Organizacja stoiska narodowego na targach GAMESCOM 2026

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja stoiska narodowego podczas targów Gamescom 2026 w Kolonii (zwanego dalej „stoiskiem”), w ramach realizacji projektu Dużych Przedsięwzięć Promocyjnych w ramach projektu "Umiędzynarodowienie MŚP – BRAND HUB” działanie 2.26 w ramach Programu „Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027” (FENG).
W ramach realizacji ww. zamówienia Wykonawca zrealizuje następujące działania:
1) Przygotowanie stoiska narodowego na targach Gamescom 2026 w Kolonii,
23-25 sierpnia 2026 r., w następującym zakresie:
a) Najem powierzchni wystawienniczej,
b) Przygotowanie projektu stoiska narodowego,
c) Zakup reklamy zewnętrznej,
d) Zabudowa, montaż, aranżacja, wyposażenie i demontaż stoiska narodowego,
e) Zapewnienie kompleksowej obsługi stoiska narodowego w następującym zakresie:
- Obsługa merytoryczna i asystencka,
- Usługa gastronomiczna,
- Obsługa techniczna.
2) Zapewnienie ubezpieczenia stoiska, wyposażenia i personelu stoiska.
3) Zapewnienie obsługi audiowizualnej i fotograficznej.
4) Przygotowanie i transport materiałów promocyjno–reklamowych.
5) Zapewnienie usług transportu lokalnego (bus) w Niemczech.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja stoiska narodowego podczas targów Gamescom 2026 w Kolonii (zwanego dalej „stoiskiem”), w ramach realizacji projektu Dużych Przedsięwzięć Promocyjnych w ramach projektu "Umiędzynarodowienie MŚP – BRAND HUB” działanie 2.26 w ramach Programu „Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki 2021-2027” (FENG).
W ramach realizacji ww. zamówienia Wykonawca zrealizuje następujące działania:
1) Przygotowanie stoiska narodowego na targach Gamescom 2026 w Kolonii,
23-25 sierpnia 2026 r., w następującym zakresie:
a) Najem powierzchni wystawienniczej,
b) Przygotowanie projektu stoiska narodowego,
c) Zakup reklamy zewnętrznej,
d) Zabudowa, montaż, aranżacja, wyposażenie i demontaż stoiska narodowego,
e) Zapewnienie kompleksowej obsługi stoiska narodowego w następującym zakresie:
- Obsługa merytoryczna i asystencka,
- Usługa gastronomiczna,
- Obsługa techniczna.
2) Zapewnienie ubezpieczenia stoiska, wyposażenia i personelu stoiska.
3) Zapewnienie obsługi audiowizualnej i fotograficznej.
4) Przygotowanie i transport materiałów promocyjno–reklamowych.
5) Zapewnienie usług transportu lokalnego (bus) w Niemczech.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SWZ.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

1. Wykonawca chcąc wziąć udział w postępowaniu, musi posiadać konto na Platformie zakupowej dostępnej pod adresem https://parp.eb2b.com.pl. Zarejestrowanie i utrzymywanie konta na Platformie oraz korzystanie z Platformy jest bezpłatne.
2. Wykonawca rejestrując się na Platformie, akceptuje warunki korzystania z Platformy, określone w Regulaminie oraz uznaje go za wiążący. Regulamin dostępny jest pod adresem internetowym https://parp.eb2b.com.pl/user/terms.
3. Niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie:
● stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 4/1 mb/s,
● komputer klasy PC lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor dwurdzeniowy o taktowaniu min. 2,4 GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows, Mac OS, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta (Zamawiający zaleca system operacyjny nie starszy niż 3 lata od daty wszczęcia postępowania),
● zainstalowana dowolna najnowsza wersja przeglądarki internetowej - zalecane jest korzystanie z najnowszych wersji następujących przeglądarek: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera,
● włączona obsługa JavaScript,
● zainstalowany program obsługujący stosowane przez wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf pakiet Office lub równoważny)
4. Zalecenia Zamawiającego odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
● dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis w formatem PAdES,
● dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać formatem XAdES.
