Organizacja V Forum Cyberbezpieczeństwa w dniach 5-7 września 2023 r. podczas XXXII Forum Ekonomicznego w Karpaczu

Ministerstwo Cyfryzacji

Przedmiotem zamówienia jest organizacja V Forum Cyberbezpieczeństwa w dniach 5-7 września 2023 r. podczas XXXII Forum Ekonomicznego w Karpaczu.
Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ (dalej: „OPZ”), a zamówienie będzie realizowane na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 2 do SWZ.

Termin

Termin składania ofert wynosił 2023-07-17. Zamówienie zostało opublikowane na stronie 2023-06-29.

Dostawcy

Następujący dostawcy są wymienieni w decyzjach o przyznaniu zamówienia lub innych dokumentach dotyczących zamówień:

Kto?

• Ministerstwo Cyfryzacji

Co?

Gdzie?

• Warszawski stołeczny › Miasto Warszawa

Historia zamówień

Data	Dokument
2023-06-29	Ogłoszenie o zamówieniu
2023-07-13	Dodatkowe informacje
2023-09-07	Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu (2023-06-29)
Obiekt
Zakres zamówienia
Tytuł: Usługi w zakresie organizacji imprez
Numer referencyjny: PN-3/C/2023
Krótki opis:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja V Forum Cyberbezpieczeństwa w dniach 5-7 września 2023 r. podczas XXXII Forum Ekonomicznego w Karpaczu. Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ (dalej: „OPZ”), a zamówienie będzie realizowane na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 2 do SWZ.

Metadane ogłoszenia
Język oryginału: polski 🗣️
Typ dokumentu: Ogłoszenie o zamówieniu
Rodzaj zamówienia: Usługi
Regulacja: Unia Europejska
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Usługi w zakresie organizacji imprez 📦
Dodatkowy kod CPV: Materiały reklamowe 📦
Miejsce wykonania
Region NUTS: Polska 🏙️

Procedura
Typ procedury: Procedura otwarta
Typ oferty: Wniosek dotyczący wszystkich partii
Kryteria przyznawania nagród
Oferta najbardziej korzystna ekonomicznie

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Kraj: Polska 🇵🇱
Typ instytucji zamawiającej: Ministerstwo lub inny organ państwowy lub federalny
Nazwa instytucji zamawiającej: Ministerstwo Cyfryzacji
Adres pocztowy: ul. Królewska 27
Kod pocztowy: 00-060
Miasto pocztowe: Warszawa
Kontakt
Adres internetowy: https://www.gov.pl/web/cyfryzacja 🌏
E-mail: wzp@cyfra.gov.pl 📧
Telefon: +48 222455917 📞
URL dokumentów: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-60ed2546-fb90-11ed-9355-06954b8c6cb9 🌏
URL do udziału: https://ezamowienia.gov.pl 🌏

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2023-06-29 📅
Termin składania ofert: 2023-07-17 📅
Data publikacji: 2023-07-04 📅
Data końcowa: 2023-09-09 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2023/S 126-399409
Numer Dz.U.-S: 126
Informacje dodatkowe

Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 09.09.2023 r., z uwzględnieniem następujących terminów: 1) prace montażowe (dni techniczne) 1-4.09.2023 r., 2) Forum Cyberbezpieczeństwa 5-7.09.2023 r., 3) prace demontażowe (dni techniczne) 8-9.09.2023 r.

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja V Forum Cyberbezpieczeństwa w dniach 5-7 września 2023 r. podczas XXXII Forum Ekonomicznego w Karpaczu.

Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ (dalej: „OPZ”), a zamówienie będzie realizowane na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 2 do SWZ.

Opis opcji:

Zamawiający przewiduje możliwości skorzystania z Prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ust.1 ustawy pzp. W związku z tym Zamawiającemu przysługuje prawo rozszerzenia zakresu usług o usługi dodatkowe wymienione w załączniku do OPZ związane z organizacją Forum, odpowiadające bieżącym potrzebom Zamawiającego.

Regulacje dotyczące zakresu i sposobu skorzystania przez Zamawiającego z Prawa opcji zostały opisane w OPZ stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ i w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 2 do SWZ.

