Rozbudowa systemu HIS wraz z usługą wdrożenia i utrzymania w ramach projektu pn.: „Rozwój usług cyfrowych w Wojewódzkim Wielospecjalistycznym Centrum Onkologii i Traumatologii im. M. Kopernika w Łodzi”.

Krótki opis

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest rozbudowa sytemu HIS wraz z usługą wdrożenia i utrzymania.
W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
1) wykonania Wdrożenia Oprogramowania Aplikacyjnego;
2) udzielenia Licencji na Oprogramowanie Aplikacyjne;
3) udzielenia 36 – miesięcznej Gwarancji.
Szczegółowy zakres usług składających się na Przedmiot Umowy oraz zasady ich wykonywania, z podziałem na Etapy, określa Załącznik nr 2 – Opis przedmiotu zamówienia oraz Umowa i Załączniki do Umowy.

Opis zamówienia

Przedmiotem niniejszego zamówienia jest rozbudowa sytemu HIS wraz z usługą wdrożenia i utrzymania.
W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
1) wykonania Wdrożenia Oprogramowania Aplikacyjnego;
2) udzielenia Licencji na Oprogramowanie Aplikacyjne;
3) udzielenia 36 – miesięcznej Gwarancji.
Szczegółowy zakres usług składających się na Przedmiot Umowy oraz zasady ich wykonywania, z podziałem na Etapy, określa Załącznik nr 2 – Opis przedmiotu zamówienia oraz Umowa i Załączniki do Umowy.

Informacje dodatkowe

Przedmiot zostanie zrealizowany w następujących terminach:
1) Wdrożenie i Licencja – maksymalnie do dnia 29.05.2026 r.,
2) Gwarancja – przez okres 36 miesięcy od dnia Odbioru Końcowego Wdrożenia.
Etap I – dostarczenie Licencji do 3 dni od dnia przystąpienia do realizacji Przedmiotu Umowy
Etap II – przygotowanie szczegółowych warunków i zakresu wdrożenia stanowiących Analizę Przedwdrożeniową do 6 dni od dnia przystąpienia do realizacji Przedmiotu Umowy
Etap III – dostarczenie Planu testów do 4 dni od Odbioru Etapu I
Etap IV – rozpoczęcie prac konfiguracyjnych, parametryzacja dostarczonego Oprogramowania Aplikacyjnego Do 6 dni od Odbioru Etapu II a w przypadku kolejnych Modułów – od dnia ostatniego Odbioru Częściowego (Etapu) Wdrożenia
Etap V – przygotowanie i realizacja Szkoleń do 6 dni od Odbioru Etapu II a w przypadku kolejnych Modułów – od dnia ostatniego Odbioru Częściowego (Etapu) Wdrożenia
Etap VI – Wdrożenie, konfiguracja i parametryzacja Oprogramowania Aplikacyjnego na środowisku produkcyjnym Zamawiającego wraz z przeprowadzeniem testów na podstawie scenariuszy testowych oraz Dokumentacją Powykonawczą maksymalnie do 29.05.2026 r.

Procedura przyspieszona

Zgodnie z art. 138 ust. 1 ustawy Pzp, termin składania ofert nie może być krótszy niż 35 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, tym nie mniej, zgodnie z art. 138 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp, Zamawiający może wyznaczyć termin składania ofert krótszy niż termin określony w ust. 1, nie krótszy jednak niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione. Skrócenie terminu możliwe jest w następujących przypadkach:1)opublikowania wstępnego ogłoszenia informacyjnego, o którym mowa w art. 89, o ile zawierało ono wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu, w zakresie, w jakim były one dostępne w chwili publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego, które zostało przekazane do publikacji Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej lub zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed dniem przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej;
2)jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia i skrócenie terminu składania ofert jest uzasadnione.
W ocenie Zamawiającego, będącej wynikiem wnikliwej analizy całokształtu okoliczności faktycznych i prawnych towarzyszących rozpatrywanemu zamówieniu, w istocie zachodzi pilna potrzeba udzielenia tego zamówienia, przy czym skrócenie terminu składnia ofert w odnośnym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego jest całkowicie uzasadnione. Tym samym, za spełnione należy uznać przesłanki, od których zależy możliwość skorzystania z uprawnienia do skrócenia terminu składania ofert w przetargu nieograniczonym na realizację zadań:
- „Integracja i rozbudowa systemów informatycznych szpitala”
- „Digitalizacja dokumentacji medycznej”.
W świetle powyższych przepisów Zamawiający zdecydował się zastosować art. 138 ust. 2 pkt 2 Pzp w zakresie przeprowadzenia postępowania przetargowego pn. „Rozbudowa systemu HIS wraz z usługa wdrożenia i utrzymania” w ramach realizacji projektu „Rozwój usług cyfrowych w Wojewódzkim Wielospecjalistycznym Centrum Onkologii i Traumatologii im. M. Kopernika w Łodzi” skrócił termin składania ofert do 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. Ww. zadanie jest objęte dotacją pochodzącą z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO), na podstawie wyników naboru nr KPOD.07.03-IP.10-001/25 w ramach inwestycji D1.1.2 „Przyspieszenie procesów transformacji cyfrowej ochrony zdrowia poprzez dalszy rozwój usług cyfrowych w ochronie zdrowia” ogłoszonych przez Ministerstwo Zdrowia. Zgodnie z warunkami otrzymania dotacji Zamawiający zobowiązany jest do rozliczenia wydatków poniesionych z tytułu realizacji przedmiotowego zamówienia do dnia 31.05.2026 r. Zatem, pilna potrzeba udzielenia zamówienia oraz związane z tym skrócenie terminu składania ofert w wszczętym postępowaniu wynika z konieczności zagwarantowania zrealizowania zamówień objętych dotacją i ich prawidłowego rozliczenia.
Biorąc pod uwagę wieloletnie doświadczenia Zamawiającego dotyczące realizacji podobnych zamówień oraz obecnie obowiązujące realia rynkowe Zamawiający uważa, że nie jest możliwe skrócenie terminu realizacji zamówienia, gdyż wiązałoby to się ze zmianami dotyczącym charakterystyki przedmiotu zamówienia, a to mogłoby wpłynąć na konkurencyjność ofert, a w skrajnym przypadku doprowadzić do braku ofert i do unieważnienia postępowania. Brak realizacji zamówienia w terminie do 31.05.2026 r. uznane będzie przez MZ za wydatek niekwalifikowany i niewykonanie zakresu rzeczowego dotacji, co z kolei narazi Zamawiającego na niekorzystne skutki finansowe i organizacyjne. Mając powyższe na uwadze, wskazane okoliczności należy zakwalifikować jako względy organizacyjne oraz ważny interes Zamawiającego, które to mieszczą się w zakresie pojęcia „pilnej potrzeby udzielenia zamówienia”

Wymagane depozyty i gwarancje

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy
1. Zamawiający ustala zabezpieczenie należytego wykonania umowy zawartej w wyniku postępowania
o udzielenie niniejszego zamówienia w wysokości 5 % ceny podanej w ofercie wraz z podatkiem VAT.
2. Wybrany Wykonawca zobowiązany jest wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy na 3 dni przed podpisaniem umowy, nie później jednak niż w dniu podpisania umowy.
3. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.
4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione według wyboru Wykonawcy w jednej lub kilku z następujących form:
a) pieniądzu;
b) poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;
c) gwarancjach bankowych;
d) gwarancjach ubezpieczeniowych;
e) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy
z dnia 9 listopada 2000r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.
Za zgodą zamawiającego zabezpieczenie może być wnoszone również:
a) w wekslach z poręczeniem wekslowym banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej;
b) przez ustanowienie zastawu na papierach wartościowych emitowanych przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego;
c) przez ustanowienie zastawu rejestrowego na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 grudnia 1996 r. o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów.
5. Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego: PKO BP 43 1020 3352 0000 1002 0319 4297
6. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.
7. Jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.
8. W trakcie realizacji umowy wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form, o których mowa w art. 450 ust. 1. Ustawy Pzp.
9. Za zgodą zamawiającego wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia na jedną lub kilka form,
o których mowa w art. 450 ust. 2.
10. Zmiana formy zabezpieczenia jest dokonywana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości.
11. Jeżeli okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok, zabezpieczenie, za zgodą zamawiającego, może być tworzone przez potrącenia z należności za częściowo wykonane dostawy, usługi lub roboty budowlane.
12. W przypadku, o którym mowa w punkcie 9, w dniu zawarcia umowy wykonawca jest obowiązany wnieść co najmniej 30% kwoty zabezpieczenia.
13. Zamawiający wpłaca kwoty potrącane na rachunek bankowy w tym samym dniu, w którym dokonuje zapłaty faktury.
14. W przypadku, o którym mowa w punkcie 9, wniesienie pełnej wysokości zabezpieczenia nie może nastąpić później niż do połowy okresu, na który została zawarta umowa.
15. Jeżeli okres, na jaki ma zostać wniesione zabezpieczenie, przekracza 5 lat, zabezpieczenie w pieniądzu wnosi się na cały ten okres, a zabezpieczenie w innej formie wnosi się na okres nie krótszy niż 5 lat,
z jednoczesnym zobowiązaniem się wykonawcy do przedłużenia zabezpieczenia lub wniesienia nowego zabezpieczenia na kolejne okresy.
16. W przypadku nieprzedłużenia lub niewniesienia nowego zabezpieczenia najpóźniej na 30 dni przed upływem terminu ważności dotychczasowego zabezpieczenia wniesionego w innej formie niż w pieniądzu, zamawiający zmienia formę na zabezpieczenie w pieniądzu, przez wypłatę kwoty z dotychczasowego zabezpieczenia.
17. Wypłata, o której mowa w punkcie 14, następuje nie później niż w ostatnim dniu ważności dotychczasowego zabezpieczenia.
18. Zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane.
19. Zamawiający może pozostawić na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady lub gwarancji kwotę nie przekraczającą 30% zabezpieczenia.
20. Kwota, o której mowa w punkcie 16, jest zwracana nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady lub gwarancji.
21. Zamawiający może dokonać częściowego zwrotu zabezpieczenia po wykonaniu części zamówienia, jeżeli przewidział taką możliwość w dokumentach zamówienia.

Główne warunki finansowania i ustalenia dotyczące płatności i/lub odniesienie do odpowiednich przepisów regulujących je

Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie prawidłowo wystawionych faktur VAT, w terminie 60 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze.

Zamawiający nie żąda wniesienia wadium w przedmiotowym postępowaniu. Zamawiający ustala zabezpieczenie należytego wykonania umowy zawartej w wyniku postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia w wysokości 5% ceny podanej w ofercie wraz z podatkiem VAT. Warunki dotyczące zabezpieczenia zawarte są w Rozdziale XXVII SWZ. Postępowanie jest prowadzone zgodnie z zasadami przewidzianymi dla tzw. „procedury odwróconej”. Warunki realizacji umowy: Warunki i sposób realizacji przedmiotu zamówienia określone zostały we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 6 do SWZ. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, ale tylko jeśli stosowne zmiany zostały dopuszczone we wzoru umowy. Z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający wykluczy Wykonawcę zgodnie z przesłankami zawartymi w art.108 ust.1 uPzp oraz art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 wraz z jego późniejszymi zmianami dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie i na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz.514). W terminie składania ofert określonym w SWZ wykonawca zobowiązany jest złożyć Zamawiającemu Aktualne nadzień składania ofert oświadczenie Wykonawcy stanowiące wstępne potwierdzenie braku podstaw do wykluczenia, złożone na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (ESPD dalej: „JEDZ”) W zakresie kryterium kwalifikacji określonych w Rozdziale XII SWZ Wykonawca może ograniczyć się do wypełniania sekcji α części IV formularza Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia oraz Oświadczenie zgodnie z załącznikiem nr 3A,3B (jeśli dotyczy) do SWZ.W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia,
o których mowa w Rozdziale XIII SWZ oraz potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Zamawiający żąda przedstawienia podmiotowych środków dowodowych określonych w Rozdziale XIV SWZ.W terminie składania ofert określonym w SWZ wykonawca zobowiązany jest złożyć Zamawiającemu Ofertę zawierającą– wykaz zgodnie z Rozdziałem XX SWZ. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu:1.1. Platformy ezamówienia która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.,1.2.poczty elektronicznej przetargi@kopernik.lodz.pl (w wyjątkowych sytuacjach braku możliwości komunikacji przez Platformy ezamówienia), z zastrzeżeniem że złożenie oferty następuje wyłącznie przy użyciu Platformy ezamówienia.1.3.poczty elektronicznej podanej przez Wykonawcę (w wyjątkowych sytuacjach braku możliwości komunikacji przez Platformy ezamówienia),w szczególności w celu zawiadomienia o wyborze oferty najkorzystniejszej. Szczegółowe zasady komunikacji zostały opisane w Rozdziale XVI SWZ. Państwa dane osobowe przetwarzane będą na podstawie przepisów art. 6 ust.1 pkt c) oraz art. 9, art. 10 RODO w związku przepisami określonymi w art. 18, art. 19, art. 124 oraz art. 128 ustawy z dnia 11 września 2019r.
Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia w sytuacji, w której nie uzyskał niezbędnych środków na planowane przedsięwzięcie. Zgodnie bowiem z art. 257 i art. 310 ustawy Pzp, Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.
Przedmiotowe środki dowodowe.
1.W celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw z wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą wypełnionego formularza parametrów wymaganych (załącznik nr 2 do SWZ).
2.Zamawiający nie przewiduje możliwości wezwania do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych w trybie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp.
3.Przedmiotowe środki dowodowe niewniesione wraz z ofertą lub niekompletne nie podlegają uzupełnieniu, a oferta wykonawcy podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy Pzp.
4.Zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych środków dowodowych (art. 107 ust. 4 ustawy Pzp).

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Dokładne informacje na temat terminów składania odwołań:
1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów uPzp.
2. Odwołanie przysługuje na:
2.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;
2.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.
3. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej opatrzone podpisem zaufanym.
4. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 uPzp, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.
5. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.
6. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określone są w Dziale XXIX „Środki ochrony prawnej” uPzp.