Świadczenie usług hotelarsko - restauracyjnych dla celów spotkania oraz zapewnienie sal konferencyjnych w Warszawie w dniach 27 - 28 października 2026 r.”

Opis zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie noclegu, sal konferencyjnych i wyżywienia dla uczestników oraz organizatorów spotkania – w terminie 27 - 28 października 2026 r.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, opisane jest w OPZ – który sanowi załącznik nr 9 do SWZ:
9. Zamawiający jest partnerem w projekcie predefiniowanym (PdP1) " Wsparcie Miast w efektywnym wykorzystaniu Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy (SoT)” będącego częścią „Polsko-Szwajcarskiego Programu Rozwoju Miast (DoT) realizowanego przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej (MFiPR) finansowanego ze środków „Polsko-Szwajcarskiego Programu Współpracy

Informacje dodatkowe

Zamawiający nie stawia warunków udziału w postępowaniu.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia:
W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie JEDZ składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia z postępowania oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z tych Wykonawców wykazuje powyższe.
Każdy podmiot składa odrębny JEDZ podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/osoby uprawnioną/uprawnione do reprezentowania tych podmiotów.
4. Podmioty udostępniające zasoby Wykonawcy.
Wykonawca, w przypadku polegania na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, przedstawi JEDZ każdego z podmiotów udostępniających zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tych podmiotów oraz odpowiednio spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim Wykonawca powołuje się na ich zasoby.
Każdy podmiot składa odrębny JEDZ podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania danego podmiotu.

5 .W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia, Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych:
a) Oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 1714 ze zm.), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - Załącznik nr 3 do SWZ;
b) informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy Pzp oraz art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego, sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem;

Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast: Informacji z Krajowego Rejestru Karnego powyżej składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja albo dokument, w zakresie, o którym mowa w powyżej. Dokument, o którym mowa powyżej, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem.
c) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeśli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;
Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji o Działalności Gospodarczej – składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Dokumenty, o których mowa w pkt powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.
d) Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, które wykonawca złożył wraz z ofertą; wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ.
9. Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych:
a) Wykonawca może, zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych wymaganych przez Zamawiającego, złożyć ważny certyfikat Wykonawcy zamówień publicznych, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, w zakresie, w jakim certyfikat potwierdza brak podstaw wykluczenia albo spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
b) Zamawiający nie będzie żądał od Wykonawcy innych podmiotowych środków dowodowych w zakresie objętym ważnym certyfikatem, z uwzględnieniem art. 124 ust. 4 ustawy Pzp.
c) Ze względu na art. 40 oraz art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych certyfikat zdolności wykonawcy nie zastępuje w niniejszym postępowaniu podmiotowych środków dowodowych potwierdzających doświadczenie Wykonawcy ani kwalifikacje zawodowe lub doświadczenie osób skierowanych do realizacji zamówienia, w szczególności wykazu usług, dowodów określających, czy usługi zostały wykonane należycie, oraz wykazu osób.
10. Certyfikat nie zastępuje:
a) oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składanego na formularzu Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia;
b) oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp;
c) zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby albo innego podmiotowego środka dowodowego, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy Pzp;
d) oświadczeń i dokumentów wymaganych na potwierdzenie braku podstaw wykluczenia wynikających z art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej oraz art. 5k rozporządzenia 833/2014;
e) dokumentów lub oświadczeń odnoszących się do podstaw wykluczenia albo zdarzeń nieobjętych zakresem certyfikacji.
11. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia certyfikat może zastąpić podmiotowe środki dowodowe wyłącznie w odniesieniu do Wykonawcy, któremu udzielono certyfikacji, i wyłącznie w zakresie objętym certyfikatem.
12. W przypadku podmiotu udostępniającego zasoby certyfikat może zastąpić wyłącznie podmiotowe środki dowodowe wymagane w odniesieniu do tego podmiotu i wyłącznie w zakresie objętym certyfikatem.
13. Zamawiający sprawdzi ważność certyfikacji, jej zakres oraz informacje dotyczące zawieszenia albo utraty ważności certyfikacji w Bazie Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych. Jeżeli dane niezbędne do oceny certyfikatu nie są jawne lub ogólnodostępne, Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, udostępnia te dane albo wyraża zgodę na ich udostępnienie Zamawiającemu przez podmiot certyfikujący.
14. W przypadku powzięcia uzasadnionych wątpliwości co do aktualności lub prawidłowości certyfikatu Zamawiający postępuje zgodnie z art. 128a ustawy Pzp. W zakresie nieobjętym certyfikatem Wykonawca składa podmiotowe środki dowodowe wymagane w niniejszym rozdziale.