Zamawiający informuje, iż może, ale nie musi zlecić Wykonawcy wykonanie części zamówienia objętego Prawem opcji. Wykonawcy nie przysługują z tytułu nieskorzystania przez Zamawiającego z Prawa opcji żadne roszczenia.

Wartość Prawa Opcji nie przekroczy kwoty 169 999,99 zł brutto i rozliczana będzie na podstawie cen jednostkowych wskazanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym w części dotyczącej Prawa opcji.

Informacje dodatkowe:

Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 09.09.2023 r., z uwzględnieniem następujących terminów:

1) prace montażowe (dni techniczne) 1-4.09.2023 r.,

2) Forum Cyberbezpieczeństwa 5-7.09.2023 r.,

3) prace demontażowe (dni techniczne) 8-9.09.2023 r.

Informacje prawne, ekonomiczne, finansowe i techniczne
Warunki uczestnictwa
Zdolność do prowadzenia działalności zawodowej: Zamawiający nie wskazuje warunku
Sytuacja gospodarcza i finansowa:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca posiada środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż 1 000 000,00 zł (słownie: jeden milion zł, 00/100).

W przypadku, gdy Wykonawca dla potwierdzenia spełniania niniejszego warunku, załączy dokumenty zawierające kwoty wyrażone w walutach obcych, Zamawiający przeliczy tą kwotę na PLN po kursie NBP obowiązującym w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu.

Jeżeli z uzasadnionej przyczyny wykonawca nie może złożyć wymaganych przez zamawiającego podmiotowych środków dowodowych, o których mowa powyżej, wykonawca składa inne podmiotowe środki dowodowe, które w wystarczający sposób potwierdzają spełnianie opisanego przez zamawiającego warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej.

Zdolności techniczne i zawodowe:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie - wykonał należycie, co najmniej:

1. dwie (2) usługi polegające na kompleksowej organizacji*, co najmniej 2 dniowego forum, konferencji lub kongresu (bez dni montażowych), rozumianych jako jedno wydarzenie pod względem organizacyjnym.

Każda z dwóch wymaganych usług powinna być:

a) na kwotę nie mniejszą niż 500 000,00 zł brutto,

b) wykonana dla minimum 600 uczestników nie wliczając obsługi,

c) wykonana poza miastem, w którym siedzibę ma Wykonawca.

* Przez kompleksową organizację forum, konferencji lub kongresu Zamawiający rozumie: zapewnienie usług gastronomicznych (tj. całodzienne przerwy kawowe i lunch), usługi tłumaczenia symultanicznego lub konsekutywnego, wyposażenia w zakresie AV/IT oraz mebli, produkcję i użycie elementów aranżacji i identyfikacji wizualnej, usługi transportowe.

Każda z dwóch usług musi być zrealizowana na podstawie odrębnej umowy.

W przypadku gdy w zakres świadczenia (umowy) wchodziło wiele różnych usług i działań, należy podać, czy w zakres tego świadczenia (umowy) wchodziła także usługa określona w warunku, wymagana przez Zamawiającego, i wskazać jej parametry w odpowiednim polu wykazu.

2. dwie (2) usługi polegające na organizacji, co najmniej 2 dniowego forum, konferencji lub kongresu (bez dni montażowych), rozumianych jako jedno wydarzenie pod względem organizacyjnym, zorganizowane w ramach jednego większego wydarzenia, gdzie ekspozycję swoich instytucji/firm/projektów miało co najmniej 50 podmiotów (tj. wydarzenie typu EKG, IMPACT, Forum Ekonomiczne) gdzie zgodnie z informacjami organizatora zarejestrowanych było co najmniej 3 000 osób przez całe wydarzenie.

Każda z dwóch wymaganych usług powinna być na kwotę nie mniejszą niż 700 000,00 zł brutto.

Ponadto Zamawiający zastrzega, że Wykonawca nie może posłużyć się w celu wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu o którym mowa w pkt 2 tymi samymi usługami, które wykazał na spełnienie warunku o którym mowa w pkt 1 i odwrotnie.

Minimalny poziom(y) standardów:

Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni następujących podmiotowych środków dowodowych tj. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.

Wzór wykazu stanowi załącznik nr 8 do SWZ.

