Realizacja kampanii komunikacyjnej o szerokim zasięgu dotyczącej Funduszy Europejskich dla Wielkopolski

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa realizacji kampanii komunikacyjnej o szerokim zasięgu dotyczącej Funduszy Europejskich dla Wielkopolski. Zadania wchodzące w skład zamówienia zostały szczegółowo opisane w Opisie przedmiotu zamówienia (OPZ), stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ. Pozostałe warunki realizacji zamówienia zostały określone w Projektowanych postanowieniach umowy (PPU), stanowiących załącznik nr 3 do SWZ.
2. Przedmiot zamówienia powinien zostać wykonany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i wymaganiami zamawiającego.
3. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.
4. Zamawiający, nie stawia wymogu z art. 95 ust. 1 i 2 ustawy Pzp, zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia.
5. Zamówienie będzie realizowane przez okres 26 miesięcy od dnia zawarcia umowy.
Na wskazany powyżej termin składa się:
1) faza przygotowawcza obejmującą okres od dnia zawarcia Umowy do końca miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym zawarto Umowę,
2) oraz realizacja kampanii w ciągu 24 miesięcy od dnia zakończenia fazy przygotowawczej.
Ponadto Zamawiający zastrzega sobie możliwość wydłużenia powyższego terminu o jeden lub dwa Etapy kampanii, czyli odpowiednio o trzy lub sześć miesięcy kalendarzowych, na zasadach określonych w § 3 ust. 4, pkt 2) PPU.
6. Zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa w rozdz. XII ust. 9 pkt. c) i d) SWZ. Przedmiotowe środki dowodowe nie podlega uzupełnieniu. Niezałączenie do oferty przedmiotowego środka dowodowego skutkować będzie odrzuceniem oferty.

Informacje dodatkowe

1. Klauzura informacyjna dot. RODO oraz informacje o ograniczeniach w zakresie stosowania przepisów RODO, o których mowa w art. 19 ust. 4 ustawy Pzp, zawarte zostały w rozdz. XXII SWZ.
2. Komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą oraz wymagania techniczne dla postępowania zostały określona w rozdz. XI SWZ.
3. Sposób oraz termin składania ofert został określony w rozdz. XVI SWZ.

Wykaz i krótki opis kryteriów wyboru

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej:
1.Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że należycie wykonał, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonuje, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej: 2 usługi, polegające na realizacji kompleksowych kampanii promocyjnych, przy czym każda o wartości co najmniej 500 000,00 zł brutto, z których każda obejmowała łącznie minimum niżej wymienione elementy:
a)prowadzenie co najmniej 3 oficjalnych kont w mediach społecznościowych (w tym co najmniej Facebook i Youtube) zawierających kampanie płatne,
b)produkcję co najmniej 2 spotów promocyjnych,
c)organizację min. 1 wydarzenia/eventu, w którym udział wzięło co najmniej 300 osób.
UWAGA 1-W przypadku usług nadal realizowanych (niezakończonych) Wykonawca zobowiązany jest wykazać, że do dnia, w którym upłynął termin składania ofert, usługi te spełniają warunki określone w ust.1., tj. wartość zrealizowanej usługi jest nie mniejsza niż 500 000,00 zł brutto i zrealizowano ww. elementy (pkt a)-c)).
UWAGA 2-W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie warunek musi spełnić co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie samodzielnie w całości. Jeżeli Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu, określonego w ust. 1. polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych innego podmiotu, powyższy warunek zostanie uznany za spełniony, jeżeli spełnia go w całości ten podmiot.
2.Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia Zespół osób składający się z:
a)Account Manager - co najmniej jedna osoba odpowiedzialna za komunikację z Zamawiającym i nadzorowanie wszystkich realizowanych projektów, koordynację tworzenia kreacji, strategii, mediaplanów, projektów graficznych, tekstów i innych elementów strategii i kreacji kampanii, która:
-posiada minimum 3-letnie doświadczenie w obszarze Account Managementu i Marketingu, tj. była odpowiedzialna za nadzór nad realizacją kampanii marketingowych, komunikację z klientem, rozliczanie kampanii marketingowych, zarządzanie i/lub koordynację prac zespołami marketingowymi, oraz
-w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała co najmniej 1 kampanią crossmediową o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto.
b)Specjalista ds. SoMe – co najmniej jedna osoba odpowiedzialna za działania w obszarze Social Media, która:
-posiada minimum 3-letnie doświadczenie w obszarze Social Media, tj. była odpowiedzialna za planowanie, realizację i raportowanie komunikacji na Facebooku i/lub Instagramie i/lub YouTube i/lub Twitterze i/lub LinkedIn, oraz
-w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert zrealizowała co najmniej 3 projekty związane z przygotowaniem i prowadzeniem kampanii w mediach społecznościowych.
c)Specjalista ds. marketingu online/analityk – co najmniej jedna osoba odpowiedzialna za działania w obszarze kampanii płatnych, która:
-posiada minimum 3-letnie doświadczenie w obszarze kampanii online, tj. była odpowiedzialna za planowanie, realizację i raportowanie kampanii płatnych online SEM/ SEO/ Facebook Ads i/lub Google Ads i/lub Google Analytics, oraz
-w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert zrealizowała co najmniej 3 projekty związane z przygotowaniem i realizacją kampanii płatnych w social mediach.
d)Specjalista ds. eventów/ Event Manager – co najmniej jedna osoba odpowiedzialna za koordynację działań o charakterze Experiential Marketingowym, w tym w szczególności do koordynacji wydarzeń, która:
-posiada minimum 3-letnie doświadczenie w obszarze Event Marketingu i/lub Experiential Marketingu, tj. była odpowiedzialna za planowanie, przygotowanie i realizację eventów i/lub kongresów i/lub debat i/lub konferencji i/lub wydarzeń sportowych, oraz

