Rezerwacja, sprzedaż i dostawa na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk biletów lotniczych krajowych i zagranicznych

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, sprzedaż i dostawa na zamówienie Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk biletów lotniczych krajowych i zagranicznych.
2. Zamówienie obejmuje sukcesywną kompleksową rezerwację i zakup biletów lotniczych w klasach wymaganych przez Zamawiającego tj. w klasie biznes i w klasie ekonomicznej na trasach krajowych i zagranicznych, przewoźników zrzeszonych w IATA (International Air Transport Association) lub posiadających status agenta (autoryzację) IATA, a także w klasie przewoźników tzw. Tanich Linii Lotniczych (LCA).
3. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia całodobowej możliwości dokonania rezerwacji przez 7 dni w tygodniu, zmiany rezerwacji i wykupu biletu, również w dni wolne od pracy i święta, w tym:
a) wyznaczenia stałych pracowników do kompleksowej obsługi Zamawiającego w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia (kontakt telefoniczny, e-mail oraz w innej uzgodnionej formie) co najmniej w dni robocze w godzinach od 8:00 do 18:00 (osoby wyznaczone do stałej współpracy z Zamawiającym),
b) świadczenia 24-godzinnego serwisu polskojęzycznego umożliwiającego rezerwację, wykup oraz zmianę dotychczasowych rezerwacji poza godzinami pracy biura za pomocą telefonu oraz drogą elektroniczną (e-mail).
4. Wykonawca zobowiązany będzie również do zapewnienia pomocy osobie podróżującej w sytuacji awaryjnej, w tym zapewnienia dostępu do całodobowej obsługi - Helpdesku (7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę, połączenia krajowe i zagraniczne) dla osoby podróżującej, w języku polskim, obsługiwanego przez osobę posiadającą dostęp do systemu rezerwacyjnego i wystawionych biletów.
5. Szczegółowy zakres czynności, do których będzie zobowiązany Wykonawca zawarty został w rozdziale III SWZ.
6. Zamawiający wymaga, aby podczas realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca używał (w szczególności do wystawiania biletów lotniczych) systemu dystrybucji GDS.
7. W celu ułatwienia przygotowania oferty, w tym oszacowania ceny oferty Zamawiający wskazuje w Załączniku nr 7 do SWZ kierunki i ilości połączeń lotniczych realizowanych na przestrzeni 2022-2025 r. Zamawiający zastrzega, że ilość i kierunki lotów wynikające z niniejszego zamówienia mogą ulec zmianie. Dokonanie zakupu mniejszej ilości biletów nie będzie skutkowało obowiązkiem zapłaty za niezrealizowany zakres zamówienia.
8. Zamawiający informuje, że zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę 2.000.000,00 zł (maksymalna wartość umowy). W przypadku przekroczenia tej kwoty umowa w sprawie zamówienia publicznego wygaśnie, nawet przed upływem terminu, na jaki została zawarta.
9. Zamawiający zastrzega możliwość ograniczenia wielkości zamówienia, nie więcej jednak niż do 60% wartości umowy, o której mowa w ust. 8 powyżej.
10. Wykonawca wyznaczy do realizacji zamówienia minimum 2 osoby, które będą odpowiedzialne za stałą współpracę z Zamawiającym (nie więcej jednak niż 3 osoby).
11. Zamawiający wymaga by, w okresie obowiązywania umowy, osoby wyznaczone do stałej współpracy z Zamawiającym pozostawały zatrudnione na cały etat na podstawie umowy o pracę, w rozumieniu art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). W przypadku wskazania więcej niż 2 osób, które będą odpowiedzialne za stałą współpracę z Zamawiającym, wymiar zatrudnienia może być niższy niż cały etat, pod warunkiem, że łączny wymiar zatrudnienia tych osób będzie odpowiadał co najmniej dwóm pełnym etatom.
12. Kontakt z wyznaczonymi osobami będzie zapewniony przez dwie niezależne linie telefoniczne oraz dwa niezależne adresy email, a także w innej uzgodnionej formie.