Opis opcji

9. Zamawiający jest uprawniony zlecić Wykonawcy większy zakres rzeczowy usługi niż wskazany w załączniku nr 9 do SWZ – Opisie przedmiotu zamówienia, przy czym łączna wartość zwiększonych usług nie może przekraczać 20% podstawowej wartości zamówienia („Opcja”).
10. Podstawą określenia wartości zwiększonych świadczeń są ceny jednostkowe świadczeń określone w Ofercie.
11. W ramach Opcji, wedle wyboru Zamawiającego, mogą zostać zlecone wszystkie, niektóre lub tylko jeden z rodzajów świadczeń wchodzących w zakres usług wycenionych przez Wykonawcę w Ofercie.
12. Zamawiający nie jest zobowiązany do zlecenia usług objętych przedmiotem Opcji, a Wykonawcy nie służy roszczenie o ich zlecenie.
13. Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z Opcji w przypadku wystąpienia konieczności zwiększenia zakresu rzeczowego usług stanowiących przedmiot zamówienia wynikającego ze zwiększonego zainteresowania uczestników danym spotkaniem. Ostateczne potwierdzenie liczby uczestników zostanie przekazane nie później niż 3 dni przed terminem rozpoczęcia spotkania.
14. Zamawiający nie jest zobowiązany do zlecenia usług objętych przedmiotem Opcji, a Wykonawcy nie służy roszczenie o ich zlecenie.

Pozostałe postanowienia dotyczące opcji zawarte są w umowie tj. załączniku numer 6 do SWZ.