Realizacja zamówienia
Warunki realizacji zamówienia:

Zamówienie będzie realizowane na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 2 do SWZ.

Zamawiający działając na podstawie art. 95 ust. 1 uPzp wymaga aby przez okres realizacji przedmiotowego zamówienia Wykonawcę (lub podwykonawcę) łączył stosunek pracy z osobą pełniącą funkcję Koordynatora przedmiotowego zamówienia w dowolnym wymiarze czasu pracy.

Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane (zgodnie z art. 257 ustawy PZP).

Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl lub poczty elektronicznej na adres: wzp@cyfra.gov.pl, z zastrzeżeniem, że złożenie oferty następuje wyłącznie przy użyciu Platformy e-Zamówienia.

Procedura
Podstawa prawna: 32014L0024
Procedura przyspieszona:

Konieczność skrócenie terminu składania ofert związana jest z faktem wejścia w życie w dniu 1 maja 2023 r. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 kwietnia 2023 r. (Dz. U. poz. 781) w wyniku, którego nastąpiła zmiana urzędu obsługującego Ministra Cyfryzacji, co przyczyniło się do zmian organizacyjnych i wymagało podjęcia części działań związanych z przedmiotowym postępowaniem od nowa, w tym dokonania zmian w przygotowanym wcześniej szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, załącznikach i projektowanych postanowieniach umowy.

W tej sytuacji zachowanie ustawowego terminu składania ofert z uwagi na stosunkowo krótki okres pozostały do rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia może uniemożliwić lub znacznie utrudnić realizację przedsięwzięcia przez Zamawiającego, co w istotny sposób zagraża jego interesom.

c.d. uzasadnienia w pozycji VI.4.3) Ogłoszenia

Czas składania ofert: 10:00
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu: polski 🗣️
Okres ważności oferty: 2023-09-09 📅
Data otwarcia ofert: 2023-07-17 📅
Czas otwarcia ofert: 11:00
Miejsce: Po upływie terminu składania i otwarcia ofert, Zamawiający za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia dokonuje czynności automatycznej deszyfracji ofert.
W przypadku awarii systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez Zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii.
Kryteria przyznawania nagród
Kryterium jakości (nazwa): Wstępna wizualizacja przestrzenna 3D koncepcji scenografii i aranżacji powierzchni konstrukcji tymczasowej (strefa konferencyjna wraz ze strefą chill out)
Kryterium jakości (waga): 60
Cena (waga): 40

Instytucja zamawiająca
Tożsamość
Krajowy numer rejestracyjny: 525-29-55-037
Kontakt
Dokumenty URL: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-60ed2546-fb90-11ed-9355-06954b8c6cb9 🌏

Odniesienie
Informacje dodatkowe

Szczegółowy opis kryterium oceny ofert i sposobu oceny ofert został wskazany w Rozdziale XV SWZ.

Z postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający wykluczy Wykonawcę w oparciu o obligatoryjne podstawy wykluczenia określone w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp, z zastrzeżeniem art. 110 ust. 2 ustawy Pzp, art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz w oparciu o fakultatywne podstawy wykluczenia określone w art. 109 ust.1 pkt 4 i pkt 8-10 ustawy Pzp.

Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ) oraz oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Na wezwanie Zamawiającego w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona zostanie zobowiązany do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni następujących podmiotowych środków dowodowych:

1. informacji z Krajowego Rejestru Karnego sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem w zakresie:

1.1 art. 108 ust.1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp,

1.2 art. 108 ust.1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne

tytułem środka karnego,

2. oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust.

1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w ustawie Pzp:

2.1 art. 108 ust.1 pkt 3,

2.2 art. 108 ust.1 pkt 4, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,

2.3 art. 108 ust.1 pkt 5 dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,

2.4 art. 108 ust.1 pkt 6,

2.5 art. 109 ust.1 pkt 8–10

oraz w oświadczeniu dotyczącym przesłanek wykluczenia z art. 5k rozporządzenia 833/2014 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę.

3. oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę bądź ofertę częściową w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty bądź oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej

4. odpisu lub informacji z KRS lub z CEiIDG w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

Oferta Wykonawcy wraz z załącznikami przekazywana jest tylko przy użyciu ePUAPu za pośrednictwem dedykowanego Formularza do złożenia, zmiany, wycofania oferty lub wniosku.

ciąg dalszy uzasadnienia pozycja IV.1.1) Ogłoszenia:

Skrócenie terminu składania ofert jest niezbędne dla zapewnienia prawidłowej realizacji tak dużego wydarzenia. Organizacja wydarzenia, w tym przygotowanie do montażu niezbędnych konstrukcji i elementów objętych przedmiotem zamówienia, zapewnienie profesjonalnej obsługi wymaga czasu, a zawarcie umowy na kilka dni przed rozpoczęciem czynności montażowych, może okazać się niewystarczające do realizacji zamówienia w sposób zgodny z Opisem Przedmiotu Zamówienia i oczekiwaniami Zamawiającego. Zachodzi zatem pilna potrzeba udzielenia zamówienia, a skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.

Informacje uzupełniające
Organ kontrolny
Nazwa: Krajowa Izba Odwoławcza
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
Telefon: +48 224587840 📞
E-mail: odwolania@uzp.gov.pl 📧
Fax: +48 224587800 📠
Adres internetowy: www.uzp.gov.pl 🌏
Informacje o terminach składania odwołań:

Odwołanie przysługuje na:

- niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

- zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.

Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołujący przekazuje kopię odwołania

Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.

Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

Odwołanie wnosi się w terminie: 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;

15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w inny sposób.

Odwołanie w przypadkach innych niż określone powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących

podstawę jego wniesienia.

Organ odpowiedzialny za procedury mediacyjne
Tak samo jak: Organ kontrolny
Źródło: OJS 2023/S 126-399409 (2023-06-29)

Dodatkowe informacje (2023-07-13)
Obiekt
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Dodatkowe informacje
Wspólny słownik zamówień (CPV)
Kod: Materiały reklamowe 📦

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2023-07-13 📅
Termin składania ofert: 2023-07-21 📅
Data publikacji: 2023-07-18 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2023/S 136-435029
Odnosi się do ogłoszenia: 2023/S 126-399409
Numer Dz.U.-S: 136
Źródło: OJS 2023/S 136-435029 (2023-07-13)

Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (2023-09-07)
Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja V Forum Cyberbezpieczeństwa w dniach 5-7 września 2023 r. podczas XXXII Forum Ekonomicznego w Karpaczu. Opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do SWZ (dalej: „OPZ”), a zamówienie będzie realizowane na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 2 do SWZ.

Całkowita wartość zamówienia: 707053.08 PLN 💰
Metadane ogłoszenia
Typ dokumentu: Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

Procedura
Typ oferty: Nie dotyczy

Odniesienie
Daty
Data wysłania: 2023-09-07 📅
Data publikacji: 2023-09-12 📅
Identyfikatory
Numer ogłoszenia: 2023/S 175-549515
Numer Dz.U.-S: 175

Obiekt
Zakres zamówienia
Krótki opis:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja V Forum Cyberbezpieczeństwa w dniach 5-7 września 2023 r. podczas XXXII Forum Ekonomicznego w Karpaczu.

Opis opcji:

Procedura
Procedura przyspieszona: c.d. uzasadnienia w pozycji VI.3) Ogłoszenia

Udzielenie zamówienia
Data zawarcia umowy: 2023-09-01 📅
Nazwa: BERM Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
Krajowy numer rejestracyjny: 8992722165
Adres pocztowy: ul. Postępu 17a
Miasto pocztowe: Warszawa
Kod pocztowy: 02-676
Kraj: Polska 🇵🇱
Nazwa: EL PADRE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Krajowy numer rejestracyjny: 5213473972
Adres pocztowy: ul. Mesyńska 6
Kod pocztowy: 02-761
Całkowita wartość zamówienia: 707053.08 PLN 💰
Informacje o przetargach
Liczba otrzymanych ofert: 2
Źródło: OJS 2023/S 175-549515 (2023-09-07)

Nowe zamówienia w powiązanych kategoriach 🆕

Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania (>20 nowe zamówienia)

Różne usługi branżowe i podobne (>20)

Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów (9)

Usługi w zakresie organizacji imprez (6)

Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych (2)