Opis zamówienia

1.W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do:
1)sukcesywnej kompleksowej rezerwacji i zakupu biletów lotniczych w klasach wymaganych przez Zamawiającego;
2)przyjmowania od Zamawiającego i realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji, zmiany rezerwacji, zakupu biletu i dokonania wszelkich możliwych zmian odnośnie zakupionego biletu;
3)przyjmowania zamówień składanych pocztą elektroniczną, telefonicznie, pisemnie oraz w innej uzgodnionej formie – przez osobę upoważnioną przez Zamawiającego;
4)realizacji zlecenia w zakresie rezerwacji najpóźniej w ciągu 1 godziny od jego otrzymania;
5)niezwłocznego potwierdzenia otrzymania zlecenia zakupu oraz jego realizacji w ciągu 4 godzin od jego otrzymania;
6)zapewnienia całodobowej możliwości dokonania rezerwacji przez 7 dni w tygodniu, zmiany rezerwacji i wykupu biletu, również w dni wolne od pracy i święta;
7)kompleksowej obsługi Zamawiającego realizowanej każdorazowo przez osobę posiadającą uprawnienia kasjera lotniczego;
8)zapewnienia bezkolizyjnej realizacji wieloetapowych połączeń zagranicznych i krajowych oraz możliwości ich łączenia;
9)proponowania optymalnego połączenia oraz połączeń alternatywnych, w których ważny jest łączny czas podróży;
10)oferowania najtańszych biletów na danej trasie określonej przez Zamawiającego z uwzględnieniem najniższych dostępnych taryf publikowanych, stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych;
11)oferowania zróżnicowanych wariantów połączeń (minimum trzy najtańsze połączenia) z uwzględnieniem najkorzystniejszych warunków przelotu przy zachowaniu odpowiedniego standardu podróży – najpóźniej w ciągu 1 godziny od otrzymania zapytania od Zamawiającego;
12)stosowania przy każdorazowym zakupie biletów upustu, określonego w ofercie Wykonawcy (jeśli zaoferowano upust);
13)przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów przy dokonanych wcześniej rezerwacjach;
14)na zlecenie Zamawiającego - przedłużania złożonych rezerwacji, a w razie braku możliwości przedłużenia rezerwacji w dotychczasowej cenie, powiadamiania Zamawiającego o tym fakcie oraz o nowej cenie;
15)informowania Zamawiającego o wszystkich zmianach dotyczących zarezerwowanych lub wykupionych biletów, w szczególności na temat zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, zmiany godziny wylotu lub odwołania wylotu, zmiany numeru lotu – niezwłocznie po uzyskaniu takiej informacji;
16)bezpłatnego dostarczania biletów lotniczych oraz faktur VAT do siedziby Zamawiającego, w terminie wymaganym przez Zamawiającego;
17)w sytuacji nagłej, bezpłatnego dostarczenia biletu do własnego biura obsługi klienta na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot;
18)w przypadku, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, zapewnienia możliwości bezpłatnego odbioru biletu w przedstawicielstwie w kraju wylotu lub, po uzgodnieniu z Zamawiającym, bezpłatnego dostarczenia odbiorcy biletu w inny sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie;
19)udzielania informacji i pomocy osobie podróżującej w przypadku wystąpienia zmian podczas podróży;
20)zapewnienia pomocy osobie podróżującej w sytuacji awaryjnej, w tym zapewnienia dostępu do całodobowej obsługi - Helpdesku;
21)negocjowania z określonymi przewoźnikami korzystnych dla Zamawiającego warunków rezygnacji z zamówionych biletów;
22)zapewnienia bezpłatnej wymiany wcześniej nabytego biletu w przypadku upadłości przewoźnika;
