Świadczenie usług sprzątania w pomieszczeniach Podlaskiego Oddziału Regionalnego ARiMR i podległych jednostek organizacyjnych oraz sprzątania i utrzymania terenów zewnętrznych wokół siedzib Biur Powiatowych ARiMR w Wysokiem Mazowieckiem i Zambrowie w okresie od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego do dnia 31.01.2027 r. (nie wcześniej niż 01.08.2026 r.)

Krótki opis

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług sprzątania w pomieszczeniach Podlaskiego Oddziału Regionalnego ARiMR i podległych jednostek organizacyjnych oraz sprzątania i utrzymania terenów zewnętrznych wokół siedzib Biur Powiatowych ARiMR w Wysokiem Mazowieckiem i Zambrowie w okresie od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego do dnia 31.01.2027 r., nie wcześniej niż od 01.08.2026 r., w poniższym zakresie:
1) usług realizowanych codziennie, obejmujących:
a) mycie biurek wraz z zabudową i osłonami szklanymi oraz stolików, krzeseł i urządzeń przeznaczonych dla beneficjentów w Punktach Obsługi Klienta, sekretariacie Oddziału Regionalnego i kancelariach Biur Powiatowych,
b) opróżnianie koszy na śmieci oraz pojemników w niszczarkach biurowych wraz z wymianą wkładów foliowych i każdorazowe wynoszenie (nieczystości, ścinek) w odpowiednie miejsce zgodnie z systemem zbierania i segregowania odpadów obowiązującym w obiekcie oraz aktualnymi przepisami w tym zakresie,
c) mycie płaskich powierzchni podłóg (gres, glazura, terakota) oraz powierzchni spoczników i schodów w ramach ciągów komunikacyjnych ,
d) sprzątanie schodów i wejść (podestów) do budynków tj.; w okresie letnim: zamiatanie schodów, odkurzanie wycieraczek, w okresie zimowym: usuwanie błota pośniegowego oraz sopli lodu, zwalczanie śliskości i oblodzeń, odśnieżanie i posypywanie środkami uszorstniającymi ,
e) opróżnianie zewnętrznych koszy na śmieci i wynoszenie nieczystości w odpowiednie miejsce zgodnie z systemem zbierania i segregowania odpadów obowiązującym w obiekcie oraz aktualnymi przepisami w tym zakresie ,
f) dbanie o czystość urządzeń sanitarnych: umywalki (zlewozmywaki), sedesy, pisuary, bidety, (czyszczenie przy użyciu środków czyszczących nie rysujących, z efektem na sucho) ;
2) usług realizowanych nie mniej niż 2 razy w tygodniu, obejmujących:
a) odkurzanie wykładzin dywanowych,
b) przecieranie na wilgotno blatów biurek, stolików, kontenerów i szafek gospodarczych środkami do tego przeznaczanymi, z zastrzeżeniem zapisów ust. 1 pkt 1) litera a) niniejszego rozdziału Specyfikacji;
3) usług realizowanych 1 raz w tygodniu, obejmujących:
a) mycie przeszkleń w drzwiach oraz w witrynach przeszklonych,
b) mycie klamek i poręczy;
4) usług realizowanych nie mniej niż 1 raz w miesiącu, obejmujących:
a) sprzątanie pomieszczeń magazynów, składnic akt i archiwów,
b) czyszczenie zewnętrznych powierzchni mebli biurowych oraz kuchennych,
c) czyszczenie parapetów i dostępnych części grzejników centralnego ogrzewania, listew ochronnych (odbojowych) we wszystkich pomieszczeniach,
d) mycie wewnątrz i na zewnątrz lodówek i mikrofalówek przy zastosowaniu odpowiednich preparatów antyseptycznych,
e) czyszczenie całej powierzchni ścian pokrytych glazurą w sanitariatach i pomieszczeniach socjalnych oraz przecieranie opraw oświetleniowych ,
f) przecieranie na mokro drzwi z ościeżnicami we wszystkich pomieszczeniach Zamawiającego,
g) mycie tablic, gablot i oznakowania;
5) usług realizowanych wg potrzeb na bieżąco wokół siedzib 2 podległych jednostek organizacyjnych w Wysokiem Mazowieckiem i Zambrowie, obejmujących:
a) w okresie zimowym :
 odśnieżanie terenu utwardzonego wraz z parkingiem o łącznej powierzchni 500,00 m² przyległego do terenu siedziby BP Wysokie Mazowieckie i terenu utwardzonego o powierzchni 100 m² przyległego do terenu siedziby BP w Zambrowie, przy czym odśnieżanie i posypywanie środkami uszorstniającymi ciągów komunikacyjnych i terenów utwardzonych winno być wykonane do godz. 7:00 i sukcesywnie w ciągu dnia w przypadku opadów śniegu i marznącego deszczu,
 odśnieżanie powierzchni dachu budynku, w którym znajduje się siedziba BP Wysokie Mazowieckie (350,00 m²),
b) w okresie letnim:
 obsiewanie ubytków w trawnikach (materiałem siewnym Wykonawcy),
 systematyczne uprzątanie opadających liści i gałęzi (wraz z ich wywozem),
 utrzymywanie terenów zielonych: przycinanie, podlewanie, pielenie zieleni, usuwanie nieczystości, uprzątanie zalegających liści,
 koszenie (strzyżenie) trawy o łącznej powierzchni 200,00 m² wokół siedziby BP w Wysokiem Mazowieckiem oraz 350 m² wokół siedziby BP w Zambrowie, wraz z usuwaniem pokosu z posesji (nie mniej niż raz w miesiącu);
c) powiadamianie o zauważonych usterkach np. uszkodzeniach szyb okiennych lub drzwiowych, wadach w funkcjonowaniu punktów świetlnych, innych awariach,
6) usług realizowanych raz w trakcie obowiązywania umowy (we wrześniu lub październiku 2026 r.), obejmujących dwustronne mycie okien i lufcików wraz z ramami i parapetami. W celu prawidłowego wykonania usługi w niektórych przypadkach wymagane jest użycie wysokich drabin, kijów teleskopowych, szelek bezpieczeństwa lub podnośnika koszowego;
7) usług realizowanych na bieżąco, w miarę zaistnienia lub zgłoszenia przez Zamawiającego takiej potrzeby:
a) usuwanie pajęczyn, plam z wykładzin i mebli tapicerowanych, śladów rąk i innych zabrudzeń z powierzchni drzwi, mebli i okien,
b) czyszczenie podajników na mydło w płynie, pojemników na papierowe ręczniki, suszarek do rąk i luster,
c) czyszczenie kratek wentylacyjnych.

