polityk, ekspertyz lub projektów związanych z wykorzystaniem, wdrażaniem, rozwojem lub regulacją systemów sztucznej inteligencji.
Uwaga 1: Zamawiający wymaga, aby do realizacji zamówienia skierowano łącznie 4 różne osoby (4 odrębnych prelegentów), przy czym każda z ról określonych w pkt 1) i 2) musi być pełniona przez inną osobę. Nie dopuszcza się łączenia funkcji wskazanych w warunku udziału w postępowaniu, w tym wskazania tej samej osoby do pełnienia więcej niż jednej roli lub dwukrotnie w ramach pkt 2). Wskazanie tej samej osoby na więcej niż jedną z wymaganych funkcji skutkować będzie uznaniem, że warunek udziału w postępowaniu nie został spełniony.
Uwaga 2: Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług wykonywanych wspólnie z innymi wykonawcami, należy wykazać usługę (zakres), w której wykonaniu Wykonawca bezpośrednio uczestniczył.
Uwaga 3: Mając na uwadze art. 117 ust. 3 ustawy Pzp w odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, o których mowa w pkt 2. powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Ten z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, który w ramach przyjętego wewnętrznie podziału zadań, zgodnie ze złożonym oświadczeniem z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, wyznaczony zostanie do realizowania danej części zamówienia musi posiadać doświadczenie, które jest wymagane do jej realizacji.
Uwaga 4: Mając na uwadze art. 118 ust. 2 ustawy Pzp w odniesieniu do warunku dotyczącego doświadczenia, o którym mowa w pkt 2 powyżej, Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.
Uwaga 6: Zgodnie z dyspozycją art. 123 ustawy Pzp Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby.

Informacje dodatkowe

1. Zamawiający nie przewiduje podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 ustawy Pzp.
2. Zamawiający nie przewiduje złożenia przedmiotowych środków dowodowych.
3. Zamawiający nie przewiduje obowiązku wniesienia wadium w postępowaniu.
4. Zamawiający nie przewiduje zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
5. Zamawiający nie przewiduje wymagań, o których mowa w art. 95 ust. 1 ustawy Pzp – czynności w ramach niniejszego zamówienia nie polegają na wykonywaniu pracy w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu Pracy.
6. Zamawiający nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych przed wszczęciem postępowania.
7. Oferta musi obejmować całość zamówienia, Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
8. Oferta częściowa stanowić będzie ofertę o treści niezgodnej z warunkami zamówienia i zostanie odrzucona, zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.
9. Uzasadnienie braku podziału zamówienia na części:
Zamawiający, uwzględniając przedmiot zamówienia, jego charakter, cel oraz względy techniczne, organizacyjne i ekonomiczne, odstępuje od podziału zamówienia na części. Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową organizację wydarzenia, w tym m.in. cateringowe, wynajem sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem i obsługą techniczną, a także zapewnienie prelegentów, trenerów i prowadzącego spotkanie. Poszczególne elementy zamówienia są ze sobą ściśle powiązane funkcjonalnie i czasowo, a ich realizacja wymaga bieżącej koordynacji oraz zachowania spójności organizacyjnej i programowej wydarzenia. Podział zamówienia na części wiązałby się z koniecznością koordynowania działań kilku wykonawców, co mogłoby zwiększyć ryzyko rozbieżności organizacyjnych, opóźnień, zakłóceń w realizacji harmonogramu oraz trudności w ustaleniu odpowiedzialności za prawidłową realizację całości przedsięwzięcia. Ponadto taki podział mógłby powodować zwiększenie kosztów związanych z nadzorem nad wieloma umowami oraz koordynacją współpracy pomiędzy różnymi podmiotami.
Realizacja zamówienia przez jednego wykonawcę pozwoli na zapewnienie jednolitej organizacji wydarzenia, właściwej koordynacji działań merytorycznych, sprawnej komunikacji oraz odpowiedzialności jednego podmiotu za całość zamówienia, co pozytywnie wpływa na jakość i płynność jego wykonania.
Zamawiający wskazuje również, że zamówienia tego rodzaju są realizowane przez wyspecjalizowane podmioty działające na rynku, w tym również przez sektor małych i średnich przedsiębiorstw. W związku z tym brak podziału zamówienia na części nie powinien prowadzić do ograniczenia konkurencji ani dostępu MŚP do udziału w postępowaniu.
Biorąc pod uwagę charakter wydarzenia oraz jego złożoność organizacyjną, zamawiający uznał, że brak podziału zamówienia na części jest uzasadniony i nie narusza zasady uczciwej konkurencji.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy Pzp, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Odwołanie przysługuje na:
3.1. niezgodną z przepisami ustawy Pzp czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu
o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienia umowy;
3.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy Pzp.
3.3. zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, mimo że Zamawiający był do tego obowiązany.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby.
5. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.
6. Terminy składania odwołań wskazane zostały w art. 515 dział IX Środki ochrony prawnej ustawy Pzp.
7. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Izby.
8. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określa Dział IX ustawy Pzp.