23)zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami umownymi, obowiązującymi przepisami polskimi, jak również przepisami krajów docelowych;
24)w przypadku konieczności pilnych wyjazdów - dołożenia wszelkich starań umożliwiających realizację najkorzystniejszego połączenia lotniczego, które zapewni terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osób podróżujących;
25)zapewnienia możliwości dokonywania odprawy online i informowania o potrzebnych do odprawy danych pasażera i terminie ich przesłania, a na zlecenie Zamawiającego również dokonania odprawy on-line w imieniu pasażera oraz dostarczenia drogą elektroniczną karty pokładowej nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem lotu lub w dniu zakupu biletu, jeśli zakup biletu został dokonany na mniej niż 7 dni przed planowanym odlotem, w przypadku zakupu biletów, gdzie konieczne jest dokonanie odprawy on-line w celu uniknięcia dodatkowych kosztów;
26)pośrednictwa między Zamawiającym a przewoźnikiem w przypadku ewentualnych spraw reklamacyjnych składanych do przewoźnika w zakresie usług objętych zamówieniem;
27)zmiany na bilecie nazwiska oraz wszelkich innych wymaganych danych osoby, na którą wystawiono bilety (rezerwacje), zmiany trasy, terminu podróży lub klasy oraz ewentualnego anulowania zaplanowanego przelotu, którego dana rezerwacja dotyczy, zgodnie z warunkami taryf, o ile fakt ten został zgłoszony pisemnie (drogą elektroniczną) Wykonawcy nie później niż na 48 godzin przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży;
28)wystawiania faktur z uwidocznieniem ceny jednostkowej biletu, opłaty transakcyjnej, upustu udzielonego przez przewoźnika na rzecz Zamawiającego, upustu udzielonego przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w przypadku taryf publikowanych na bilety lotnicze;
29)sporządzania i przesyłania na zlecenie Zamawiającego narastających zbiorczych raportów (w terminie 5 dni roboczych od przesłania zlecenia) z realizacji umowy na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur;
30)poinformowania Zamawiającego o wykorzystaniu 85% wartości umowy, w terminie 3 dni od zaistnienia tej okoliczności;
31)zapewnienia możliwości kupowania biletów w ramach zamiany punktów lojalnościowych przyznawanych przez przewoźników;
32)na zlecenie Zamawiającego, ubezpieczania biletu oraz pośredniczenia pomiędzy Zamawiającym a ubezpieczycielem w przypadku konieczności skorzystania z wykupionego ubezpieczenia.
2.Szczegółowe informacje są w rozdziale III SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Termin realizacji przedmiotu zamówienia: w okresie 24 miesięcy od dnia 28 czerwca 2026r. W przypadku podpisania umowy po dniu 28 czerwca 2026 r. termin realizacji przedmiotu zamówienia wynosić będzie 24 miesiące od dnia podpisania umowy.
2.Umowa zawarta w wyniku niniejszego postępowania obowiązywać będzie przez okres wskazany w ust. 1 lub do wyczerpania kwoty określonej w umowie, w zależności od tego co nastąpi pierwsze.
3. Akronimy projektów w ramach których może być współfinansowane
zamówienie:
SEA-QUESTER,
ISOLUME,
SEABAS,
SECUCOAST,
DTO4OWE,
MININGIMPACT/AID-SEAS,
DROPZONE PMW,
YOLA,
CliN BluFeed,
LIFE for RIVERS,
ALANIS,
BIOcean5D,
BioEcoOcean,
MUNIMAP,
MARBEFES,
CDIF4EOSC,
SEAPOP 3,
MUNI-RISK,
MUNI-RISK,
Mmine-Sweeper,
Arcfish,
Enviagri,
HIAOOS,
OceanICU,
Argo-Polska,
TRICUSO,
BIOGEOSEA,
PWGIBF,
EURO-ARGO ONE PMW,
EURO-ARGO ONE,
CSI-POM_2,
4. Wskazanie projektów, w ramach których może być współfinansowane
zamówienie znajduje się w SWZ.