Opis zamówienia

Świadczenie usług sprzątania w pomieszczeniach Podlaskiego Oddziału Regionalnego ARiMR i podległych jednostek organizacyjnych oraz sprzątania i utrzymania terenów zewnętrznych wokół siedzib Biur Powiatowych ARiMR w Wysokiem Mazowieckiem i Zambrowie w okresie od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego do dnia 31.01.2027 r. (nie wcześniej niż 01.08.2026 r.)

Główne miejsce lub miejsce wykonywania działalności

Miejsce realizacji obejmuje siedzibę Podlaskiego Oddziału Regionalnych ARiMR (Łomża) oraz siedziby jednostek organizacyjnych w Augustowie, Grajewie, Mońkach, Sejnach, Suwałkach (PL843), Białymstoku, Sokółce (PL841), Bielsku Podlaskim, Hajnówce, Kolnie, Łomży, Siemiatyczach, Wysokiem Mazowieckiem i Zambrowie (PL842)

Główne aspekty procedury

1. Ofertę należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby upoważnione do tych czynności. Wykonawca składa ofertę na Formularzu ofertowym – Załącznik nr 1 do SWZ za pośrednictwem Platformy Zakupowej.
2. Wykonawca obowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujące dokumenty:
2.1. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub inny właściwy rejestr w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania (Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia takich dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów).
2.2. Pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania Wykonawcy. Pełnomocnictwo należy złożyć w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji wskazaną/e we właściwym rejestrze, jeżeli oferta nie została podpisana przez osoby upoważnione do tych czynności dokumentem rejestracyjnym, o którym mowa w pkt 2.1. Zamawiający dopuszcza złożenie elektronicznej kopii pełnomocnictwa poświadczonej przez notariusza.
2.3. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie będzie dysponował niezbędnymi zasobami, jeżeli Wykonawca powołuje się na zasoby innych podmiotów. Zobowiązanie winno być podpisane przez osobę upoważnioną do reprezentacji podmiotu udostępniającego zasoby. Zapisy pkt 2.1. i 2.2. oraz Rozdziału VI.G SWZ stosuje się odpowiednio (Załącznik nr 7 do SWZ).
2.4. Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie w formie jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (dalej: „JEDZ”) sporządzone zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (Dz. Urz. UE L 3 z 06.01.2016, str. 16). Dokument JEDZ należy złożyć pod rygorem nieważności w formie elektronicznej. Dokument JEDZ musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
2.5. Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie braku podstaw wykluczenia na podstawie art. 7 ustawy o szczególnych rozwiązaniach oraz art. 5k Rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 zmienionego Rozporządzeniem 2022/576. Wzór Oświadczania stanowi Załącznik nr 3 do SWZ.
2.6. Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w zakresie wskazania, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (członkowie konsorcjum). Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.
3. Zamawiający nie będzie wymagał przedmiotowych środków dowodowych.

Procedura przyspieszona

Na podstawie przepisu art. 138 ust. 2 pkt 2) ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, Zamawiający wyznaczył termin składania ofert krótszy niż termin określony w art. 138 ust. 1, nie krótszy jednak niż 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, z uwagi na pilną potrzebę udzielenia zamówienia. W procesie realizacji planu zamówień wystąpiły okoliczności organizacyjne wpływające na przesunięcie terminu wszczęcia postępowania, co zagroziło ciągłości świadczenia usług sprzątania i wywołało konieczność jak najszybszego przywrócenia ich świadczenia by utrzymać higieniczne warunki pracy, co uzasadnia skrócenie terminu składania ofert.

Wykaz i krótki opis zasad i kryteriów

Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że – w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub nadal wykonuje co najmniej dwie usługi sprzątania i utrzymania czystości, z których każda trwała co najmniej 12 miesięcy w ramach jednego kontraktu, o powierzchni dla każdego kontraktu nie mniejszej niż 9 000 m2, o wartości nie mniejszej niż 800 000,00 zł brutto każda, przy czym Wykonawca nadal wykonujący usługę, spełni warunek tylko wówczas jeżeli wykaże, że w ramach wykonywanej usługi zrealizował ją już w takim zakresie jakiego wymaga Zamawiający (dotyczącym łącznej powierzchni, okresu trwania łącznej wartości) i że wykonał/wykonuje je należycie, potwierdzając ten fakt referencjami.