Informacje dodatkowe

1. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się
Wykonawców, w stosunku do których zachodzą przesłanki określone w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp; 2. Z postępowania
o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzą niżej wymienione przesłanki
określone w: a. art. 109 ust. 1 pkt 4) ustawy Pzp w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość,
którego aktywami 479396­2026 Page 2/11 zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego
działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej
procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury; 3. W postępowaniu mogą brać udział
Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 1­3 ustawy z dnia 13
kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz
służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz.51435 – „Specustawa”). Na podstawie:
a. art. 7 ust. 1 pkt 1 Specustawy Zamawiający wykluczy Wykonawcę wymienionego w wykazach określonych w
rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisanego na listę na podstawie decyzji w sprawie
wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 Specustawy, b. art. 7 ust. 1
pkt 2 Specustawy Zamawiający wykluczy Wykonawcę, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy
z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r. poz. 644) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu
269/2014 albo wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została
wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym
mowa w art. 1 pkt 3 Specustawy, c. art. 7 ust. 1 pkt 3 Specustawy Zamawiający wykluczy Wykonawcę, którego
jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U.
z 2021 r. poz. 217, 2105 i 2106) jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i
rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o
ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o
którym mowa w art. 1 pkt 3 Specustawy, d. art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r.
dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz.
UE L Nr 229, str. 1) ze zmianami, dalej jako „rozporządzenie 833/2014” Zamawiający wykluczy Wykonawcę z Rosji,
podmioty powiązane z rosyjskim kapitałem oraz ich podwykonawców. 4. W związku z tym, iż wartość zamówienia
nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty dla usług 10 000 000 euro przesłanka wykluczenia, o
której mowa w art. 108 ust. 2 PZP w niniejszym postępowaniu nie występuje. 5. Wykluczenie Wykonawcy następuje
zgodnie z art. 111 ustawy Pzp. 6. Wykonawca może zostać wykluczony przez Zamawiającego na każdym etapie
postępowania o udzielenie zamówienia. 7. Wykonawca nie podlega wykluczeniu w okolicznościach określonych
w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 ustawy Pzp lub art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, jeżeli udowodni Zamawiającemu, że
spełnił łącznie przesłanki wymienione w art. 110 ust. 2 pkt 1)­3) ustawy Pzp. Zamawiający ocenia, czy podjęte przez
Wykonawcę czynności, o których mowa w zdaniu poprzednim, są wystarczające do wykazania jego rzetelności,
uwzględniając wagę i szczególne okoliczności czynu Wykonawcy. Jeżeli podjęte przez Wykonawcę czynności, o
których mowa wyżej, nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający wyklucza Wykonawcę. 8. W
przypadkach, o których mowa w art. 109 ust. 1 pkt 1–5 lub 7, zamawiający może nie wykluczać wykonawcy, jeżeli
wykluczenie byłoby w sposób oczywisty nieproporcjonalne, w szczególności gdy kwota zaległych podatków lub
składek na ubezpieczenie społeczne jest niewielka albo sytuacja ekonomiczna lub finansowa wykonawcy, o którym
mowa w ust. 1 pkt 4, jest wystarczająca do wykonania zamówienia. Zamawiający nie wymaga odbycia wizji lokalnej.
1. Zamawiający informuje, iż zgodnie z art. 139 ustawy Pzp najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie
dokona kwalifikacji podmiotowej wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw
wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zgodnie z art. 139 ust. 2 ustawy PZP, Zamawiający
będzie żądać oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, wyłącznie od Wykonawcy, którego oferta
została najwyżej oceniona. 1. W celu potwierdzenia 479396­2026 Page 3/11 braku podstaw do wykluczenia z
postępowania, o których mowa w pkt. IX ppkt. 1, 2 i 3 SWZ oraz w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w
postępowaniu, o których mowa w pkt VIII.2 ppkt. 4 Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą oświadczenie,
o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp w postaci: a) Oświadczenia, że nie podlega wykluczeniu z postępowania.
Przedmiotowe oświadczenie Wykonawca składa na formularzu Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia,
zwanego dalej „JEDZ”, sporządzonym zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu
wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego
europejskiego dokumentu zamówienia, b) oświadczenia wstępnego o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania na
podstawie art.5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego w związku z działaniami
Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie(Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), w brzmieniu nadanym
rozporządzeniem Rady (UE)2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków
ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022
oraz o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania nannpodstawie art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach
w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j.
Dz. U. z 2025 r. poz. 514, ze zm.), sporządzonego zgodnie z treścią zawartą w załączniku nr 1 do SWZ pn. Formularz
ofertowy; 2. Zamawiający informuje, iż: a) Wykonawca może wykorzystać JEDZ złożony w odrębnym postępowaniu o
udzielenie zamówienia, jeżeli potwierdzi, że informacje w nim zawarte pozostają prawidłowe; b) Komisja Europejska
udostępniła narzędzie umożliwiające utworzenie, wypełnienie i ponowne wykorzystanie standardowego formularza
Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia w wersji elektronicznej z wykorzystaniem narzędzia ESPD
(https://espd.uzp.gov.pl/). Aby przygotować JEDZ przy użyciu narzędzia ESPD, Wykonawca musi wejść na stronę
internetową: https://espd.uzp.gov.pl/, następnie po wybraniu języka polskiego, należy: • na pytanie „Kim jesteś? wybrać pozycję „Wykonawcą”, • na pytanie „Co chcesz zrobić?” – wybrać pozycję „zaimportować ESPD”, • następnie
należy wybrać plik; plik znajduje się na stronie Zamawiającego, na której znajduje się ogłoszenie o zamówieniu (plik o
nazwie Załącznik nr 4 do SWZ ­ JEDZ.xml), • wypełnić JEDZ, w zakresie określonym przez Zamawiającego, • pobrać
JEDZ, Zamawiający wymaga pobrania JEDZ w formacie pdf ; c) Instrukcja wypełniania Jednolitego Europejskiego
Dokumentu Zamówienia JEDZ (European Single Procurement Document ESPD) dostępna jest na stronie Urzędu
Zamówień Publicznych; d) zamówienie nie jest zamówieniem zastrzeżonym, dlatego w Części II, lit. A JEDZ w
podsekcji zaczynającej się od słów: „Jedynie w przypadku, gdy zamówienie jest zastrzeżone: (…)”, należy zaznaczyć
„nie”; e) w Części II, lit. A JEDZ, w podsekcji zaczynającej się od słów: „W stosownych przypadkach, czy Wykonawca
jest wpisany do urzędowego wykazu zatwierdzonych wykonawców (…)”, polscy Wykonawcy zaznaczają „nie
dotyczy”; f) w zakresie Części III JEDZ Wykonawca składa oświadczenie odnoszące się do podstaw wykluczenia
z postępowania w sekcji C w podsekcji, dotyczącej naruszenia obowiązków w dziedzinie prawa środowiska, prawa
socjalnego i prawa pracy, wyłącznie w zakresie przestępstw, o których mowa w art. 9 ust. 1 i 3 oraz art. 10 ustawy z
dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom
na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, wskazanych jako podstawy wykluczenia z postępowania w art. 108 ust. 1 pkt
1 lit. h) i 2 ustawy Pzp; g) w zakresie Części III JEDZ Wykonawca składa oświadczenie odnoszące się do podstaw
wykluczenia z postępowania w sekcji D w podsekcji dotyczącej krajowych podstaw wykluczenia tj.: • wykluczenia
Wykonawcy w przypadku skazania za przestępstwo, o którym mowa w art. 47 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o
sporcie (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 1488); • wykluczenia Wykonawcy w przypadku skazania za przestępstwa przeciwko
wiarygodności dokumentów wymienionych w art. 270­ 277d ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (t.j. Dz.U.
z 2025 r., poz. 383) oraz 479396­2026 Page 4/11 przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu wymienionych
w przepisach art. 296­307 Kodeksu karnego (z wyjątkiem art. 299 Kodeksu karnego), wskazanych jako podstawy
wykluczenia z postępowania w art. 108 ust. 1 pkt 1 lit. g) i 2 ustawy Pzp; • wykluczenia Wykonawcy, wobec którego
prawomocnie orzeczono zakaz ubiegania się o zamówienie publiczne, wskazanego jako podstawy wykluczenia
z postępowania w art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp; • wykluczenia Wykonawcy na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy
sankcyjnej; h) w Części IV JEDZ dopuszcza możliwość wypełnienia jedynie ogólnego oświadczenia w sekcji ALFA i
nie musi wypełniać żadnej z pozostałych sekcji w części IV JEDZ;
Podstawa prawna:
Dyrektywa 2014/24/UE

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej 2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej. 3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt. 6 i 7 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, 4. Szczegółowe informacje dotyczące środków ochrony prawnej określone są w Dziale IX „Środki ochrony prawnej” ustawy Pzp.