Główne aspekty procedury

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy eZamówienia ( https://ezamowienia.gov.pl ).
2. Zamawiający nie przewiduje innego sposobu komunikowania się z Wykonawcami niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy eZamówienia określa Regulamin Platformy eZamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.
4. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”) oraz w sposób określony w ust. 8 poniżej. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi.
5. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie eZamówienia oraz zalogowania się na Platformie eZamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści SWZ wystarczające jest posiadanie tzw. Konta uproszczonego na Platformie eZamówienia.
6. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).
7. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy eZamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy eZamówienia.
8. Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres email: mmasnicka@iopan.pl (nie dotyczy składania ofert).
9. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej wynosi 30 MB. Zaleca się niedołączanie do wiadomości email plików w formacie .rar (wiadomość może zostać potraktowana przez zaporę jako wiadomość niebezpieczna i w konsekwencji nieprzepuszczona na serwery IOPAN).
10.Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski” na platformie eZamówienia, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy.
11. Szczegółowe informacje o komunikacji w postępowaniu, między Zamawiającym, a Wykonawcą określono w Rozdz. VI, XIII i XV SWZ.
12. W niniejszym postępowaniu ofertę oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej (podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
13. Oferta Wykonawcy powinna zawierać:
1) Formularz ofertowy – Załącznik nr 1 do SWZ;
2) Jednolity europejski dokument zamówienia (JEDZ);
3) Oświadczenie, że w stosunku do Wykonawcy nie zachodzą przesłanki wykluczenia z art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31.07.2014 roku dot. środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie - Załącznik nr 2.1 do SWZ;
4) dowód wniesienia wadium;
5) odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru;
6) pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy / podmiotu udostępniającego zasoby - jeżeli w imieniu Wykonawcy / podmiotu udostępniającego zasoby działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 5) powyżej;
7) w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia – pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego;
8) w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia – oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, z którego wynika które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy;
9) w przypadku polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotu trzeciego – zobowiązanie podmiotu trzeciego lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp;
10) w przypadku polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotu trzeciego – oświadczenie JEDZ podmiotu udostępniającego zasoby;
11) w przypadku polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotu trzeciego – oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby w zakresie przesłanek wykluczenia z art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31.07.2014 roku dot. środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie – Załącznik nr 2.2 do SWZ;
12) informację, że wybór oferty Wykonawcy będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, w sytuacji, o której mowa w art. 225 ust. 2 ustawy Pzp.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki
dotyczące sytuacji ekonomicznej lub finansowej – w postaci posiadania przez Wykonawcę odpowiedniego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, tj. posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną minimum 200.000 zł*;

*Uwaga!
1) W przypadku, gdy wartość sumy gwarancyjnej będzie wyrażona w walucie innej niż złoty polski, Zamawiający do oceny spełniania warunków przeliczy podaną wartość po średnim kursie tej waluty w stosunku do PLN publikowanym przez NBP obowiązującym w dniu otwarcia ofert (wskazanym w ust. 1 rozdziału XVI SWZ).
2) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia Zamawiający będzie oceniał łączne spełnienie warunku udziału w postępowaniu przez tych Wykonawców, tj. warunek będzie spełniony, gdy co najmniej jeden z Wykonawców będzie posiadał ubezpieczenie na kwotę wskazaną powyżej lub gdy Wykonawcy będą posiadali łącznie ubezpieczenie na tę kwotę.

2. Zamawiający oceni spełnianie przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, określonych w rozdziale VII ust. 2 SWZ, w oparciu o wymagane przez Zamawiającego oświadczenia i dokumenty, metodą: spełnia/nie spełnia.
3. W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający wymaga złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) dokumentów potwierdzających, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia.
4. Jeżeli z uzasadnionej przyczyny Wykonawca nie może złożyć wymaganych przez Zamawiającego podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w ust. 3 pkt 1), Wykonawca składa inne podmiotowe środki dowodowe, które w wystarczający sposób potwierdzają spełnianie opisanego przez Zamawiającego warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki
dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej - w postaci należytego wykonania, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywania w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – to w tym okresie, co najmniej dwóch usług polegających na obsłudze świadczonej na rzecz pojedynczego podmiotu w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych międzynarodowych o wartości co najmniej 300.000,00 zł (brutto)* każda.

*Uwaga!
1) Wartość obejmująca całkowite wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu świadczonej w danym okresie usługi obejmującej łącznie wynagrodzenie za rezerwację, sprzedaż i dostawę biletów lotniczych na zagraniczne przewozy pasażerskie.
2) Jeżeli Wykonawca przedstawi w dokumentach złożonych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu wartości wyrażone w innej walucie niż PLN, Zamawiający do oceny spełniania warunków przeliczy podaną wartość po średnim kursie tej waluty w stosunku do PLN publikowanym przez NBP obowiązującym w dniu otwarcia ofert (wskazanym w ust. 1 rozdziału XVI SWZ).
3) Zamawiający wymaga, aby co najmniej jeden Wykonawca spełniał warunek określony powyżej w pełnym zakresie (Wykonawca, który będzie realizował usługi rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych międzynarodowych).