Informacje dodatkowe

1. Zmawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30.12.2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r., poz. 2452), zwanym dalej „Rozporządzeniem w sprawie środków komunikacji”, określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje,
3) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer,
4) włączona obsługa JavaScript,
5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader, lub inny obsługujący format plików PDF.
6) Platforma Zakupowa działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8.
2. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie środków komunikacji, określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych, tj.:
1) szyfrowanie na Platformie Zakupowej odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3,
2) plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany nie jest widoczny dla Zamawiającego, gdyż jest w systemie zaszyfrowany. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez system, co następuje po terminie otwarcia ofert,
3) oznaczenie czasu przekazania i odbioru danych przez Platformę Zakupową stanowi przypiętą datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar, znajdujące się w kolumnie dotyczącej danej oferty, w sekcji – „Data złożenia oferty”.
3. Zamawiający określa dopuszczalny format kwalifikowanego podpisu elektronicznego, w przypadku:
1) dokumentów sporządzonych w formacie PDF zaleca się podpisanie dokumentu podpisem w formacie PAdES,
2) dokumentów sporządzonych w formacie innym niż PDF zaleca się podpisanie dokumentu podpisem w formacie XAdES.
4. W związku z treścią z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2. oraz Dz. Urz. UE L 074 z 04.03.2021, str. 35), dalej: „RODO” Zamawiający informuje, że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych (dalej: Administrator) pozyskanych w toku postępowania jest Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie, al. Jana Pawła II 70, 00-175 Warszawa. Z Administratorem można kontaktować się poprzez e-mail: info@arimr.gov.pl lub pisemnie na adres korespondencyjny Administratora, wskazany w ust. 1 lub za pośrednictwem ePUAP lub e-Doręczenia: AE:PL-18131-61122-FJVBB-33.
2) Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, poprzez adres e-mail: iod@arimr.gov.pl lub pisemnie na adres korespondencyjny Administratora, wskazanych w ust. 2.
3) Pani/Pana dane osobowe pozyskane przez Administratora przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 litera b, c RODO w celu przeprowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia, jak również zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji, a także udokumentowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i jego archiwizacji.
4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
a) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 2 Ustawy oraz Prezes Urzędu Zamówień Publicznych z siedzibą w Warszawie (02-676) przy ul. Postępu 17A jako Administrator Danych Osobowych Użytkowników Platformy e-Zamówienia, na której Urząd Ochrony Danych Osobowych prowadzi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, działając pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/pl/,
b) organy kontrolne,
c) osoby lub podmioty, którym Administrator udzieli informacji publicznej zgodnie z ustawą z dnia 06.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902),
d) podmioty uprawnione do przetwarzania danych osobowych na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
5) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia niniejszego postępowania. Ponadto, zgodnie z art. 78 ust. 1 Ustawy przechowywane będą przez okres 4 lat od dnia zakończenia niniejszego postępowania. Okres przechowywania danych może zostać każdorazowo przedłużony o okres przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych będzie niezbędne do dochodzenia roszczeń lub do obrony przed takimi roszczeniami przez Administratora. Ponadto, okres przechowywania danych może zostać przedłużony na okres 5 lat, na potrzeby archiwizacji. Okres przechowywania liczony jest od 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy. Po upływie okresu przechowywania dokumentacja niearchiwalna podlega, po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego, brakowaniu.
6) Przysługuje Pani/Panu:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia Pani/Pana danych osobowych, przy czym skorzystanie z prawa do sprostowania lub uzupełnienia nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników;
3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO, przy czym prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
7. Nie przysługuje Pani/Panu:
1) w związku z art. 17 ust. 3 litera b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 litera c RODO.
8. Pani/Pana dane osobowe nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji w tym również w formie profilowania) wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób mających na Panią/Pana istotny wpływ.
9. Administrator nie przewiduje przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego (tj. państwa, które nie należy do Europejskiego Obszaru Gospodarczego obejmującego Unię Europejską, Norwegię, Lichtenstein i Islandię) oraz organizacji międzynarodowych.
10. W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy.

Dokładne informacje na temat terminu (terminów) procedur odwoławczych

1. Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu niniejszego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów Ustawy. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia o zamówieniu oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15) Ustawy oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.
2. Odwołanie przysługuje na:
1) niezgodną z przepisami Ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy,
2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie Ustawy,
3. Odwołanie wnosi się w terminie 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia – jeżeli informacja została przekazana w sposób określony w art. 515 ust. 1 pkt 1) litera a) Ustawy albo w terminie 15 dni – jeżeli informacja została przekazana w inny sposób.
4. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej. Szczegółowe zasady i terminy wnoszenia odwołań w innych przypadkach określonych w Ustawie uregulowane zostały w art. 513 i następnych Ustawy.
5. Na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Szczegółowe zasady i terminy wnoszenia skargi do sądu uregulowane zostały w art. 579 i następnych Ustawy.
6. Pozostałe zasady dotyczące środków ochrony prawnej zostały zawarte w dziale IX Ustawy.