Warunki uczestnictwa (zdolność techniczna i zawodowa)

CIAG DALSZY:
-w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert zrealizowała co najmniej 2 projekty w obszarze Event Marketingu i/lub Experiential Marketingu, przy czym każdy o wartości co najmniej 100 000 zł brutto.
e)Producent/specjalista ds. video – co najmniej jedna osoba do koordynacji realizacji materiałów video i współpracy z telewizją, która
-posiada minimum 3-letnie doświadczenie w obszarze zarządzania realizacją i realizacji materiałów video, tj. była odpowiedzialna za planowanie realizacji materiałów video, zarządzaniem pracą ekip i zespołów filmowych, komunikacją ze stacjami telewizyjnymi, koordynacją pracy dziennikarzy i mediów, oraz
-w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert zrealizowała co najmniej 2 projekty video (filmowe i/lub reklamowe), przy czym każdy o wartości co najmniej 50 000 zł brutto.
f)Graphic designer - co najmniej jedna osoba odpowiedzialna za przygotowanie projektów graficznych, która:
-posiada minimum 3-letnie doświadczenie jako Graphic Designer, tj. była odpowiedzialna za przygotowanie projektów graficznych do kanałów online i offline i posługuje się biegle programami pakietu Adobe: InDesign i/lub Illustrator i/lub Photoshop i/lub Adobe XD, oraz
-w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert była odpowiedzialna za tworzenie grafik dla co najmniej 3 kampanii reklamowych.
g)Redaktor/ Copywriter – co najmniej jedna osoba odpowiedzialna za redakcję tekstów i copywriting, która:
-posiada minimum 3-letnie doświadczenie jako copywriter i/lub redaktor-dziennikarz, tj. była odpowiedzialna za tworzenie tekstów promocyjnych i/lub tekstów marketingowych i/lub tekstów publicystycznych i/lub tekstów dziennikarskich i/lub artykułów prasowych,oraz
-w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert była autorem co najmniej 3 artykułów o tematyce unijnej opublikowanym w dzienniku lub czasopiśmie wydawanym na terenie Polski.
Zamawiający w celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, tj.: 1.wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. VI ust.2 pkt 2.1 SWZ, zgodnie ze wzorem udostępnionym Wykonawcy najwyżej ocenionemu;
2.wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; potwierdzającego spełnienie warunku określonego w rozdz. VI ust.2 pkt 2.2 SWZ, zgodnie ze wzorem udostępnionym Wykonawcy najwyżej ocenionemu.
Wymagania dot. polegania na zdolnościach innych podmiotów zostały opisane w rozdz.IX SWZ

Warunki realizacji zamówienia

1. Przed zawarciem umowy Wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy zgodnie z zapisami rozdz. XVIII SWZ.
2. Wybrany wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w PPU - załącznik nr 3 do SWZ.
3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w zakresie wskazanym w §13 PPU oraz przewiduje waloryzację wynagrodzenia na warunkach wskazanych w §14 PPU.
4. Warunki dot. rozliczenia finansowego zostały określone w §9 PPU.