2. Zamawiający oceni spełnianie przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, określonych w rozdziale VII ust. 2 SWZ, w oparciu o wymagane przez Zamawiającego oświadczenia i dokumenty, metodą: spełnia/nie spełnia.
3. W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający wymaga złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
1) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane (sporządzonego zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ), oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.
4. Okresy wyrażone w latach lub miesiącach, o których mowa w ust. 3 pkt 1), liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.
5. Jeżeli Wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonywanych wspólnie z innymi Wykonawcami, wykaz, o którym mowa w ust. 3 pkt 1) powyżej, dotyczy usług, w których wykonaniu Wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, w których wykonywaniu bezpośrednio uczestniczył lub uczestniczy.
6. Zgodnie z art. 117 ust. 3 ustawy Pzp w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Zamawiający wskazuje, że usługami, do realizacji których warunek doświadczenia Wykonawcy jest wymagany są usługi rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych międzynarodowych.
7. W przypadku, o którym mowa w ust. 6 powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.

Wymagane depozyty i gwarancje

1. W niniejszym postępowaniu Zamawiający wymaga wniesienia wadium przed upływem terminu składania ofert.
2. Wysokość wadium wynosi: 20.000 PLN
3. Wykonawca może wnieść wadium według swojego wyboru w jednej lub kilku następujących formach:
1) pieniądzu;
2) gwarancjach bankowych;
3) gwarancjach ubezpieczeniowych;
4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2024 r. poz. 419).
4. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli wadium nie zostanie wniesione lub zostanie wniesione w sposób nieprawidłowy.
5. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert i utrzymać nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy Pzp.
6. Wadium w formie pieniężnej należy wnieść przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego Banku Gospodarstwa Krajowego numer: 98 1130 1121 0006 5623 1520 0001. Na przelewie należy umieścić adnotację:

„Wadium w postępowaniu na rezerwację, sprzedaż i dostawę biletów lotniczych – IO/ZP/4/2026”

7. Zamawiający informuje, że za termin wniesienia wadium zostanie przyjęty termin uznania rachunku Zamawiającego.
8. W przypadku wnoszenia wadium w formie pieniężnej, do oferty należy dołączyć potwierdzenie przelewu.
9. Jeżeli wadium jest wnoszone w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w ust. 3 pkt 2-4, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.
10. W przypadku wnoszenia wadium w formie poręczenia lub gwarancji, gwarant musi zapewnić bezwarunkową zapłatę kwoty poręczenia /gwarancji na pierwsze żądanie Zamawiającego.
11. Wadium wniesione w formie gwarancji lub poręczeń musi zawierać w swojej treści zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela do wypłaty sumy wadium na żądanie Zamawiającego w przypadkach określonych w art. 98 ustawy Pzp.
12. Dokumenty dotyczące ustanowienia wadium muszą zachowywać ważność przez cały okres związania Wykonawcy ofertą.
13. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie wniósł wadium, lub wniósł wadium w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek o zwrot wadium w przypadku, o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp.
14. Na podstawie art. 98 ust. 1 ustawy Pzp Zamawiający zwróci wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia jednej z okoliczności:
1) upływu terminu związania ofertą;
2) zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;
3) unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, z wyjątkiem sytuacji gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.
15. Na podstawie art. 98 ust. 2 ustawy Pzp Zamawiający, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku zwróci wadium Wykonawcy:
1) który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert;
2) którego oferta została odrzucona;
3) po wyborze najkorzystniejszej oferty, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza;
4) po unieważnieniu postępowania, w przypadku gdy nie zostało rozstrzygnięte odwołanie na czynność unieważnienia albo nie upłynął termin do jego wniesienia.
16. Złożenie wniosku o zwrot wadium, o którym mowa w ust. 15, powoduje rozwiązanie stosunku prawnego z Wykonawcą wraz z utratą przez niego prawa do korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp.
17. Zamawiający zwraca wadium wniesione w pieniądzu wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
18. Zamawiający zwraca wadium wniesione w innej formie niż w pieniądzu poprzez złożenie gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium.
19. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, a w przypadku wadium wniesionego w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 ustawy Pzp, występuje odpowiednio do gwaranta lub poręczyciela z żądaniem zapłaty wadium, jeżeli:
1) Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 107 ust. 2 lub art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 57 lub art. 106 ust. 1 ustawy Pzp, oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, innych dokumentów lub oświadczeń lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej;
2) Wykonawca, którego oferta została wybrana:
a) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie,
b) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;
3) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, którego oferta została wybrana.
20. Więcej informacji znajduje się w rozdziale XVIII SWZ.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