5. Ofertę oraz wszystkie towarzyszące jej oświadczenia oraz dokumenty sporządza się
z zachowaniem postaci elektronicznej w jednym z formatów danych określonych
w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1703 z późn. zm.) – w szczególności w formatach: .pdf, .doc, .docx, .rtf lub .odt. Zamawiający zaleca przesyłanie plików w formacie .pdf.
6. Instrukcja korzystania z Platformy:
a) w zakładce „Postępowania”, dalej „Lista postępowań otwartych” Wykonawca wybiera niniejsze postępowanie oraz korzystając z polecenia „Zgłoś się do udziału w postępowaniu” przechodzi odpowiednio do Formularza rejestracyjnego – w przypadku, kiedy Wykonawca nie posiada konta na Platformie, lub panelu logowania użytkownika do systemu w przypadku posiadania konta na Platformie;
b) po wypełnieniu formularza rejestracyjnego Wykonawca otrzymuje wiadomość elektroniczną (e-mail) informującą, że może dokonać pierwszego logowania do Platformy. Rejestracja nowego konta podlega weryfikacji i akceptacji operatora, która może potrwać do 24h (8h roboczych);
c) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Platformy. Po wprowadzeniu danych użytkownika, tj. adresu e-mail oraz hasła zgłoszenie jest automatycznie akceptowane przez Platformę;
d) wszelkie dokumenty, oświadczenia, informacje, o których mowa w SWZ, należy wczytać jako załączniki na Platformie, według Instrukcji korzystania z Platformy, dostępnej dla zalogowanych użytkowników w zakładce „Pomoc” – „Instrukcje”;
e) Zamawiający zaleca wczytywanie na Platformę plików w maksymalnym rozmiarze do 250 MB a w przypadku dokumentów podpisanych podpisem zaufanym do 10 MB;
f) Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składające się na ofertę, składane są przez wykonawcę przy użyciu zakładki „Złóż ofertę” w trakcie etapu składania ofert/wniosków;
g) Dokumenty elektroniczne, oświadczenia, uzupełnienia, elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń składane przez wykonawcę po złożeniu ofert (np. na wezwanie zamawiającego), składane są przy użyciu zakładki „Pytania/informacje” lub drogą elektroniczną na adres pzp@parp.gov.pl;
h) Ewentualne wnioski o wyjaśnienie treści SWZ, wnioski o przeprowadzenie wizji lokalnej itp., także składane są przy użyciu zakładki „Pytania/informacje”;
i) Zamawiający wskazuje, że informacje na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych, oznacza:
● szyfrowanie za pomocą protokołu TLS;
● formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8;
● wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością co do setnej części sekundy;
● pliki oferty wczytane, w sekcji Załączniki, przez Wykonawcę na Platformę i zapisane, widoczne są jako zaszyfrowane, możliwość otwarcia plików dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert;
● oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.
j) Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wczytania do Platformy.
k) Pomoc techniczna w sytuacji wymagających wyjaśnień oraz problemów z Platformą:
● tel.+48 22 428 19 28, +48 22 378 39 70 helpdesk@eb2b.com.pl w godzinach: pn. – pt. godz. 8:00 - 16:00;
● W nagłych przypadkach tel. 600 390 036 lub 722 323 222.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego w Rozdziale IX SWZ warunki udziału w postępowaniu dotyczące: zdolności technicznej lub zawodowej.
2. W zakresie „zdolności technicznej lub zawodowej” Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że:
1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie 3 (słownie: trzy) usługi obejmujące łącznie zabudowę wraz z wyposażeniem powierzchni wystawienniczej o powierzchni co najmniej 100 m² każda na międzynarodowych imprezach targowych (w tym minimum jedna usługa musiała zostać przeprowadzona poza granicami kraju Wykonawcy), o wartości co najmniej 100 000 zł brutto każda (w przypadku, jeżeli wartość zamówienia została wyrażona w walucie obcej – wyrażona w złotych równoważność tej kwoty wg średniego kursu NPB z dnia zawarcia umowy);

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego w Rozdziale IX SWZ warunki udziału w postępowaniu dotyczące: zdolności technicznej lub zawodowej.