Warunki otwarcia ofert (miejsce)

1. Otwarcie ofert w Systemie e-ZP dokonywane jest poprzez odszyfrowanie i otwarcie ofert.
2. W zakresie dotyczącym kodowania i czasu odbioru danych, złożona przez Wykonawcę za pomocą Systemu e-ZP oferta jest widoczna w systemie, jako zaszyfrowana, a możliwość jej odszyfrowania i otworzenia przez Zamawiającego możliwa jest po upływie terminu składania ofert.

Warunki otwarcia ofert (Informacje o osobach upoważnionych i procedurze otwarcia)

Niezwłocznie po otwarciu ofert Zamawiający udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:
1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;
2) cenach zawartych w ofertach.

1. Zamawiający zastosuje odwróconą kolejność oceny ofert (art. 139 Pzp). Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.
2. Informacje dot. oświadczeń i podmiotowych środkach dowodowych, jakie zobowiązani są dostarczyć wykonawcy w celu wykazania braku podstaw wykluczenia oraz potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postepowaniu zawarte zostały w rozdz. VIII SWZ.
3. Oświadczenie, o którym mowa w rozdz. VIII pkt. 1 SWZ, składa się na formularzu Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia, sporządzonym zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz. Urz. UE L 3 z 06.01.2016, str. 16).Zamawiający zażąda tego oświadczenia wyłącznie od Wykonawcy, którego oferta zostanie najwyżej oceniona.
4. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w rozdz. VII SWZ - Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 108 ust.1 ustawy Pzp oraz określonych w art. 109 ust. 1 pkt 1), 2) i 3) ustawy Pzp. Procedura sanacyjna - samooczyszczenie - opisana w rozdz. VII pkt 3 i 4 SWZ.
Inne podstawy wykluczenia opisane zostały w rozdz. VIIA SWZ.
5. Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia nw. podmiotowych środków dowodowych:
1) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w rozdz. VIII ust. 11 pkt 1)SWZ,
2) oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp
3) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 Pzp
4) zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej KRUS potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp
5) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp.
6. Informacje dot. wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zawarte zostały w rozdz. X SWZ.
7. Do upływu terminu składania ofert należy złożyć:
a) wypełniony formularz ofertowy, stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ,
b) wypełniony formularz cenowy stanowiący załącznik nr 1A do SWZ,
c) Prezentację zawierającą opis strategii i koncepcji komunikacji oraz ogólną koncepcję realizacji kampanii na 2023 r. zgodną z opisem zawartym w rozdz. rozdz. XVII ust. 1 pkt 2)SWZ oraz rozdz.IX ust. 1 pkt 1.1.OPZ,
d) Próbki konceptów kreatywnych, zgodne z opisem zawartym w rozdz. rozdz. XVII ust. 1 pkt 3)SWZ oraz rozdz.IX ust. 1 pkt 1.2.OPZ,
e) dokumenty potwierdzające uprawnienia osób podpisujących ofertę wykonawcy do działania w jego imieniu (w tym także pełnomocnictwo), o ile uprawnienia te nie wynikają z dokumentów rejestrowych,
f) oświadczenie wykonawcy/wykonawców wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia składane na podstawie art. 125 ust. 1 Pzp, zgodnie z załącznikiem nr 4 do SWZ
g) oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby składane na podstawie art. 125 ust. 5 Pzp, zgodnie z załącznikiem nr 5 do SWZ – jeżeli dotyczy
h) zobowiązanie innego podmiotu do udostępnienia zasobów – jeżeli dotyczy,
i) oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy w przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – odpowiednio załącznik nr 6 do SWZ - jeśli dotyczy.
POZOSTAŁE WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA ZOSTALY OKREŚLONE W DOKUMENTACH ZAMÓWIENIA.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej określone w niniejszym dziale przysługują wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy Pzp.
2. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy Pzp oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
3. Odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy;
3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie ustawy Pzp, mimo że Zamawiający był do tego obowiązany.
4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby. Odwołujący przekazuje kopię odwołania zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.
5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.
6. Odwołanie wnosi się w terminie:
1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1).
7. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 5 i 6 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia
8. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.
9. W postępowaniu toczącym się wskutek wniesienia skargi stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17.11.1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego o apelacji, jeżeli przepisy niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.
10. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie - sądu zamówień publicznych, zwanego dalej "sądem zamówień publicznych".
11. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby, w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby lub postanowienia Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Pzp, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi. Złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23.11.2012 r. - Prawo pocztowe jest równoznaczne z jej wniesieniem.
12. Prezes Izby przekazuje skargę wraz z aktami postępowania odwoławczego do sądu zamówień publicznych w terminie 7 dni od dnia jej otrzymania