1. Zapłata za wykonanie zamówienia cząstkowego będzie następowała
każdorazowo po dokonaniu przez Zamawiającego odbioru stwierdzającego jego należyte wykonanie, na podstawie przedłożonego przez Zamawiającego zamówienia oraz wystawionej przez Wykonawcę za tę część faktury VAT. W przypadku złożenia przez Zamawiającego zamówienia obejmującego więcej niż jedną osobę, Wykonawca zobowiązany jest wystawić osobną fakturę na każdą osobę. Wykonawca zobowiązany jest wskazać na fakturze VAT osobę podróżującą.
2. Termin płatności wynagrodzenia zostanie wskazany przez Wykonawcę w ofercie i liczony będzie od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.
3. Zapłata nastąpi na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.
4. Za dzień dokonania płatności uważa się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
5. Wiecej informacji znajduje się w paragrafie 8 projektu umowy (Załącznik nr 6 do SWZ)

Warunki realizacji zamówienia

1.Szczegółowe warunki realizacji zamówienia zawarto w SWZ, w szczególności w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 6 do SWZ.
2. Przewidywane na podstawie art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp zmiany umowy zawarte zostały w paragrafie 12 projektu umowy stanowiącym załącznik nr 6 do SWZ.
3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W tym przypadku podmioty te ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
4. W przypadku gdyby wyłoniona w prowadzonym postępowaniu oferta została złożona przez dwóch lub więcej Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, Zamawiający może zażądać
umowy regulującej współpracę tych podmiotów przed przystąpieniem do podpisania umowy o zamówienie publiczne.