2. W zakresie „zdolności technicznej lub zawodowej” Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że:
2) dysponuje osobami o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych
i doświadczeniu niezbędnych do prawidłowej realizacji zamówienia, w tym:
a) Koordynatorem Projektu – 1 osobą, posługującą się biegle (minimum poziom C1) językiem angielskim, posiadającą doświadczenie w kierowaniu pracami zespołów pracowników przy realizacji co najmniej 3 usług, przy czym usługi te zostały wykonane w ostatnich 3 (słownie: trzech) latach liczonych przed upływem terminu składania ofert, a każda usługa obejmowała łącznie zabudowę, wyposażenie i obsługę powierzchni wystawienniczej, o powierzchni co najmniej 50 m2 każda na międzynarodowych imprezach targowych, w tym przynajmniej dwóch odbywających się poza granicami Polski;
b) Koordynatorem Stoiska – 1 osobą, posługującą się biegle (minimum poziom C1) językiem angielskim, posiadającą doświadczenie w realizacji co najmniej 3 usług z zakresu organizacji stoisk o powierzchni co najmniej 50 m2 każde (rozumianych jako 3 różne stoiska) na międzynarodowych imprezach targowych, w tym przynajmniej jednej odbywającej się poza granicami Polski.
Zamawiający dopuszcza, aby osoba pełniąca funkcję Koordynatora Stoiska była także Koordynatorem Projektu.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości: 10 000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy złotych 00/100), przed upływem terminu składania ofert określonego w niniejszej SWZ.
2. Wadium może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6 b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98).
3. Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić na rachunek bankowy PL 74 1130 1017 0000 0005 1890 0002 prowadzony w BGK z dopiskiem „Wadium – p/178/DWP/2026”.
4. Skuteczne wniesienie wadium w pieniądzu następuje z chwilą wpływu środków pieniężnych na rachunek bankowy, o którym mowa w ust. 3, przed upływem terminu składania ofert (tj. przed upływem dnia i godziny wyznaczonej jako ostateczny termin składania ofert)
5. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa
w ust. 2 pkt. 2)–4), wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.
6. Zamawiający zaleca, aby w przypadku wniesienia wadium w formie pieniężnej – dokument potwierdzający dokonanie przelewu wadium został załączony do oferty.
7. Wadium wnoszone w formach określonych w ust. 2 pkt 2) -4), musi zawierać zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela z tytułu wystąpienia zdarzeń, o których mowa w art. 98 ust. 6 uPzp, przy czym:
1) w przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, dokumenty te muszą obejmować swym zakresem wszelkie roszczenia Zamawiającego z tytułu związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia działań lub zaniechań;
2) dokumenty te będą zawierały klauzule zapłaty sumy wadialnej na rzecz Zamawiającego nieodwołalnie, bezwarunkowo i na pierwsze żądanie.
8. Zamawiający informuje, iż jest obowiązany zatrzymać wadium wraz z odsetkami
w przypadku ziszczenia się przesłanek, o których mowa w art. 98 ust. 6 uPzp.

W związku z ograniczeniami systemu eNotice2, tj. koniecznością określenia terminu związania ofertą okresem a nie datą (czego wymaga ustawa Prawo zamówień publicznych) Zamawiający informuje, że Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą do dnia 22.08.2026 r.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. W toku postępowania wykonawcy przysługuje odwołanie na:
1) niezgodną z przepisami uPzp czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia do której zamawiający był obowiązany na podstawie uPzp.
2. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej na zasadach określonych w Dziale IX uPzp.