Świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby szkoleń i spotkań koordynatorów organizowanych Centrum Projektów Europejskich w latach 20

Tytuł

Świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby szkoleń i spotkań koordynatorów organizowanych Centrum Projektów Europejskich w latach 20
WA.263.22.2023.MW

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby szkoleń i spotkań koordynatorów organizowanych przez Centrum Projektów Europejskich-Wydział Informacji Funduszy Europejskich w latach 2023-2024 r.:
1) Część I: Zapewnienie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby szkoleń realizowanych w Warszawie;
2) Część II: Zapewnienie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby spotkań koordynatorów realizowanych
w Warszawie.

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby szkoleń i spotkań koordynatorów organizowanych przez Centrum Projektów Europejskich-Wydział Informacji Funduszy Europejskich w latach 2023-2024 r.:
Część I: Zapewnienie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby szkoleń realizowanych w Warszawie;
Dla cz. I zamówienia: Zamawiający przewiduje realizację szkoleń nie wcześniej niż od września 2023 r. Umowa zawarta zostanie na okres jedenastu miesięcy od daty zawarcia.
1. Lokalizacja hotelu
Wykonawca zapewni realizację usług w hotelu, do którego dojazd spod Dworca Centralnego (Pętla Dworzec Centralny) będzie możliwy jednym środkiem publicznej komunikacji miejskiej (tramwaj, metro, autobus, kolej), w czasie nie dłuższym niż 30 minut w godzinach 9:30 – 10:30 rano w Warszawie. Czas potrzebny na dotarcie do hotelu (pod dokładny adres) sprawdzany będzie za pomocą portalu www.jakdojade.pl.
2. Wymagania dotyczące obiektu
a) Hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, posiadający decyzję kategoryzacyjną określoną przez rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017, poz. 2166). Zamawiający dokona oceny (w kryterium oceny ofert nr 2) oferowanego przez Wykonawcę standardu hotelu-miejsca realizacji usług. Zaoferowany standard będzie dla Wykonawcy wiążący.
b) Hotel (sala konferencyjna, pokoje oraz miejsce spożywania posiłków) musi być przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.
c) Świadczone usługi (noclegi, zapewnienie sali oraz wyżywienia) muszą być zrealizowane w jednym budynku.
3. Usługa obejmować będzie w szczególności:
a) Zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniami
b) Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem (zgodnie z pkt. I.5)
c) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników
d) Incydentalnie zapewnienie możliwości wykonania kopii/wydruku materiałów.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość organizacji dwóch szkoleń w Warszawie w jednym terminie.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość realizacji szkolenia jednodniowego, korzystając
z wybranych usług (wyżywienia, sala konferencyjna), zgodnie ze stawkami podanymi w formularzu ofertowym.
4. Wymagania dotyczące noclegów:
a) Wykonawca zapewni uczestnikom szkoleń zakwaterowanie w pokojach zarówno jednoosobowych, jak i dwuosobowych;
b) Pokoje powinny być z pełnym węzłem sanitarnym;
c) W przypadku pokoi dwuosobowych należy zapewnić 2 oddzielne łóżka i 2 klucze - po 1 dla każdej korzystającej osoby;
d) W cenę noclegu zostanie wliczone śniadanie.
5. Wymagania dotyczące sali konferencyjnej i wyposażenia:
a) Sale muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa (przeciwpożarowe), akustyczne (zgodnie z zasadami BHP), oświetleniowe (zgodnie z zasadami BHP), muszą być ogrzewane (w okresie zimowym) oraz klimatyzowane;
b) Sale muszą posiadać dostęp do światła dziennego i możliwość zaciemnienia w przypadku wyświetlania prezentacji;
c) Wielkość sali musi być dostosowana do liczby osób wskazanej w zleceniu (w ustawieniu w podkowę zewnętrzną wraz ze stołem prezydialnym na 1 lub 2 osoby) oraz do obowiązujących wymogów związanych z organizacją przedsięwzięć w razie trwającej pandemii i wprowadzonych obostrzeń;
d) Sala musi być oddzielona od części restauracyjnej/barowej i posiadać drzwi zamykane na klucz;
e) W ramach wyposażenia sali Wykonawca zapewni: projektor multimedialny, laptop, ekran, flipchart oraz flamastry;
f) W sali powinien być zapewniony dostęp do Wi-Fi: o parametrach min. download: 300 Mb/s.
6. Wymagania dotyczące wyżywienia, pozostałe Wymagania Zamawiającego oraz określenie warunków współpracy- szczegółowo opisane w OPZ (załącznik nr 3 do umowy).

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby szkoleń i spotkań koordynatorów organizowanych przez Centrum Projektów Europejskich-Wydział Informacji Funduszy Europejskich w latach 2023-2024 r.:
2) Część II: Zapewnienie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem na potrzeby spotkań koordynatorów realizowanych
w Warszawie.
1. Umowa będzie zawarta na czas określony:
- dla części II zamówienia: na szesnaście miesięcy od daty zawarcia. Zamawiający przewiduje realizację spotkań koordynatorów nie wcześniej niż od września 2023
1. Lokalizacja hotelu
Wykonawca zapewni realizację usług w hotelu, do którego dojazd spod Dworca Centralnego (Pętla Dworzec Centralny), będzie możliwy jednym środkiem publicznej komunikacji miejskiej (tramwaj, metro, autobus, kolej), w czasie nie dłuższym niż 25 minut w godzinach 10:00 – 11:00 rano w Warszawie. Czas potrzebny na dotarcie do hotelu (pod dokładny adres) sprawdzany będzie za pomocą portalu www.jakdojade.pl.
2. Wymagania dotyczące obiektu
a) Hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, posiadający decyzję kategoryzacyjną określoną przez rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz. U. z 2017 r. poz. 2166). Zamawiający dokona oceny (w kryterium oceny ofert nr 2) oferowanego przez Wykonawcę standardu hotelu-miejsca realizacji usług. Zaoferowany standard będzie dla Wykonawcy wiążący.
b) Hotel (sala konferencyjna, pokoje oraz miejsce spożywania posiłków) musi być przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych.
c) Świadczone usługi (noclegi, zapewnienie sali oraz wyżywienia) muszą być zrealizowane w jednym budynku.
3. Usługa obejmować będzie w szczególności:
a) Zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniami
b) Zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem
c) Zapewnienie wyżywienia dla uczestników
Przy organizacji spotkań w Warszawie Zamawiający zastrzega sobie możliwość skorzystania jedynie z części usług (noclegi ze śniadaniami, sala konferencyjna z wyżywieniem), zgodnie ze stawkami podanymi w formularzu ofertowym.
4. Wymagania dotyczące noclegów:
a) Wykonawca zapewni uczestnikom spotkań zakwaterowanie w pokojach jednoosobowych, bądź do pojedynczego wykorzystania. Pokoje powinny być z pełnym węzłem sanitarnym;
b) W cenę noclegu zostanie wliczone śniadanie.
5. Wymagania dotyczące sali konferencyjnej i wyposażenia:
a) Sale muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa (przeciwpożarowe), akustyczne (zgodnie z zasadami BHP), oświetleniowe (zgodnie z zasadami BHP), muszą być ogrzewane (w okresie zimowym), klimatyzowane;
b) Sale muszą posiadać dostęp do światła dziennego i możliwość zaciemnienia w przypadku wyświetlania prezentacji;
c) Wielkość sali musi być dostosowana do liczby osób wskazanej w zleceniu (w ustawieniu w podkowę zewnętrzną wraz ze stołem prezydialnym na maksymalnie 6 osób) oraz do obowiązujących wymogów związanych z organizacją przedsięwzięć w razie trwającej pandemii i wprowadzonych obostrzeń;
d) Sala musi być oddzielona od części restauracyjnej/barowej i posiadać drzwi zamykane na klucz;
e) W ramach wyposażenia sali Wykonawca zapewni: projektor multimedialny, laptop, ekran, flipchart, flamastry oraz multifony w liczbie 1 na 3 osoby.
f) W sali powinien być zapewniony dostęp do Wi-Fi: o parametrach min. download: 300 Mb/s.
6. Wymagania dotyczące wyżywienia, pozostałe wymagania Zamawiającego oraz określenie warunków współpracy - szczegółowo określone w OPZ (załącznik nr 3 do umowy).

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

1. Wykonawca spełni warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej. Warunki te dla części I i II zostały opisane przez Zamawiającego w rozdziale VII SWZ. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawca, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania z powodu jednej z okoliczności wskazanych w rozdziale XV SWZ. Informacje o tym, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu, zostaną zawarte w oświadczeniu, które stanowi Załącznik nr 2 do SWZ. 3.Kryteria oraz sposób oceny kryteriów dla każdej części zostały opisane przez Zamawiającego w Rozdziale XVII SWZ. Część I i II: cena brutto-60 pkt, Proponowany standard hotelu do realizacji usługi (zaznaczyć właściwe)- 20 pkt, czas na bezkosztową rezygnację z usługi lub zmianę terminu wydarzenia (na późniejszy)- krócej niż 7 dni roboczych- 15 pkt, 4. Aspekty społeczne- 5 pkt.

Warunki realizacji zamówienia

Umowa zostanie podpisana zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ. 2. Rozliczenie prowadzone będę w walucie polskiej (PLN). 3. Zamawiający przewidział zmiany umowy w § 12 projektu umowy. : „Zamawiający dopuszcza możliwość przedłużenia terminu realizacji umowy na warunkach i zasadach opisanych w niniejszej umowie o maksymalnie 6 m-cy pod warunkiem niewykorzystania środków finansowych przewidzianych na jej realizację.”

Główne cechy procedury udzielania zamówień

Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 132 w związku z art. 359 ust.1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2022 r. poz.1710), dotyczącego zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, wymienione jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem
elektronicznej platformy zakupowej dostępnej pod adresem strony internetowej: https://cpe.ezamawiajacy.pl

Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty: Formularz Ofertowy – dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną wraz z wymaganymi załącznikami, sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 do SWZ.
W przypadku złożenia oferty na innym formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza ofertowego lub złożenie Formularza
ofertowego niezawierającego wszystkich wymaganych przez Zamawiającego informacji, spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy; oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale VII SWZ, sporządzone i
wypełnione według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 2 do SWZ. Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia, spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców, ww. oświadczenie składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, przedstawia, wraz z ww. oświadczeniem, także oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby. Oświadczenie musi zostać złożone w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy/ każdego Wykonawcy występującego wspólnie/innego podmiotu. 7.3 dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający, że oferta została złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy (należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy/ podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy. Jeżeli umocowanie do składania oświadczeń woli nie wynika z dokumentów rejestrowych, należy dołączyć oryginał stosownego pełnomocnictwa w postaci dokumentu elektronicznego (tj. podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby, których umocowanie wynika z dokumentów rejestrowych), lub uwierzytelnionej
notarialnie elektronicznej kopii pełnomocnictwa tj. kopii pełnomocnictwa poświadczonej za zgodność z oryginałem z elektronicznym poświadczeniem zgodności z okazanym dokumentem na podstawie art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 Prawa o notariacie) – w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowaną w dokumencie rejestrowym wykonawcy; Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem elektronicznym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego. c.d. w pkt VI.4.3 Ogłoszenia

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby w formie określonej w art. 508 uPzp. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy
użyciu środków komunikacji elektronicznej. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej albo w terminie 15 dni – jeżeli zostały przesłane w inny sposób.
cd. z VI.3 : 7.4 oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy PZP (jeśli dotyczy). Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wykonawcy składają oświadczenia (o ile dotyczy) w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub w innym dokumencie. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 4 do SWZ. 7.5 odpis lub informację z KRS, CEiIDG lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów 8. Informacje dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa: 8.1 Wszelkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, które Wykonawca zastrzeże jako tajemnicę przedsiębiorstwa, przekazuje się w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku. 8.2 Wykonawca zobowiązany jest wraz z przekazaniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, wykazać spełnienie przesłanek określonych w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zastrzeżenie przez Wykonawcę informacji bez wykazania, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa, będzie traktowane przez Zamawiającego jako bezskuteczne. Szczegółowy opis w rozdziale XII SWZ Termin związania ofertą do 29.08.2023 r.
Zamawiający, zgodnie z art. 139 ust. 1 uPzp, przewiduje dokonanie w pierwszej kolejności badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Podmiotowe środki dowodowe żądane od Wykonawcy, którego oferta została oceniona najwyżej, Zamawiający wskazał w rozdz. VII, ust. 10 SWZ Zamawiający będzie przetwarzał dane osobowe uzyskane w trakcie postępowania. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.