Informacje dodatkowe

1. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-bcdc2a35-3256-4fff-badf-748072b3f528 .
2.Zamawiający nie dopuszcza możliwości przedstawienia informacji zawartych w ofercie w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty.
3.Zamawiający nie przewiduje wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej.
4.Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
5.Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp.
6.Zamawiający na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy Pzp wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób, które będą odpowiedzialne za stałą współpracę z Zamawiającym, wykonujących czynności wskazane w rozdziale III ust. 2 pkt 2 SWZ.
7.Zamawiający nie przewiduje wymagań związanych z zatrudnianiem osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp.
8.Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług, o którym mowa w 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp ani zamówienia na dodatkowe dostawy, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp.
9.Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę żadnej części zamówienia.
10.Zamawiający nie wymaga ani nie przewiduje możliwości złożenia oferty po odbyciu przez Wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzeniu przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 ustawy Pzp.
11.Zamawiający nie dopuszcza częściowego składania ofert.
12.Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
13.Treść oferty musi być zgodna z wymaganiami Zamawiającego określonymi w dokumentach zamówienia. Propozycje rozwiązań alternatywnych (wariantowych) nie będą brane pod uwagę. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych.
14.Zamawiający informuje, że w niniejszym postępowaniu przewiduje możliwość zastosowania art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, tzw. procedury odwróconej.
15.Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.
16.Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Wykonawcy ci ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.
17.Zapisy dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
18.W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez Wykonawców:
1) oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp (oświadczenie JEDZ), składa każdy z Wykonawców (oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu),
2) oświadczenie w zakresie przesłanek wykluczenia z art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31.07.2014 r. dot. środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie składa każdy z Wykonawców,
3) podmiotowe środki dowodowe określone w rozdziale X ust. 8 SWZ (odnoszące się do warunków udziału w postępowaniu) mogą być złożone wspólnie w imieniu wszystkich podmiotów składających ofertę wspólną,
4) podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w rozdziale X ust. 12 SWZ (odnoszące się do podstaw wykluczenia), powinny być złożone przez każdego z Wykonawców,
5) formularze winny być złożone w imieniu wszystkich podmiotów składających ofertę wspólną.
19.Oferty przedstawione przez dwa lub więcej podmiotów występujących wspólnie, będą musiały spełniać następujące wymagania:
1)w przypadku złożenia oferty wspólnej, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego,
2)oferta będzie podpisana w taki sposób, by wiązała prawnie wszystkich partnerów/wspólników,
3)każdy Wykonawca przedłoży tylko jedną ofertę, sam lub jako partner w konsorcjum (wspólnik spółki cywilnej); Wykonawca, który przedkłada lub partycypuje w więcej niż jednej ofercie spowoduje, że wszystkie oferty z udziałem tego Wykonawcy zostaną odrzucone.
20.Oferty składane przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w rozdziale VII ust. 2 SWZ i pozostałych wymagań określonych w SWZ zostaną ocenione pod kątem łącznego spełniania wymagań Zamawiającego przez występujących wspólnie Wykonawców, na podstawie złożonych przez nich oświadczeń i dokumentów.
21.Zgodnie z art. 117 ust. 3 ustawy Pzp w odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Zamawiający wskazuje, że usługami, do realizacji których warunek doświadczenia Wykonawcy jest wymagany są usługi rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych międzynarodowych.
22.W przypadku, o którym mowa w ust. 21 powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy.
23.Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.
24.Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa, wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.
25.W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. Usługi, do realizacji których warunek doświadczenia Wykonawcy jest wymagany zostały wskazane w ust. 21 powyżej.
26.Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z oświadczeniem JEDZ, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, także oświadczenie JEDZ podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na jego zasoby.
27.Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia wraz ze swoim oświadczeniem w zakresie przesłanek wykluczenia z art. 5k ust. 1 rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31.07.2014 r. dot. środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby w zakresie ww. przesłanek wykluczenia – sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2.2 do SWZ.
28.Zamawiający zażąda od Wykonawcy, który polega na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp, przedstawienia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w rozdziale X ust. 12 pkt 1, 3 - 4 SWZ, dotyczących tych podmiotów, potwierdzających, że nie zachodzą wobec tych podmiotów podstawy wykluczenia z postępowania.
29.Zamawiający informuje, że:
a)w części III formularza JEDZ, sekcja D „Podstawy wykluczenia o charakterze wyłącznie krajowym” Wykonawca składa oświadczenie m.in. w zakresie niepodlegania wykluczeniu w oparciu o art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 514);
b)w części IV formularza JEDZ pod nazwą „Kryteria kwalifikacji” Wykonawca może ograniczyć się do wypełnienia sekcji α (alfa), tj. do złożenia ogólnego oświadczenia o spełnieniu wszystkich warunków udziału w postępowaniu (kryteriów kwalifikacji);
c)część V formularza JEDZ „Ograniczenie liczby kwalifikujących się kandydatów” należy pozostawić niewypełnioną.
30.Wymagane podmiotowe środki dowodowe na spełnianie warunków udziału w post. oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania zostały wymienione w rozdz. X SWZ.
31. Informacje w zakresie RODO zamieszczono w rozdz. XXV SWZ.
32. Opis kryteriów oceny ofert znajduje się w rozdz. XIX SWZ.
33. Termin związania ofertą wynosi 90 dni licząc od upływu terminu składania ofert, tj. do dnia 12.08.2026 r.
34. Zamawiający informuje, że nie przeprowadzał wstępnych konsultacji rynkowych.
35. Zamawiający nie wymaga złożenia przedmiotowych środków dowodowych.
36. Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeni zostaną Wykonawcy podlegający wykluczeniu na podstawie: 1) art. 108 ust. 1 ustawy Pzp; 2) art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp; 3) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego oraz 4)art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem 2022/576, z późn. zm. Szczegółowe informacje znajdują się w rozdz. IX SWZ.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie wnosi się w terminie: a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a). 2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej. 3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 powyżej wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. 4. Terminy składania odwołań zostały określone szczegółowo w przepisach Działu IX – Środki ochrony prawnej – Ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych.